SAP Nachrichtensteuerung

Die SAP Nachrichtensteuerung erzeugt für Prozesse und Anwendungen in SAP, wie beispielsweise den Warenausgang, bestimmte Ausgaben wie Formulare, E-Mails und EDI-Nachrichten. Die Nachrichtensteuerung steuert wie, wo und wann diese Ausgaben angestoßen werden und bildet damit das Customizing im SAP ERP insbesondere für SAP SD, SAP MM und weitere Module. 

Was sind Nachrichtensteuerungen?

Die Nachrichtensteuerung ist eine Standardfunktion von SAP, die bei einem Datenverkehr zwischen einem Absender und einem Empfänger automatisch oder manuell einen definierten Ausgabeprozess auslöst. Auf diese Weise werden Belege/Formulare wie Lieferscheine, Rechnungen oder Bestellungen erstellt. Diese Dokumente können sowohl in Druckform als auch in digitaler Form erstellt werden. 

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Praxisbeispiel für eine Z-Entwicklung:

Wird in einem Kundenauftrag beispielsweise das Kreditlimit überschritten, wird ein Sperrkennzeichen gesetzt. Auf dieses Sperrkennzeichen reagiert die Nachrichtensteuerung mit der Druckausgabe der bisherigen mit diesem Kunden generierten Umsätze. Das Sperrkennzeichen kann aber auch dafür sorgen, dass die Auftragsbestätigung einfach nicht ausgegeben wird oder dass ein solcher Vermerk auf dem Kundenauftrag zu sehen ist. 

Über Schnittstellen können verschiedene Datenkonstellationen als Trigger mit einer gewünschten Verarbeitungsfolge definiert werden. Absender und Empfänger erhalten die Information aus der Schnittstelle, die für beide gleich ist. Tritt in der Anwendung eine dieser Datenkonstellationen ein, wird die Verarbeitung der Nachricht synchron (zeitgleich) oder asynchron (zeitversetzt) durch den Trigger gestartet. 

Prozesse setzen auf Nachrichtensteuerung

Sehr viele Prozesse im SAP-System setzen auf Nachrichtensteuerung. Die Anwendungen des Moduls SD und MM verwenden zur Ausgabe von Nachrichten immer die Nachrichtensteuerung. Das Customizing der Nachrichtensteuerung führen Sie im Customizing der jeweiligen Anwendung durch. Hier wird die Nachrichtensteuerung manchmal auch als „Ausgabesteuerung“ bezeichnet. 

Um den Überblick zu behalten, können Sie sich jederzeit in der Ausgabesteuerung anzeigen lassen, welche Ausgabe-Kanäle für welchen Vorgang standardmäßig genutzt werden. Bei Fehlern bei der Generierung oder bei der Ausgabe ist es unkompliziert möglich, manuell und nachträglich Belege auszugeben oder eine Vorschau anzuzeigen. 

Architektur

Die Nachrichtensteuerung ist ein Dienstleistungsprogramm für andere Anwendungen. Sie wird über ABAP-Funktionsbausteine angestoßen. Eine Anwendung, die die Nachrichtensteuerung benutzen möchte, muss: 

  • die Nachrichtensteuerung als solche erstmal aufrufen 
  • Daten übergeben, die mit den im Customizing definierten Konstellationen verglichen werden sollen 
  • ein verarbeitendes Programm bereitstellen, das von der Nachrichtensteuerung aufgerufen wird, wenn die übergebenen Daten zu einer der im Customizing definierten Konstellationen passen (Konditionen der Nachrichtensteuerung) 

Sie können die Verarbeitung auf vielfältige Weise definieren, z. B. als Workflow, Druckausgabe oder als IDoc-Versand für EDI. Zur Verarbeitung der IDocs gibt es das Sendemedium 6 für die Verarbeitung über Partnerfunktionen und das Sendemedium A für die Verarbeitung mit logischen Systemen. Sollten Sie besondere Ablagen benötigen wie z. B. eine FTP-Ablage kann auch Medium 8 „Sonderfunktion“ verwendet werden. Dies muss dann im jeweiligen Druckprogramm ausprogrammiert werden. 

