{"id":3702,"date":"2016-07-13T08:47:31","date_gmt":"2016-07-13T06:47:31","guid":{"rendered":"https:\/\/mind-forms.de\/?p=3702"},"modified":"2023-01-17T16:26:05","modified_gmt":"2023-01-17T15:26:05","slug":"grundlagen-der-sap-datenarchivierung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/mind-forms.de\/archivierung\/grundlagen-der-sap-datenarchivierung\/","title":{"rendered":"Teil 1 – Wie du die Grundlagen der SAP Datenarchivierung erf\u00fcllst"},"content":{"rendered":"\n

Hallo und herzlich willkommen zum ersten Teil dieser Blogserie SAP Datenarchivierung. Bevor wir mit der technischen Sicht der SAP Datenarchivierung anfangen, gilt es die fachlichen Grundlagen zu erklären. Im ersten Teil der Blogserie gehe ich auf die Erklärung und Arten möglicher Dokumenten und Daten ein und erkläre dir, welche gesetzlichen Vorschriften du beachten musst.<\/p>\n

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Was sind Dokumente?<\/h2>\n

Dokumente sind in heutigen Geschäftsprozessen nicht mehr wegzudenken. Dabei entsteht das größte Aufkommen im täglichen Geschäft, da ein- und ausgehende Dokumente sowie Tabelleninhalte rund um die Uhr erzeugt werden. In Abbildung 1 siehst du eine Übersicht aller Dokumentarten.<\/p>\n

\"Dokumentenarten<\/a>

Dokumentenarten der SAP Datenarchivierung<\/p><\/div>\n

Unter eingehenden Dokumenten verstehe ich Briefe, Faxe und  Mails und diese Dokumente können voll automatisch mittels verschiedener OCR-Lösungen archiviert werden. Wichtig dabei ist, dass nicht jede Software zu 100% Briefe identifizieren und indexieren kann. So wird grundlegend das menschliche Auge im Prozess der Archivierung eingehender Dokumente gebraucht. Als Beispiel einer Dokumentenart sind hier Rechnungen, Bestellanforderungen, Mahnungen oder auch Bewerbungen zu nehmen.<\/p>\n

Wenn wir einen Schritt weiter gehen, wird mit jedem eingehenden Dokument ein separater Prozess gestartet. So wird mit einer Rechnung ein Prozess in FI und mit einer Bestellanforderung ein Prozess in MM gestartet. Auch Bewerbungen können mit Hilfe der SAP Datenarchivierung<\/a> automatisiert abgelegt werden und mit Hilfe von SAP Objekten und Einstellungen im Bereich HR einen weiterführenden Prozess starten. All diese Prozesse erzeugen nun Datenbankeinträge, die wiederum neue Prozesse auslösen können.<\/p>\n

Am Ende aller Prozesse kommen wir nun zu den ausgehenden Dateien und Dokumenten. Auf die Bewerbung wird mit einer Antwort reagiert, die Bestellung wird mit einer Bestellbestätigung beantwortet und der Mahnung folgt ein Ausgleich oder Widerspruch. Dabei ist zu erwähnen, dass nicht nur physische Dokumente archiviert werden müssen, auch elektronische Dokumente gilt es zu archivieren.<\/p>\n\t