Alex Wiefel
30. November 2022

SAP ILM

Alle Daten durchlaufen in Unternehmen einen Lebenszyklus. Sie treten auf, sobald sie für die Aufgabenerfüllung und Entscheidungsfindung erforderlich sind, gelangen in die Archivierung und verschwinden irgendwann wieder aus dem Datenbetrieb. Mit ILM bietet SAP eine Lösung an, mit der sich dieser Datenlebenszyklus verwalten lässt. Das hat gerade in Hinblick auf das Thema Datenschutz seine Bedeutung. ILM ist daher für jeden relevant, der mit SAP-Systemen umgeht.

SAP ILM Definition

ILM ist das Information Lifecycle Management von SAP. Es dient der automatisierten Verwaltung von Datenflüssen und den damit verbundenen Metadaten. Da der Umgang mit personenbezogenen Daten sehr sensibel ist, wünschen Unternehmen in der Regel deren Löschung, sobald sie diese nicht mehr benötigen. Dafür ist es erforderlich, die Daten während ihres Lebenszyklus zu verfolgen und zu überprüfen, wann dessen Ende erreicht ist. Diese Aufgabe soll ILM übernehmen und den Nutzer gleichzeitig von manuellen Vorgängen im Zusammenhang damit entlasten. Insgesamt hat SAP das ILM klar auf die Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung hin entwickelt, um Unternehmen in diesem kritischen Bereich zu unterstützen.

EU-DSGVO

In der Vergangenheit wurde SAP ILM nicht übermäßig genutzt. Gestiegene Anforderungen aus gesetzlichen Vorschriften – und die daraus erwachsene Notwendigkeit eines verbesserten Risikomanagements – haben die Situation jedoch geändert. Auch der Trend zur Harmonisierung und Konsolidierung von Systemlandschaften spielt hier eine Rolle. Schlagartig gestiegen ist die Bedeutung von SAP ILM spätestens mit Inkrafttreten der EU-DSGVO am 25. Mai 2018. Denn das Tool lässt sich nicht nur für Stilllegungen, sondern auch im laufenden Betrieb einsetzen.

SAP ILM

Unternehmen sind nach der Datenschutzgrundverordnung verpflichtet, deren Regeln in ihren IT-Systemen abzubilden. Schon die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe (DSAG) hatte gefordert, dass SAP seinen Anwenderunternehmen eine kostenfreie und effiziente Möglichkeit bieten muss, die Anforderungen aus der EU-DSGVO in ihren ERP-Systemen umzusetzen.

Einsatzbereiche

Wer mit Systemen von SAP wie SAP S/4HANA arbeitet, speichert darin eine Vielzahl von Daten aus den unterschiedlichsten Quellen. Darunter befinden sich auch immer wieder Daten mit personenbezogenen Informationen. Deren Speicherung ist aber in Europa und anderswo an bestimmte Bedingungen geknüpft. In Europa ist in diesem Zusammenhang die EU-DSGVO zu berücksichtigen. Die Staaten möchten die Persönlichkeitsrechte ihrer Bürger schützen und machen daher strenge Vorgaben für den legalen Umgang mit solchen personenbezogenen Daten.

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SAP ILM kommt zum Einsatz, wenn der Anwender bei der Einhaltung der DSGVO und allgemein beim Thema Datenschutz eine Unterstützung wünscht. Eine besondere Relevanz besitzen in dieser Hinsicht solche Daten, die ihren Lebenszyklus bereits überschritten haben. Denn gerade hier treten Verstöße gegen den Datenschutz auf, weshalb häufig ein Bedarf für spezielle Lösungen in den Unternehmen entsteht. Das ist insbesondere dort der Fall, wo große Datenmengen anfallen und die Mitarbeiter mit der manuellen Verfolgung überfordert wären.

Datenverstöße

Verstöße gegen die DSGVO sind schnell passiert. Für den einzelnen ist es nicht immer leicht, einen solchen Verstoß überhaupt zu erkennen. Daher gehört es zur Pflicht eines Unternehmens, unter seinen Beschäftigten dafür die Sensibilität zu wecken und sie im Umgang mit geschützten Daten zu schulen.

