Adobe Forms

Adobe Forms ist der neue Standard der SAP Formulartechnologien. Nach 12 Jahren Entwicklung ist die Technik mittlerweile soweit, dass sie die alten Technologien SAPscript und Smart Forms sowohl in Performanz als auch im Design überholt hat. Formulare, die auf Adobe Forms basieren, sehen nicht nur ansprechender aus, sie sind auch komfortabler – sowohl in der Entwicklung als auch in der Anwendung und Wartung.

Wenn Ihre ausgedruckten Fertigungsaufträge und Lohnscheine nach Nadeldrucker und Schreibmaschine aussehen, wird bei Ihnen wahrscheinlich noch SAP SmartForms oder dessen Vorgänger SAPscript als Formulartechnologie eingesetzt. Formulare, die auf der neuesten Technologie Adobe Forms basieren, sehen aber nicht nur ansprechender aus, sie sind auch komfortabler sowohl in der Entwicklung als auch in der Nutzung.

Was unterscheidet Adobe Forms von seinen Vorgängertechnologien? Was sind Innovationen und wo liegen die Stärken der neuen Formulartechnologie?

Die wichtigsten Vorteile von Adobe Forms

Datenmodell

Der größte Unterschied zu SAP Smart Forms und SAPscript ist die Trennung von Daten und Layout. Die Trennung ist an das aus der Informatik stammende Model-View-Controller-Prinzip (MVC) angelehnt.

E-Book: SAP Adobe Forms

SAP Adobe Forms ist der zukünftige Standard für Druckformulare, denn es ermöglicht effizientes und gewinnbringendes Arbeiten.

Interaktivität

Mit Adobe Forms können Formulare ohne extra Software beim Kunden vor Ort offline ausgefüllt und später digital an das SAP-System gesendet werden. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Der Außendienstmitarbeiter ist beim Endkunden und nimmt hier vor Ort einige Daten in einem Besuchsbericht oder einem Technikerbericht auf. Diese Daten müssen offline gespeichert werden, da dem Außendienstmitarbeiter kein Internet zur Verfügung steht. Wie nun diese Daten in das Unternehmenssystem übertragen? Mit Adobe Interactive Forms können die Daten in einer offline verfügbaren PDF-Datei aufgenommen werden, die dann später bei bestehender Internet-Verbindung automatisch weiter gesendet werden. Alle Eingaben des Außendienstmitarbeiters landen so in sauberer Form im SAP-System. Dieses Vorgehen spart nicht nur enorm viel Zeit, sondern verringert auch die Fehlerquote, da eine manuelle Übertragung der Daten entfällt.

WYSIWYG-Editor (LiveCycle Designer)

Einer der deutlichsten Verbesserungen in Adobe Forms: Die Einführung des grafischen Editors Adobe LiveCycle Designer. Im Vergleich zum SAPscript Editor und Smart Forms Editor hat dieser Editor nur das Adjektiv grafisch verdient Adobe macht damit in der Entwicklung einen Quantensprung nach vorne. Per Drag & Drop lassen sich Daten einfach in das Formular übertragen. Multimediale Inhalte wie Bilder, Videos, aber auch 3D Elemente lassen sich jetzt per Editor in das Formular einbetten. Elemente lassen auch auf dem Formular mit dem Mauszeiger platzieren und verschieben. Kleinere Anpassungen im Layout sind so bis zu 10 Mal schneller realisierbar als bei den historisch gewachsenen SAPscript-Formularen.

Saubere Trennung der Entwicklungsbereiche

Die saubere Trennung von Layout und Businesslogik ist ein weiterer immenser Vorteil im Vergleich zu den Vorgängertechnologien. Die Technologie entspricht durch Verwendung von XML und des PDF/A-Formats dem aktuellen De-facto-Standard.

XML ist eine Meta-Seitenbeschreibungssprache, die ein Format für die Beschreibung von strukturierten Daten bereitstellt. Dadurch werden präzisere Deklarationen des Inhalts und aussagekräftigere Suchergebnisse über mehrere Plattformen erreicht. Zusätzlich ist XML die Grundlage für eine neue Generation von webbasierten Anwendungen zum Anzeigen und Bearbeiten von Daten. Das PDF/A-Format ist der ISO-Standard 19005 für Langzeitarchivierung im PDF-Format. Diese Vorschriften garantieren eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente- und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden.

