Jeremia Girke
 - 11. Juli 2019

E-Rechnung

Elektronische Rechnungen sind klassischen Papierrechnungen schon seit dem Jahr 2011 rechtlich gleichgestellt. Der entscheidende Durchbruch ist der smarten E-Rechnung trotz zahlreicher Vorteile dennoch bis dato nicht gelungen. So nutzen heutzutage besonders große Unternehmen und internationale Konzerne das volle Potenzial der digitalen Rechnung.

Kleine und mittelständische Unternehmen setzen hingegen vielfach nach wie vor auf die traditionelle Art der Rechnungslegung. Dabei schonen elektronische Rechnungen nicht nur Ressourcen, sondern vereinfachen auch den administrativen Aufwand innerhalb des Unternehmens. Doch was charakterisiert eine E-Rechnung, worin liegen die Besonderheiten der digitalen Forderung und welche Stärken und Schwächen hat die moderne Art der Rechnungslegung?

Was ist eine E-Rechnung?

Elektronische Rechnungen werden digital ausgestellt und dem Empf√§nger auch auf diesem Wege zugestellt. Dabei muss die E-Rechnung alle gesetzlichen Bestandteile aufweisen und in einem strukturierten Format an den Empf√§nger √ľbermittelt werden. Eine Rechnung, die als PDF √ľbermittelt wird, ist streng genommen somit keine elektronische Rechnung, da dieses Format einen der gr√∂√üten Vorteile der E-Rechnung nicht unterst√ľtzt.

So lassen sich strukturierte Rechnungen, wie beispielsweise Rechnungen im XML-Format, einfach weiterverarbeiten und in das bestehende Buchhaltungssystem √ľbernehmen. Dieses Vorgehen verk√ľrzt die Bearbeitungs- und Durchlaufzeit, wobei bestimmte Softwaresysteme die Angebots- und Rechnungslegung sogar automatisch abwickeln k√∂nnen.

Rechtliche Vorgaben

E-Rechnungen sind nicht formfrei und m√ľssen alle Bestandteile enthalten, die im ¬ß 14 des Umsatzsteuergesetzes definiert sind. So muss der Adressat dem Empfang der elektronischen Rechnung beispielsweise zustimmen, wobei die Rechnung alle Pflichtangaben f√ľr den Umsatzsteuerabzug aufweisen muss.

Zusätzlich muss der Absender sicherstellen, dass die digitale Rechnung unversehrt und lesbar beim Empfänger ankommt. Um die Unversehrtheit der Rechnung zu garantieren, kommen vielfach Signaturen zum Einsatz. Die Leserlichkeit wird wiederum durch gängige Formate garantiert, die unabhängig vom verwendeten Endsystem geöffnet werden können. Analog zur Papierrechnung muss eine E-Rechnung ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Funktionsweise

Eine E-Rechnung wird elektronisch, innerhalb eines daf√ľr vorgesehenen Softwaresystems erstellt. Anschlie√üend wird die Rechnung √ľber E-Mail oder √ľber eine andere Schnittstelle elektronisch an den Empf√§nger √ľbertragen. Dies verhindert Medienbr√ľche und f√∂rdert einen unkomplizierten Datenfluss. Im B2B-Bereich k√∂nnen die Rechnungsdaten so automatisch in das Buchhaltungssystem √ľbernommen werden.

Fehleranfällige manuelle Eingaben entfallen, wodurch die Rechnung wesentlich schneller mit dem Auftrag abgeglichen und bearbeitet werden kann. Zusätzlich ermöglicht die E-Rechnung automatisierte Auswertungen und die Erstellung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen in Echtzeit.

Umlaufzeiten von Rechnungen

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Umstellung auf die E-Rechnung. Neben signifikanten Kosteneinsparungen verringern sich beispielsweise auch die Umlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur schlussendlichen Zahlung um durchschnittlich zwei Tage.

Das f√ľhrt zu einer gesteigerten Liquidit√§t und verbessert gleichzeitig die Transparenz innerhalb des Unternehmens. Zudem lassen sich durch den Einsatz der E-Rechnung √úbertragungsfehler vermeiden, Skonti treffsicher ausn√ľtzen und Rechnungsdetails einfach und unabh√§ngig vom verwendeten Endger√§t pr√ľfen.

Stärken

Die elektronische Rechnungslegung bietet sowohl f√ľr den Aussteller als auch f√ľr den Empf√§nger eine gro√üe Anzahl von Vorteilen. Dies ist auch der Grund, warum die digitale Rechnung sowohl national als auch auf EU-Ebene kontinuierlich gef√∂rdert und vereinfacht wird.

Administrativer Aufwand

Klassische Papierrechnungen m√ľssen gedruckt, sortiert und verwaltet werden. Im Gegensatz dazu lassen sich E-Rechnungen schnell erstellen, verschicken und verbuchen. Der Aufwand, welcher mit der Erstellung, √úbermittlung und Bearbeitung in Verbindung steht, ist hierbei wesentlich geringer als bei Papierrechnungen, wobei auch eine vollkommene Automatisierung des Gesch√§ftsprozesses m√∂glich ist.

Zudem lassen sich elektronische Rechnungen mit nur wenigen Klicks finden. Das reduziert Recherchearbeit und ermöglicht eine unkomplizierte Weiterleitung der notwendigen Informationen.

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Handhabung

Um eine digitale Rechnung zu erstellen, werden keinerlei IT-Spezialkenntnis benötigt. Die Erstellung der Rechnung erfolgt in der Regel in einer eigenen Software, die sich individueller Templates bedient.

