# ZUGFeRD Validierung

Quelle: https://mind-forms.de/e-rechnung/zugferd-validierung/
Stand: 2026-07-28

Damit ein- und ausgehende ZUGFeRD-Rechnungen den geltenden Vorgaben entsprechen, müssen sie validiert werden. Wie die Validierung einer ZUGFeRD-Rechnung abläuft und welche Software sich dafür eignet, erfahren Sie in diesem Beitrag.

## Das Wichtigste im Überblick

- **ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das eine PDF mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert.**
- **Die Validierung prüft, ob die ZUGFeRD-Rechnung den Anforderungen wie der EN 16931 entspricht.**
- **Softwarelösungen wie der Invoice Portal Validator und SAP DRC bieten Automatisierungsmöglichkeiten zur Validierung.**
- **Eine fehlerfreie Validierung sorgt für eine effiziente Bearbeitung der Rechnungen und minimiert Fehler im Prozess.**

## Was ist ZUGFeRD?

[ZUGFeRD](https://mind-forms.de/knowhow/zugferd/) ist neben [XRechnung](https://mind-forms.de/knowhow/xrechnung/) einer der beiden Standards für [E-Rechnungen](https://mind-forms.de/knowhow/e-rechnung/) in Deutschland. Im Gegensatz zur XRechnung, die nur aus einer XML-Datei besteht, ist die XML-Datei bei ZUGFeRD in eine PDF-Datei eingebettet. Durch die eingebettete XML-Datei erfüllt ZUGFeRD die europäische Norm EN 16931 und wird von allen gängigen Softwarelösungen im Bereich Rechnungswesen als Format akzeptiert.

[![ZUGFeRD](https://mind-forms.de/files/2025/03/ZUGFeRD-Grafik_XML-mit-PDF.png)](https://mind-forms.de/files/2025/03/ZUGFeRD-Grafik_XML-mit-PDF.png)

ZUGFeRD verbindet die XML-Datei mit einer PDF

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht auf den ersten Blick also aus wie eine normale PDF-Rechnung, enthält aber im Anhang eine XML-Datei, die Computer schnell und automatisiert lesen und verarbeiten können. Deshalb wird ZUGFeRD auch als **hybrides Format** bezeichnet, da es unkompliziert und ohne weiteren Aufwand sowohl von Menschen als auch von Computern gelesen werden kann.

## Warum ist in ZUGFeRD eine Validierung notwendig?

Die Validierung beziehungsweise Überprüfung einer ZUGFeRD-Rechnung ist notwendig, um zu prüfen, ob die elektronische Rechnung den formalen und technischen Anforderungen wie beispielsweise der **EN 16931** entspricht. Das ist sowohl für ausgehende als auch für eingehende Rechnungen wichtig.

So sollten Sie eingehende ZUGFeRD-Rechnungen zunächst validieren, da eine **reibungslose automatisierte Verarbeitung nicht möglich** ist, wenn die Rechnungen nicht alle Vorgaben erfüllen. Sollte eine Rechnung nicht den Vorgaben entsprechen, weil beispielsweise die XML-Datei eine Pflichtangabe nicht enthält, können Sie die ZUGFeRD-Rechnung zurückschicken mit der Bitte, die fehlerhaften Angaben zu korrigieren.

Genauso ist es sinnvoll, ausgehende ZUGFeRD-Rechnungen zu validieren, um zu verhindern, dass ständig Rechnungen von Ihren Kunden zurückkommen. Die Validierung spart Ihnen hier nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine **bessere Beziehung zu Ihren Kunden**.

## Schritte zur ZUGFeRD-Validierung

### Geeignete Software

Zunächst benötigen Sie die passende Software zur Validierung der ZUGFeRD-Rechnung. Dafür gibt es kostenfreie Angebote wie den [Invoice Portal Validator](https://validator.invoice-portal.de/?_gl=1*bb5qnc*_gcl_au*MjEyMzQ1NTY0Mi4xNzQxNjE4MDc4*_ga*MTE2OTM3NTUzNC4xNzQxNjE4MDc4*_ga_RS6FYF6LY6*MTc0MTYxODA3OC4xLjAuMTc0MTYxODA3OC42MC4wLjA). Hier können Sie den Standard auswählen, auf dessen Vorgaben hin das Tool die Rechnung prüfen soll. Anschließend können Sie die XML-Datei der ZUGFeRD-Rechnung hochladen und validieren lassen.