Die Schutzvorschriften der DSGVO beziehen sich auf personenbezogene Daten. Diese werden zum Großteil in SAP HCM gespeichert, aber eben nicht nur dort.  Da die IT-Systeme in den Unternehmen heute immer komplexer werden und dezentral angesiedelt sind, ist es schwierig geworden, nachzuvollziehen, wo personenbezogene Daten gespeichert sind und wie mit ihnen umzugehen ist.

Information Lifecycle Management

Genau hier setzt SAP ILM an. Mit dem Tool können Daten automatisiert zu einem vorgegebenen Stichtag vernichtet werden, wobei SAP ILM diese protokolliert und nachweisbar macht. Kaum ein Unternehmen wird diesen Prozess jedoch komplett automatisieren. Das Vorgehen in der Praxis sieht in der Regel eher so aus: Daten, die vernichtet werden sollen, werden gesammelt und das Protokoll darüber wird dem für die Daten verantwortlichen Information Owner (i. d. R. dem IT-Leiter) vorgelegt. Dieser kontrolliert das Protokoll und gibt die Freigabe zur Datenvernichtung.

Wo traditionelle Methoden des Datenmanagements bislang ausreichen, genügt deren Einsatz angesichts der neuen Pflichten zur Vorratsdatenspeicherung, Datenaufbewahrung und -vernichtung aus DSGVO nicht mehr. Mit SAP ILM können sowohl produktive wie archivierte Daten und Dokumente revisionssicher auf einem zertifizierten WebDAV-Server abgelegt werden. Sie sind so vor verfrühtem Löschen geschützt, gleichzeitig wird die Datenbank entlastet. Das Unternehmen kontrolliert damit den Lebenszyklus seiner Daten von der Erstellung bis zur endgültigen Löschung. Aus dem SAP-ERP-System heraus ist das Setzen von Löschfristen und Steuern des Löschvorgangs möglich.

Fähigkeiten

ILM kann Daten archivieren, sperren und löschen. Anhand verschiedener Parameter wie etwa jenem für den Speicherzeitraum kann der Anwender sicherstellen, dass ILM diese Vorgänge zum gewünschten Zeitpunkt auslöst und zum Beispiel personenbezogene Daten nicht zu früh oder zu spät aus der Datenbank entfernt.

In dem Webinar erfahren Sie, wie personenbezogene Daten durch ein gesetzeskonformes Konzept richtig archiviert werden – mit dem SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM).

Die Löschung der Daten ist dabei eine der Hauptfunktionen von ILM, auch wenn das System diesen Vorgang strenggenommen nicht selbst vornimmt. Stattdessen arbeitet ILM mit dafür geeigneten Lösch- und Schreibprogrammen zusammen. Das dient einer höheren Sicherheit. Vor der eigentlichen Löschung erfolgt ein Upload der Daten in ein Archiv und deren letztmalige Überprüfung.

Module

ILM basiert auf dem Zusammenspiel mehrerer Module. Das System führt dabei die verschiedenen Funktionen zu einer Lösung zusammen. Zu unterscheiden sind insgesamt drei Grundmodule.

Modul für die Datenarchivierung

Eine der wesentlichen Funktionen von ILM beseht darin, die Daten bereitzuhalten, solange sie das Ende ihres Lebenszyklus noch nicht erreicht haben. Dafür ist die Archivierung notwendig, die das System im Modul für die Datenarchivierung vornimmt. Zudem sind Funktionen vorhanden, die das Zusammenspiel mit dem Retention Management und dem Retention Warehouse ermöglichen.

Modul für das Retention Management

In diesem Modul finden sich alle Funktionen, die der Nutzer für die Umsetzung seiner DSGVO-konformen Erstellung, Speicherung und Vernichtung seiner Daten benötigt. Dazu gehört auch die Berücksichtigung des End-of-Life bestimmter Daten.

Modul für das Retention Warehouse

Hierbei handelt es sich um den dritten Grundbaustein von SAP ILM. Zu unterscheiden sind die Prozesse für die Systemstilllegung sowie für das Auditing und Reporting. Bei der Systemstilllegung geht es darum, die Daten aus dem System zu entfernen und in einem ILM-fähigen System abzulegen. Das bedeutet also, dass die Daten bei Bedarf trotz Stilllegung weiterhin für das Auditing und Reporting zur Verfügung stehen. Für entsprechende Anfragen erfolgt die Vorbereitung der Daten im BI-InfoProvider. Selbst Jahre nach der Stilllegung ist es damit möglich, mit den Daten zu arbeiten.