Die Vorlagen lassen sich hierbei durch Textbausteine, Steuersätze, Preise oder Produktkategorien anpassen und mit dem Corporate Design des Unternehmens versehen. Zudem beinhalten viele Programme Features zur Validierung der Rechnung, sodass Fehlerquoten dauerhaft gesenkt werden können.

Sicherheit E-Rechnung

Unternehmen stehen in der Pflicht, Rechnungen f√ľr etwaige Pr√ľfungen durch die Beh√∂rden f√ľr 10 Jahre aufzubewahren. Die Archivierung klassischer Papierrechnungen nimmt sehr viel Platz in Anspruch, wobei die Ordner unterschiedlichen Gefahren ausgesetzt sind. So k√∂nnen die wertvollen Daten durch einen Wasserschaden, einen Brand oder durch UV-Licht einfach zerst√∂rt werden. Zus√§tzlich besteht die Gefahr, dass sich unbefugte Zugang zu den Rechnungen verschaffen und diese korrumpieren.

Im Gegensatz dazu werden elektronische Rechnungen auf der Festplatte gespeichert. Dank Einsatz smarter Technologien k√∂nnen die wertvollen Daten regelm√§√üig intern archiviert oder auch in die Cloud √ľbertragen werden. Eine durchdachte Rollen- und Rechteverwaltung garantiert hierbei, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Rechnungen haben. Das verbessert die Datensicherheit und beschleunigt beh√∂rdliche Pr√ľfungen.

e-rechnung

Porto- und Papierkosten

Rechnungen, die √ľber die Post versendet werden, kosten Zeit und Geld. So muss jede Papierrechnung gedruckt, kuvertiert und frankiert werden. Experten gehen davon aus, dass die Kosten dieses Prozesses allein innerhalb der EU jedes Jahr mehrere Milliarden Euro mit sich bringen.

Der Einsatz von E-Rechnungen macht Drucker, Kuverts und auch den m√ľhsamen Gang zu Post obsolet. Dies f√ľhrt zu erheblichen Kosteneinsparungen und gibt Mitarbeitern mehr Zeit, sich um andere wichtige Aufgaben zu k√ľmmern.

Zahlungsfristen

Zahlungsfristen werden prinzipiell bei Erhalt der Rechnung wirksam. Da elektronische Rechnungen schneller zugestellt werden, kommt es auch rascher zu einem Zahlungseingang. Dies hat positive Auswirkungen auf die liquiden Mittel und die Geschäftskonten von Unternehmen.

Zusätzlich kann die verbesserte Liquidität genutzt werden, um eingehende Rechnungen mit Skonto zu begleichen oder um Zinsbelastungen zu senken.

Flexibilität

Elektronische Rechnungen m√ľssen seit dem Jahr 2011 nicht mehr mit einer elektronischen Signatur versehen werden und auch sonst gelten nur wenige Einschr√§nkungen. So lassen sich E-Rechnungen einfach als XML-Datei versenden, wodurch eine flexible Weiterverarbeitung sichergestellt ist. Der Wegfall der manuellen Erfassung f√ľhrt hierbei zu k√ľrzeren Bearbeitungszeiten und mehr Effizienz.

Schwächen

Kein System ist perfekt und das gilt auch f√ľr die E-Rechnung. Daher weist die moderne Art der Rechnungslegung trotz unz√§hliger Vorteile dennoch einige Schw√§chen auf, die es zu beachten gilt.

Rechnungszugang

Um nachzuweisen, dass die Rechnung auch tats√§chlich dem Empf√§nger zugestellt wurde, m√ľssen sich Unternehmen rechtlich absichern. Dies kann beispielsweise √ľber einen Nachweis der Zustellung erfolgen. Zudem muss der Absender daf√ľr sorgen, dass die digitale Rechnung unversehrt und lesbar beim Empf√§nger ankommt.

Rechtliche Vorgaben

Jede E-Rechnung muss die bestehenden gesetzlichen Anforderungen erf√ľllen. Dabei stehen Unternehmen in der Pflicht, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren und einen verl√§sslichen Pr√ľfpfad zu entwickeln. Durch dieses Vorgehen soll die Echtheit der Rechnungsherkunft gew√§hrleistet werden.

Zudem muss das Verfahren belegen, dass die digitale Rechnung auch der Leistung entspricht und dass es einen Bezug zwischen diesen beiden Größen gibt.

Einverständniserklärung

Kunden und Gesch√§ftspartner m√ľssen der Nutzung digitaler Rechnungen zustimmen. Die Einverst√§ndniserkl√§rung kann sowohl schriftlich erfolgen als auch durch die Bezahlung einer Rechnung, die √ľber E-Mail eingegangen ist.

Fazit

Die E-Rechnung ist eine moderne, praktische und effiziente Art der Rechnungslegung. Geschickt eingesetzt und durch passende Softwarel√∂sungen unterst√ľtzt, f√ľhrt der Einsatz der digitalen Rechnung zu Kostenvorteilen, erh√∂hter Flexibilit√§t und zu mehr Datensicherheit.

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All diese Vorteile helfen Unternehmen dabei, Abl√§ufe effizienter zu gestalten und die eigene Wettbewerbsf√§higkeit langfristig zu steigern. Schlussendlich hat die E-Rechnung jedoch auch √∂konomische Vorteile, da der Papierverbrauch nachhaltig gesenkt wird, wodurch weniger B√§ume gef√§llt werden m√ľssen.

Jeremia Girke

Jeremia Girke

Seit 10 Jahren berate ich Unternehmen im Bereich Formulare und Outputmanagement im SAP und NON-SAP Umfeld.Profitieren Sie von meiner Erfahrung in Ihren Projekten.

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