Adobe Forms

E-Book Adobe Forms

Adobe Forms ist der neue Standard der SAP Formulartechnologien. Nach 10 Jahren Entwicklung ist die Technik mittlerweile soweit, dass sie die alten Technologien SAPscript und SmartForms sowohl in Performanz als auch im Design überholt hat.

Inhalt

Wenn Ihre ausgedruckten Fertigungsaufträge und Lohnscheine nach Nadeldrucker und Schreibmaschine aussehen, wird bei Ihnen wahrscheinlich noch SAP SmartForms oder dessen Vorgänger SAPscript als Formulartechnologie eingesetzt. Formulare, die auf der neuesten Technologie Adobe Forms basieren, sehen aber nicht nur ansprechender aus, sie sind auch komfortabler sowohl in der Entwicklung als auch in der Nutzung.

Was unterscheidet Adobe Forms von seinen Vorgängertechnologien? Was sind Innovationen und wo liegen die Stärken der neuen Formulartechnologie?

Die wichtigsten Vorteile von Adobe Forms

Datenmodell

Der größte Unterschied zu SAP SmartForms und SAPscript ist die Trennung von Daten und Layout. Die Trennung ist an das aus der Informatik stammende Model-View-Controller-Prinzip (MVC) angelehnt.

Interaktivität

Mit Adobe Forms können Formulare ohne extra Software beim Kunden vor Ort offline ausgefüllt und später digital an das SAP-System gesendet werden. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Der Außendienstmitarbeiter ist beim Endkunden und nimmt hier vor Ort einige Daten in einem Besuchsbericht oder einem Technikerbericht auf. Diese Daten müssen offline gespeichert werden, da dem Außendienstmitarbeiter kein Internet zur Verfügung steht. Wie nun diese Daten in das Unternehmenssystem übertragen? Mit Adobe Interactive Forms können die Daten in einer offline verfügbaren PDF-Datei aufgenommen werden, die dann später bei bestehender Internet-Verbindung automatisch weiter gesendet werden. Alle Eingaben des Außendienstmitarbeiters landen so in sauberer Form im SAP-System. Dieses Vorgehen spart nicht nur enorm viel Zeit, sondern verringert auch die Fehlerquote, da manuelles Übertragen der Daten entfällt.

WYSIWYG-Editor (LiveCycle Designer)

Einer der deutlichsten Verbesserungen in Adobe Forms: Die Einführung des grafischen Editors Adobe LiveCycle Designer. Im Vergleich zum SAPscript Editor und SmartForms Editor hat dieser Editor nur das Adjektiv grafisch verdient Adobe macht damit in der Entwicklung einen Quantensprung nach vorne. Per Drag & Drop lassen sich Daten einfach in das Formular übertragen. Multimediale Inhalte wie Bilder, Videos, aber auch 3D Elemente lassen sich jetzt per Editor in das Formular einbetten. Elemente lassen auch auf dem Formular mit dem Mauszeiger platzieren und verschieben. Kleinere Anpassungen im Layout sind so bis zu 10 Mal schneller realisierbar als bei den historisch gewachsenen SAPscript-Formularen.

Saubere Trennung der Entwicklungsbereiche

Die saubere Trennung von Layout und Businesslogik ist ein weiterer immenser Vorteil im Vergleich zu den Vorgängertechnologien. Die Technologie entspricht durch Verwendung von XML und des PDF/A-Formats dem aktuellen De-facto-Standard.
XML ist eine Meta-Seitenbeschreibungssprache, die ein Format für die Beschreibung von strukturierten Daten bereitstellt. Dadurch werden präzisere Deklarationen des Inhalts und aussagekräftigere Suchergebnisse über mehrere Plattformen erreicht. Zusätzlich ist XML die Grundlage für eine neue Generation von webbasierten Anwendungen zum Anzeigen und Bearbeiten von Daten. Das PDF/A-Format ist der ISO-Standard 19005 für Langzeitarchivierung im PDF-Format. Diese Vorschriften garantieren eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente- und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden.

Skriptsprachen

Adobe Interactive Forms ermöglicht die Entwicklung interaktiver Formulare mithilfe von JavaScript oder der von Adobe entwickelten FormCalc-Skriptsprache. Dies ist besonders wichtig, da diese die Fähigkeit besitzt, direkt im Formular Anpassungen vorzunehmen – sowohl auf Client- als auch auf Server-Seite.

Massendruck

Der Massendruck von SmartForms- und SAPscript-Formularen wird durch Jetforms, Streamserve oder eine andere Lösung realisiert. Denn die Formularerstellung im SAP hätte zu viel Zeit in Anspruch genommen. SAP hat in der Zwischenzeit an der Verfügbarkeit der Maschinen, Lastverteilung sowie Spoolaufbereitung gearbeitet. Es ist nun möglich, nativ mit Adobe Forms Massendruck-Szenarien ohne externe Dienstleister abzubilden. Die Optimierung und Lasterverteilung ermöglicht es, 12.000 Seiten Rechnungsdruck in nur 5 Minuten zu gewährleisten. Wir haben eine individuelle Lösung, wie Sie Massendruck auch in Ihrem Unternehmen umsetzen: Massendruck mit Adobe – MINDFORMS

XML-basierte Datenverarbeitung

Durch die XML-basierte Datenverarbeitung ist diese Technologie auch für künftige Anpassungen gerüstet und zu externen Anwendungen kompatibel (siehe Absatz 3 „Saubere Trennung“). Denn die Formulare setzen sich aus XDP (XML Design Package) sowie den Daten aus dem SAP-System in Form von XML zusammen. Diese werden gebündelt über einen Funktionsbaustein in einen Webservice Call gewandelt und der Adobe Document Services (ADS) auf der Java-Instanz generiert daraus das PDF-Dokument. Kurzum: XDP + XML rein, PDF raus.