Skriptsprachen

Adobe Interactive Forms ermöglicht die Entwicklung interaktiver Formulare mithilfe von JavaScript oder der von Adobe entwickelten FormCalc-Skriptsprache. Dies ist besonders wichtig, da diese die Fähigkeit besitzt, direkt im Formular Anpassungen vorzunehmen – sowohl auf Client- als auch auf Server-Seite.

Massendruck

Der Massendruck von SmartForms- und SAPscript-Formularen wird durch Jetforms, Streamserve oder eine andere Lösung realisiert. Denn die Formularerstellung im SAP hätte zu viel Zeit in Anspruch genommen. SAP hat in der Zwischenzeit an der Verfügbarkeit der Maschinen, Lastverteilung sowie Spoolaufbereitung gearbeitet. Es ist nun möglich, nativ mit Adobe Forms Massendruck-Szenarien ohne externe Dienstleister abzubilden. Die Optimierung und Lasterverteilung ermöglicht es, 12.000 Seiten Rechnungsdruck in nur 5 Minuten zu gewährleisten. Wir haben eine individuelle Lösung, wie Sie Massendruck auch in Ihrem Unternehmen umsetzen: Massendruck mit Adobe – MINDFORMS

XML-basierte Datenverarbeitung

Durch die XML-basierte Datenverarbeitung ist diese Technologie auch für künftige Anpassungen gerüstet und zu externen Anwendungen kompatibel (siehe Absatz 3 „Saubere Trennung“). Denn die Formulare setzen sich aus XDP (XML Design Package) sowie den Daten aus dem SAP-System in Form von XML zusammen. Diese werden gebündelt über einen Funktionsbaustein in einen Webservice Call gewandelt und der Adobe Document Services (ADS) auf der Java-Instanz generiert daraus das PDF-Dokument. Kurzum: XDP + XML rein, PDF raus.

Druckprogramme

Die SAP hat für Adobe Forms die Standard-Druckprogramme meist um weitere Routinen ergänzt, um Adobe Form PDF-Dokumente zu erzeugen. Diese Routinen beginnen in der Regel mit ENTRY_NEU oder mit ENTRY_PDF. Es müssen daher nicht wie bei Vorgängertechnologien zusätzlich Hardware-Module erworben werden, um das problemlose Drucken der Formulare zu gewährleisten.

Nachteile

So viele Vorteile Adobe Forms mit sich bringt, einige Schwächen hat auch diese Technologie.

Beispielsweise ist ein Java Stack für die Installation des Adobe Document Service (ADS) notwendig.  Allerdings ist häufig schon ein Solution Manager oder ein SAP Portal bei Unternehmen im Einsatz. Da diese auf einem Java Stack basieren, wird die Voraussetzung auf diese Weise auch erfüllt.

Ein weiteres Manko: Der Adobe Livecycle Designer (ALD) muss separat als Desktop-Anwendung installiert werden und ist lediglich im SAP ERP eingebettet. Die Anwendung benötigt daher vergleichsweise viele Systemressourcen.

Des Weiteren sind die Debugging-Möglichkeiten der Skriptsprachen im Vergleich zu ABAP eher eingeschränkt bzw. unterscheiden sie sich. Hier wird bei einem Fehler auf der Adobe-Seite das Trace gezogen und analysiert. Ein Großteil der daraus entstehenden Probleme kann aber umgangen werden, wenn die Entwicklungen strikt in Datenbeschaffung und Aufbereitung gelegt werden. Das Formular sollte so einfach wie möglich gehalten werden. Dadurch ist es möglich, sämtliche Datenselektion und Aufbereitung im ABAP zu debuggen und den Fehler sehr schnell einzugrenzen.

Anwender müssen beim Arbeiten mit Skripten wissen, dass Logikfehler in der Syntax in der Protokollansicht (ganz unten in der Design View) angezeigt werden. Deswegen kann es passieren, dass tieferliegende Skripte nicht ausgeführt werden, weil ein Skript in einem übergeordneten Knoten fehlerhaft ist und daher nicht ausgeführt wird.

