Jeremia Girke
 - 12. M├Ąrz 2019

XRechnung

Ab November 2020 m├╝ssen die Rechnungen f├╝r alle ├Âffentlichen Auftr├Ąge elektronisch ÔÇô beispielsweise im Format XRechnung ÔÇô ausgestellt und versandt werden. Dies betrifft alle Zulieferer: Egal ob mittelst├Ąndischer Familienbetrieb oder international agierender Gro├čkonzern ÔÇô sie alle m├╝ssen k├╝nftig ihre Rechnungen elektronisch erstellen und versenden.

Politik, Wirtschaft und Verwaltung besch├Ąftigen sich daher seit einigen Jahren intensiv mit verschiedenen Formaten der elektronischen Rechnung. F├╝r Unternehmen bringt eine Umstellung auf die E-Rechnung zahlreiche Vorteile. Es gibt allerdings auch einige rechtliche Aspekte zu beachten.

Elektronische Rechnungsstellung

Eines der g├Ąngigen Formate ist XRechnung ÔÇô ein semantisches Datenmodell, das enorme Kosteneinsparungen erm├Âglicht. Das Format wurde zun├Ąchst auf europ├Ąischer Ebene mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die dann durch das E-Rechnungsgesetz vom 4. April 2017 (BGBl. I S. 770) im deutschen Recht Gestalt annahm, eingef├╝hrt. In XRechnung zeigt sich der politische Wille, ein einheitliches Format f├╝r die elektronische Rechnungsstellung zu schaffen. Auf europ├Ąischer Ebene wacht das European Committee for Standardization (CEN), und dort das Technical Committee, ├╝ber die Ausgestaltung und Normierung der E-Rechnung im Allgemeinen. In Deutschland ├╝bernimmt diese Aufgabe f├╝r die XRechnung die Koordinierungsstelle f├╝r IT-Standards, bekannter durch das K├╝rzel KoSIT. Das vom IT-Planungsrat beauftragte Betriebskonzept f├╝r XRechnung stellt den zuverl├Ąssigen Betrieb inklusive transparentem ├änderungsmanagement f├╝r alle Stakeholder aus Wirtschaft und Verwaltung sicher. So wird der Standard XRechnung die jeweils g├╝ltige Fassung der europ├Ąischen Norm darstellen.

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XRechnung-Standard

Da XRechnung auf offenen Standards basiert, ist es frei und kostenlos nutzbar. Das Format ist ein nachhaltiger Standard, der bei Transaktionen innerhalb Deutschlands als auch innerhalb der Europ├Ąischen Union verwendet werden kann. Das Format gibt klare Regeln und Verbindlichkeiten vor, an die sich alle an der Rechnungstellung und dem Empfang beteiligten Unternehmen, Organisationen und Personen halten m├╝ssen. XRechnung erm├Âglicht unter anderem die Automatisierung des Rechnungsworkflows ÔÇô sowohl auf Seiten des Auftraggebers als auch auf Seiten des Auftragnehmers. Das Format ist technologieneutral und vollst├Ąndig dokumentiert. So kann es von allen genutzt und von IT-Dienstleistern problemlos in bestehende L├Âsungen integriert werden. Ein weiterer Vorteil: Es ist klar definiert, wer das Datenformat pflegt und wie neue Versionen ver├Âffentlicht werden. Das Format XRechnung ist dadurch zukunftssicher.

ZUGFeRD 2.0

Beh├Ârden der Kommunen, L├Ąnder und dem Bund erhoffen sich durch die XRechnung also Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. So werden auch Einrichtungen, die mehrheitlich in ├Âffentlicher Hand sind, das Format XRechnung oder das Alternativformat ZUGFeRD 2.0 implementieren. Beispiele sind Krankenh├Ąuser und Sozialverb├Ąnde, Bildungseinrichtungen und Energieversorger oder kulturelle Einrichtungen wie Museen. Gerade der letzte Punkt wird aktuell noch von vielen Unternehmen nicht beachtet oder unzureichend ber├╝cksichtigt, da diese Einrichtungen in der allgemeinen Wahrnehmung nicht als Teile der ÔÇ×klassischenÔÇť Beh├Ârden wahrgenommen werden.

