Alex Wiefel
21. Mai 2024

E-Rechnung

Elektronische Rechnungen sind klassischen Papierrechnungen schon seit dem Jahr 2011 rechtlich gleichgestellt. So nutzen heutzutage besonders große Unternehmen und internationale Konzerne das volle Potenzial der digitalen Rechnung. Ab dem 01.01.2025 werden E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend sein.

Schon ab dem  1. Januar 2025 sollen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich, also zwischen Unternehmen, verpflichtend sein – auch wenn es Übergangsfristen geben wird. Kleine und mittelständische Unternehmen setzen hingegen vielfach nach wie vor auf die traditionelle Art der Rechnungslegung. Dabei schonen elektronische Rechnungen nicht nur Ressourcen, sondern vereinfachen auch den administrativen Aufwand innerhalb des Unternehmens.

Doch was charakterisiert eine E-Rechnung, worin liegen die Besonderheiten der digitalen Forderung und welche Stärken und Schwächen hat die moderne Art der Rechnungslegung?

Rechtlicher Stand – Update Mai 2024

Die E-Rechnung kommt und wird verpflichtend eingeführt – nicht nur in Deutschland. Mit der Zustimmung des Bundesrats zum Wachstumschancengesetz am 22.03.2024 ist der gesetzliche Weg für die verpflichtende Einführung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich geebnet. Demnach muss eine elektronische Rechnung, auch eRechnung genannt, ein strukturiertes elektronisches Format aufweisen, das übermittelt, empfangen und verarbeitet werden kann. Eine PDF-Rechnung ist damit keine elektronische Rechnung! Vielmehr benötigen Sie Formate, die den europäischen Normen entsprechen, etwa XRechnung oder ZUGFeRD.

Deutsche Unternehmen müssen also bereits ab dem 01.01.2025  fähig sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Der Gesetzgeber hat zwar bis Ende 2027 schrittweise Übergangsfristen für die verpflichtende Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung eingeräumt, sodass hier Papierrechnungen und andere Formate mit Einschränkungen weiter erlaubt sein werden. Ab dem 01.01.2028 werden dann aber endgültig alle Unternehmen zur E-Rechnung im B2B-Bereich gezwungen.

Analog dazu wird auch in anderen europäischen Ländern die E-Rechnung sukzessive verpflichtend eingeführt – oder dies ist bereits geschehen. Jüngst wurde etwa in Polen das verpflichtende E-Invoicing-System (KSeF) für den 1. Februar 2026 (Großunternehmen) bzw. den 1. April 2026 (KMUs) gesetzlich beschlossen. Weitere Länder folgen oder sind bereits weiter – dieser Weg ist auf europäischer Ebene nicht mehr umzukehren.

Was ist eine E-Rechnung?

Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) werden digital ausgestellt und dem Empfänger auch auf diesem Wege zugestellt. Dabei muss die E-Rechnung alle gesetzlichen Bestandteile aufweisen und in einem strukturierten Format an den Empfänger übermittelt werden. Eine Rechnung, die Sie als PDF übermitteln, ist streng genommen somit keine elektronische Rechnung, da dieses Format einen der größten Vorteile der E-Rechnung nicht unterstützt.

So können Sie strukturierte Rechnungen, wie beispielsweise Rechnungen im XML-Format, einfach weiterverarbeiten und in das bestehende Buchhaltungssystem übernehmen. Dieses Vorgehen verkürzt die Bearbeitungs- und Durchlaufzeit, wobei bestimmte Softwaresysteme die Angebots- und Rechnungslegung sogar automatisch abwickeln können.

E-Rechnung

Beispielhafter Aufbau einer E-Rechnung. Hier im ZUGFeRD Format.

Rechtliche Vorgaben E-Rechnung

E-Rechnungen sind nicht formfrei und müssen alle Bestandteile enthalten, die im § 14 des Umsatzsteuergesetzes definiert sind. So muss der Adressat dem Empfang der elektronischen Rechnung beispielsweise zustimmen, wobei die Rechnung alle Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug aufweisen muss.

Zusätzlich muss der Absender sicherstellen, dass die digitale Rechnung unversehrt und lesbar beim Empfänger ankommt. Um die Unversehrtheit der Rechnung zu garantieren, kommen vielfach Signaturen zum Einsatz. Die gängigen Formate garantieren unabhängig vom verwendeten Endsystem auch die Leserlichkeit. Analog zur Papierrechnung müssen Sie eine E-Rechnung ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahren.

