XRechnung

Ab November 2020 mĂŒssen die Rechnungen fĂŒr alle öffentlichen AuftrĂ€ge elektronisch – beispielsweise im Format XRechnung – ausgestellt und versandt werden. Dies betrifft alle Zulieferer: Egal ob mittelstĂ€ndischer Familienbetrieb oder international agierender Großkonzern – sie alle mĂŒssen kĂŒnftig ihre Rechnungen elektronisch erstellen und versenden.

Politik, Wirtschaft und Verwaltung beschĂ€ftigen sich daher seit einigen Jahren intensiv mit verschiedenen Formaten der elektronischen Rechnung. FĂŒr Unternehmen bringt eine Umstellung auf die E-Rechnung zahlreiche Vorteile. Es gibt allerdings auch einige rechtliche Aspekte zu beachten.

Elektronische Rechnungsstellung

Eines der gĂ€ngigen Formate ist XRechnung – ein semantisches Datenmodell, das enorme Kosteneinsparungen ermöglicht. Das Format wurde zunĂ€chst auf europĂ€ischer Ebene mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die dann durch das E-Rechnungsgesetz vom 4. April 2017 (BGBl. I S. 770) im deutschen Recht Gestalt annahm, eingefĂŒhrt. In XRechnung zeigt sich der politische Wille, ein einheitliches Format fĂŒr die elektronische Rechnungsstellung zu schaffen. Auf europĂ€ischer Ebene wacht das European Committee for Standardization (CEN), und dort das Technical Committee, ĂŒber die Ausgestaltung und Normierung der E-Rechnung im Allgemeinen. In Deutschland ĂŒbernimmt diese Aufgabe fĂŒr die XRechnung die Koordinierungsstelle fĂŒr IT-Standards, bekannter durch das KĂŒrzel KoSIT. Das vom IT-Planungsrat beauftragte Betriebskonzept fĂŒr XRechnung stellt den zuverlĂ€ssigen Betrieb inklusive transparentem Änderungsmanagement fĂŒr alle Stakeholder aus Wirtschaft und Verwaltung sicher. So wird der Standard XRechnung die jeweils gĂŒltige Fassung der europĂ€ischen Norm darstellen.

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XRechnung-Standard

Da XRechnung auf offenen Standards basiert, ist es frei und kostenlos nutzbar. Das Format ist ein nachhaltiger Standard, der bei Transaktionen innerhalb Deutschlands als auch innerhalb der EuropĂ€ischen Union verwendet werden kann. Das Format gibt klare Regeln und Verbindlichkeiten vor, an die sich alle an der Rechnungstellung und dem Empfang beteiligten Unternehmen, Organisationen und Personen halten mĂŒssen. XRechnung ermöglicht unter anderem die Automatisierung des Rechnungsworkflows – sowohl auf Seiten des Auftraggebers als auch auf Seiten des Auftragnehmers. Das Format ist technologieneutral und vollstĂ€ndig dokumentiert. So kann es von allen genutzt und von IT-Dienstleistern problemlos in bestehende Lösungen integriert werden. Ein weiterer Vorteil: Es ist klar definiert, wer das Datenformat pflegt und wie neue Versionen veröffentlicht werden. Das Format XRechnung ist dadurch zukunftssicher.

ZUGFeRD 2.0

Behörden der Kommunen, LĂ€nder und dem Bund erhoffen sich durch die XRechnung also Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. So werden auch Einrichtungen, die mehrheitlich in öffentlicher Hand sind, das Format XRechnung oder das Alternativformat ZUGFeRD 2.0 implementieren. Beispiele sind KrankenhĂ€user und SozialverbĂ€nde, Bildungseinrichtungen und Energieversorger oder kulturelle Einrichtungen wie Museen. Gerade der letzte Punkt wird aktuell noch von vielen Unternehmen nicht beachtet oder unzureichend berĂŒcksichtigt, da diese Einrichtungen in der allgemeinen Wahrnehmung nicht als Teile der „klassischen“ Behörden wahrgenommen werden.

