Archivierung

Die Archivierung in SAP ist ein wichtiger Bestandteil der unternehmerischen Datenmanagement-Strategie. Das Datenvolumen produktiver SAP-Systeme wächst stetig – mit dem wachsenden Datenbestand geht selbstverständlich auch die Dringlichkeit einher, die Daten zu sichern und zu verwalten. Dazu kommt, dass trotz Aufstockung des Speichers die Performance des Systems sinkt. Um dem nachhaltig entgegenwirken zu können, ist die Datenarchivierung das geeignete Mittel.

Der Einsatz eines Datenarchivierungssystems hat zum Ziel, das Datenvolumen im System zu reduzieren und dadurch eine höhere Systemverfügbarkeit erreichen zu können sowie gesetzliche Anforderungen bezüglich der Aufbewahrung elektronischer Daten einzuhalten. Dazu werden Massendaten aus der Datenbank entfernt, die nicht mehr im System benötigt werden, jedoch zugreifbar aufbewahrt werden sollen.

Das Ziel der elektronischen Archivierung im Überblick

Die Archivierung von Daten und Dokumenten sorgt für:

  • Nachhaltig kontrollierbare Datenbanken
  • Verringerung des Datenvolumens im System
  • Revisionssichere Aufbewahrung der Dokumente/Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Datenaufbewahrung
  • Vermeidung von Medienbrüchen
  • Hohe Zugriffsgeschwindigkeit auf Daten und Dokumente
  • Vermeidung redundanter Daten- und Dokumentbestände
  • Kosten- und Platzersparnis

Elektronische Archivierung – was bedeutet das konkret?

Das Thema „Archivierung“ und die Dringlichkeit dahinter lässt sich wunderbar anhand eines Vergleichs erklären: In der Verwaltung gehen täglich 100 Aufträge per Post ein – gleichzeitig pflegt die Buchhaltung tausende von Datensätzen auf Papier. Diese Dokumente werden fein säuberlich in Ordnern im Büro gesammelt. Irgendwann sind die Kapazitäten im Büro aufgebraucht, sodass die Dokumente in andere Büroräume oder Archive ausgelagert werden müssen. So ist sichergestellt, dass die Daten und Dokumente zwar noch verfügbar und „abrufbar“ sind, doch benötigt ein Zugriff auf die Dokumente wesentlich mehr Zeit.

Bei der elektronischen Archivierung von Daten in SAP (bzw. in digitalen Systemen generell) ist der Vorgang derselbe, doch wird hier das „Büro“ mit den Schränken voll mit Ordnern durch die Datenbank und dem SAP Application Server ersetzt. Das Archiv ist dabei ein separater Server, der auf viele Daten ausgelegt ist – dafür aber langsamer im Zugriff ist. Im SAP-System werden Daten, die nicht mehr benötigt werden, über einen Datenexport aus der Datenbank entfernt. Zentraler Punkt dabei ist, dass die „aussortierten“ Daten auch nach der Archivierung weiterhin im Zugriff bleiben und auswertbar sind.

Die Relevanz der Archivierung

Big Data ist vor dem Hintergrund der digitalen Transformation ein Dauerthema. In Unternehmen generierte Daten werden stetig wachsen, was auch durch das Internet der Dinge (Internet of Things, kurz: IoT), also der weltweiten Vernetzung von Geräten, zunehmend gepusht wird. Das heißt das Datenvolumen der SAP-Systeme wird stetig ansteigen, was in Hinblick auf HANA zu erhöhten Kosten führen wird, da der Kurzzeit-Speicher unter HANA teurer ist. Zeitgleich erwarten die User kürzere Zugriffszeiten.

Das Thema Housekeeping – das Aufräumen der SAP-Datenbestände in jeglicher Form – wird entsprechend immer relevanter, so gewinnt auch die Archivierung an Bedeutung. SAP bietet mit der ArchiveLink-Schnittstelle ein super Werkzeug, um schnell Erfolge erzielen zu können.

Zwei Arten der elektronischen Archivierung

Grundsätzlich werden zwei Arten der elektronischen Archivierung in SAP unterschieden: die Dokumentenarchivierung und die Datenarchivierung.

Dokumentenarchivierung

Unter diesem Begriff sind eingehende und ausgehende Dokumente zusammengefasst. Anwender aus den Fachabteilungen greifen in der Regel direkt aus ihrer anwendungsspezifischen Transaktion auf archivierte Dokumente zu, die direkt mit dem jeweiligen SAP-Business-Objekt verknüpft sind.

