SAP Nachrichtensteuerung

E-Book SAP NachrichtensteuerungDie SAP Nachrichtensteuerung erzeugt für Prozesse, wie z.B. der Warenausgang, automatisiert Belege. Belege sind Formulare, die anschließend verteilt oder abgelegt werden.

Inhalt

Einsatzbereich und Funktionalitäten

Die Nachrichtensteuerung ist eine Standardfunktion von SAP, die bei einem Datenverkehr zwischen einem Absender und einem Empfänger automatisch einen definierten Datentransfer auslöst. Auf diese Weise werden Belege, wie Warenausgabescheine, Archivdokumente oder Mailbestätigungen erstellt. Diese Dokumente können sowohl in analoger als auch in digitaler Form erstellt werden.

Wird in einem Kundenauftrag beispielsweise das Kreditlimit überschritten, wird ein Sperrkennzeichen gesetzt. Auf dieses Sperrkennzeichen reagiert die Nachrichtensteuerung mit der Druckausgabe der bisherigen mit diesem Kunden generierten Umsätze. Das Sperrkennzeichen kann dafür sorgen, dass die Nachricht nicht ausgegeben wird oder dass ein solcher Vermerk auf dem Kundenauftrag zu sehen ist. Ein Dokument wird freigegeben und erhält daraufhin in seinem Datensatz den Status „freigegeben“. Dadurch weiß die Nachrichtensteuerung, dass das Dokument zur Freigabe bereit ist. Die Nachrichtensteuerung gibt daraufhin eine Freigabenachricht aus.

Über Schnittstellen können verschiedene Datenkonstellationen als Trigger mit einer gewünschten Verarbeitungsfolge definiert werden. Absender und Empfänger erhalten die Information aus der Schnittstelle, die für beide gleich ist. Tritt in der Anwendung eine dieser Datenkonstellationen ein, wird die Verarbeitung der Nachricht synchron (zeitgleich) oder asynchron (zeitversetzt) durch den Trigger gestartet.

Sehr viele Prozesse im SAP-System setzen auf Nachrichtensteuerung. Die Anwendungen des SD und MM verwenden zur Ausgabe von Nachrichten immer die Nachrichtensteuerung. Das Customizing der Nachrichtensteuerung führen Sie im Customizing der jeweiligen Anwendung durch. Hier wird die Nachrichtensteuerung manchmal auch als „Ausgabesteuerung“ bezeichnet.

Um den Überblick zu behalten, können Sie sich jederzeit in der Ausgabesteuerung anzeigen lassen, welche Ausgabe-Kanäle für welchen Vorgang standardmäßig genutzt werden. Bei Fehlern bei der Generierung oder bei der Ausgabe ist es unkompliziert möglich, manuell und nachträglich Belege auszugeben.

Architektur

Die Nachrichtensteuerung ist ein Dienstleistungsprogramm für andere Anwendungen. Sie wird über ABAP-Funktionsbausteine angestoßen. Eine Anwendung, die die Nachrichtensteuerung benutzen möchte, muss:

  • die Nachrichtensteuerung aufrufen
  • Daten übergeben, die mit den im Customizing definierten Konstellationen verglichen werden sollen
  • ein verarbeitendes Programm bereitstellen, das von der Nachrichtensteuerung aufgerufen wird, wenn die übergebenen Daten zu einer der im Customizing definierten Konstellationen passen

Sie können die Verarbeitung auf vielfältige Weise definieren, z.B. als Workflow, Druckausgabe oder als IDoc-Versand für EDI. Zur Verarbeitung der IDocs gibt es das Sendemedium 6 für die Verarbeitung über Partnerfunktionen und das Sendemedium A für die Verarbeitung mit logischen Systemen.

Alle für die Nachrichtensteuerung erforderlichen Einstellungen finden Sie in Transaktion NACE.
Mithilfe der Konditionstechnik kann festgelegt werden, wann welche Nachrichten auf welche Art und Weise erzeugt werden sollen.

Die Konditionstechnik im SAP-System wird zur Formulierung von Bedingungen in den Datenkonstellationen genutzt. Passen die aktuellen Anwendungsdaten zu einer der im Customizing festgelegten Konditionen, war die Nachrichtenfindung erfolgreich und erzeugt einen Nachrichtenvorschlag. Wenn die Anwendung das unterstützt, kann der Vorschlag abgeändert und bei Bedarf bearbeitet werden.
Die Nachricht wird daraufhin sofort oder zu definierten Zeiten weiterverarbeitet. Der Verarbeitungsstand der Nachricht wird in einem Statussatz abgelegt. Wenn die Anwendung es unterstützt, wird außerdem ein Verarbeitungsprotokoll geschrieben.

SAP Nachrichtensteuerung Anwendungsobject

Der Schlüssel für die Konditionen setzt sich zusammen aus der Applikation, in der Sie sich befinden (zum Beispiel EF für Einkauf), der Nachrichtenart, die Sie erzeugen möchten (zum Beispiel NEU für eine Bestellung), und der Partnerrolle, an die das Ganze gehen soll (zum Beispiel »Partner Lieferant« in seiner Rolle als Warenlieferant). Bei der Nachrichtensteuerung wird in der Regel von einer EDI-Kommunikation ausgegangen, sodass Sie mit Partnern und nicht mit logischen Systemen arbeiten.

