# E-Rechnungspflicht ab 2027: Was das neue BMF-Schreiben für XML-Daten und Anhänge ändert Quelle: https://mind-forms.de/e-rechnung/bmf-schreiben-e-rechnung/ Stand: 2026-11-04 Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz für betroffene inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen. Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums hat konkretisiert, welche Angaben im XML-Datensatz stehen müssen. ## Das Wichtigste im Überblick - **Leistungsbeschreibungen:** Der XML-Datensatz muss die abgerechnete Leistung so beschreiben, dass der Empfänger die Rechnung steuerlich beurteilen kann. Eine ausführliche PDF-Ansicht allein reicht nicht aus. - **Eingebettete Anhänge:** Stundennachweise und Leistungsverzeichnisse müssen eingebettet sein, wenn sie Bestandteil der E-Rechnung werden sollen. Der XML-Datensatz muss eindeutig auf sie verweisen. - **Erleichterungen:** Das BMF konkretisiert außerdem Modalitäten zur Abrechnung von Anzahlungen, Bauleistungen, Entgeltminderungen und Endrechnungen. - **Wichtiger Stichtag:** Die Nichtbeanstandungsregelung für die konkretisierten Anforderungen endet am 31. Dezember 2026. ## Was regelt das neue BMF-Schreiben zur E-Rechnungspflicht? Ein BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 konkretisiert die Anforderungen an [E-Rechnungen](https://mind-forms.de/knowhow/e-rechnung-sap/). Es behandelt vor allem Angaben im XML-Datensatz, eingebettete Anhänge und Sonderfälle bei Anzahlungen oder Endrechnungen. **Wichtig:** Die gesetzlichen Übergangsfristen bleiben unverändert. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten gestaffelte Fristen. Maßgeblich ist unter anderem der Vorjahresumsatz. ## Grundlegende Anforderungen an die E-Rechnung Eine E-Rechnung muss den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland kommen XRechnung und [ZUGFeRD](https://mind-forms.de/download/e-book-zugferd/) zum Einsatz. Die XRechnung besteht ausschließlich aus einer maschinenlesbaren Datei. ZUGFeRD verbindet dagegen strukturierte XML-Daten mit einer lesbaren PDF-Ansicht. Entscheidend sind allerdings die strukturierten Daten: Sie müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. ## Neue Anforderungen an E-Rechnungen ab 2027 Das BMF konkretisiert die Anforderungen an die steuerliche Prüfbarkeit des strukturierten Datensatzes. Für bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnungen gilt hinsichtlich der zusätzlichen Anforderungen des neuen Schreibens eine Nichtbeanstandungsregelung. Leistungsbeschreibung: Was im XML-Datensatz stehen muss Aus der Leistungsbeschreibung muss hervorgehen, welche Leistung das Unternehmen erbracht hat und welchen Umfang sie hatte. Je nach Geschäftsvorfall kann auch der Leistungsort relevant sein. Der Empfänger muss erkennen können, welcher Umsatzsteuersatz gilt und ob er Vorsteuer abziehen darf. Allgemeine Rechnungspositionen wie „Beratung“ oder „Montage“ können zu ungenau sein. Beschreiben Sie den konkreten Vorgang so, dass der Empfänger die abgerechnete Leistung nachvollziehen kann. **So prüfen Sie die Leistungsbeschreibung bei ZUGFeRD-Rechnungen:** Erstellen Sie eine Rechnung mit mehreren unterschiedlichen Positionen. Öffnen Sie anschließend den XML-Datensatz und vergleichen Sie jede Position mit der sichtbaren Rechnung. Achten Sie darauf, dass die Beschreibung vollständig ist und beide Darstellungen übereinstimmen. ## Ergänzende Dokumente direkt in die E-Rechnung einbetten Stundennachweise, Leistungsverzeichnisse und detaillierte Aufstellungen liefern wichtige Zusatzinformationen. Sollen sie Bestandteil der E-Rechnung sein, müssen sie nach den Vorgaben des Bundesministeriums eingebettet werden. Eine separate PDF-Datei, die zusammen mit der Rechnung per E-Mail verschickt wird, erfüllt diese Anforderung nicht automatisch. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter schriftlich, ob das Rechnungsprogramm Anhänge in die E-Rechnung gemäß den geltenden Vorschriften einbettet und im XML-Datensatz eindeutig darauf verweist. Testen Sie anschließend den Empfang: Lassen sich die Dokumente öffnen und der richtigen Rechnung zuordnen? **Merken Sie sich die Grundregel:** Der XML-Datensatz enthält die Pflichtangaben. Der Anhang ergänzt Details, auf die der Datensatz eindeutig verweist. ## Technische Validierungsfehler richtig einordnen Validierungsprogramme kontrollieren, ob eine E-Rechnung technische und inhaltliche Regeln erfüllt. Eine Fehlermeldung macht die Rechnung nicht automatisch steuerlich ungültig. Es kommt auf die Art des Fehlers