SAP Nachrichtensteuerung (NAST)
Inhaltsverzeichnis
Definition
Die Nachrichtensteuerung ist eine Standardfunktion von SAP, die bei einem Datenverkehr zwischen einem Absender und einem Empfänger automatisch oder manuell einen definierten Ausgabeprozess auslöst. Auf diese Weise werden Belege/Formulare wie Lieferscheine, Rechnungen oder Bestellungen erstellt. Diese Dokumente können sowohl in Druckform als auch in digitaler Form erstellt werden.
Nachrichtensteuerung = NAST
Oft herrscht Verwirrung über die Begrifflichkeiten Nachrichtensteuerung und NAST. Beide Begriffe meinen aber dasselbe: Die Nachrichtensteuerung wird nur als NAST abgekürzt.
Praxisbeispiel
Wird in einem Kundenauftrag beispielsweise das Kreditlimit überschritten, wird ein Sperrkennzeichen gesetzt. Auf dieses Sperrkennzeichen reagiert die Nachrichtensteuerung mit der Druckausgabe der bisherigen mit diesem Kunden generierten Umsätze. Das Sperrkennzeichen kann aber auch dafür sorgen, dass die Auftragsbestätigung einfach nicht ausgegeben wird oder dass ein solcher Vermerk auf dem Kundenauftrag zu sehen ist.
Über Schnittstellen können verschiedene Datenkonstellationen als Trigger mit einer gewünschten Verarbeitungsfolge definiert werden. Absender und Empfänger erhalten die Information aus der Schnittstelle, die für beide gleich ist. Tritt in der Anwendung eine dieser Datenkonstellationen ein, wird die Verarbeitung der Nachricht synchron (zeitgleich) oder asynchron (zeitversetzt) durch den Trigger gestartet.
Modul SD & MM
Sehr viele Prozesse im SAP-System setzen auf Nachrichtensteuerung. Die Anwendungen des Moduls SD und MM verwenden zur Ausgabe von Nachrichten immer die Nachrichtensteuerung. Das Customizing der Nachrichtensteuerung führen Sie im Customizing der jeweiligen Anwendung durch. Hier wird die Nachrichtensteuerung manchmal auch als „Ausgabesteuerung“ bezeichnet.
Um den Überblick zu behalten, können Sie sich jederzeit in der Ausgabesteuerung anzeigen lassen, welche Ausgabe-Kanäle für welchen Vorgang standardmäßig genutzt werden. Bei Fehlern bei der Generierung oder bei der Ausgabe ist es unkompliziert möglich, manuell und nachträglich Belege auszugeben oder eine Vorschau anzuzeigen.
Architektur NAST
Die Nachrichtensteuerung ist ein Dienstleistungsprogramm für andere Anwendungen. Sie wird über ABAP-Funktionsbausteine angestoßen. Eine Anwendung, die die Nachrichtensteuerung benutzen möchte, muss:
- die Nachrichtensteuerung als solche erstmal aufrufen
- Daten übergeben, die mit den im Customizing definierten Konstellationen verglichen werden sollen
- ein verarbeitendes Programm bereitstellen, das von der Nachrichtensteuerung aufgerufen wird, wenn die übergebenen Daten zu einer der im Customizing definierten Konstellationen passen (Konditionen der Nachrichtensteuerung)
IDoc
Sie können die Verarbeitung auf vielfältige Weise definieren, z. B. als Workflow, Druckausgabe oder als IDoc-Versand für EDI. Zur Verarbeitung der IDocs gibt es das Sendemedium 6 für die Verarbeitung über Partnerfunktionen und das Sendemedium A für die Verarbeitung mit logischen Systemen. Sollten Sie besondere Ablagen benötigen wie z. B. eine FTP-Ablage kann auch Medium 8 „Sonderfunktion“ verwendet werden. Dies muss dann im jeweiligen Druckprogramm ausprogrammiert werden.
Alle für die Nachrichtensteuerung erforderlichen Einstellungen finden Sie in Transaktion NACE.
Konditionstechnik
Mithilfe der Konditionstechnik kann festgelegt werden, wann welche Nachrichten auf welche Art und Weise erzeugt werden sollen.
Die Konditionstechnik im SAP-System wird zur Formulierung von Bedingungen in den Datenkonstellationen genutzt. Passen die aktuellen Anwendungsdaten zu einer der im Customizing festgelegten Konditionen, war die Nachrichtenfindung erfolgreich und erzeugt einen Nachrichtenvorschlag. Wenn die Anwendung das unterstützt, kann der Vorschlag abgeändert und bei Bedarf bearbeitet werden.
