Jeremia Girke
 - 11. Juli 2019

E-Rechnung

Elektronische Rechnungen sind klassischen Papierrechnungen schon seit dem Jahr 2011 rechtlich gleichgestellt. Der entscheidende Durchbruch ist der smarten E-Rechnung trotz zahlreicher Vorteile dennoch bis dato nicht gelungen. So nutzen heutzutage besonders große Unternehmen und internationale Konzerne das volle Potenzial der digitalen Rechnung.

Kleine und mittelst├Ąndische Unternehmen setzen hingegen vielfach nach wie vor auf die traditionelle Art der Rechnungslegung. Dabei schonen elektronische Rechnungen nicht nur Ressourcen, sondern vereinfachen auch den administrativen Aufwand innerhalb des Unternehmens. Doch was charakterisiert eine E-Rechnung, worin liegen die Besonderheiten der digitalen Forderung und welche St├Ąrken und Schw├Ąchen hat die moderne Art der Rechnungslegung?

E-Rechnung im ├ťberblick

Elektronische Rechnungen werden digital ausgestellt und dem Empf├Ąnger auch auf diesem Wege zugestellt. Dabei muss die E-Rechnung alle gesetzlichen Bestandteile aufweisen und in einem strukturierten Format an den Empf├Ąnger ├╝bermittelt werden. Eine Rechnung, die als PDF ├╝bermittelt wird, ist streng genommen somit keine elektronische Rechnung, da dieses Format einen der gr├Â├čten Vorteile der E-Rechnung nicht unterst├╝tzt.

So lassen sich strukturierte Rechnungen, wie beispielsweise Rechnungen im XML-Format, einfach weiterverarbeiten und in das bestehende Buchhaltungssystem ├╝bernehmen. Dieses Vorgehen verk├╝rzt die Bearbeitungs- und Durchlaufzeit, wobei bestimmte Softwaresysteme die Angebots- und Rechnungslegung sogar automatisch abwickeln k├Ânnen.

Rechtliche Vorgaben

E-Rechnungen sind nicht formfrei und m├╝ssen alle Bestandteile enthalten, die im ┬ž 14 des Umsatzsteuergesetzes definiert sind. So muss der Adressat dem Empfang der elektronischen Rechnung beispielsweise zustimmen, wobei die Rechnung alle Pflichtangaben f├╝r den Umsatzsteuerabzug aufweisen muss.

Zus├Ątzlich muss der Absender sicherstellen, dass die digitale Rechnung unversehrt und lesbar beim Empf├Ąnger ankommt. Um die Unversehrtheit der Rechnung zu garantieren, kommen vielfach Signaturen zum Einsatz. Die Leserlichkeit wird wiederum durch g├Ąngige Formate garantiert, die unabh├Ąngig vom verwendeten Endsystem ge├Âffnet werden k├Ânnen. Analog zur Papierrechnung muss eine E-Rechnung ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Funktionsweise

Eine E-Rechnung wird elektronisch, innerhalb eines daf├╝r vorgesehenen Softwaresystems erstellt. Anschlie├čend wird die Rechnung ├╝ber E-Mail oder ├╝ber eine andere Schnittstelle elektronisch an den Empf├Ąnger ├╝bertragen. Dies verhindert Medienbr├╝che und f├Ârdert einen unkomplizierten Datenfluss. Im B2B-Bereich k├Ânnen die Rechnungsdaten so automatisch in das Buchhaltungssystem ├╝bernommen werden.

Fehleranf├Ąllige manuelle Eingaben entfallen, wodurch die Rechnung wesentlich schneller mit dem Auftrag abgeglichen und bearbeitet werden kann. Zus├Ątzlich erm├Âglicht die E-Rechnung automatisierte Auswertungen und die Erstellung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen in Echtzeit.

Umlaufzeiten von Rechnungen

Besonders kleine und mittelst├Ąndische Unternehmen profitieren von der Umstellung auf die E-Rechnung. Neben signifikanten Kosteneinsparungen verringern sich beispielsweise auch die Umlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur schlussendlichen Zahlung um durchschnittlich zwei Tage.

