E-Rechnung
Inhaltsverzeichnis
Kleine und mittelständische Unternehmen setzen hingegen vielfach nach wie vor auf die traditionelle Art der Rechnungslegung. Dabei schonen elektronische Rechnungen nicht nur Ressourcen, sondern vereinfachen auch den administrativen Aufwand innerhalb des Unternehmens. Doch was charakterisiert eine E-Rechnung, worin liegen die Besonderheiten der digitalen Forderung und welche Stärken und Schwächen hat die moderne Art der Rechnungslegung?
Was ist eine E-Rechnung?
Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) werden digital ausgestellt und dem Empfänger auch auf diesem Wege zugestellt. Dabei muss die E-Rechnung alle gesetzlichen Bestandteile aufweisen und in einem strukturierten Format an den Empfänger übermittelt werden. Eine Rechnung, die als PDF übermittelt wird, ist streng genommen somit keine elektronische Rechnung, da dieses Format einen der größten Vorteile der E-Rechnung nicht unterstützt.
So lassen sich strukturierte Rechnungen, wie beispielsweise Rechnungen im XML-Format, einfach weiterverarbeiten und in das bestehende Buchhaltungssystem übernehmen. Dieses Vorgehen verkürzt die Bearbeitungs- und Durchlaufzeit, wobei bestimmte Softwaresysteme die Angebots- und Rechnungslegung sogar automatisch abwickeln können.
Rechtliche Vorgaben
E-Rechnungen sind nicht formfrei und müssen alle Bestandteile enthalten, die im § 14 des Umsatzsteuergesetzes definiert sind. So muss der Adressat dem Empfang der elektronischen Rechnung beispielsweise zustimmen, wobei die Rechnung alle Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug aufweisen muss.
Zusätzlich muss der Absender sicherstellen, dass die digitale Rechnung unversehrt und lesbar beim Empfänger ankommt. Um die Unversehrtheit der Rechnung zu garantieren, kommen vielfach Signaturen zum Einsatz. Die Leserlichkeit wird wiederum durch gängige Formate garantiert, die unabhängig vom verwendeten Endsystem geöffnet werden können. Analog zur Papierrechnung muss eine E-Rechnung ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Funktionsweise
Eine E-Rechnung wird elektronisch, innerhalb eines dafür vorgesehenen Softwaresystems erstellt. Anschließend wird die Rechnung über E-Mail oder über eine andere Schnittstelle elektronisch an den Empfänger übertragen. Dies verhindert Medienbrüche und fördert einen unkomplizierten Datenfluss. Im B2B-Bereich können die Rechnungsdaten so automatisch in das Buchhaltungssystem übernommen werden.
Fehleranfällige manuelle Eingaben entfallen, wodurch die Rechnung wesentlich schneller mit dem Auftrag abgeglichen und bearbeitet werden kann. Zusätzlich ermöglicht die E-Rechnung automatisierte Auswertungen und die Erstellung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen in Echtzeit.
Umlaufzeiten von Rechnungen
Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Umstellung auf die E-Rechnung. Neben signifikanten Kosteneinsparungen verringern sich beispielsweise auch die Umlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur schlussendlichen Zahlung um durchschnittlich zwei Tage.
Das führt zu einer gesteigerten Liquidität und verbessert gleichzeitig die Transparenz innerhalb des Unternehmens. Zudem lassen sich durch den Einsatz der E-Rechnung Übertragungsfehler vermeiden, Skonti treffsicher ausnützen und Rechnungsdetails einfach und unabhängig vom verwendeten Endgerät prüfen.