Die Nachricht wird daraufhin sofort oder zu definierten Zeiten weiterverarbeitet. Der Verarbeitungsstand der Nachricht wird in einem Statussatz abgelegt. Wenn die Anwendung es unterstützt, wird außerdem ein Verarbeitungsprotokoll geschrieben. Folgendes Schaubild zeigt die Hintergrundverarbeitung der Nachrichtensteuerung:
Der Schlüssel für die Konditionen setzt sich aus der Applikation, in der Sie sich befinden (zum Beispiel EF für Einkauf), der Nachrichtenart, die Sie erzeugen möchten (zum Beispiel NEU für eine Bestellung), und der Partnerrolle, an die das Ganze gehen soll (zum Beispiel „Partner Lieferant“ in seiner Rolle als Warenlieferant) zusammen. Bei der Nachrichtensteuerung kann auch von einer EDI-Kommunikation ausgegangen werden, sodass Sie mit Partnern und nicht mit logischen Systemen arbeiten.
Vorteile NAST
Mailversand
Aus unserer Erfahrung werden das Drucken sowie die Ausgabe per E-Mail als häufigste Ausgabeform der Nachrichtensteuerung verwendet. Ein Trend zum E-Mail-Versand ist dabei klar erkennbar. Denn es spart Zeit und Kosten, wenn Belege und Benachrichtigungen per Mail statt per gedrucktem Dokument abgewickelt werden.
Automatisierung
Die Automatisierung von Nachrichten ist vor allem ein Vorteil bei der Hintergrund-Verarbeitung, wenn der Prozess nicht im Dialog, d. h. für den Benutzer sichtbar im Vordergrund, durchläuft. Anhand des Belegflusses sowie der damit verbundenen Dokumente lässt sich der Ablauf sauber nachvollziehen. Ihr Wirtschaftsprüfer wird sich freuen.
Der jeweilige Aufruf der Formulare wird ohne die Nachrichtensteuerung manuell programmiert. Hier ist je nach Formulartechnologie (SAPscript, Smart Forms oder Adobe Forms) eine andere Vorgehensweise notwendig. Verwenden Sie daher zur Automatisierung wenn möglich immer die Nachrichtensteuerung. Durch die Automatisierung bleibt bei einer späteren Prozessdokumentation das aufwändige Suchen nach Prozessschritten erspart.
Vorteile auf einen Blick
- Ampelfarben für visuelle Kontrolle der Nachricht
- Ausgabekanäle wie Fax, EDI oder E-Mail direkt mit abgedeckt
- Hintergrundverarbeitung von Prozessen leicht möglich
- Nachvollziehbarkeit vor allem für den Belegfluss und den Wirtschaftsprüfer gegeben
- Alle Nachrichtenarten eine gewisse Zeit in der Tabelle NAST hinterlegt, sonst wird archiviert
- Wiederholen von Nachrichten bei Misserfolg sehr leicht möglich
Customizing
Im Customizing der jeweiligen Applikation definieren Sie die Konditionstabellen zur Nachrichtenfindung. Hierüber definieren Sie, wann eine Nachricht ausgegeben werden soll. Dagegen definieren Sie die eigentlichen Nachrichten in der Anwendungstransaktion NACE als Konditionssätze.
Konditionssätze
Dort legen Sie die Werte fest, für die eine Nachricht gefunden werden soll. Sie bestimmen die Attribute der Nachrichten, z. B. Verarbeitungszeitpunkt oder Sprache. Technisch gesehen legen Sie also Konditionssätze an. Sobald eine Applikation die Nachrichtenfindung aufruft, sucht diese über die definierten Konditionstabellen nach Konditionssätzen, die zu den aktuellen Anwendungsdaten passen. Bei erfolgreicher Suche wird eine Nachricht mit Attributen aus dem entsprechenden Satz aus der Tabelle NACH vorgeschlagen. Der Einfachheit halber können Sie diese Konditionen in der Tabelle NACH finden.
Konditionstabelle
Wenn Sie aus der Anwendung heraus einen Konditionssatz anlegen, durchläuft das System die Konditionselemente analog zur Nachrichtenfindung (s. Abbildung 2 unten). Die Anwendung übergibt dabei ihr Applikationskürzel (z. B. V1 für „Verkauf“) und die ausgewählte Nachrichtenart. Über ein Dynpro wählen Sie Ihre gewünschte Konditionstabelle nach dem Konditionsschlüssel aus. Manche Dynpros der Transaktionen sind abhängig vom Konditionsschlüssel. In diesen Fällen werden alle Dictionary-Informationen, die das System zum dazugehörigen Konditionsschlüssel kennt, z. B. Dokumentation oder Eingabehilfe, angeboten.
