Outputmanagement

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Im beruflichen Alltag spielen Dokumente eine wichtige Rolle. Dokumente können sowohl in digitaler als auch in analoger Form versendet werden. Mithilfe des Outputmanagements wird sichergestellt, dass alle benötigten Dokumente an den passenden Ansprechpartner versendet werden.

Zum Outputmanagement gehört zunächst die Ausgabe der benötigten Dokumente. Bei digitalen Dokumenten kann die Verteilung dieser Dokumente beispielsweise durch einen E-Mail-Verteiler erfolgen, in dem alle Empfänger, die das Dokument erhalten sollen, hinterlegt sind.

Bei analogen Dokumenten, wie z. B. ausgedruckten Rechnungen, muss das Verteilen anders organisiert werden. Beispielsweise könnten Dokumente zentral von einem Computer gedruckt werden, der über ein Netzwerk an mehrere Drucker angeschlossen ist. Diese Drucker können sich an unterschiedlichen Orten befinden. Sobald der Druck angestoßen wird, wird das Dokument aus allen Druckern ausgegeben, die mit dem Computer verbunden sind.

Durch eine solche Lösung wird das Outputmanagement zentral organisiert. Die tatsächliche Ausgabe findet allerdings an verschiedenen Orten statt. Die Lösung ist also standortübergreifend und kann von verschiedenen Druckern umgesetzt werden. Diese Lösung ist insbesondere für Unternehmen interessant, die mehrere Standorte unterhalten. Damit können Dokumente gezielt an ausgewählte Orte versendet werden, die solche Dokumente benötigen.

Das Outputmanagement ist zudem von der Anwendung und dem verwendeten Betriebssystem unabhängig. Es spielt keine Rolle, ob Sie ein Dokument beispielsweise aus SAP oder aus Microsoft Word ausdrucken möchten. Mithilfe einer Output Management Engine wird beispielsweise sichergestellt, dass die Dokumente auf jedem Drucker identisch ausgegeben werden. Dies wird durch einen generischen Druckertypen sichergestellt, der den Druck für jeden Drucker passend aufbereitet.

Zunächst wird das Dokument an einen zentralen Output Server gesendet. Der generische Druckertyp, der über einen einheitlichen Treiber für alle Drucker bereitgestellt wird, sorgt anschließend dafür, dass die Ausgabe für alle Drucker gleich ist. Danach wird das Dokument an die unterschiedlichen Drucker gesendet. Als Ergebnis liegt das Dokument in allen Druckern in identischer Form vor. Bei Problemen während der Ausgabe kann durch ein zentrales Monitoring geprüft werden, bei welchem Drucker es Probleme gibt und die Ausgabe deshalb nicht erfolgte.

Auf unserer Website finden Sie regelmäßig aktuelle Informationen rund um Outputmanagement. Nutzen Sie unseren Blog, in dem wir hilfreiche Howtos und neue Entwicklungen rund um Outputmanagement-Lösungen vorstellen.

Sie haben eine individuelle Frage zum Outputmanagement? Gerne können Sie uns direkt kontaktieren, per Mail an girke@mind-forms.de oder nutzen Sie einfach unsere unverbindliche Telefonberatung. Fachbereichsleiter Jeremia Girke nimmt sich gerne 30 Minuten Zeit, um mit Ihnen über Ihr Anliegen zu sprechen und Ihnen erste Lösungsmöglichkeiten und nächste Schritte aufzuzeigen.

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