Funktionen

Eine Besonderheit und f├╝r viele Kunden ein Nachteil der XRechnung ist, dass sie auf eine PDF-Datei als menschenlesbares Abbild der Rechnung verzichtet. Dies ist auch der gr├Â├čte Unterschied zu ZUGFeRD ÔÇô einem anderen verbreiteten Format f├╝r elektronische Rechnungen. In der XRechnung werden rechnungsbegr├╝ndende Unterlagen zum Beispiel als PDF im XML eingebettet ÔÇô diese m├╝ssen dann von Systemen menschenlesbar gemacht werden. XRechnung ist f├╝r Menschen also nicht ohne Weiteres lesbar.

Bestandteile XRechnung

  • Dokumentation des Standards XRechnung als PDF-Dokument
  • Technische Mittel zur Validierung der erg├Ąnzenden nationalen Gesch├Ąftsregeln als Schematron- und XSL-Dateien
  • Technische Repr├Ąsentation von Codelisten im OASIS-Standard ÔÇ×Genericode 1.0ÔÇť
  • Open Source-Referenzimplementierung zur Pr├╝fung eines XML-Dokuments auf Konformit├Ąt zum Standard XRechnung
  • Testnachrichten
  • Technische Unterst├╝tzung zur Visualisierung

Eine Rechnung ist ├╝brigens nur dann konform zum Standard XRechnung, wenn sie in Form eines XML-Dokuments ausgestellt, ├╝bermittelt und empfangen wird und ausschlie├člich die Elemente des semantischen Datenmodells entsprechend ihrer Spezifikation verwendet. Die Rechnung kann also eingebettete Objekte wie rechnungsbegr├╝ndete Unterlagen enthalten, im Gegensatz zu ZUGFeRD 1.0 selbst aber kein eingebettetes Objekt sein.

Vorteile XRechnung

Papierstapel, eine aufw├Ąndige Recherche im Archiv und un├╝bersichtliche Aktenberge: Vor allem gro├če Konzerne haben die Zeichen der Zeit erkannt und setzen auf digitale L├Âsungen. Doch auch dem Mittelstand er├Âffnen sich durch die E-Rechnung neue Perspektiven. Nur ein Beispiel: Da die E-Rechnung nicht ausgedruckt, mit einer Briefmarke versehen und zur Post gebracht werden muss, ist sie ein sehr effektives Mittel zur Vereinfachung wichtiger Prozesse im Rechnungswesen. Neben der Herausforderung, technische Prozesse anzupassen, ist allerdings die Akzeptanz bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein h├Ąufiges Problem bei der Umstellung auf die XRechnung. Hier ist eine offene Kommunikation der Vorz├╝ge des Formats wichtig, um eventuell vorhandene Vorbehalte abzubauen.

Vorteile

  • Unternehmen sparen Zeit, Geld und andere Ressourcen
  • Unternehmen erhalten im wahrsten Sinne des Wortes Freir├Ąume, da durch die Umstellung auf die E-Rechnung viel Lagerfl├Ąche umfunktioniert werden kann
  • Betriebe profitieren von einer verbesserten Liquidit├Ąt
  • Kleine und mittelst├Ąndische Betriebe agieren durch die Umstellung auf Augenh├Âhe mit innovativen Unternehmen und Gro├čkonzernen

Rechnungsarchivierung

Zeit ist Geld und beides ist im betrieblichen Alltag eng miteinander verkn├╝pft. F├╝r den herk├Âmmlichen postalischen Versand sind zahlreiche Arbeitsschritte n├Âtig, die durch die Umstellung auf XRechnung oder ZUGFeRD entfallen. Bisher muss die Rechnung manuell erstellt und ausgedruckt werden, anschlie├čend mit dem Porto versehen und zur Post gebracht werden. Viel Aufwand, der durch den elektronischen Versand eingespart werden kann. Auch finanzielle Mittel f├╝r Druckerpatronen und nat├╝rlich das Papier entfallen. Auf den ersten Blick scheint es sich dabei um einen kleinen Betrag zu handeln. ├ťber das ganze Gesch├Ąftsjahr hochgerechnet, addiert sich hier aber eine enorme Summe, die Unternehmen besser in ihr Kerngesch├Ąft investieren sollten. Studien haben gezeigt, dass die Kosten f├╝r Rechnungsstellung, -bearbeitung und -archivierung um bis zu 20 Prozent reduziert werden k├Ânnen, wenn ausschlie├člich elektronische Formate genutzt werden. Ein nicht zu untersch├Ątzender Faktor f├╝r den wirtschaftlichen Erfolg.

