E-Rechnung

Elektronische Rechnungen sind klassischen Papierrechnungen schon seit dem Jahr 2011 rechtlich gleichgestellt. Der entscheidende Durchbruch ist der smarten E-Rechnung trotz zahlreicher Vorteile dennoch bis dato nicht gelungen. So nutzen heutzutage besonders große Unternehmen und internationale Konzerne das volle Potenzial der digitalen Rechnung.

Kleine und mittelstÀndische Unternehmen setzen hingegen vielfach nach wie vor auf die traditionelle Art der Rechnungslegung. Dabei schonen elektronische Rechnungen nicht nur Ressourcen, sondern vereinfachen auch den administrativen Aufwand innerhalb des Unternehmens. Doch was charakterisiert eine E-Rechnung, worin liegen die Besonderheiten der digitalen Forderung und welche StÀrken und SchwÀchen hat die moderne Art der Rechnungslegung?

Was ist eine E-Rechnung?

Elektronische Rechnungen werden digital ausgestellt und dem EmpfĂ€nger auch auf diesem Wege zugestellt. Dabei muss die E-Rechnung alle gesetzlichen Bestandteile aufweisen und in einem strukturierten Format an den EmpfĂ€nger ĂŒbermittelt werden. Eine Rechnung, die als PDF ĂŒbermittelt wird, ist streng genommen somit keine elektronische Rechnung, da dieses Format einen der grĂ¶ĂŸten Vorteile der E-Rechnung nicht unterstĂŒtzt.

So lassen sich strukturierte Rechnungen, wie beispielsweise Rechnungen im XML-Format, einfach weiterverarbeiten und in das bestehende Buchhaltungssystem ĂŒbernehmen. Dieses Vorgehen verkĂŒrzt die Bearbeitungs- und Durchlaufzeit, wobei bestimmte Softwaresysteme die Angebots- und Rechnungslegung sogar automatisch abwickeln können.

Rechtliche Vorgaben

E-Rechnungen sind nicht formfrei und mĂŒssen alle Bestandteile enthalten, die im § 14 des Umsatzsteuergesetzes definiert sind. So muss der Adressat dem Empfang der elektronischen Rechnung beispielsweise zustimmen, wobei die Rechnung alle Pflichtangaben fĂŒr den Umsatzsteuerabzug aufweisen muss.

ZusÀtzlich muss der Absender sicherstellen, dass die digitale Rechnung unversehrt und lesbar beim EmpfÀnger ankommt. Um die Unversehrtheit der Rechnung zu garantieren, kommen vielfach Signaturen zum Einsatz. Die Leserlichkeit wird wiederum durch gÀngige Formate garantiert, die unabhÀngig vom verwendeten Endsystem geöffnet werden können. Analog zur Papierrechnung muss eine E-Rechnung ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Funktionsweise

Eine E-Rechnung wird elektronisch, innerhalb eines dafĂŒr vorgesehenen Softwaresystems erstellt. Anschließend wird die Rechnung ĂŒber E-Mail oder ĂŒber eine andere Schnittstelle elektronisch an den EmpfĂ€nger ĂŒbertragen. Dies verhindert MedienbrĂŒche und fördert einen unkomplizierten Datenfluss. Im B2B-Bereich können die Rechnungsdaten so automatisch in das Buchhaltungssystem ĂŒbernommen werden.

FehleranfÀllige manuelle Eingaben entfallen, wodurch die Rechnung wesentlich schneller mit dem Auftrag abgeglichen und bearbeitet werden kann. ZusÀtzlich ermöglicht die E-Rechnung automatisierte Auswertungen und die Erstellung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen in Echtzeit.

Umlaufzeiten von Rechnungen

Besonders kleine und mittelstÀndische Unternehmen profitieren von der Umstellung auf die E-Rechnung. Neben signifikanten Kosteneinsparungen verringern sich beispielsweise auch die Umlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur schlussendlichen Zahlung um durchschnittlich zwei Tage.

Das fĂŒhrt zu einer gesteigerten LiquiditĂ€t und verbessert gleichzeitig die Transparenz innerhalb des Unternehmens. Zudem lassen sich durch den Einsatz der E-Rechnung Übertragungsfehler vermeiden, Skonti treffsicher ausnĂŒtzen und Rechnungsdetails einfach und unabhĂ€ngig vom verwendeten EndgerĂ€t prĂŒfen.

StÀrken

Die elektronische Rechnungslegung bietet sowohl fĂŒr den Aussteller als auch fĂŒr den EmpfĂ€nger eine große Anzahl von Vorteilen. Dies ist auch der Grund, warum die digitale Rechnung sowohl national als auch auf EU-Ebene kontinuierlich gefördert und vereinfacht wird.

Administrativer Aufwand

Klassische Papierrechnungen mĂŒssen gedruckt, sortiert und verwaltet werden. Im Gegensatz dazu lassen sich E-Rechnungen schnell erstellen, verschicken und verbuchen. Der Aufwand, welcher mit der Erstellung, Übermittlung und Bearbeitung in Verbindung steht, ist hierbei wesentlich geringer als bei Papierrechnungen, wobei auch eine vollkommene Automatisierung des GeschĂ€ftsprozesses möglich ist.

Zudem lassen sich elektronische Rechnungen mit nur wenigen Klicks finden. Das reduziert Recherchearbeit und ermöglicht eine unkomplizierte Weiterleitung der notwendigen Informationen.

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Handhabung

Um eine digitale Rechnung zu erstellen, werden keinerlei IT-Spezialkenntnis benötigt. Die Erstellung der Rechnung erfolgt in der Regel in einer eigenen Software, die sich individueller Templates bedient.