Wägt man Vorteile von Adobe Forms gegen die Nachteile ab, so überwiegen die mit der Technologie verbundenen Optimierungen jedoch bei Weitem.

Adobe Forms: Die Strategie

Adobe Forms ist eine innovative und moderne Technologie, die vor allem auch junge Entwickler und somit die Mitarbeiter Ihres Unternehmens begeistert. Häufige Adobe-Forms-Projekte betreffen die Umstellung von SAPscript oder Smart Forms auf Adobe Forms und dabei die Schritt-für-Schritt-Umstellung auf die neue Technologie. Genauso ist der Umstieg von JetForm oder StreamServe auf Adobe Forms gefragt. Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass sich im Rahmen der Umstellungsprojekte häufig Schulungen mit Coaching-on-the-Job durch Adobe-Forms-Spezialisten rechnen. 

Unsere Kunden zu Adobe Forms
Interaktive Formulare mit Adobe Forms im SAP für Außendienstmitarbeiter

Für die Deutsche Annington hat mindforms interaktive Formulare mit Adobe Forms für den Außendienst realisiert.

Adobe Forms-Standardformulare aus den Bereichen MM und SD

Bei August Faller hat mindforms Adobe Forms Standardformulare aus den Bereichen MM und SD an das Unternehmen angepasst.

Umstellung von SAPscript auf Adobe Forms

Für Burg Wächter hat mindforms eine Umstellung der Formulare von SAPscript auf Adobe Forms durchgeführt.

Die Umstellung auf Adobe Forms

Unser Mindforms-Team beschäftigt sich bereits seit mehreren Jahren mit der Umstellung auf Adobe Forms und weiß um die Relevanz dieser stabilen und zukunftsweisenden Formulartechnologie. Wir haben durch zahlreiche Kundenprojekte ein umfangreiches Knowhow in dem Bereich aufgebaut und möchten Ihnen nun einmal unsere Best-Practice-Herangehensweise einer Adobe-Forms-Migration vorstellen:

Einführung von Adobe Forms: Was ist vorher zu tun?

Eine gute Vorbereitung ist Alles, das gilt auch für die Einführung von Adobe Forms. Was dabei zu beachten ist, erfahren Sie in unserem Guide!

Bestandsaufnahme: Wo stehen Sie aktuell?

Aktuelle Themen wie S/4HANA, ZUGFeRD oder DSGVO sind ernstzunehmende Gründe für einen Umstieg auf Adobe Forms. Was haben Sie aktuell im Einsatz? SAPscript oder Smart Forms? Welche Formulare müssen umgestellt werden, wer beschäftigt sich eigentlich mit Formularen in Ihrem Unternehmen und wer kann Sie bei dem Projekt unterstützen? Zum Thema Bestandsaufnahme Ihrer Formularlandschaft möchte ich Ihnen gerne ein Beispiel aus der Praxis mitgeben:

Bei einem großen Kunden im Einzelhandel haben wir mit unserem Formularanalysetool im Rahmen eines Anforderungsworkshops zunächst eine Bestandsaufnahme gemacht. Durch die Analyse erhalten wir Antworten wie:

  • Welche Formulare werden genutzt und wie häufig?
  • Wie hoch ist der Anteil an Individualformularen, wie nah ist das System am Standard?
  • Welche Formulartechnologien sind überhaupt im Einsatz und wie verteilen sich die Formulare auf diese?

Gemeinsam haben wir die künftigen Anforderungen gesammelt und betrachtet, welches Team der Kunde für das Umstellungsprojekt benötigt. Anschließend wurde eine Roadmap aufgezeichnet und die wichtigsten Meilensteine festgehalten. Der Anforderungsworkshop hat wunderbar geholfen, dem Kunden zu verdeutlichen, was er benötigt und was an Kosten auf ihn zukommen werden.

Vorgehen und Strategie festlegen

Ihr Anforderungskatalog steht und nun geht es darum, einen Umsetzungsplan zu skizzieren bzw. ein Feinkonzept der Umsetzung festzuhalten. An dieser Stelle sollten Sie sich auch überlegen, ob Sie die Umstellung selbstständig durchführen wollen (beispielsweise, wenn Formulare Ihr Kerngeschäft sind) oder die Umstellung durch einen IT-Dienstleister begleiten lassen.