Implementierung von E-Rechnungen
Die Implementierung der E-Rechnung erfordert eine sorgfältige Planung, Auswahl des geeigneten Standards, Anpassung interner Prozesse, Kommunikation mit Geschäftspartnern, Sicherheitsmaßnahmen und regelmäßige Überwachung. Eine umfassende Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse ist der Ausgangspunkt, gefolgt von der Auswahl des passenden E-Rechnungsstandards wie XRechnung oder ZUGFeRD. Die Integration einer E-Invoicing-Software, die nahtlos in die vorhandenen Systeme integriert werden kann, ist entscheidend. Die Anpassung interner Prozesse und die Schulung der Mitarbeiter gewährleisten einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnung. Die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden ist wichtig, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Es müssen angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert werden, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Eine kontinuierliche Überwachung und Bewertung des Implementierungsprozesses ermöglicht Verbesserungen und maximiert die Vorteile der E-Rechnung. Trotz des Aufwands ist die Implementierung lohnenswert, da sie Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und verbesserte Geschäftsprozesse bietet.
Stärken
Die elektronische Rechnungslegung bietet sowohl für den Aussteller als auch für den Empfänger eine große Anzahl von Vorteilen. Dies ist auch der Grund, warum die digitale Rechnung sowohl national als auch auf EU-Ebene kontinuierlich gefördert und vereinfacht wird.
Administrativer Aufwand
Klassische Papierrechnungen müssen gedruckt, sortiert und verwaltet werden. Im Gegensatz dazu lassen sich E-Rechnungen schnell erstellen, verschicken und verbuchen. Der Aufwand, welcher mit der Erstellung, Übermittlung und Bearbeitung in Verbindung steht, ist hierbei wesentlich geringer als bei Papierrechnungen, wobei auch eine vollkommene Automatisierung des Geschäftsprozesses möglich ist.
Zudem lassen sich elektronische Rechnungen mit nur wenigen Klicks finden. Das reduziert Recherchearbeit und ermöglicht eine unkomplizierte Weiterleitung der notwendigen Informationen.
Handhabung
Um eine digitale Rechnung zu erstellen, werden keinerlei IT-Spezialkenntnis benötigt. Die Erstellung der Rechnung erfolgt in der Regel in einer eigenen Software, die sich individueller Templates bedient.
Die Vorlagen lassen sich hierbei durch Textbausteine, Steuersätze, Preise oder Produktkategorien anpassen und mit dem Corporate Design des Unternehmens versehen. Zudem beinhalten viele Programme Features zur Validierung der Rechnung, sodass Fehlerquoten dauerhaft gesenkt werden können.
Sicherheit E-Rechnung
Unternehmen stehen in der Pflicht, Rechnungen für etwaige Prüfungen durch die Behörden für 10 Jahre aufzubewahren. Die Archivierung klassischer Papierrechnungen nimmt sehr viel Platz in Anspruch, wobei die Ordner unterschiedlichen Gefahren ausgesetzt sind. So können die wertvollen Daten durch einen Wasserschaden, einen Brand oder durch UV-Licht einfach zerstört werden. Zusätzlich besteht die Gefahr, dass sich unbefugte Zugang zu den Rechnungen verschaffen und diese korrumpieren.
Im Gegensatz dazu werden elektronische Rechnungen auf der Festplatte gespeichert. Dank Einsatz smarter Technologien können die wertvollen Daten regelmäßig intern archiviert oder auch in die Cloud übertragen werden. Eine durchdachte Rollen- und Rechteverwaltung garantiert hierbei, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Rechnungen haben. Das verbessert die Datensicherheit und beschleunigt behördliche Prüfungen.
Porto- und Papierkosten
Rechnungen, die über die Post versendet werden, kosten Zeit und Geld. So muss jede Papierrechnung gedruckt, kuvertiert und frankiert werden. Experten gehen davon aus, dass die Kosten dieses Prozesses allein innerhalb der EU jedes Jahr mehrere Milliarden Euro mit sich bringen.
Der Einsatz von E-Rechnungen macht Drucker, Kuverts und auch den mühsamen Gang zu Post obsolet. Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und gibt Mitarbeitern mehr Zeit, sich um andere wichtige Aufgaben zu kümmern.