Funktionsweise der E-Rechnung

Sie erstellen eine E-Rechnung elektronisch, innerhalb eines dafür vorgesehenen Softwaresystems. Anschließend übertragen Sie die Rechnung über E-Mail oder über eine andere Schnittstelle elektronisch an den Empfänger . Dies verhindert Medienbrüche und fördert einen unkomplizierten Datenfluss. Im B2B-Bereich können Sie die Rechnungsdaten so automatisch in das Buchhaltungssystem übernehmen.

Fehleranfällige manuelle Eingaben entfallen, wodurch Sie die Rechnung wesentlich schneller mit dem Auftrag abgleichen und bearbeiten können. Zusätzlich ermöglicht die E-Rechnung automatisierte Auswertungen und die Erstellung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen in Echtzeit.

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Umlaufzeiten von Rechnungen

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Umstellung auf die E-Rechnung. Neben signifikanten Kosteneinsparungen verringern sich beispielsweise auch die Umlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur schlussendlichen Zahlung um durchschnittlich zwei Tage.

Das führt zu einer gesteigerten Liquidität und verbessert gleichzeitig die Transparenz innerhalb des Unternehmens. Zudem können Sie durch den Einsatz der E-Rechnung Übertragungsfehler vermeiden, Skonti treffsicher ausnützen und Rechnungsdetails einfach und unabhängig vom verwendeten Endgerät prüfen.

Implementierung von E-Rechnungen

Die Implementierung der E-Rechnung erfordert eine sorgfältige Planung, Auswahl des geeigneten Standards, Anpassung interner Prozesse, Kommunikation mit Geschäftspartnern, Sicherheitsmaßnahmen und regelmäßige Überwachung. Eine umfassende Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse ist der Ausgangspunkt, gefolgt von der Auswahl des passenden E-Rechnungsstandards wie XRechnung oder ZUGFeRD. Die Integration einer E-Invoicing-Software, die nahtlos in die vorhandenen Systeme integriert werden kann, ist entscheidend. Die Anpassung interner Prozesse und die Schulung der Mitarbeiter gewährleisten einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnung. Die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden ist wichtig, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Sie müssen außerdem angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Eine kontinuierliche Überwachung und Bewertung des Implementierungsprozesses ermöglicht Verbesserungen und maximiert die Vorteile der E-Rechnung. Trotz des Aufwands ist die Implementierung lohnenswert, da sie Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und verbesserte Geschäftsprozesse bietet.

Stärken

Die elektronische Rechnungslegung bietet sowohl für den Aussteller als auch für den Empfänger eine große Anzahl von Vorteilen. Dies ist auch der Grund, warum die digitale Rechnung sowohl national als auch auf EU-Ebene kontinuierlich gefördert und vereinfacht wird.

Administrativer Aufwand

Klassische Papierrechnungen müssen Sie drucken, sortieren und verwalten. Im Gegensatz dazu können Sie E-Rechnungen schnell erstellen, verschicken und verbuchen. Der Aufwand, welcher mit der Erstellung, Übermittlung und Bearbeitung in Verbindung steht, ist hierbei wesentlich geringer als bei Papierrechnungen, wobei auch eine vollkommene Automatisierung des Geschäftsprozesses möglich ist.

Zudem können Sie elektronische Rechnungen mit nur wenigen Klicks finden. Das reduziert Recherchearbeit und ermöglicht eine unkomplizierte Weiterleitung der notwendigen Informationen.

Handhabung der E-Rechnung

Um eine digitale Rechnung zu erstellen, benötigen Sie keinerlei IT-Spezialkenntnisse. Die Erstellung der Rechnung erfolgt in der Regel in einer eigenen Software, die sich individueller Templates bedient.

Die Vorlagen können Sie hierbei durch Textbausteine, Steuersätze, Preise oder Produktkategorien anpassen und mit dem Corporate Design des Unternehmens versehen. Zudem beinhalten viele Programme Features zur Validierung der Rechnung, sodass Sie Fehlerquoten dauerhaft senken können.

Sicherheit E-Rechnung

Unternehmen stehen in der Pflicht, Rechnungen für etwaige Prüfungen durch die Behörden für 10 Jahre aufzubewahren. Die Archivierung klassischer Papierrechnungen nimmt sehr viel Platz in Anspruch, wobei die Ordner unterschiedlichen Gefahren ausgesetzt sind. So kann ein Wasserschaden, ein Brand oder UV-Licht die wertvollen Daten einfach zerstören. Zusätzlich besteht die Gefahr, dass sich unbefugte Zugang zu den Rechnungen verschaffen und diese korrumpieren.

Im Gegensatz dazu speichern Sie elektronische Rechnungen auf der Festplatte. Dank Einsatz smarter Technologien können Sie die wertvollen Daten regelmäßig intern archivieren oder auch in die Cloud übertragen. Eine durchdachte Rollen- und Rechteverwaltung garantiert hierbei, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Rechnungen haben. Das verbessert die Datensicherheit und beschleunigt behördliche Prüfungen.