Alle für die Nachrichtensteuerung erforderlichen Einstellungen finden Sie in Transaktion NACE. 

Konditionstechnik im SAP-System

Mithilfe der Konditionstechnik kann festgelegt werden, wann welche Nachrichten auf welche Art und Weise erzeugt werden sollen. 

Die Konditionstechnik im SAP-System wird zur Formulierung von Bedingungen in den Datenkonstellationen genutzt. Passen die aktuellen Anwendungsdaten zu einer der im Customizing festgelegten Konditionen, war die Nachrichtenfindung erfolgreich und erzeugt einen Nachrichtenvorschlag. Wenn die Anwendung das unterstützt, kann der Vorschlag abgeändert und bei Bedarf bearbeitet werden. 

Die Nachricht wird daraufhin sofort oder zu definierten Zeiten weiterverarbeitet. Der Verarbeitungsstand der Nachricht wird in einem Statussatz abgelegt. Wenn die Anwendung es unterstützt, wird außerdem ein Verarbeitungsprotokoll geschrieben. Folgendes Schaubild zeigt die Hintergrundverarbeitung der Nachrichtensteuerung: 

SAP Nachrichtensteuerung Anwendungsobject

Der Schlüssel für die Konditionen setzt sich aus der Applikation, in der Sie sich befinden (zum Beispiel EF für Einkauf), der Nachrichtenart, die Sie erzeugen möchten (zum Beispiel NEU für eine Bestellung), und der Partnerrolle, an die das Ganze gehen soll (zum Beispiel Partner Lieferant in seiner Rolle als Warenlieferant) zusammen. Bei der Nachrichtensteuerung kann auch von einer EDI-Kommunikation ausgegangen werden, sodass Sie mit Partnern und nicht mit logischen Systemen arbeiten. 

Vorteile der Nachrichtensteuerung

Zeitersparnis

Aus unserer Erfahrung werden das Drucken sowie die Ausgabe per E-Mail als häufigste Ausgabeform der Nachrichtensteuerung verwendet. Ein Trend zum E-Mail-Versand ist dabei klar erkennbar. Denn es spart Zeit und Kosten, wenn Belege und Benachrichtigungen per Mail statt per gedrucktem Dokument abgewickelt werden. 

Nachvollziehbarere Abläufe

Die Automatisierung von Nachrichten ist vor allem ein Vorteil bei der Hintergrund-Verarbeitung, wenn der Prozess nicht im Dialog, d. h. für den Benutzer sichtbar im Vordergrund, durchläuft. Anhand des Belegflusses sowie der damit verbundenen Dokumente lässt sich der Ablauf sauber nachvollziehen. Ihr Wirtschaftsprüfer wird sich freuen. 

Automaisierung

Der jeweilige Aufruf der Formulare wird ohne die Nachrichtensteuerung manuell programmiert. Hier ist je nach Formulartechnologie (SAPscriptSmart Forms oder Adobe Forms) eine andere Vorgehensweise notwendig. Verwenden Sie daher zur Automatisierung wenn möglich immer die Nachrichtensteuerung. Durch die Automatisierung bleibt bei einer späteren Prozessdokumentation das aufwändige Suchen nach Prozessschritten erspart. 

Vorteile auf einen Blick

  • Ampelfarben für visuelle Kontrolle der Nachricht 
  • Ausgabekanäle wie Fax, EDI oder E-Mail direkt mit abgedeckt
  • Hintergrundverarbeitung von Prozessen leicht möglich 
  • Nachvollziehbarkeit vor allem für den Belegfluss und den Wirtschaftsprüfer gegeben 
  • Alle Nachrichtenarten eine gewisse Zeit in der Tabelle NAST hinterlegt, sonst wird archivier 
  • Wiederholen von Nachrichten bei Misserfolg sehr leicht möglich 

Customizing der Nachrichtensteuerung

Im Customizing der jeweiligen Applikation definieren Sie die Konditionstabellen zur Nachrichtenfindung. Hierüber definieren Sie, wann eine Nachricht ausgegeben werden soll. Dagegen definieren Sie die eigentlichen Nachrichten in der Anwendungstransaktion NACE als Konditionssätze. 