Zahlungsfristen
Zahlungsfristen werden prinzipiell bei Erhalt der Rechnung wirksam. Da elektronische Rechnungen schneller zugestellt werden, kommt es auch rascher zu einem Zahlungseingang. Dies hat positive Auswirkungen auf die liquiden Mittel und die Geschäftskonten von Unternehmen.
Zusätzlich kann die verbesserte Liquidität genutzt werden, um eingehende Rechnungen mit Skonto zu begleichen oder um Zinsbelastungen zu senken.
Flexibilität
Elektronische Rechnungen müssen seit dem Jahr 2011 nicht mehr mit einer elektronischen Signatur versehen werden und auch sonst gelten nur wenige Einschränkungen. So lassen sich E-Rechnungen einfach als XML-Datei versenden, wodurch eine flexible Weiterverarbeitung sichergestellt ist. Der Wegfall der manuellen Erfassung führt hierbei zu kürzeren Bearbeitungszeiten und mehr Effizienz.
Schwächen
Kein System ist perfekt und das gilt auch für die E-Rechnung. Daher weist die moderne Art der Rechnungslegung trotz unzähliger Vorteile dennoch einige Schwächen auf, die es zu beachten gilt.
Rechnungszugang
Um nachzuweisen, dass die Rechnung auch tatsächlich dem Empfänger zugestellt wurde, müssen sich Unternehmen rechtlich absichern. Dies kann beispielsweise über einen Nachweis der Zustellung erfolgen. Zudem muss der Absender dafür sorgen, dass die digitale Rechnung unversehrt und lesbar beim Empfänger ankommt.
Rechtliche Vorgaben
Jede E-Rechnung muss die bestehenden gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dabei stehen Unternehmen in der Pflicht, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren und einen verlässlichen Prüfpfad zu entwickeln. Durch dieses Vorgehen soll die Echtheit der Rechnungsherkunft gewährleistet werden.
Zudem muss das Verfahren belegen, dass die digitale Rechnung auch der Leistung entspricht und dass es einen Bezug zwischen diesen beiden Größen gibt.
Einverständniserklärung
Kunden und Geschäftspartner müssen der Nutzung digitaler Rechnungen zustimmen. Die Einverständniserklärung kann sowohl schriftlich erfolgen als auch durch die Bezahlung einer Rechnung, die über E-Mail eingegangen ist.
Fazit
Die E-Rechnung ist eine moderne, praktische und effiziente Art der Rechnungslegung. Geschickt eingesetzt und durch passende Softwarelösungen unterstützt, führt der Einsatz der digitalen Rechnung zu Kostenvorteilen, erhöhter Flexibilität und zu mehr Datensicherheit.
All diese Vorteile helfen Unternehmen dabei, Abläufe effizienter zu gestalten und die eigene Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu steigern. Schlussendlich hat die E-Rechnung jedoch auch ökonomische Vorteile, da der Papierverbrauch nachhaltig gesenkt wird, wodurch weniger Bäume gefällt werden müssen.
FAQ
- Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (kurz für: Elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einer frei wählbaren digitalen Form vorliegt. Bekannte Formatbeispiele sind eingescannte Papierrechnungen oder eine PDF.
- Warum E-Rechnungen?
E-Rechnungen bergen viele Vorteile, wie z. B. Kostensenkung durch den Entfall von Porto, Druckertinte und Papier. Der administrative Aufwand wird ebenfalls gesenkt sowie die Sicherheit Ihrer Rechnungen durch effektivere Archivierung.
- Wie sieht eine E-Rechnung aus?
Eine E-Rechnung unterscheidet sich inhaltlich und optisch nicht von einer Rechnung auf Papier. Die bestehenden gesetzlichen Vorgaben einer Papierrechnung müssen von einer E-Rechnung genauso erfüllt werden.
- Wann muss eine E-Rechnung bezahlt werden?
Wie auch bei einer Papierrechnung wird auch bei E-Rechnungen die Zahlungsfrist grundsätzlich bei Erhalt der Rechnung wirksam.