Digitale Speichermedien

Papier ist geduldig, nimmt aber auch viel Platz in Anspruch. Zumindest dann, wenn jede Rechnung ausgedruckt und archiviert werden muss. Obwohl sich digitale Speichermedien l├Ąngst in jedem Unternehmen durchgesetzt haben, wenden nach wie vor zahlreiche Betriebe Unmengen an Platz f├╝r die Lagerung ihrer Rechnungen auf. Durch die Umstellung auf die E-Rechnung k├Ânnen diese Unternehmen also nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Lagerfl├Ąche frei machen, die so nutzbringender verwendet werden kann. Auch die Recherche alter Rechnungen oder anderer Daten wird so erleichtert. Wenn R├╝ckfragen auftreten oder Sachverhalte gekl├Ąrt werden m├╝ssen, ist der Gang ins staubige Archiv nicht mehr n├Âtig. Es gen├╝gt eine digitale Recherche, die meist in Sekundenschnelle erledigt ist.

XRechnung

Liquidit├Ąt mit XRechnungen

Fr├╝her dauerte es bis zu einer Woche, um eine Rechnung zuzustellen. Im Gegensatz dazu, ist eine E-Rechnung schnell versendet und kann beim richtigen Empf├Ąnger verarbeitet werden. Entsprechend zeitnah kann dieser die Rechnung begleichen. Unternehmen profitieren durch die E-Rechnung also durch eine verbesserte Liquidit├Ąt und sparen im Zweifelsfall auch Zinsen.

Digitalisierung

Auch wenn viele Konzerne in Punkto Digitalisierung noch Nachholbedarf haben: Die meisten Gro├čunternehmen setzen bereits auf die E-Rechnung und bevorzugen in der Zusammenarbeit Partner, die ebenfalls die Umstellung auf die elektronische Rechnung erfolgreich umgesetzt haben.

Rechtliche Aspekte

Die elektronische Rechnung ist agiler als die Papierform. Dennoch gelten nat├╝rlich auch f├╝r sie gewisse Regeln, die Unternehmen einhalten m├╝ssen. Wie bei einer ausgedruckten und per Post versendeten Rechnung auch, muss die E-Rechnung Hinweis geben auf die Echtheit der Herkunft und die die Unversehrtheit des Inhaltes sowie ihre Lesbarkeit garantieren. Selbst bei einem Download aus dem Internet, wie dies h├Ąufig bei Telefonrechnungen der Fall ist, muss der Rechnungseingang dokumentiert werden. Dies ist dann gew├Ąhrleistet, wenn die f├╝r den Empfang bestimmte Einrichtung, etwa das E-Mail-Programm, es in einer f├╝r den Empf├Ąnger bearbeitbarer Weise aufgezeichnet hat.

Rechtliche Dokumente

Eine reine E-Mail-Benachrichtigung ├╝ber das Vorhandensein einer elektronischen Rechnung gen├╝gt nicht. Unternehmen d├╝rfen die Rechnung auch nicht einfach ÔÇô etwa zur besseren Einordnung in ihr internes System ÔÇô umbenennen und so unter anderem Namen speichern. Dementsprechend d├╝rfen fehlende oder nicht korrekte Angaben innerhalb der Rechnung ausschlie├člich vom Aussteller der Rechnung erg├Ąnzt oder ver├Ąndert werden. Wer sich ├╝ber diese Regelung hinwegsetzt, erf├╝llt den Straftatbestand der Urkundenf├Ąlschung.

E-Rechnung: Aufbewahrungspflichten

Auch bei der Archivierung der elektronischen Rechnungen m├╝ssen Organisationen gew├Ąhrleisten, dass die Rechnung mindestens zehn Jahre jederzeit ohne gr├Â├čeren Aufwand gelesen und ausgewertet werden kann. Diese Frist gilt ab dem Zeitpunkt der G├╝ltigkeit des Jahresabschlusses ÔÇô daher kann die Frist auch die Dauer von zehn Jahren ├╝berschreiten. Die E-Rechnung muss au├čerdem digital in genau dem Format archiviert werden, in dem sie bei dem jeweiligen Unternehmen eingegangen sind. Ein einfaches Ausdrucken, abheften und in den Aktenschrank legen, reicht also nicht aus.