Porto- und Papierkosten

Rechnungen, die Sie über die Post versenden, kosten Zeit und Geld. So müssen Sie jede Papierrechnung drucken, kuvertieren und frankieren. Experten gehen davon aus, dass die Kosten dieses Prozesses allein innerhalb der EU jedes Jahr mehrere Milliarden Euro mit sich bringen.

Der Einsatz von E-Rechnungen macht Drucker, Kuverts und auch den mühsamen Gang zu Post obsolet. Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und gibt Ihren Mitarbeitern mehr Zeit, sich um andere wichtige Aufgaben zu kümmern.

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Zahlungsfristen der E-Rechnung

Zahlungsfristen werden prinzipiell bei Erhalt der Rechnung wirksam. Da Sie elektronische Rechnungen schneller zustellen können, kommt es auch rascher zu einem Zahlungseingang. Dies hat positive Auswirkungen auf die liquiden Mittel und die Geschäftskonten von Unternehmen.

Zusätzlich können Sie die verbesserte Liquidität nutzen, um eingehende Rechnungen mit Skonto zu begleichen oder um Zinsbelastungen zu senken.

Flexibilität

Sie müssen elektronische Rechnungen seit dem Jahr 2011 nicht mehr mit einer elektronischen Signatur versehen und auch sonst gelten nur wenige Einschränkungen. So können Sie E-Rechnungen einfach als XML-Datei versenden, wodurch Sie eine flexible Weiterverarbeitung sicherstellen. Der Wegfall der manuellen Erfassung führt hierbei zu kürzeren Bearbeitungszeiten und mehr Effizienz.

Schwächen der E-Rechnung

Kein System ist perfekt und das gilt auch für die E-Rechnung. Daher weist die moderne Art der Rechnungslegung trotz unzähliger Vorteile dennoch einige Schwächen auf, die es zu beachten gilt.

Rechnungszugang

Um nachzuweisen, dass die Rechnung auch tatsächlich dem Empfänger zugestellt wurde, müssen sich Unternehmen rechtlich absichern. Dies kann beispielsweise über einen Nachweis der Zustellung erfolgen. Zudem muss der Absender dafür sorgen, dass die digitale Rechnung unversehrt und lesbar beim Empfänger ankommt.

Rechtliche Vorgaben

Jede E-Rechnung muss die bestehenden gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dabei stehen Unternehmen in der Pflicht, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren und einen verlässlichen Prüfpfad zu entwickeln. Durch dieses Vorgehen können Sie die Echtheit der Rechnungsherkunft gewährleisten.

Zudem muss das Verfahren belegen, dass die digitale Rechnung auch der Leistung entspricht und dass es einen Bezug zwischen diesen beiden Größen gibt.

Einverständniserklärung

Kunden und Geschäftspartner müssen der Nutzung digitaler Rechnungen zustimmen. Die Einverständniserklärung kann sowohl schriftlich erfolgen als auch durch die Bezahlung einer Rechnung, die über E-Mail eingegangen ist.

E-Rechnung: Fazit

Die E-Rechnung ist eine moderne, praktische und effiziente Art der Rechnungslegung. Geschickt eingesetzt und durch passende Softwarelösungen unterstützt, führt der Einsatz der digitalen Rechnung zu Kostenvorteilen, erhöhter Flexibilität und zu mehr Datensicherheit.

All diese Vorteile helfen Unternehmen dabei, Abläufe effizienter zu gestalten und die eigene Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu steigern. Schlussendlich hat die E-Rechnung jedoch auch ökonomische Vorteile, da der Papierverbrauch nachhaltig sinkt und Sie dadurch natürliche Ressourcen schonen.

Weitere Informationen

FAQ

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (kurz für: Elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegt und in diesem Format digital übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet werden kann.

Warum E-Rechnungen?

E-Rechnungen bergen viele Vorteile, wie z. B. Kostensenkung durch den Entfall von Porto, Druckertinte und Papier. Der administrative Aufwand wird ebenfalls gesenkt sowie die Sicherheit Ihrer Rechnungen durch effektivere Archivierung.

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Eine E-Rechnung unterscheidet sich inhaltlich und optisch von einer Rechnung auf Papier, da sie etwa im XML-Format übermittelt wird. Die bestehenden gesetzlichen Vorgaben einer Papierrechnung müssen von einer E-Rechnung genauso erfüllt werden.

Wann muss eine E-Rechnung bezahlt werden?

Wie auch bei einer Papierrechnung wird auch bei E-Rechnungen die Zahlungsfrist grundsätzlich bei Erhalt der Rechnung wirksam.

Alex Wiefel

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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