Die Vorlagen lassen sich hierbei durch Textbausteine, SteuersÀtze, Preise oder Produktkategorien anpassen und mit dem Corporate Design des Unternehmens versehen. Zudem beinhalten viele Programme Features zur Validierung der Rechnung, sodass Fehlerquoten dauerhaft gesenkt werden können.

Sicherheit E-Rechnung

Unternehmen stehen in der Pflicht, Rechnungen fĂŒr etwaige PrĂŒfungen durch die Behörden fĂŒr 10 Jahre aufzubewahren. Die Archivierung klassischer Papierrechnungen nimmt sehr viel Platz in Anspruch, wobei die Ordner unterschiedlichen Gefahren ausgesetzt sind. So können die wertvollen Daten durch einen Wasserschaden, einen Brand oder durch UV-Licht einfach zerstört werden. ZusĂ€tzlich besteht die Gefahr, dass sich unbefugte Zugang zu den Rechnungen verschaffen und diese korrumpieren.

Im Gegensatz dazu werden elektronische Rechnungen auf der Festplatte gespeichert. Dank Einsatz smarter Technologien können die wertvollen Daten regelmĂ€ĂŸig intern archiviert oder auch in die Cloud ĂŒbertragen werden. Eine durchdachte Rollen- und Rechteverwaltung garantiert hierbei, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Rechnungen haben. Das verbessert die Datensicherheit und beschleunigt behördliche PrĂŒfungen.

e-rechnung

Porto- und Papierkosten

Rechnungen, die ĂŒber die Post versendet werden, kosten Zeit und Geld. So muss jede Papierrechnung gedruckt, kuvertiert und frankiert werden. Experten gehen davon aus, dass die Kosten dieses Prozesses allein innerhalb der EU jedes Jahr mehrere Milliarden Euro mit sich bringen.

Der Einsatz von E-Rechnungen macht Drucker, Kuverts und auch den mĂŒhsamen Gang zu Post obsolet. Dies fĂŒhrt zu erheblichen Kosteneinsparungen und gibt Mitarbeitern mehr Zeit, sich um andere wichtige Aufgaben zu kĂŒmmern.

Zahlungsfristen

Zahlungsfristen werden prinzipiell bei Erhalt der Rechnung wirksam. Da elektronische Rechnungen schneller zugestellt werden, kommt es auch rascher zu einem Zahlungseingang. Dies hat positive Auswirkungen auf die liquiden Mittel und die GeschÀftskonten von Unternehmen.

ZusÀtzlich kann die verbesserte LiquiditÀt genutzt werden, um eingehende Rechnungen mit Skonto zu begleichen oder um Zinsbelastungen zu senken.

FlexibilitÀt

Elektronische Rechnungen mĂŒssen seit dem Jahr 2011 nicht mehr mit einer elektronischen Signatur versehen werden und auch sonst gelten nur wenige EinschrĂ€nkungen. So lassen sich E-Rechnungen einfach als XML-Datei versenden, wodurch eine flexible Weiterverarbeitung sichergestellt ist. Der Wegfall der manuellen Erfassung fĂŒhrt hierbei zu kĂŒrzeren Bearbeitungszeiten und mehr Effizienz.

SchwÀchen

Kein System ist perfekt und das gilt auch fĂŒr die E-Rechnung. Daher weist die moderne Art der Rechnungslegung trotz unzĂ€hliger Vorteile dennoch einige SchwĂ€chen auf, die es zu beachten gilt.

Rechnungszugang

Um nachzuweisen, dass die Rechnung auch tatsĂ€chlich dem EmpfĂ€nger zugestellt wurde, mĂŒssen sich Unternehmen rechtlich absichern. Dies kann beispielsweise ĂŒber einen Nachweis der Zustellung erfolgen. Zudem muss der Absender dafĂŒr sorgen, dass die digitale Rechnung unversehrt und lesbar beim EmpfĂ€nger ankommt.

Rechtliche Vorgaben

Jede E-Rechnung muss die bestehenden gesetzlichen Anforderungen erfĂŒllen. Dabei stehen Unternehmen in der Pflicht, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren und einen verlĂ€sslichen PrĂŒfpfad zu entwickeln. Durch dieses Vorgehen soll die Echtheit der Rechnungsherkunft gewĂ€hrleistet werden.

Zudem muss das Verfahren belegen, dass die digitale Rechnung auch der Leistung entspricht und dass es einen Bezug zwischen diesen beiden GrĂ¶ĂŸen gibt.

EinverstÀndniserklÀrung

Kunden und GeschĂ€ftspartner mĂŒssen der Nutzung digitaler Rechnungen zustimmen. Die EinverstĂ€ndniserklĂ€rung kann sowohl schriftlich erfolgen als auch durch die Bezahlung einer Rechnung, die ĂŒber E-Mail eingegangen ist.

Fazit

Die E-Rechnung ist eine moderne, praktische und effiziente Art der Rechnungslegung. Geschickt eingesetzt und durch passende Softwarelösungen unterstĂŒtzt, fĂŒhrt der Einsatz der digitalen Rechnung zu Kostenvorteilen, erhöhter FlexibilitĂ€t und zu mehr Datensicherheit.

E-Rechnung

Rechnungsausgang

Problemstellung

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All diese Vorteile helfen Unternehmen dabei, AblĂ€ufe effizienter zu gestalten und die eigene WettbewerbsfĂ€higkeit langfristig zu steigern. Schlussendlich hat die E-Rechnung jedoch auch ökonomische Vorteile, da der Papierverbrauch nachhaltig gesenkt wird, wodurch weniger BĂ€ume gefĂ€llt werden mĂŒssen.


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