Schulung SAP ILM

In dieser eintägigen Schulung erhalten Sie eine Einführung in SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) und die Datenarchivierung in produktiven SAP-Systemen.

Vorteile

Die Vorteile der Lösung ILM erstrecken sich im Wesentlichen auf die Effizienzsteigerung im Umgang mit Daten und auf eine bessere Kontrolle bzw. Minimierung von Risiken im Umgang damit. Hinzu kommen Kostenreduzierungen.

Risikokontrolle

Grundsätzlich geht mit dem Einsatz von ILM ein höheres Maß an Kontrolle über die Daten einher. Die Löschung der Daten erfolgt automatisch und zu einem vorher definierten Stichtag im Rahmen eines regelbasierten Vorgangs. Das bedeutet, dass sich bei einer Prüfung die vorgenommenen Schritte sehr viel einfacher nachvollziehen lassen. Das schafft auch eine zusätzliche Rechtssicherheit. Wer seine Datenaufbewahrung auf diese Weise verwaltet, erhält damit Vorteile bei der Umsetzung der DSGVO.

Neben der vollständig automatisierten Löschung von Daten ist auch eine teilautomatisierte Herangehensweise an die Aufgabe möglich. Bei besonders sensiblen Daten behält der Nutzer damit weiterhin die Kontrolle über den Vorgang und kann eingreifen. In diesem Sinne bietet ILM ein hohes Maß an Flexibilität bei der Umsetzung der Lösung.

Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen

Diese ergeben sich aus der einfachen Tatsache, dass die zeitige und automatische Datenvernichtung den Speicherplatz schneller wieder zur Verfügung stellt. Da sich weniger Altdatenbestände in der Datenbank befinden, arbeitet diese mit einer höheren Geschwindigkeit. Die Löschung trägt außerdem zu einer höheren Übersichtlichkeit bei. Die Mitarbeiter müssen weniger Zeit mit der Suche nach den benötigten Dateien verbringen. Dadurch lassen sich die Kosten dank Zeiteinsparungen im Umgang mit den SAP-Systemen senken.

Fazit

Die meisten Unternehmen sehen sich heute schnell wachsenden Datenmengen gegenüber. Viele davon sind mit ihrer Speicherung von der DSGVO betroffen, weil sie personenbezogene Informationen umfassen. Entscheidend ist es, dass keine Speicherung und Verwendung der Daten erlaubt ist, sobald die Nutzung für den ursprünglichen Zweck nicht mehr erfolgt. Da es jedoch für die Mitarbeiter gerade in größeren Organisationen häufig kaum möglich ist, die Daten während ihres gesamten Lebenszyklus zu betreuen, liegt die Verwendung von Lösungen wie ILM nahe. Der entscheidende Vorteil besteht in der Automatisierung vieler Vorgänge, die sich manuell nicht mehr bewältigen lassen. Der Einsatz ist sinnvoll für alle Anwender, die mit SAP-Systemen arbeiten, darin Daten speichern und den gesetzlichen Anforderungen daran besser und mit einer höheren Effizienz genügen möchten.

Websession: SAP ILM

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FAQ

  • Was ist SAP ILM?

SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) unterstützt Sie bei der Erfüllung Ihrer Datenschutzverpflichtungen, indem es die Verwaltung von Datenflüssen und dazugehörigen Metadaten automatisiert.

  • Wie ist SAP ILM aufgebaut?

SAP ILM besteht aus drei unterschiedlichen Grundmodulen: Datenarchivierung, Retention Management und Retention Warehouse.

  • Was ist die Hauptfunktion des ILM?

Eine der Hauptfunktionen des ILM ist die Datenarchivierung. SAP ILM erweitert die Standardfunktionalität der SAP-Datenarchivierung, sodass die Datenverwaltung den internen, externen und gesetzlichen Anforderungen an die Datenaufbewahrung und deren Vernichtung im Zeitablauf entspricht.

  • Was sind die Vorteile von SAP ILM?
    • Das Tool kann personenbezogene Daten sperren, archivieren oder löschen
    • Die Daten werden zum richtigen Zeitpunkt gelöscht
    • Kostenreduzierung und Effizienz
    • Risikominimierung und gesteigerte Datenkontrolle

Alex Wiefel

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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