an. Formatfehler können dazu führen, dass ein Dokument nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gilt. Geschäftsregelfehler sind dagegen insbesondere dann steuerlich relevant, wenn sie gesetzliche Rechnungsanforderungen betreffen. **Für die Praxis:** Wenn Sie bei eingehenden Rechnungen einen Fehlercode erhalten, sehen Sie sich die betroffene Regel genau an. Fehlen gesetzlich vorgeschriebene Rechnungsangaben oder sind diese fehlerhaft, kann eine Rechnungskorrektur erforderlich sein. Rein technische Hinweise führen dagegen nicht automatisch dazu, dass eine Rechnung steuerlich nicht anerkannt wird. ## Welche Folgen hat eine Rechnung im falschen Format? Das BMF stellt klar, dass die Ausstellung einer Rechnung in einem unzulässigen Format für sich genommen keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG darstellt. Folgenlos ist ein Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht damit nicht. Eine fehlerhafte Rechnung kann den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden. Außerdem kann der Empfänger unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine ordnungsgemäße Rechnung verlangen. Unternehmen sollten daher vor dem Produktivstart Testrechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und kontrollieren, ob das Format und sämtliche Pflichtangaben den geltenden Vorgaben entsprechen. ## Welche Erleichterungen enthält das BMF-Schreiben? Für Anzahlungen, Bauleistungen, Entgeltminderungen und Endrechnungen gelten spezielle Vorgaben. Testen Sie diese Fälle vor dem regulären Versand der E-Rechnungen separat. ### Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen Wurde eine Anzahlungs-, Voraus- oder Abschlagsrechnung vor Beginn der Ausstellungspflicht zulässig auf Papier oder in einem sonstigen Format ausgestellt, muss sie wegen der späteren E-Rechnungspflicht nicht nachträglich umgewandelt werden. Das gilt nach dem BMF-Schreiben auch dann, wenn die zugehörige Leistung oder Zahlung erst nach Beginn der Ausstellungspflicht erfolgt. Entscheidend sind der Ausstellungszeitpunkt und die gesetzliche Übergangsregel. Ordnen Sie solche Rechnungen deshalb nicht allein aufgrund des Jahreswechsels zur nachträglichen Umstellung ein. Dokumentieren Sie die angewendete Übergangsregelung und begründen Sie, warum sie für den Geschäftsvorfall gilt. ### E-Rechnungen bei Bauleistungen Bei Bauleistungen enthalten Rechnungen häufig umfangreiche Leistungsverzeichnisse mit einzelnen Gewerken, Mengen und Preisen. Eine vollständige Aufschlüsselung kann den [XML](https://mind-forms.de/knowhow/xml/)-Datensatz unübersichtlich machen. Das BMF sieht hierfür eine Vereinfachung vor: Im XML-Datensatz können die einzelnen Gewerke mit ihren jeweiligen Summen stehen. Die ausführliche Aufschlüsselung darf im eingebetteten Anhang stehen, wenn das BMF-Schreiben diese Darstellung für den jeweiligen Fall erlaubt. Der Datensatz muss eindeutig auf den Anhang verweisen. Erstellen Sie eine Testrechnung mit mehreren Gewerken. Kontrollieren Sie, ob die Summen im XML-Datensatz stehen, das Leistungsverzeichnis eingebettet ist und der Verweis auf den Anhang funktioniert. ### Rabatte, Boni und Skonti Bei der Rechnungsstellung steht eine vereinbarte Entgeltminderung nicht immer endgültig fest. Das betrifft beispielsweise Skonto, dessen Höhe vom tatsächlichen Zahlungsverhalten abhängt. Nach den Klarstellungen des BMF kann ein allgemeiner Hinweis auf eine zugrunde liegende schriftliche Vereinbarung ausreichen. Legen Sie die Vereinbarung so ab, dass Sie sie bei einer Prüfung vorlegen können. Ändert sich die Vereinbarung nach dem Ausstellen der Rechnung, ist deshalb nicht automatisch eine Rechnungsberichtigung erforderlich. Prüfen Sie anhand der konkreten Vereinbarung und des BMF-Schreibens, ob die Vereinfachung greift. ### Endrechnungen und bereits geleistete Teilzahlungen In einer Endrechnung müssen Unternehmen bereits geleistete Anzahlungen oder Teilzahlungen berücksichtigen. Das BMF sieht für die Darstellung dieser Beträge eine Vereinfachung vor. Teilzahlungen dürfen in einem beigefügten Anhang stehen, wenn der XML-Datensatz eindeutig darauf verweist und das BMF-Schreiben diese Darstellung für den jeweiligen Fall erlaubt. Diese Vereinfachung gilt bis zum 30. Juni 2030. Testen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware die Teilzahlungen korrekt zuordnet und den erforderlichen Anhang samt Verweis ausgibt. Stimmen Sie das Ergebnis mit der Buchhaltung ab, bevor Sie die Funktion produktiv einsetzen. ### Festgelegte Bruttopreise Bei Rechnungen