Das f├╝hrt zu einer gesteigerten Liquidit├Ąt und verbessert gleichzeitig die Transparenz innerhalb des Unternehmens. Zudem lassen sich durch den Einsatz der E-Rechnung ├ťbertragungsfehler vermeiden, Skonti treffsicher ausn├╝tzen und Rechnungsdetails einfach und unabh├Ąngig vom verwendeten Endger├Ąt pr├╝fen.

St├Ąrken

Die elektronische Rechnungslegung bietet sowohl f├╝r den Aussteller als auch f├╝r den Empf├Ąnger eine gro├če Anzahl von Vorteilen. Dies ist auch der Grund, warum die digitale Rechnung sowohl national als auch auf EU-Ebene kontinuierlich gef├Ârdert und vereinfacht wird.

Administrativer Aufwand

Klassische Papierrechnungen m├╝ssen gedruckt, sortiert und verwaltet werden. Im Gegensatz dazu lassen sich E-Rechnungen schnell erstellen, verschicken und verbuchen. Der Aufwand, welcher mit der Erstellung, ├ťbermittlung und Bearbeitung in Verbindung steht, ist hierbei wesentlich geringer als bei Papierrechnungen, wobei auch eine vollkommene Automatisierung des Gesch├Ąftsprozesses m├Âglich ist.

Zudem lassen sich elektronische Rechnungen mit nur wenigen Klicks finden. Das reduziert Recherchearbeit und erm├Âglicht eine unkomplizierte Weiterleitung der notwendigen Informationen.

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Handhabung

Um eine digitale Rechnung zu erstellen, werden keinerlei IT-Spezialkenntnis ben├Âtigt. Die Erstellung der Rechnung erfolgt in der Regel in einer eigenen Software, die sich individueller Templates bedient.

Die Vorlagen lassen sich hierbei durch Textbausteine, Steuers├Ątze, Preise oder Produktkategorien anpassen und mit dem Corporate Design des Unternehmens versehen. Zudem beinhalten viele Programme Features zur Validierung der Rechnung, sodass Fehlerquoten dauerhaft gesenkt werden k├Ânnen.

Sicherheit E-Rechnung

Unternehmen stehen in der Pflicht, Rechnungen f├╝r etwaige Pr├╝fungen durch die Beh├Ârden f├╝r 10 Jahre aufzubewahren. Die Archivierung klassischer Papierrechnungen nimmt sehr viel Platz in Anspruch, wobei die Ordner unterschiedlichen Gefahren ausgesetzt sind. So k├Ânnen die wertvollen Daten durch einen Wasserschaden, einen Brand oder durch UV-Licht einfach zerst├Ârt werden. Zus├Ątzlich besteht die Gefahr, dass sich unbefugte Zugang zu den Rechnungen verschaffen und diese korrumpieren.

Im Gegensatz dazu werden elektronische Rechnungen auf der Festplatte gespeichert. Dank Einsatz smarter Technologien k├Ânnen die wertvollen Daten regelm├Ą├čig intern archiviert oder auch in die Cloud ├╝bertragen werden. Eine durchdachte Rollen- und Rechteverwaltung garantiert hierbei, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Rechnungen haben. Das verbessert die Datensicherheit und beschleunigt beh├Ârdliche Pr├╝fungen.

e-rechnung

Porto- und Papierkosten

Rechnungen, die ├╝ber die Post versendet werden, kosten Zeit und Geld. So muss jede Papierrechnung gedruckt, kuvertiert und frankiert werden. Experten gehen davon aus, dass die Kosten dieses Prozesses allein innerhalb der EU jedes Jahr mehrere Milliarden Euro mit sich bringen.

Der Einsatz von E-Rechnungen macht Drucker, Kuverts und auch den m├╝hsamen Gang zu Post obsolet. Dies f├╝hrt zu erheblichen Kosteneinsparungen und gibt Mitarbeitern mehr Zeit, sich um andere wichtige Aufgaben zu k├╝mmern.

Zahlungsfristen

Zahlungsfristen werden prinzipiell bei Erhalt der Rechnung wirksam. Da elektronische Rechnungen schneller zugestellt werden, kommt es auch rascher zu einem Zahlungseingang. Dies hat positive Auswirkungen auf die liquiden Mittel und die Gesch├Ąftskonten von Unternehmen.

Zus├Ątzlich kann die verbesserte Liquidit├Ąt genutzt werden, um eingehende Rechnungen mit Skonto zu begleichen oder um Zinsbelastungen zu senken.