Funktionen

Eine Besonderheit und fĂŒr viele Kunden ein Nachteil der XRechnung ist, dass sie auf eine PDF-Datei als menschenlesbares Abbild der Rechnung verzichtet. Dies ist auch der grĂ¶ĂŸte Unterschied zu ZUGFeRD – einem anderen verbreiteten Format fĂŒr elektronische Rechnungen. In der XRechnung werden rechnungsbegrĂŒndende Unterlagen zum Beispiel als PDF im XML eingebettet – diese mĂŒssen dann von Systemen menschenlesbar gemacht werden. XRechnung ist fĂŒr Menschen also nicht ohne Weiteres lesbar.

Bestandteile XRechnung

  • Dokumentation des Standards XRechnung als PDF-Dokument
  • Technische Mittel zur Validierung der ergĂ€nzenden nationalen GeschĂ€ftsregeln als Schematron- und XSL-Dateien
  • Technische ReprĂ€sentation von Codelisten im OASIS-Standard „Genericode 1.0“
  • Open Source-Referenzimplementierung zur PrĂŒfung eines XML-Dokuments auf KonformitĂ€t zum Standard XRechnung
  • Testnachrichten
  • Technische UnterstĂŒtzung zur Visualisierung

Eine Rechnung ist ĂŒbrigens nur dann konform zum Standard XRechnung, wenn sie in Form eines XML-Dokuments ausgestellt, ĂŒbermittelt und empfangen wird und ausschließlich die Elemente des semantischen Datenmodells entsprechend ihrer Spezifikation verwendet. Die Rechnung kann also eingebettete Objekte wie rechnungsbegrĂŒndete Unterlagen enthalten, im Gegensatz zu ZUGFeRD 1.0 selbst aber kein eingebettetes Objekt sein.

Vorteile XRechnung

Papierstapel, eine aufwĂ€ndige Recherche im Archiv und unĂŒbersichtliche Aktenberge: Vor allem große Konzerne haben die Zeichen der Zeit erkannt und setzen auf digitale Lösungen. Doch auch dem Mittelstand eröffnen sich durch die E-Rechnung neue Perspektiven. Nur ein Beispiel: Da die E-Rechnung nicht ausgedruckt, mit einer Briefmarke versehen und zur Post gebracht werden muss, ist sie ein sehr effektives Mittel zur Vereinfachung wichtiger Prozesse im Rechnungswesen. Neben der Herausforderung, technische Prozesse anzupassen, ist allerdings die Akzeptanz bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein hĂ€ufiges Problem bei der Umstellung auf die XRechnung. Hier ist eine offene Kommunikation der VorzĂŒge des Formats wichtig, um eventuell vorhandene Vorbehalte abzubauen.

Vorteile

  • Unternehmen sparen Zeit, Geld und andere Ressourcen
  • Unternehmen erhalten im wahrsten Sinne des Wortes FreirĂ€ume, da durch die Umstellung auf die E-Rechnung viel LagerflĂ€che umfunktioniert werden kann
  • Betriebe profitieren von einer verbesserten LiquiditĂ€t
  • Kleine und mittelstĂ€ndische Betriebe agieren durch die Umstellung auf Augenhöhe mit innovativen Unternehmen und Großkonzernen

Rechnungsarchivierung

Zeit ist Geld und beides ist im betrieblichen Alltag eng miteinander verknĂŒpft. FĂŒr den herkömmlichen postalischen Versand sind zahlreiche Arbeitsschritte nötig, die durch die Umstellung auf XRechnung oder ZUGFeRD entfallen. Bisher muss die Rechnung manuell erstellt und ausgedruckt werden, anschließend mit dem Porto versehen und zur Post gebracht werden. Viel Aufwand, der durch den elektronischen Versand eingespart werden kann. Auch finanzielle Mittel fĂŒr Druckerpatronen und natĂŒrlich das Papier entfallen. Auf den ersten Blick scheint es sich dabei um einen kleinen Betrag zu handeln. Über das ganze GeschĂ€ftsjahr hochgerechnet, addiert sich hier aber eine enorme Summe, die Unternehmen besser in ihr KerngeschĂ€ft investieren sollten. Studien haben gezeigt, dass die Kosten fĂŒr Rechnungsstellung, -bearbeitung und -archivierung um bis zu 20 Prozent reduziert werden können, wenn ausschließlich elektronische Formate genutzt werden. Ein nicht zu unterschĂ€tzender Faktor fĂŒr den wirtschaftlichen Erfolg.