auf Grundlage von Bruttopreisen, beispielsweise für preisgebundene Bücher, können Rundungsdifferenzen entstehen. Für bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellte E-Rechnungen lässt das BMF deshalb unter bestimmten Voraussetzungen eine vereinfachte Darstellung im strukturierten Rechnungsteil zu. Die vollständige Leistungsbeschreibung mit Einzelpositionen muss dann in einem eingebetteten, menschenlesbaren Anhang enthalten sein. ## Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten Rücken Sie jetzt die Ausstellung der E-Rechnung in den Mittelpunkt, wenn Sie bisher nur den Rechnungsempfang getestet haben. Legen Sie mit Buchhaltung, IT und Steuerabteilung die Testfälle fest und dokumentieren Sie die Ergebnisse. 1. ### Zuständigkeit und Frist festlegen Ermitteln Sie anhand des maßgeblichen Vorjahresumsatzes, welche Übergangsfrist für Ihr Unternehmen gilt. Legen Sie fest, wer die neuen Rechnungsprozesse verantwortet und wer die technischen Tests freigibt. 2. ### Leistungsbeschreibungen kontrollieren Nehmen Sie typische Rechnungspositionen wie „Beratung“, „Montage“ oder „Wartung“ unter die Lupe. Erstellen Sie Testrechnungen und kontrollieren Sie, ob der XML-Datensatz die abgerechnete Leistung ausreichend beschreibt. 3. ### Anhänge und Verweise testen Erstellen Sie eine Rechnung mit einem Stundennachweis oder Leistungsverzeichnis. Kontrollieren Sie, ob die Datei eingebettet ist, der XML-Datensatz korrekt auf sie verweist und der Empfänger den Anhang öffnen kann. 4. ### Validierungsfehler dokumentieren Lassen Sie die Testrechnungen durch ein geeignetes Validierungsprogramm prüfen. Dokumentieren Sie Fehlercodes, Ursachen und erforderliche Korrekturen. Stimmen Sie mit dem Softwareanbieter ab, wie sich die Meldungen im laufenden Betrieb bearbeiten lassen. 5. ### Sonderfälle getrennt testen Prüfen Sie mindestens eine Anzahlungsrechnung und eine Endrechnung mit Teilzahlungen. Wenn Ihr Unternehmen Bauleistungen oder Skonto abrechnet, testen Sie diese Fälle separat. Dokumentieren Sie die angewendete Vereinfachung und die erfüllten Voraussetzungen. ## Fazit Wer bis Ende 2026 nur den Rechnungsempfang getestet hat, ist für 2027 zu spät dran. Erstellen Sie vor dem Jahreswechsel eine Testrechnung mit konkreter Leistungsbeschreibung, eingebettetem Anhang und Validierungsprotokoll. So erkennen Sie fehlende Daten, fehlerhafte Verweise und notwendige Anpassungen, bevor die neue Stufe der Ausstellungspflicht beginnt. ## FAQ ### Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland? Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen. Die nächste Stufe beginnt am 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 gilt sie auch für kleinere Unternehmen, wenn keine gesetzliche Ausnahme greift. ### Welche neuen Anforderungen enthält das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026? Das Schreiben konkretisiert die Anforderungen an Leistungsbeschreibungen im strukturierten XML-Datensatz und den Umgang mit eingebetteten Anhängen. Außerdem enthält es Erleichterungen für bestimmte Rechnungsarten und Klarstellungen zur technischen Validierung. ### Welche Formate sind für E-Rechnungen zugelassen? In Deutschland werden insbesondere XRechnung und ZUGFeRD verwendet. Beide Formate können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen, sofern die jeweilige Umsetzung den geltenden gesetzlichen und technischen Vorgaben entspricht. ### Müssen Anzahlungsrechnungen aus dem Jahr 2026 nachträglich als E-Rechnung ausgestellt werden? Nein, nicht allein wegen des späteren Beginns der Ausstellungspflicht. Zulässig vor dem maßgeblichen Stichtag ausgestellte Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen müssen nach der beschriebenen Übergangsregelung nicht nachträglich umgewandelt werden. Entscheidend sind der Ausstellungszeitpunkt und die gesetzliche Übergangsregel. ### Dürfen ergänzende Dokumente separat per E-Mail versendet werden? Eine separate PDF-Datei reicht nicht aus, wenn das Dokument als eingebetteter Bestandteil der E-Rechnung dienen soll. In diesem Fall muss es in die E-Rechnung eingebettet sein. Die steuerlich erforderlichen Angaben müssen weiterhin im XML-Datensatz stehen. ### Was bedeutet die Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. Dezember 2026? Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 beanstandet die Finanzverwaltung die konkretisierten Anforderungen bei bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellten E-Rechnungen noch nicht. Ab dem 1. Januar 2027 endet dieser Übergangsschutz.