SAP ILM

Unter SAP ILM – Information Lifecycle Management – versteht man ein Konzept für die automatisierte Verwaltung von Datenflüssen und dazugehörigen Metadaten. Es legt fest, nach welchen Regeln Informationen über ihren Lebenszyklus hinweg auf bestimmten Speichermedien verwaltet und genutzt werden dürfen.

SAP ILM im Licht der EU-DSGVO

ILM umfasst also den gesamten Zeitraum von der Erstellung und erstmaligen Abspeicherung der Daten bis zu ihrer endgültigen Vernichtung (aus gesetzlichen Gründen oder weil sie veraltet sind).

SAP bietet mit SAP NetWeaver Information Lifecycle Management (SAP NetWeaver ILM) ein entsprechendes Tool zur durchgängigen Unterstützung der Verwaltung von Informationen. Unternehmen können damit Systeme stilllegen und Retention Management im laufenden Betrieb betreiben. SAP ILM enthält Regelwerke, Prozesse, Verfahrensweisen und Werkzeuge, die den betriebswirtschaftlichen Nutzen von Informationen mit der am besten geeigneten und kostengünstigsten IT-Infrastruktur in Einklang bringen.

EU-DSGVO

In der Vergangenheit wurde SAP ILM nicht übermäßig genutzt. Gestiegene Anforderungen aus gesetzlichen Vorschriften – und die daraus erwachsene Notwendigkeit eines verbesserten Risikomanagements – haben die Situation jedoch geändert. Auch der Trend zur Harmonisierung und Konsolidierung von Systemlandschaften spielt hier eine Rolle. Schlagartig gestiegen ist die Bedeutung von SAP ILM spätestens mit Inkrafttreten der EU-DSGVO am 25. Mai 2018. Denn das Tool lässt sich nicht nur für Stilllegungen, sondern auch im laufenden Betrieb einsetzen.

SAP ILM

Unternehmen sind nach der Datenschutzgrundverordnung verpflichtet, deren Regeln in ihren IT-Systemen abzubilden. Schon die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe (DSAG) hatte gefordert, dass SAP seinen Anwenderunternehmen eine kostenfreie und effiziente Möglichkeit bieten muss, die Anforderungen aus der EU-DSGVO in ihren ERP-Systemen umzusetzen.

Für alle SAP-Anwenderunternehmen verfügbar

SAP ILM ergänzt den SAP-Standard, ist ab ERP 6.0 Enhancement Package 4 verfügbar und enthält alle Tools und Komponenten der Enhancement Packages für SAP NetWeaver 7.0. Es ist damit bereits in der ERP-Lizenz enthalten und nicht kostenpflichtig. Das bedeutet: Alle SAP-Anwender mit gültiger Lizenz können die Retention-Management-Funktionen ohne Aufpreis nutzen. Somit wächst auch die Anwenderzahl stetig. Aktiviert werden die Tools per Business Function.

Datenverstöße nicht leicht zu erkennen

Verstöße gegen die DSGVO sind schnell passiert. Für den einzelnen ist es nicht immer leicht, einen solchen Verstoß überhaupt zu erkennen. Daher gehört es zur Pflicht eines Unternehmens, unter seinen Beschäftigten dafür die Sensibilität zu wecken und sie im Umgang mit geschützten Daten zu schulen.

Die Schutzvorschriften der DSGVO beziehen sich auf personenbezogene Daten. Diese werden zum Großteil in SAP HCM gespeichert, aber eben nicht nur dort.  Da die IT-Systeme in den Unternehmen heute immer komplexer werden und dezentral angesiedelt sind, ist es schwierig geworden, nachzuvollziehen, wo personenbezogene Daten gespeichert sind und wie mit ihnen umzugehen ist.

Information Lifecycle Management

Genau hier setzt SAP ILM an. Mit dem Tool können Daten automatisiert zu einem vorgegebenen Stichtag vernichtet werden, wobei SAP ILM diese protokolliert und nachweisbar macht. Kaum ein Unternehmen wird diesen Prozess jedoch komplett automatisieren. Das Vorgehen in der Praxis sieht in der Regel eher so aus: Daten, die vernichtet werden sollen, werden gesammelt und das Protokoll darüber wird dem für die Daten verantwortlichen Information Owner (i. d. R. dem IT-Leiter) vorgelegt. Dieser kontrolliert das Protokoll und gibt die Freigabe zur Datenvernichtung.

Wo traditionelle Methoden des Datenmanagements bislang ausreichen, genügt deren Einsatz angesichts der neuen Pflichten zur Vorratsdatenspeicherung, Datenaufbewahrung und -vernichtung aus DSGVO nicht mehr. Mit SAP ILM können sowohl produktive wie archivierte Daten und Dokumente revisionssicher auf einem zertifizierten WebDAV-Server abgelegt werden. Sie sind so vor verfrühtem Löschen geschützt, gleichzeitig wird die Datenbank entlastet. Das Unternehmen kontrolliert damit den Lebenszyklus seiner Daten von der Erstellung bis zur endgültigen Löschung. Aus dem SAP-ERP-System heraus ist das Setzen von Löschfristen und Steuern des Löschvorgangs möglich.

