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Jeremia Girke
Leiter MINDFORMS

Formularframework

Die Formularumstellung von SAPscript, Smart Forms oder auch JetForm oder StreamServe auf eine neue Technologie – idealerweise auf Adobe Forms – nimmt erfahrungsgemäß viel Zeit in Anspruch. Dabei sind die Aufgaben und Methoden für einen Formularumstieg häufig identisch: Die Abstände der Seitenränder, Logo, Fußzeilen oder die Position der Seitenränder müssen angepasst werden.
Das Mindforms-Formularframework ist aus der Idee heraus entstanden, eben beschriebenen Aufwand für wiederkehrende Anpassungen auf einen Bruchteil zu reduzieren.

Was ist das Formularframework?

Um den Aufwand der Erstellung und Wartung von Formularen erheblich zu reduzieren, haben wir unsere jahrelange Erfahrung in einem Formularframework zusammengefasst. Damit wurde ein Gerüst geschaffen, das Ihnen eine Formularumstellung auf Adobe Forms und die weitere Betreuung erheblich vereinfacht.

Der Hauptvorteil des Formularframeworks ist die Zentralisierung. Diese umfasst die Datenbeschaffung und -aufbereitung der organisatorischen Daten auf Formularen. Anstatt Elemente wie Logos oder Fußzeilen in jedem Formular einzeln anzupassen, können sie an einer Stelle gepflegt und angepasst werden. Dadurch können Sie Änderungswünsche auch direkt in die Hände der Key User oder Fachabteilungen zurückgeben, ohne dass ein Wildwuchs Ihrer Formularlandschaft die Folge ist (es ist also kein Entwickler mehr nötig!). Die Ergebnisse sind offensichtlich: kürzere Reaktionszeiten, schnellere Umsetzungen, bessere Rollouts (hinsichtlich Qualität und Schnelligkeit) und insgesamt eine verbesserte Flexibilität.

Die Ausgabe der Formulare erfolgt dann ebenfalls über eine zentrale, harmonisierte Schnittstelle. Durch diese Schnittstelle wird das Monitoring optimiert und es vereinfacht die Ausgabe von Formularen.

E-Book: SAP Adobe Forms

SAP Adobe Forms ist der zukünftige Standard für Druckformulare, denn es ermöglicht effizientes und gewinnbringendes Arbeiten.

Das geeignete Formularframework für Ihr Unternehmen

Grundlage des Formularframeworks, bzw. Grundlage für die geeignete Lösung für Ihr Unternehmen sind Ihre Anforderungen. Hierzu haben wir ein Konzept für die Lösung aufgebaut, das im Wesentlichen folgende Punkte umfasst:

  • Strategieworkshop: IST-Analyse
  • bestehende Prozesse non-SAP wieder zurückführen
  • Framework für neue Anforderungen anpassen
  • Knowhow-Aufbau der Bestandsmannschaft
  • Stufenweise Umsetzung der Anforderungen
  • Einsatz von Golden-Form-Templates, um ein einheitliches CI abzubilden
  • Entwicklungsrichtlinien
  • Hands-On-Anleitungen für Funktionen aus dem Framework
  • Ringkonzept der Entwickler für eine stabile Laufzeitversion des Frameworks
  • Weitreichende Logging-Funktionen für die schnelle Fehleranalyse
  • Coaching on the Job für nachhaltige Umsetzungserfolge

Wir bieten das Formularframework in folgenden Editionen an:

Formularframework
Unser Formularframework ist, im Vergleich zu anderen Produkten auf dem Markt, kein Schubladenprodukt. Es wird immer individuell an Ihre bestehende Systemlandschaft angepasst, während der Kern des Produkts unverändert bleibt. Somit schaffen wir es, ein für Sie kostenoptimales, aber hoch-individualisiertes Produkt anzubieten.
In vielen Fällen lohnt sich ein Formularframework, das abhängig von den Anforderungen auch entsprechend skaliert werden kann. Der erste Schritt für solch ein Vorhaben ist in jedem Fall ein strategischer Workshop, in dem zunächst einmal Ihre IST-Situation analysiert wird.

Unsere Success Story mit Formularframeworks

Unser Kunde ist im Handel tätig und beschäftigt weltweit mehrere tausend Mitarbeiter. SAP wird bereits seit über 17 Jahren im Unternehmen eingesetzt – hauptsächlich noch mit SAPscript und Smart Forms. Hauptanwendungsgebiet für die Formulare sind die vielen Niederlassungen im In- und Ausland. Eine Hochverfügbarkeit sowie sehr starke Individualisierung sind für die Outputlandschaft extrem wichtig.

Die Herausforderung

Wartung und Support für die aktuelle Lösung haben jedes Jahr sehr viel Geld verschlungen. Zudem wurde es immer schwieriger, geeignete Experten im Formularbereich zu finden, sodass der Kunde sich dazu entschieden hat, das Knowhow intern aufzubauen. Eine weitere Herausforderung war, dass der Kunde auch seit 17 Jahren StreamServe eingesetzt hat, wodurch unzählige Sonderlocken entstanden sind. Entsprechend war der Kunde an einer nachhaltigen Lösung interessiert, sodass das Kernteam in der Lage ist, das Thema Output Management und Formulare selbstständig zu betreuen.

Unsere Lösung

Unser Beitrag war hier eine ganzheitliche Betrachtung der Formularlandschaft mit dem Fokus darauf, eine langfristig wartbare Landschaft mittels Formularframework aufzubauen. Vor allem das aktuelle Team wurde hier in die Strategie miteinbezogen, um nach dem Projekt einen sauberen Tagesbetrieb leisten zu können.

Die Grundausrichtung der Formularstrategie war somit klar: Adobe Forms soll als Technik eingesetzt werden. Die Lösung ist ein nachhaltiges Framework, das die genannten Anforderungen abbildet und das das Team eigenständig weiterentwickeln und supporten kann.

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