Digitale Speichermedien

Papier ist geduldig, nimmt aber auch viel Platz in Anspruch. Zumindest dann, wenn jede Rechnung ausgedruckt und archiviert werden muss. Obwohl sich digitale Speichermedien lĂ€ngst in jedem Unternehmen durchgesetzt haben, wenden nach wie vor zahlreiche Betriebe Unmengen an Platz fĂŒr die Lagerung ihrer Rechnungen auf. Durch die Umstellung auf die E-Rechnung können diese Unternehmen also nicht nur Zeit und Geld, sondern auch LagerflĂ€che frei machen, die so nutzbringender verwendet werden kann. Auch die Recherche alter Rechnungen oder anderer Daten wird so erleichtert. Wenn RĂŒckfragen auftreten oder Sachverhalte geklĂ€rt werden mĂŒssen, ist der Gang ins staubige Archiv nicht mehr nötig. Es genĂŒgt eine digitale Recherche, die meist in Sekundenschnelle erledigt ist.

XRechnung

LiquiditÀt mit XRechnungen

FrĂŒher dauerte es bis zu einer Woche, um eine Rechnung zuzustellen. Im Gegensatz dazu, ist eine E-Rechnung schnell versendet und kann beim richtigen EmpfĂ€nger verarbeitet werden. Entsprechend zeitnah kann dieser die Rechnung begleichen. Unternehmen profitieren durch die E-Rechnung also durch eine verbesserte LiquiditĂ€t und sparen im Zweifelsfall auch Zinsen.

Digitalisierung

Auch wenn viele Konzerne in Punkto Digitalisierung noch Nachholbedarf haben: Die meisten Großunternehmen setzen bereits auf die E-Rechnung und bevorzugen in der Zusammenarbeit Partner, die ebenfalls die Umstellung auf die elektronische Rechnung erfolgreich umgesetzt haben.

Rechtliche Aspekte

Die elektronische Rechnung ist agiler als die Papierform. Dennoch gelten natĂŒrlich auch fĂŒr sie gewisse Regeln, die Unternehmen einhalten mĂŒssen. Wie bei einer ausgedruckten und per Post versendeten Rechnung auch, muss die E-Rechnung Hinweis geben auf die Echtheit der Herkunft und die die Unversehrtheit des Inhaltes sowie ihre Lesbarkeit garantieren. Selbst bei einem Download aus dem Internet, wie dies hĂ€ufig bei Telefonrechnungen der Fall ist, muss der Rechnungseingang dokumentiert werden. Dies ist dann gewĂ€hrleistet, wenn die fĂŒr den Empfang bestimmte Einrichtung, etwa das E-Mail-Programm, es in einer fĂŒr den EmpfĂ€nger bearbeitbarer Weise aufgezeichnet hat.

Rechtliche Dokumente

Eine reine E-Mail-Benachrichtigung ĂŒber das Vorhandensein einer elektronischen Rechnung genĂŒgt nicht. Unternehmen dĂŒrfen die Rechnung auch nicht einfach – etwa zur besseren Einordnung in ihr internes System – umbenennen und so unter anderem Namen speichern. Dementsprechend dĂŒrfen fehlende oder nicht korrekte Angaben innerhalb der Rechnung ausschließlich vom Aussteller der Rechnung ergĂ€nzt oder verĂ€ndert werden. Wer sich ĂŒber diese Regelung hinwegsetzt, erfĂŒllt den Straftatbestand der UrkundenfĂ€lschung.