Drei Grundmodule

SAP ILM besteht aus drei Grundmodulen – Datenarchivierung, Retention Management und Retention Warehouse – die auf jeweils unterschiedliche Geschäftsszenarien abzielen.

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Datenarchivierung

Zentrale Komponente ist die Datenarchivierung. Hier liegt der Schwerpunkt auf der Datenträgerverwaltung. Im Online-System nicht mehr benötigte Massendaten, auf die bei Bedarf später zugegriffen werden muss, werden aus der Datenbank entfernt und auf einem externen Speichersystem abgelegt. Die bekannten Funktionen zur Datenarchivierung im SAP-Standard wurden in SAP ILM erweitert und ermöglichen eine Verknüpfung mit den beiden anderen Modulen. Zusätzlich zur herkömmlichen Archivierung werden nun auch die Datenvernichtung und das Erstellen von Snapshots unterstützt.

Retention Management

Das Retention Management-Modul steuert den Lebenszyklus von Informationen über Regeln und Richtlinien. Es enthält Funktionen für die Datenaufbewahrung, das Anlegen und Vernichten von Daten. Aufbewahrungsregelwerke und Regeln für alle Datenarten im geschäftlichen Umfeld können angelegt und verwaltet werden. Die Funktion „Legal Case Management“ unterstützt im Rahmen des Retention Management die Verwaltung spezifischer Daten im Zusammenhang mit rechtlichen Vorgängen. Mithilfe der Legal-Hold-Funktion (gesetzliche Sperre) kann der Anwender Daten zu einem bestimmten Rechtsfall einfrieren.

Retention Warehouse

Retention Warehouse zielt auf das Ende des gesamten Systems ab und stellt eine standardisierte Methode zur Stilllegung von Legacy-Systemen zur Verfügung. Dieser Prozess besteht aus den Phasen „Systemstilllegung“ und „Auditing/Reporting.

Daten- und Dokumentenarchivierung

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Die Archivierung von Daten ist das eine. Hierbei geht es um Massendaten, die nicht mehr produktiv gebraucht und aus der Datenbank extrahiert werden, um diese zu entlasten. Sie werden auf ein externes Archivsystem ausgelagert. Auch Dokumente aber müssen – nicht nur im Zuge der EU-DSGVO – einer revisionssicheren Archivierung zugeführt werden. Sie entstehen am Ende fast jeden Geschäftsprozesses und Geschäftsprozesse gibt es in jedem SAP-Modul.

Hierbei geht es um ausgehende (also aus SAP heraus mittels SAPscript, Smart Forms oder Adobe Forms erzeugte) Formulare sowie eingehende Dokumente beliebigen Typs. Sie werden gescannt und ausgelesen oder – wenn sie bereits digital vorliegen – über eine Integrationsengine in die SAP-Umgebung SAP überführt. In der Regel greifen Fachbereiche direkt aus ihrer anwendungsspezifischen Transaktion auf archivierte Dokumente zu. Diese sind dafür mit dem jeweiligen SAP-Business-Objekt verknüpft. Jedes Dokument, das personenbezogene Daten enthält, muss den Anforderungen der DSGVO entsprechend behandelt werden, d.h. über seinen Lebenszyklus hinweg überwacht und fristgemäß gelöscht werden.

Fazit

SAP NetWeaver Information Lifecycle Management stellt ein adäquates Mittel dar, um den Anforderungen aus der EU-DSGVO gerecht zu werden. Mit einem elektronischen Archivsystem, das die ILM-Schnittstelle implementiert und zertifiziert hat, sind Unternehmen in der Lage, Datenminimierung im SAP-System zu realisieren, den eingeschränkten Zugriff auf personenbezogene Daten umzusetzen und die speziellen Anforderungen im Zusammenspiel von Aufbewahrungsfristen und Löschung zu erfüllen. Auch ohne den Datenschutzgedanken als Treiber aber sollten sich Unternehmen mit Datenarchivierung beschäftigen. Auf diese Weise entlasten sie ihre SAP-Datenbanken, bereinigen das Volumen im Speicherbereich und arbeiten insgesamt performanter.

Die Bestimmungen der DSGVO betreffen alle personenbezogenen Daten, seien es solche aus der Vertriebsdatenbank, der Lieferantenliste oder anderen Quellen. Per Definition sind die Daten der Personalverwaltung personenbezogen. Hier sollten Unternehmen daher mit der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen zunächst ansetzen. Ein erster konkreter Schritt wäre die Erstellung eines Löschkonzeptes für die Daten im (SAP-)HCM-System.


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