Flexibilit├Ąt

Elektronische Rechnungen m├╝ssen seit dem Jahr 2011 nicht mehr mit einer elektronischen Signatur versehen werden und auch sonst gelten nur wenige Einschr├Ąnkungen. So lassen sich E-Rechnungen einfach als XML-Datei versenden, wodurch eine flexible Weiterverarbeitung sichergestellt ist. Der Wegfall der manuellen Erfassung f├╝hrt hierbei zu k├╝rzeren Bearbeitungszeiten und mehr Effizienz.

Schw├Ąchen

Kein System ist perfekt und das gilt auch f├╝r die E-Rechnung. Daher weist die moderne Art der Rechnungslegung trotz unz├Ąhliger Vorteile dennoch einige Schw├Ąchen auf, die es zu beachten gilt.

Rechnungszugang

Um nachzuweisen, dass die Rechnung auch tats├Ąchlich dem Empf├Ąnger zugestellt wurde, m├╝ssen sich Unternehmen rechtlich absichern. Dies kann beispielsweise ├╝ber einen Nachweis der Zustellung erfolgen. Zudem muss der Absender daf├╝r sorgen, dass die digitale Rechnung unversehrt und lesbar beim Empf├Ąnger ankommt.

Rechtliche Vorgaben

Jede E-Rechnung muss die bestehenden gesetzlichen Anforderungen erf├╝llen. Dabei stehen Unternehmen in der Pflicht, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren und einen verl├Ąsslichen Pr├╝fpfad zu entwickeln. Durch dieses Vorgehen soll die Echtheit der Rechnungsherkunft gew├Ąhrleistet werden.

Zudem muss das Verfahren belegen, dass die digitale Rechnung auch der Leistung entspricht und dass es einen Bezug zwischen diesen beiden Gr├Â├čen gibt.

Einverst├Ąndniserkl├Ąrung

Kunden und Gesch├Ąftspartner m├╝ssen der Nutzung digitaler Rechnungen zustimmen. Die Einverst├Ąndniserkl├Ąrung kann sowohl schriftlich erfolgen als auch durch die Bezahlung einer Rechnung, die ├╝ber E-Mail eingegangen ist.

Fazit

Die E-Rechnung ist eine moderne, praktische und effiziente Art der Rechnungslegung. Geschickt eingesetzt und durch passende Softwarel├Âsungen unterst├╝tzt, f├╝hrt der Einsatz der digitalen Rechnung zu Kostenvorteilen, erh├Âhter Flexibilit├Ąt und zu mehr Datensicherheit.

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All diese Vorteile helfen Unternehmen dabei, Abl├Ąufe effizienter zu gestalten und die eigene Wettbewerbsf├Ąhigkeit langfristig zu steigern. Schlussendlich hat die E-Rechnung jedoch auch ├Âkonomische Vorteile, da der Papierverbrauch nachhaltig gesenkt wird, wodurch weniger B├Ąume gef├Ąllt werden m├╝ssen.

FAQ

  • Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (kurz f├╝r: Elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einer frei w├Ąhlbaren digitalen Form vorliegt. Bekannte Formatbeispiele sind eingescannte Papierrechnungen oder eine PDF.

  • Warum E-Rechnungen?

E-Rechnungen bergen viele Vorteile, wie z. B. Kostensenkung durch den Entfall von Porto, Druckertinte und Papier. Der administrative Aufwand wird ebenfalls gesenkt sowie die Sicherheit Ihrer Rechnungen durch effektivere Archivierung.

  • Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Eine E-Rechnung unterscheidet sich inhaltlich und optisch nicht von einer Rechnung auf Papier. Die bestehenden gesetzlichen Vorgaben einer Papierrechnung m├╝ssen von einer E-Rechnung genauso erf├╝llt werden.

  • Wann muss eine E-Rechnung bezahlt werden?

Wie auch bei einer Papierrechnung wird auch bei E-Rechnungen die Zahlungsfrist grunds├Ątzlich bei Erhalt der Rechnung wirksam.

Jeremia Girke

Jeremia Girke

Seit 10 Jahren berate ich Unternehmen im Bereich Formulare und Outputmanagement im SAP und NON-SAP Umfeld. Profitieren Sie von meiner Erfahrung in Ihren Projekten.

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