### XML-Datei extrahieren

Wie Sie am Invoice Portal Validator sehen, erfolgt die Validierung der ZUGFeRD-Rechnung, indem eine Software die XML-Datei prüft, da diese maßgeblich für die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben nach EN 16931 ist. Da die XML-Datei bei ZUGFeRD-Rechnungen in eine PDF-Datei eingebettet ist, muss sie zunächst extrahiert beziehungsweise herausgelöst werden.

Das ist manuell mit einem üblichen PDF-Reader wie **Adobe Acrobat** möglich. Die herausgelöste XML-Datei können Sie dann beispielsweise im **Invoice Portal Validator** hochladen und validieren lassen. Diese Vorgehensweise eignet sich allerdings nur für Tests oder bei seltenem Gebrauch. Wenn Sie mit einer **Buchhaltungssoftware** arbeiten, extrahiert die Software automatisiert die XML-Datei der ZUGFeRD-Rechnung. Das spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch Fehler in der manuellen Bearbeitung.

### Ergebnis der Validierung analysieren

Bestenfalls sind Ihre eingehenden und ausgehenden Rechnungen fehlerfrei und durchlaufen die Validierung ohne Probleme. Sollten Probleme auftreten, erhalten Sie einen Fehlerbericht über die Unstimmigkeiten der XML-Datei. Ausgehende Rechnungen können Sie dann noch einmal manuell korrigieren, eingehende Rechnungen können Sie an den Absender zur Korrektur zurückschicken.

## ZUGFeRD-Validierung mit SAP DRC

Wie beschrieben ist eine **automatisierte Lösung** zur Validierung Ihrer ZUGFeRD-Rechnungen in jedem Fall der manuellen Variante vorzuziehen.

Eine oft genutzte Lösung von SAP zur Verarbeitung von E-Rechnungen ist [SAP Document and Reporting Compliance](https://mind-forms.de/knowhow/sap-document-and-reporting-compliance-sap-drc/) (DRC). Mit dieser Lösung ist auch die automatisierte Validierung von ZUGFeRD-Rechnungen möglich.

Besonders für international agierende Unternehmen bietet sich die Nutzung von DRC an, da die Software darauf ausgelegt ist, die gesetzlichen Vorgaben [verschiedener Länder](https://mind-forms.de/e-rechnung/e-invoicing-eu/) zu beachten. Um das Maximum aus SAP herauszuholen, empfehlen wir unseren Kunden, DRC mit dem [SAP Invoice Management von OpenText](https://www.sap.com/austria/products/financial-management/invoice-management.html) zu kombinieren. Einmal eingerichtet, lässt sich mit diesem Setup der gesamte Verarbeitungsprozess einschließlich der Validierung von E-Rechnungen automatisieren.

## Fazit

Die Validierung ist ein wichtiger Schritt in der Verarbeitung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Sie gewährleistet die Übereinstimmung der XML-Datei der E-Rechnung mit den gesetzlichen Vorgaben wie der EN 16931. So ist nicht nur der Gesetzgeber zufrieden. Die Validierung sorgt außerdem dafür, dass Ihre Buchhaltungssoftware die eingehenden und ausgehenden E-Rechnungen gut verarbeiten kann.

Softwarelösungen wie SAP DRC oder andere Buchhaltungssoftware validieren die ein- und ausgehenden ZUGFeRD-Rechnungen automatisch. Entspricht eine E-Rechnung nicht den Vorgaben, bekommen Sie eine Fehlermeldung und können die XML-Datei korrigieren.

*Dieser Artikel erschien bereits im März 2025. Der Artikel wurde am 01.10.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.*

## FAQ

### Warum ist die Validierung von ZUGFeRD-Rechnungen wichtig?

Die Validierung stellt sicher, dass ZUGFeRD-Rechnungen den formalen und technischen Anforderungen, wie der EN 16931, entsprechen und damit korrekt verarbeitet werden können.

### Welche Software eignet sich zur Validierung von ZUGFeRD-Rechnungen?

Es gibt kostenlose Software wie den Invoice Portal Validator sowie Lösungen wie SAP DRC, die eine automatisierte Validierung von ZUGFeRD-Rechnungen ermöglichen.

### Wie funktioniert die Validierung einer ZUGFeRD-Rechnung?

Die ZUGFeRD-Rechnung wird überprüft, indem die eingebettete XML-Datei auf Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben geprüft wird. Fehlerhafte Rechnungen können dann zurückgeschickt oder manuell korrigiert werden.

### Kann die Validierung auch automatisiert werden?

Ja, mit Lösungen wie SAP Document and Reporting Compliance (DRC) oder anderen Buchhaltungssoftwarelösungen können ZUGFeRD-Rechnungen automatisch validiert werden, was Zeit spart und Fehler vermeidet.