Nach Auswahl der Konditionstabelle legen Sie den eigentlichen Konditionssatz mit den Nachrichtenattributen der Tabelle NACH an. Neben der Sprache sollten Sie folgende wichtige Gesichtspunkte, die bei der Erfassung von Konditionssätzen berücksichtigt werden müssen, beachten:
- Sendemedien (Über Sendemedien wird die Art der Verarbeitung bestimmt.)
- Verarbeitungszeitpunkt (Bei einem anderen als dem Verarbeitungszeitpunkt 4 wird die Nachricht nicht mit Verbuchung des Anwendungsbelegs verarbeitet, sondern später.)
- Partnerfindung (Bei der Partnerfindung übergibt die Anwendung der Nachrichtensteuerung neben ihren Kommunikationsstrukturen eine Tabelle der Partner zum Anwendungsobjekt. Diese Tabelle enthält Partnerrollen und Partnernummern.)
Die Nachrichtensteuerung unter S/4HANA
Mit SAP S/4HANA hat SAP die Ausgabesteuerung mit BRF+ (Business Rule Framework plus) als Nachfolger der bisherigen Nachrichtensteuerung eingeführt. BRF+ ist seit 2010, ab NetWeaver 7.0 EHP2, verfügbar und zielt darauf ab, eine Vereinheitlichung der SAP Module zu ermöglichen.
BRF+ bietet ein modernes und benutzerfreundliches Interface, das die Steuerung der Nachrichtenfindung vereinfacht. Es bietet auch Funktionen wie die Massenänderung der Nachrichtenfindung durch den Import von Excel-Tabellen sowie die Durchführung praktischer Simulationen zur Testung der Nachrichtenfindung.
Die Einführung von SAP S/4HANA hat auch eine Neuorganisation der Erstellung, Ausgabe und Verteilung von Dokumenten mit sich gebracht. Dadurch wird das Management der Geschäftsregeln vereinfacht und die Benutzerfreundlichkeit verbessert. Die Reduzierung von Protokolltabellen führt zu einer verbesserten Systemleistung. Im Falle von Änderungen an der Nachrichtensteuerung ist keine aufwendige Anpassung des ABAP-Codes mehr erforderlich, was auch die Wartung erleichtert. SAP hat somit einen großen Schritt hin zu einem vereinfachten und effizienten Output Management gemacht.
Fazit zur SAP Nachrichtensteuerung
Die Nachrichtensteuerung hat sich inzwischen in fast allen Prozessen im SAP etabliert. Auch künftig wird SAP auf die Nachrichtensteuerung setzen. Bei Eigenentwicklungen sollte immer geprüft werden, ob diese mit der Nachrichtensteuerung umsetzbar sind.
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FAQ
Was ist die SAP Nachrichtensteuerung?
Mit Hilfe der SAP Nachrichtensteuerung werden automatisiert oder manuell zuvor definitere Ausgabeprozesse angestoßen. Diese Ausgaben können beispielsweise Formulare, E-Mails und EDI-Nachrichten für Abläufe und SAP-Anwendungen sein. So kann zum Beispiel nach einer getätigten Bestellung in einem Online-Shop automatisch eine Bestellbestätigung und eine Rechnung per Mail an den Käufer geschickt werden.
Welche Vorteile bietet die SAP Nachrichtensteuerungen?
Der große Vorteil der SAP Nachrichtensteuerung ist die Zeitersparnis: Durch die Automatisierung des Belegflusses und der Ausgabeprozesse verringert sich der Aufwand deutlich, sodass Mitarbeitende mehr Zeit auf andere Aufgaben verwenden können. Außerdem finden die Verarbeitungsprozesse im Hintergrund statt, sodass User währenddessen ungehindert weiterarbeiten können.
Wie lassen sich in der SAP Nachrichtensteuerung Bedingungen anlegen?
Die Bedingungen, wann und auf welche Weise Nachrichten erzeugt werden sollen, werden in der SAP Nachrichtensteuerung über die Konditionstechnik angelegt. Dabei ist es notwendig, dass die aktuellen Anwendungsdaten auch zu einer der Konditionen passt, die im Customizing festgelegt wurden und außerdem von der jeweiligen Anwendung unterstützt werden. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann ein Nachrichtenvorschlag bearbeitet werden.