E-Rechnung: Aufbewahrungspflichten

Auch bei der Archivierung der elektronischen Rechnungen mĂŒssen Organisationen gewĂ€hrleisten, dass die Rechnung mindestens zehn Jahre jederzeit ohne grĂ¶ĂŸeren Aufwand gelesen und ausgewertet werden kann. Diese Frist gilt ab dem Zeitpunkt der GĂŒltigkeit des Jahresabschlusses – daher kann die Frist auch die Dauer von zehn Jahren ĂŒberschreiten. Die E-Rechnung muss außerdem digital in genau dem Format archiviert werden, in dem sie bei dem jeweiligen Unternehmen eingegangen sind. Ein einfaches Ausdrucken, abheften und in den Aktenschrank legen, reicht also nicht aus.

E-Rechnung

Rechnungsausgang

Problemstellung

Die Folgen der Digitalisierung werden seit Jahren von Politik, Wirtschaft und Gesellschaft diskutiert. Politiker hoffen darauf, dass die neuen Technologien den BĂŒrokratieabbau beschleunigen, Unternehmen möchten ihre Prozesse optimieren, um Geld zu sparen und die Gesellsch

informieren

Fazit

Mit XRechnung existiert ein Format, das Unternehmen zahlreiche Vorteile bietet. Die Einsparungspotenziale, die durch die E-Rechnung entstehen, werden dabei noch immer unterschÀtzt. Unternehmen, die dieses wichtige Thema nicht verschlafen möchten, sollten sich jetzt eingehend mit den rechtlichen Aspekten der XRechnung beschÀftigen und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Umstellung vorbereiten. Nur so können die Betriebe auch in Zukunft auf Augenhöhe agieren.


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4 Kommentare zu "XRechnung"

Simone Friedman - 9. April 2019 | 13:19

Guten Tag,

ich habe vor, meine Rechnungen demnĂ€chst gemĂ€ĂŸ XRechnung an die Verwaltungen zu ĂŒbermitteln. Jetzt benutze ich bereits ein anderes E-Rechnungsformat.

Was meinen Sie wie groß der Umstellungsaufwand wird?

Danke im Voraus 🙂

Antworten
Jeremia Girke - 16. April 2019 | 11:25

Guten Tag Frau Friedmann,

Danke fĂŒr Ihren Kommentar. So pauschal aus der Ferne wird das etwas schwierig. 🙂 Ein paar Faktoren beeinflussen die AufwĂ€nde hier.
Anbei ein paar Fragen zum Einstieg:
Ist ihr aktuelle Format bereits XML?
Bietet der Anbieter vielleicht auch schon das XRechnung-Format mit an?
Wird die Aufbereitung bei Ihnen im System gemacht oder ist das ein Service?
Falls es Service ist, die Frage stellen, wie hoch der Aufwand ist, diesen zu tauschen.

Melden Sie sich einfach kurz bei mir telefonisch 0211 9462 8572-35 oder per Mail: girke@mind-forms.de.
Wir können hier mal ihre Situation betrachten und mögliche Lösungen durchgehen.

Ich freue mich auf unser GesprÀch.
Beste GrĂŒĂŸe,
Jeremia Girke

Antworten
Maximilian Schwab - 6. August 2019 | 13:39

Hallo

Eine Frage hÀtte ich da noch und zwar verwende ich in meinem Unternehmen bereits ein anderes elektronisches Rechnungsformat.
Wie groß ist der Umstellungsaufwand wenn ich trotzdem Rechnungen gemĂ€ĂŸ XRechnung an die Verwaltungen ĂŒbermitteln will?

Antworten
Patrick Steffens - 23. August 2019 | 09:44

Hallo Herr Schwab,

das hĂ€ngt stark davon ab, welches Rechnungsformat Sie verwenden. Ist es ZUGFeRD, dann wĂ€re die Umstellung weniger aufwĂ€ndig als wenn Sie EDI benutzen. Im ersteren Fall könnten Sie viel wiederverwenden und in letzterem mĂŒssten wir uns eine neue Strategie ĂŒberlegen, da sich EDI und XRechnung technisch grundlegend unterscheiden. Wie ĂŒbermitteln SIe denn aktuell elektronische Rechnungen?

Viele GrĂŒĂŸe
Patrick Steffens

P.S.: Entschuldigen Sie bitte die spÀte Antwort. Ich werde ein Auge auf dieses Thema haben und gebe Ihnen gerne Antworten auf Ihre Fragen.

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