Vorteile

Aus unserer Erfahrung werden das Drucken sowie die Ausgabe per E-Mail als häufigste Ausgabeform der Nachrichtensteuerung verwendet. Ein Trend zum E-Mail-Versand ist dabei klar erkennbar. Denn es spart Zeit und Kosten, wenn Belege und Benachrichtigungen per Mail statt per gedrucktem Dokument abgewickelt werden.

Die Automatisierung von Nachrichten ist vor allem ein Vorteil bei der Hintergrund-Verarbeitung, wenn der Prozess nicht im Dialog, d.h. für den Benutzer sichtbar im Vordergrund, durchläuft. Anhand des Belegflusses sowie der damit verbundenen Dokumente lässt sich der Ablauf sauber nachvollziehen. Ihr Wirtschaftsprüfer wird sich freuen.

Ohne die Nachrichtensteuerung muss der jeweilige Aufruf der Formulare manuell programmiert werden. Hier ist je nach Formulartechnologie (SAPscript, SmartForms oder Adobe Forms) eine andere Vorgehensweise notwendig. Wenn möglich, sollte zur Automatisierung daher immer die Nachrichtensteuerung verwendet werden. Durch die Automatisierung wird bei einer späteren Prozessdokumentation das aufwändige Suchen nach Prozessschritten erspart.

Vorteile auf einen Blick

  • Ampelfarben für visuelle Kontrolle der Nachricht
  • Ausgabekanäle wie Fax, EDI oder E-Mail direkt mit abgedeckt
  • Hintergrundverarbeitung von Prozessen leicht möglich
  • Nachvollziehbarkeit vor allem für den Belegfluss und den Wirtschaftsprüfer gegeben
  • Alle Nachrichtenarten eine gewisse Zeit in der Tabelle NAST hinterlegt
  • Wiederholen von Nachrichten bei Nicht-Erfolg sehr leicht möglich

Customizing der Nachrichtensteuerung

Im Customizing der jeweiligen Anwendung definieren Sie die Konditionselemente zur Nachrichtenfindung. Hierüber definieren Sie, wann eine Nachricht ausgegeben werden soll. Dagegen definieren Sie die eigentlichen Nachrichten in der Anwendungstransaktion als Konditionssätze.

In der Anwendung legen Sie die Werte fest, für die eine Nachricht gefunden werden soll. Sie bestimmen die Attribute der Nachrichten, z.B. Verarbeitungszeitpunkt oder Sprache. Technisch gesehen legen Sie also Konditionssätze an. Sobald eine Anwendung die Nachrichtenfindung aufruft, sucht diese über die definierten Konditionselemente nach Konditionssätzen, die zu den aktuellen Anwendungsdaten passen. Bei erfolgreicher Suche wird eine Nachricht mit Attributen aus dem entsprechenden Satz aus der Tabelle NACH vorgeschlagen.

Wenn Sie aus der Anwendung heraus einen Konditionssatz anlegen, durchläuft das System die Konditionselemente analog zur Nachrichtenfindung (s. Abbildung unten). Die Anwendung übergibt dabei ihr Applikationskürzel (z.B. V1 für „Verkauf“) und die ausgewählte Nachrichtenart. Über ein Dynpro wählen Sie Ihre gewünschte Konditionstabelle nach dem Konditionsschlüssel aus.
Manche Dynpros der Transaktionen sind abhängig vom Konditionsschlüssel. In diesen Fällen werden alle Dictionary-Informationen, die das System zum dazugehörigen Konditionsschlüssel kennt, z.B. Dokumentation oder Eingabehilfe, angeboten.

Nach Auswahl der Konditionstabelle legen Sie den eigentlichen Konditionssatz mit den Nachrichtenattributen der Tabelle NACH an. Neben der Sprache sollten Sie folgende wichtige Gesichtspunkte, die bei der Erfassung von Konditionssätzen berücksichtigt werden müssen, beachten:

  • Sendemedien (Über Sendemedien wird die Art der Verarbeitung bestimmt.)
  • Verarbeitungszeitpunkt (Bei einem anderen als dem Verarbeitungszeitpunkt 4 wird die Nachricht nicht mit Verbuchung des Anwendungsbelegs verarbeitet, sondern später.)
  • Partnerfindung (Bei der Partnerfindung übergibt die Anwendung der Nachrichtensteuerung neben ihren Kommunikationsstrukturen eine Tabelle der Partner zum Anwendungsobjekt. Diese Tabelle enthält Partnerrollen und Partnernummern.)

SAP Nachrichtensteuerung Konditionstabelle

Fazit zur SAP Nachrichtensteuerung

Die Nachrichtensteuerung hat sich inzwischen in fast allen Prozessen im SAP etabliert. Auch künftig wird SAP auf die Nachrichtensteuerung setzen. Bei Eigenentwicklungen sollte immer geprüft werden, ob diese mit der Nachrichtensteuerung umsetzbar sind. Nutzen Sie die Vorteile dieser Technik auch bei sich im Unternehmen, um für neue Anforderungen gut gerüstet zu sein.

Teile Sie uns Ihre Meinung zum Thema mit! Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungswerte mit der SAP Nachrichtensteuerung.

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