Unsere Erfahrung in Zahlen
So funktioniert E-Rechnungs-Suite
Wenn PDFs nicht mehr reichen
Kurzfristige E-Rechnungspflichten treffen häufig auf gewachsene Rechnungsquellen. PDF, IDoc, XML, XRechnung und ZUGFeRD dürfen nicht nebeneinander liegen bleiben, wenn ausgehende Rechnungen ohne Nacharbeit akzeptiert werden sollen.
Ihre fachliche Aufgabe ist klar: vorhandene Rechnungsdaten in einen geregelten Prozess bringen, formale Fehler vor der Weitergabe abfangen und rechnerische Abweichungen nicht erst durch Rückläufer erfahren.
Von Rechnungsdaten zur prüfbaren E-Rechnung
Geregelter Weg
Ihre Teams führen vorhandene Rechnungsdaten mit E-Rechnungs-Suite in einen Ablauf, der bei XRechnung oder ZUGFeRD endet.
Prüfung vor Weitergabe
Ihre Fachbereiche geben nur Dateien weiter, die gegen die maßgeblichen Anforderungen geprüft wurden.
Stimmige Rechnungswerte
Beträge, Zuschläge und Nachlässe passen rechnerisch zusammen, bevor die Rechnung den nächsten Prozessschritt erreicht.
Für wen eignet sich E-Rechnungs-Suite?
Sie profitieren, wenn in Ihrem Unternehmen PDF, IDoc, XML, XRechnung und ZUGFeRD gleichzeitig eine Rolle spielen und ausgehende E-Rechnungen ohne Nacharbeit akzeptiert werden sollen.
Verantwortliche für Rechnungsstellung steuern, welche Rechnungen erstellt, geprüft und weitergegeben werden. Verantwortliche für Quellsysteme klären, welche PDF- und IDoc-Daten einfließen. Verantwortliche für E-Rechnungsformate legen fest, wann XRechnung oder ZUGFeRD benötigt wird. Für Unternehmen mit kurzfristigem Bedarf an E-Rechnungsfähigkeit ist E-Rechnungs-Suite relevant, wenn ein geregelter Ablauf wichtiger ist als einzelne manuelle Dateiprüfungen.
Funktionen
Erstellung aus vorhandenen Rechnungsdaten
Ihr Unternehmen macht aus PDF- und IDoc-Rechnungsdaten E-Rechnungen nach EN 16931 und gibt sie als XRechnung oder ZUGFeRD aus.
Prüfung vorhandener E-Rechnungen
Fachbereiche prüfen XML und ZUGFeRD-PDF vor der Weitergabe und senken damit Rückläufer wegen formaler Fehler.
Nachrechnung von Rechnungswerten
Rechnungsbeträge bleiben nachvollziehbar, weil Zuschläge und Nachlässe auf Rechnungs- und Positionsebene in die Kontrolle einfließen.
Validierung nach KoSIT
Ihr Unternehmen prüft die maßgeblichen Anforderungen mit dem amtlichen KoSIT-Validator.
Aus der Praxis
„Wenn unsere internen Ressourcen nicht ausreichen, bedienen wir uns der Unterstützung durch externe Dienstleister – sowohl zur kapazitiven Entlastung als auch für das Know-how, das wir selbst nicht haben. In diesem Fall bekamen wir all dies mit Erfolg durch mindsquare.“
Andreas GuntermannBereichsleiter SAP-Kernapplikationen, Stadtwerke Bielefeld
Klären Sie Ihren E-Rechnungsweg
Klären Sie, welche Rechnungsquellen einfließen, welche Ausgabeformate zählen und wie Ihr Unternehmen zu prüfbaren E-Rechnungen kommt.
FAQ
- Worauf konzentrieren wir uns mit E-Rechnungs-Suite, wenn wir spät dran sind?
- Sie konzentrieren sich auf den Weg von vorhandenen Rechnungsdaten zur prüfbaren E-Rechnung. Ihr Unternehmen erstellt, generiert und validiert E-Rechnungen nach EN 16931 und arbeitet mit XRechnung sowie ZUGFeRD.
- Welche vorhandenen Rechnungsdaten können einfließen?
- Rechnungsdaten aus PDF und IDoc können in den E-Rechnungsprozess einfließen. Bereits vorhandene E-Rechnungen lassen sich als XML oder ZUGFeRD-PDF prüfen.
- Wie beugen wir fehlerhaften E-Rechnungen vor?
- Ihre Rechnungen werden mit dem amtlichen KoSIT-Validator geprüft. Zusätzlich werden erkannte Rechnungswerte nachgerechnet, einschließlich Zuschlägen und Nachlässen auf Rechnungs- und Positionsebene.
- Welche Standards stehen im Mittelpunkt?
- Im Mittelpunkt stehen EN 16931, XRechnung und ZUGFeRD. Diese Standards prägen das Erstellen, Generieren und Validieren der ausgehenden E-Rechnungen.
- Müssen wir den Betrieb selbst übernehmen?
- Nein. Ihr Unternehmen kann E-Rechnungs-Suite im eigenen Haus nutzen oder als Dienst von mindsquare beziehen.
- Wer muss fachlich mitwirken?
- Mitwirken sollten die Verantwortlichen für Rechnungsstellung, Quellsysteme und E-Rechnungsformate. Sie klären, welche Rechnungsdaten einfließen und welche Ausgabeformate benötigt werden.
Sie haben Interesse an diesem Angebot?
Kontaktieren Sie uns noch heute um Ihren konkreten Use Case zu besprechen. Einer unserer Experten wird sich zeitnah bei Ihnen melden.
