Alex Wiefel
19. Januar 2024

SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC)

E-Rechnungen sind praktisch und dienen einem schnellen Austausch von Rechnungsinformationen auf dem elektronischen Weg. Sie bringen aber auch vielfältige Anforderungen an die Compliance mit sich. SAP bietet mit Document and Reporting Compliance eine Lösung an, mit der sich alle Aufgaben rund um das E-Invoicing mit geringerem Aufwand und einer höheren rechtlichen Sicherheit bewältigen lassen sollen.

Was ist SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC)?

Mit SAP Document and Reporting Compliance ist eine Lösung verfügbar, mit der Unternehmen ihre Anforderungen erfüllen können, wie sie sich zum Beispiel durch die Einführung der E-Rechnung ergeben haben. Unternehmen können damit ihre elektronischen Rechnungen erstellen, verarbeiten und überwachen. Und das Produkt soll bei der Einhaltung der verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen helfen. Wichtig ist dabei, dass sich DRC nicht nur auf Rechnungen, sondern auf geschäftliche Dokumente in elektronischer Form im Allgemeinen bezieht und damit deutlich umfassender ist.

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DRC dient der Minimierung von Nichteinhaltungsrisiken und erreicht diese zum Beispiel durch eine konsequente Automatisierung von Aufgaben. Denn wo weniger manuelle Arbeit anfällt, passieren in der Regel auch deutlich weniger Fehler. Unternehmen soll DRC in die Lage versetzen, sämtlichen Anforderungen an die Compliance in Zusammenhang mit elektronischen Dokumenten zu genügen und das weltweit. Dabei soll es keine Rolle spielen, ob diese periodisch oder ad hoc auftreten.

Mit DRC sollen sich in Hinblick auf den Umgang mit elektronischen Dokumenten eine hohe Standardisierung erreichen lassen, eine Verbesserung der Effizienz sowie die bereits erwähnte Automatisierung von Prozessen. Zudem bietet die Lösung die Möglichkeit zur Skalierung, sodass auch schnell wachsende Unternehmen davon profitieren können. Die Standardisierung ist gerade in Hinblick auf das Berichtswesen und die Meldepflichten gegenüber Behörden interessant, weil sie im Umgang mit den Dokumenten für eine größere Einheitlichkeit sorgt.

Funktionsweise

Zu den wesentlichen Funktionen von SAP DRC gehört das Dashboard. Hier laufen alle Informationen bezüglich der elektronischen Dokumente bis hin zum Berichtswesen zusammen. Der Nutzer erhält einen zentralen Einstiegspunkt für alle seine Aktivitäten etwa rund um seine Rechnungen und kann von hier aus zum Beispiel die erforderlichen Korrekturen verwalten. Das Dashboard bietet eine einheitliche Nutzererfahrung, damit sich die Compliance-Anforderungen länderübergreifend auf die gleiche Weise erfüllen lassen. Das alleine soll bereits zur Reduktion der Fehleranfälligkeit der Prozesse beitragen.

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In einem PEPPOL-Netzwerk registrierte Kunden lassen sich über SAP DRC bequem überwachen. Die Abstimmung mit den öffentlichen Behörden erfolgt automatisiert. PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist dabei ein wichtiges internationales Projekt für die Vereinheitlichung grenzüberschreitender und öffentlicher Vergabeverfahren in der EU, die auf dem elektronischen Weg erfolgen. Die Übertragung und die Freigabe von Geschäftstransaktionen lassen sich mit DRC über PEPPOL oder auch über andere lokale Standards automatisiert vornehmen.

SAP Document and Reporting Compliance stellt dem Nutzer sogar einen Compliance-Kalender zur Verfügung. Der hilft dabei, die weltweiten Verpflichtungen des Unternehmens bezüglich der Compliance im Blick zu behalten. Die digitale Berichterstattung unterstützt das System bereits in der Phase der Vorbereitung der Unterlagen bis hin zur konkreten Einreichung. Letztere lässt sich wiederum automatisieren, um den Arbeitsaufwand mit den vielen Meldepflichten so gering wie möglich zu halten.

Umsetzung gesetzliches E-Invoicing mit SAP DRC

SAP DRC basiert auf dem eDocument Framework und verfügt damit über alle Funktionen, die für die Erstellung und Verarbeitung von elektronischen Dokumenten und damit auch Rechnungen erforderlich sind. Unternehmen können daher dank dieser Lösung mit E-Rechnungen in einem strukturierten Datenformat umgehen, was die Voraussetzung für einen nahezu in Echtzeit stattfindenden Austausch von Rechnungsdaten darstellt.

SAP DRC hilft dabei auf verschiedenen Wegen, den gesetzlichen Anforderungen an das E-Invoicing entsprechen zu können. Spezifische Lösungen stehen zum Beispiel für die zeitnahe Erstellung von Umsatzsteuererklärungen oder Transportmeldungen zur Verfügung, wie sie in den einzelnen EU-Ländern gefordert sein können. Dabei findet eine Umwandlung der jeweils benötigten Transaktionsdaten in ein vordefiniertes Format statt, wobei es sich zum Beispiel um XML handeln kann. Es erfolgt dann eine Übermittlung an die jeweiligen lokalen Behörden. Alles das ist innerhalb des eDocument Frameworks umgesetzt.

Neben dem eDocument Framework sind auch das SAP Application Interface Framework (AIF) und die SAP Cloud Platform Integration (CPI) für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nützlich. Mit SAP AIF lassen sich die Daten auf die länderspezifischen XML-Formate mappen. Für die Kommunikation mit den externen Systemen der Steuerbehörden der jeweiligen Länder ist wiederum SAP CPI zuständig. CPI kümmert sich weiterhin um Aufgaben wie die Authentifizierung, Validierung und den Versand von elektronischen Rechnungen. Innerhalb von SAP DRC spielen also mehrere Komponenten zusammen, um den vielfältigen gesetzlichen Anforderungen genügen zu können. Es ist auch möglich, auf einzelne Komponenten wie CPI zu verzichten und zum Beispiel für die Kommunikation mit den Börden seine eigene Schnittstelle zu entwickeln.

Fazit

Mit SAP Document and Reporting Compliance steht ein leistungsfähiges Werkzeug für die Umsetzung von elektronischen Rechnungen im Unternehmen zur Verfügung. Damit sind verschiedenste Automatisierungen möglich, um den Informationsaustausch mit den Behörden deutlich vereinfachen zu können. Das trägt auch dazu bei, das Auftreten von Fehlern weitgehend zu eliminieren. Wer diese Lösung einsetzt, kann seinen umfangreichen Anforderungen an die Compliance besser genügen und das Potenzial voll ausnutzen, das sich aus der Einführung der E-Rechnungen ergibt.

FAQ

Was leistet SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) in Bezug auf E-Rechnungen?

SAP DRC ermöglicht es Unternehmen, elektronische Rechnungen zu erstellen, zu verarbeiten und zu überwachen, und unterstützt dabei, die verschiedenen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, was die Compliance betrifft.

Wie trägt SAP DRC zur Minimierung von Compliance-Risiken bei?

Durch die Automatisierung von Aufgaben minimiert SAP DRC die Risiken von Nichteinhaltung und reduziert menschliche Fehler, um weltweit Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Welche Funktionen bietet das Dashboard von SAP DRC?

Das Dashboard von SAP DRC dient als zentraler Einstiegspunkt für die Verwaltung elektronischer Dokumente, inklusive Rechnungen, und erleichtert die länderübergreifende Einhaltung von Compliance-Anforderungen.

Alex Wiefel

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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