Datenarchivierung

Im Gegensatz zur Dokumentarchivierung handelt es sich bei der Datenarchivierung um die Extraktion und Ablage von Massendaten aus der Datenbank. Diese Massendaten erfüllen das Kriterium, dass sie meistens nicht mehr gebraucht aber noch aufbewahrt werden müssen, um die eigentliche Datenbank zu entlasten.

SAP Archivierung – die beteiligten Systeme

An der Archivierung in SAP sind mehrere Systeme beteiligt. Anfänglich werden die zu archivierenden Daten in Dateien auf dem Application Server gesammelt, von wo aus die Daten über die ArchiveLink-Schnittstelle an ein Content Repository übertragen werden:

ArchiveLink-Schnittstelle: Die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle stellt SAP-Anwendungen ein Bündel von Schnittstellen, Services und Szenarien zur Verfügung, mit denen Dokumente und Geschäftsprozesse möglichst einfach integriert werden können. Daneben beinhaltet ArchiveLink eine zertifizierte Schnittstelle zu externen Ablagesystemen, die dazu dient, Funktionen der externen Systeme im SAP-System zur Verfügung zu stellen. Die ArchiveLink-Schnittstelle wird via Standard-Customizing so eingestellt, dass zum einen SAP-seitig eine korrekte Archivierung und eine berechtigungsabhängige Recherche durchgeführt werden kann, zum anderen wird die technische Anbindung an das Archivsystem hergestellt. Das zugrunde liegende Verwaltungskonzept stellt sicher, dass die in einem externen Ablagesystem abgelegten Dokumente einen eindeutigen Bezug zu einem SAP-Business-Objekt haben.

Content Repository: Ein Content Repository steht SAP-seitig für das Archiv, in das Dokumente abgelegt werden sollen. Es handelt sich dabei um Customizing-Einstellungen, die auf das tatsächliche physikalische Archivsystem und den dedizierten Archivbereich verweisen, in dem die Dokumente abgelegt werden müssen. Es stellt die logische Schnittstelle in SAP zur Adressierung eines Ablageorts in einem angeschlossenen Content Server dar. Ein Content Server kann dabei mehrere Content Repositories enthalten

Der Content Server legt die Daten dann entsprechend auf einem Datenträger (meistens optisch) ab. Umgekehrt läuft der Vorgang folgendermaßen ab: Wenn ein User archivierte Daten nochmal sichten möchte, wird die Anfrage über die ArchiveLink-Schnittstelle an den Content Server weitergeleitet. Dieser gibt die Daten zurück an den Application Server, wo der Benutzer die Daten einsehen kann.

Gesetzliche Vorgaben Dokumenten- und Datenarchivierung

Die Archivierung wird durch systembedingte und gesetzliche Gründe für Unternehmen notwendig. In der Regel gibt es für alle aufbewahrungspflichtigen Daten entsprechende gesetzliche Vorgaben – Stichpunkt Revisionssicherheit. Revisionssicher bedeutet „vor einer Abänderung (Revision) geschützt.“

Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme, die in Deutschland den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Der Begriff orientiert sich damit am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente.

In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Grundsätzlich müssen Unternehmen sämtliche Dokumente aufbewahren, die im Zusammenhang mit ihrem Unternehmen stehen. Die Aufbewahrungsfristen in Deutschland liegen in der Regel bei 10 Jahren. Innerhalb dieser Aufbewahrungsfristen müssen die Dokumente jederzeit abrufbar und für Prüfungen zur Verfügung stehen.

Empfehlung

Unsere Empfehlung: Fangen Sie frühzeitig mit der Archivierung an. Häufig machen Unternehmen sich erst Gedanken über das Thema Archivierung, wenn die Server bereits überfüllt sind. Der Aufwand, sich einen Überblick über die Daten zu machen, ist dadurch sehr hoch. Wenn neue Software geschaffen oder ein neues Modul in Betrieb genommen wird, sollte die Archivierung direkt als Teil des Projektplans eingeplant werden. So wird das Thema einmal sauber durchdacht und die Folgeaufwände verkürzen sich auf einen Bruchteil.

Haben Sie sich schon Gedanken über Archivierung in Ihrem Unternehmen gemacht und haben noch einige Fragen dazu? Sie können gerne unsere Expert Session nutzen, in der Sie all Ihre Fragen rund um das Thema Archivierung und Archivierungskonzept stellen können. Kontaktieren Sie uns einfach.

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