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Fazit

Mit XRechnung existiert ein Format, das Unternehmen zahlreiche Vorteile bietet. Die Einsparungspotenziale, die durch die E-Rechnung entstehen, werden dabei noch immer untersch├Ątzt. Unternehmen, die dieses wichtige Thema nicht verschlafen m├Âchten, sollten sich jetzt eingehend mit den rechtlichen Aspekten der XRechnung besch├Ąftigen und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Umstellung vorbereiten. Nur so k├Ânnen die Betriebe auch in Zukunft auf Augenh├Âhe agieren.

FAQ

  • Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein Datenaustauschstandard und g├Ąngiges Format f├╝r elektronische Rechnungen. Dabei basiert XRechnung auf offenen Standards und ist somit kostenlos und frei nutzbar.

  • Welche Vorteile hat XRechnung?

XRechnung stellt f├╝r Unternehmen verschiedene Vorteile dar. Sie profitieren u. a. von einer verbesserten Liquidit├Ąt und sparen Ressourcen und Geld.

  • Wie sieht eine XRechnung aus?

XRechnung verzichtet auf ein menschenlesbares Format einer PDF-Datei. Rechnungsbegr├╝ndende Unterlagen werden in der XRechnung als PDF im XML dargestellt, welche dann von Systemen menschenlesbar gemacht werden m├╝ssen.

  • Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) ist eine in einer frei w├Ąhlbaren digitalen Form vorliegenden Rechnung. Eingescannte Papierrechnungen oder eine PDF stellen bekannte Formatbeispiele dar.

Jeremia Girke

Jeremia Girke

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4 Kommentare zu "XRechnung"

Simone Friedman - 9. April 2019 | 13:19

Guten Tag,

ich habe vor, meine Rechnungen demn├Ąchst gem├Ą├č XRechnung an die Verwaltungen zu ├╝bermitteln. Jetzt benutze ich bereits ein anderes E-Rechnungsformat.

Was meinen Sie wie gro├č der Umstellungsaufwand wird?

Danke im Voraus ­čÖé

Antworten
Jeremia Girke - 16. April 2019 | 11:25

Guten Tag Frau Friedmann,

Danke f├╝r Ihren Kommentar. So pauschal aus der Ferne wird das etwas schwierig. ­čÖé Ein paar Faktoren beeinflussen die Aufw├Ąnde hier.
Anbei ein paar Fragen zum Einstieg:
Ist ihr aktuelle Format bereits XML?
Bietet der Anbieter vielleicht auch schon das XRechnung-Format mit an?
Wird die Aufbereitung bei Ihnen im System gemacht oder ist das ein Service?
Falls es Service ist, die Frage stellen, wie hoch der Aufwand ist, diesen zu tauschen.

Melden Sie sich einfach kurz bei mir telefonisch 0211 9462 8572-35 oder per Mail: girke@mind-forms.de.
Wir k├Ânnen hier mal ihre Situation betrachten und m├Âgliche L├Âsungen durchgehen.

Ich freue mich auf unser Gespr├Ąch.
Beste Gr├╝├če,
Jeremia Girke

Antworten
Maximilian Schwab - 6. August 2019 | 13:39

Hallo

Eine Frage h├Ątte ich da noch und zwar verwende ich in meinem Unternehmen bereits ein anderes elektronisches Rechnungsformat.
Wie gro├č ist der Umstellungsaufwand wenn ich trotzdem Rechnungen gem├Ą├č XRechnung an die Verwaltungen ├╝bermitteln will?

Antworten
Patrick Steffens - 23. August 2019 | 09:44

Hallo Herr Schwab,

das h├Ąngt stark davon ab, welches Rechnungsformat Sie verwenden. Ist es ZUGFeRD, dann w├Ąre die Umstellung weniger aufw├Ąndig als wenn Sie EDI benutzen. Im ersteren Fall k├Ânnten Sie viel wiederverwenden und in letzterem m├╝ssten wir uns eine neue Strategie ├╝berlegen, da sich EDI und XRechnung technisch grundlegend unterscheiden. Wie ├╝bermitteln SIe denn aktuell elektronische Rechnungen?

Viele Gr├╝├če
Patrick Steffens

P.S.: Entschuldigen Sie bitte die sp├Ąte Antwort. Ich werde ein Auge auf dieses Thema haben und gebe Ihnen gerne Antworten auf Ihre Fragen.

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