Druckprogramme

Die SAP hat für Adobe Forms die Standard-Druckprogramme meist um weitere Routinen ergänzt, um Adobe Form PDF-Dokumente zu erzeugen. Diese Routinen beginnen in der Regel mit ENTRY_NEU oder mit ENTRY_PDF. Es müssen daher nicht wie bei Vorgängertechnologien zusätzlich Hardware-Module erworben werden, um das problemlose Drucken der Formulare zu gewährleisten.

Nachteile

So viele Vorteile Adobe Forms mit sich bringt, einige Schwächen hat auch diese Technologie.

Beispielsweise ist ein Java Stack für die Installation des Adobe Document Service (ADS) notwendig.  Allerdings ist häufig schon ein Solution Manager oder ein SAP Portal bei Unternehmen im Einsatz. Da diese auf einem Java Stack basieren, wird die Voraussetzung auf diese Weise auch erfüllt.

Ein weiteres Manko: Der Adobe Livecycle Designer (ALD) muss separat als Desktop-Anwendung installiert werden und ist lediglich im SAP ERP eingebettet. Die Anwendung benötigt daher vergleichsweise viele Systemressourcen.

Des Weiteren sind die Debugging-Möglichkeiten der Skriptsprachen im Vergleich zu ABAP eher eingeschränkt bzw. unterscheiden sie sich. Hier wird bei einem Fehler auf der Adobe-Seite das Trace gezogen und analysiert. Ein Großteil der daraus entstehenden Probleme kann aber umgangen werden, wenn die Entwicklungen strikt in Datenbeschaffung und Aufbereitung gelegt werden. Das Formular sollte so einfach wie möglich gehalten werden. Dadurch ist es möglich, sämtliche Datenselektion und Aufbereitung im ABAP zu debuggen und den Fehler sehr schnell einzugrenzen.

Anwender müssen beim Arbeiten mit Skripten wissen, dass Logikfehler in der Syntax in der Protokollansicht (ganz unten in der Design View) angezeigt werden. Deswegen kann es passieren, dass tieferliegende Skripte nicht ausgeführt werden, weil ein Skript in einem übergeordneten Knoten fehlerhaft ist und daher nicht ausgeführt wird.

Wägt man Vorteile von Adobe Forms gegen die Nachteile ab, so überwiegen die mit der Technologie verbundenen Optimierungen jedoch bei Weitem.

So gelingt der Umstieg auf Adobe Forms

Massendruck mit Adobe Forms

SAP hat die Technologie von Anfang an stark supportet. Damit der Umstieg schnell gelingt, gibt es inzwischen über 3.700 Templates für Druckformulare im SAP. Diese haben den entscheidenden Vorteil, dass sie den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dadurch entfällt ein manuelles Umstellen von IBAN/BIC, um nur ein Anwendungsgebiet zu nennen. Zum Vergleich:  Für SmartForms existieren auch mit einigen Best-Practice-Paketen gerade mal ca. 1.700 Template-Druckformulare.
Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass die Template-Formulare bereits mehr als 70% der Fachanforderungen abdecken. Das reduziert den individuellen Entwicklungsaufwand enorm. Sie sind nahezu jederzeit in der Lage, die Dokumente auszugeben.

Der Einstieg in die Technologie ist sehr niedrigschwellig möglich. Nach wenigen Stunden sind schon erste Resultate sichtbar.

Fazit und Ausblick auf die Zukunft der Technologie

Adobe Forms ist ein würdiger Nachfolger von SmartForms und hebt das gesamte Formularwesen im SAP auf eine völlig neues Niveau. Die Anwendungsgebiete sind so vielseitig, dass die Interactive Forms einen echten Mehrwert generieren. Die Zukunft im SAP-Formularumfeld gehört klar Adobe Forms. Für neu einzuführende Formulare ist es die Technologie der Wahl.

Adobe Forms ist komplett auf XML-Basis und damit bestens für die Zukunft gerüstet. Die Technologie soll auch in Zukunft kontinuierlich weiterentwickelt werden. Als Neuerungen ist zum Beispiel der native Support von ZUGFeRD geplant. Künftig sollen auch die Druckparameter stark erweitert werden. Es soll künftig möglich sein, die Druckerschächte direkt anzusprechen und sie nicht mehr im Formular verdrahten zu müssen. Außerdem will SAP den Duplexdruck und den Schwarz/Weiß-Druck mit Adobe Forms optimieren.

Adobe Forms ist der neue Standard der SAP Formulartechnologien. Nach 10 Jahren Entwicklung ist die Technik mittlerweile soweit, dass sie die alten Technologien SAPscript und SmartForms sowohl in Performanz als auch im Design überholt hat.

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2 Kommentare zu "Adobe Forms"

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