SAP Nachrichtensteuerung

Anlegen von Konditionssätzen

Dort legen Sie die Werte fest, für die eine Nachricht gefunden werden soll. Sie bestimmen die Attribute der Nachrichten, z. B. Verarbeitungszeitpunkt oder Sprache. Technisch gesehen legen Sie also Konditionssätze an. Sobald eine Applikation die Nachrichtenfindung aufruft, sucht diese über die definierten Konditionstabellen nach Konditionssätzen, die zu den aktuellen Anwendungsdaten passen. Bei erfolgreicher Suche wird eine Nachricht mit Attributen aus dem entsprechenden Satz aus der Tabelle NACH vorgeschlagen. Der Einfachheit halber können Sie diese Konditionen in der Tabelle NACH finden. 

Auswahl der Konditionstabelle

Wenn Sie aus der Anwendung heraus einen Konditionssatz anlegen, durchläuft das System die Konditionselemente analog zur Nachrichtenfindung (s. Abbildung 2 unten). Die Anwendung übergibt dabei ihr Applikationskürzel (z. B. V1 für „Verkauf“) und die ausgewählte Nachrichtenart. Über ein Dynpro wählen Sie Ihre gewünschte Konditionstabelle nach dem Konditionsschlüssel aus. Manche Dynpros der Transaktionen sind abhängig vom Konditionsschlüssel. In diesen Fällen werden alle Dictionary-Informationen, die das System zum dazugehörigen Konditionsschlüssel kennt, z. B. Dokumentation oder Eingabehilfe, angeboten. 

Vorteile der SAP Nachrichtensteuerung [Whitepaper]

Die Nachrichtensteuerung im SAP stellt sicher, dass Nachrichten, bzw. Formulare, automatisiert als ausgedrucktes Dokument, E-Mail oder Workflow dokumentiert werden.

Nach Auswahl der Konditionstabelle legen Sie den eigentlichen Konditionssatz mit den Nachrichtenattributen der Tabelle NACH an. Neben der Sprache sollten Sie folgende wichtige Gesichtspunkte, die bei der Erfassung von Konditionssätzen berücksichtigt werden müssen, beachten: 

  • Sendemedien (Über Sendemedien wird die Art der Verarbeitung bestimmt.) 
  • Verarbeitungszeitpunkt (Bei einem anderen als dem Verarbeitungszeitpunkt 4 wird die Nachricht nicht mit Verbuchung des Anwendungsbelegs verarbeitet, sondern später.) 
  • Partnerfindung (Bei der Partnerfindung übergibt die Anwendung der Nachrichtensteuerung neben ihren Kommunikationsstrukturen eine Tabelle der Partner zum Anwendungsobjekt. Diese Tabelle enthält Partnerrollen und Partnernummern.) 

SAP Nachrichtensteuerung Konditionstabelle

Fazit zur SAP Nachrichtensteuerung

Die Nachrichtensteuerung hat sich inzwischen in fast allen Prozessen im SAP etabliert. Auch künftig wird SAP auf die Nachrichtensteuerung setzen. Bei Eigenentwicklungen sollte immer geprüft werden, ob diese mit der Nachrichtensteuerung umsetzbar sind. Nutzen Sie die Vorteile dieser Technik auch bei sich im Unternehmen, um für neue Anforderungen gut gerüstet zu sein. 

Teile Sie uns Ihre Meinung zum Thema mit! Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungswerte mit der Nachrichtensteuerung. 


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