Den richtigen Partner für die Lösung auswählen

Was ich Ihnen nach 11 Jahren Beratung in Bezug auf der Zusammenarbeit mit einem Dienstleister mitgeben kann, ist folgendes: Es gibt 3 entscheidende Faktoren bei der Wahl des richtigen Partners:

Wer und vor allem wie ist ihr Partner? Was sagt Ihr Bauchgefühl? Ist er Ihnen sympathisch, können Sie sich überhaupt eine Zusammenarbeit mit dem Dienstleister vorstellen? Passt der Mensch nicht, wird auch das Projekt scheitern. Eine harte, aber ehrliche Erfahrung.

Fachexpertise: Ist er der Beste auf dem Markt? Welche Erfahrungswerte kann er vorweisen? Was sind seine Absichten – will er Ihnen helfen oder „nur“ ein Projekt machen? Denkt er in Ihrem Sinne und wie sieht der Weg nach dem Projekt aus? Befähigt er sie, nach dem Projekt selbst Hand anzulegen – wenn Sie dies denn möchten?

Ehrliche Kommunikation: Hat der Partner Ihr Problem verstanden? Passt die Lösung zu Ihnen und Ihren Anforderungen? Welche Kommunikationsstrategie nutzt er für das Projekt? Gibt es Projektstatusberichte/Wochenberichte oder Jour-fixe-Termine? Ist Ihr Partner im Fall der Fälle erreichbar? Und wie sieht es im Thema Kompromissbereitschaft aus? Wie in Beziehungen kracht es auch in Projekten mal – entscheidend ist, wie in dem Fall damit umgegangen wird.

Ressourcen- & Zeitplanung/Risikoregister

Der Umfang eines Umstellungs-Projektes kann nicht pauschal festgesetzt werden. Je nachdem, welcher Umfang an Formulare auf Sie zukommt und welche Strategie Sie verfolgen möchten, gibt es auch hier von-bis. Dennoch kann ich Ihnen einen Faustwert mitgeben: Rechnen Sie bitte grob mit 5 Tagen pro Formular bei der Umstellung. Voraussetzung: Ein erfahrener Formular-Entwickler mit Knowhow in Adobe Forms setzt sich da dran. Wichtig: Er muss natürlich auch Smart Forms und SAPscript beherrschen.

Umstellungsprojekt agil umsetzen

Egal ob Sie sich dazu entscheiden, die Umstellung mit Ihren Entwicklern selbstständig durchzuführen oder sich Unterstützung externer Dienstleister dazuzuholen – gehen Sie das Projekt agil an. Passen Sie sich ganz dynamisch neuen Anforderungen an und haben Sie immer die Akzeptanz Ihrer Anwender im Blick.

Betrieb sicherstellen

Befähigen Sie Ihre Anwender, mit der neuen Technologie arbeiten zu können und stellen Sie so einen reibungslosen Betrieb sicher.

Adobe Forms

Fazit

Sie sollen mit einer Lösung arbeiten, die für Sie die Beste darstellt, die Ihnen einen echten Mehrwert liefert und nachhaltig und langfristig in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann. Rufen Sie sich nochmal in Erinnerung, dass Adobe Forms der aktuelle und zukünftige Standard der SAP für Druckformulare ist und S/4HANA nur in Adobe Forms ausliefert. Die Technologie soll auch in Zukunft kontinuierlich weiterentwickelt werden. Als Neuerungen ist zum Beispiel der native Support von ZUGFeRD geplant. Künftig sollen auch die Druckparameter stark erweitert werden. Unser Ziel ist es, Sie zu befähigen, mit der Technologie gewinnbringend arbeiten zu können – ohne eine Abhängigkeit zu uns als Dienstleister zu schaffen. Sollten Sie Fragen zu uns und unserer Arbeit oder konkret zu Umstellungsprojekten haben, dann kontaktieren Sie uns gerne.


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2 Kommentare zu "Adobe Forms"

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