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So funktioniert E-Invoice Validator

Wenn eRechnungen den Prozess bremsen

Elektronische Rechnungen kommen als XML-Datei, als PDF oder als PDF/A-3 mit eingebettetem XML in Ihre Abläufe. Wenn jede Datei einzeln geprüft wird, bleibt schnell unklar, welche Rechnungen weiterlaufen können und welche geklärt werden müssen. Warnungen und Fehler brauchen eine saubere Trennung, damit Fachbereiche ihre Zeit auf die Fälle mit Handlungsbedarf konzentrieren. Zusätzlich entsteht ein vermeidbares Risiko, wenn Rechnungsdaten für eine Prüfung den lokalen Rechner verlassen sollen.

Klare Kriterien vor der Weiterverarbeitung

Alle relevanten Dateien geprüft

Mit E-Invoice Validator validiert Ihr Team einzelne eRechnungen oder ganze Ordner in einem Durchlauf.

Fälle sauber getrennt

Fachbereiche sehen getrennt, welche Dateien gültig sind, welche Warnungen enthalten und welche Fehler aufweisen.

Klärung nachvollziehbar

Zu jeder Datei liegt ein vollständiger XML-Report vor, damit Rückfragen fachlich belegbar bleiben.

Für wen ist E-Invoice Validator geeignet?

Verantwortliche für Rechnungsprozesse legen fest, wie eingehende eRechnungen geprüft werden, bevor sie in die weitere Bearbeitung gehen.
Fachbereiche bearbeiten einzelne XML- und PDF-Dateien oder ganze Ordner, ohne jede Rechnung separat zu behandeln.
Teams mit hohem Prüfaufkommen trennen gültige Dateien, Warnungen und Fehler, damit Klärfälle nicht im Stapel untergehen.
Unternehmen mit lokalen Datenanforderungen validieren Rechnungen auf dem Rechner, statt sie an externe Dienste zu übergeben.
Organisationen, die mit XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X oder PDF/A-3 arbeiten, decken diese Formate in der Prüfung ab.

Funktionen

Stapelvalidierung

Ihr Team prüft einzelne XML- oder PDF-Dateien und ganze Ordner in einem Durchlauf.

Formatprüfung

Ihr Unternehmen validiert XRechnung in UBL 2.1 und CII D16B, ZUGFeRD 2.x / Factur-X sowie PDF/A-3 mit eingebettetem XML.

Ergebnisbewertung

Fachbereiche ordnen Prüfergebnisse nach gültigen Dateien, Warnungen und Fehlern und priorisieren die nächsten Schritte.

Nachweis pro Datei

Ihre weitere Klärung stützt sich auf den vollständigen XML-Report je validierter Datei.

So läuft die Einführung

Lokale Nutzung vorbereiten
Ihr Unternehmen richtet die lokale Prüfung am Arbeitsplatz ein; danach kann der Fachbereich ohne externen Zugang validieren.
Prüfumfang festlegen
Der Fachbereich wählt einzelne Dateien oder ganze Ordner aus; anschließend werden alle enthaltenen XML- und PDF-Dateien geprüft.
Ergebnisse auswerten
Teams sichten gültige Dateien, Warnungen und Fehler getrennt und nutzen den XML-Report für die fachliche Klärung.

Aus der Praxis

**Andreas Guntermann**Bereichsleiter SAP-Kernapplikationen, Stadtwerke Bielefeld

Prüfen Sie eRechnungen lokal und nachvollziehbar

Klären Sie, wie E-Invoice Validator in Ihren Rechnungsprozess passt.

FAQ

Warum reicht eine Einzelprüfung auf Dauer nicht aus?: Bei wenigen Dateien kann eine Einzelprüfung genügen. Sobald ganze Ordner geprüft werden müssen, spart Ihr Fachbereich Zeit und sieht danach gebündelt, welche Dateien gültig sind und welche eine Klärung brauchen.
Bleiben Rechnungsdaten auf dem Rechner?: Ja. Die Validierung läuft vollständig lokal, und keine Rechnungsdaten verlassen den Rechner. Eine Cloud-Anbindung und ein API-Key sind nicht erforderlich.
Welche eRechnungsformate werden geprüft?: E-Invoice Validator prüft XRechnung in UBL 2.1 und CII D16B, ZUGFeRD 2.x / Factur-X sowie PDF/A-3 mit eingebettetem XML.
Was erhält unser Team für die weitere Klärung?: Ihr Team sieht die Prüfergebnisse getrennt nach gültigen Dateien, Warnungen und Fehlern. Für jede geprüfte Datei steht ein vollständiger XML-Report bereit.
Brauchen wir eine Cloud-Anbindung oder einen API-Key?: Nein. Die Prüfung ist für die lokale Nutzung ausgelegt und kommt ohne Cloud-Anbindung und ohne API-Key aus.
Wie startet die Nutzung im Alltag?: Nach der lokalen Einrichtung startet der Fachbereich die Prüfung direkt am Arbeitsplatz, wählt einzelne Dateien oder ganze Ordner aus und wertet anschließend die Ergebnisse aus.

Sie haben Interesse an diesem Angebot?

Kontaktieren Sie uns noch heute um Ihren konkreten Use Case zu besprechen. Einer unserer Experten wird sich zeitnah bei Ihnen melden.

Laura Feldkamp Kundenservice 0521 560 645 – 0 laura.feldkamp@mindsquare.de

eRechnung validieren im Stapel mit E-Invoice Validator