So gehen Sie die Einführung der E-Rechnung an
E-Rechnungen sind bereits in vielen Unternehmen etabliert. Da sie im Januar 2025 verpflichtend werden, müssen sich jetzt alle Unternehmen mit der Einführung von E-Rechnungen beschäftigen. Wie Sie diesen Prozess angehen können und welche Tools hilfreich sind, erfahren Sie hier.
Was ist eine E-Rechnung?
Bei elektronischen Rechnungen (kurz: E-Rechnung) handelt es sich um digitale Dokumente, die die gleichen inhaltlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllen wie traditionelle Rechnungen auf Papier. E-Rechnungen werden digital versendet und empfangen. Das spart im Vergleich zu Papierrechnungen Zeit und Kosten. Gleichzeitig erhöht sich die Datensicherheit und die E-Rechnungen sind auch in einem internationalen Arbeitsumfeld kompatibel.
Damit die E-Rechnungen ihren Zweck erfüllen, ist es entscheidend, dass sie in einem strukturierten XML-Format und nicht etwa als einfache PDF erstellt werden. Nur so lassen sie sich maschinell optimal verarbeiten. Damit das gelingt, gibt es Standards wie XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).
Rechtlicher Stand: E-Rechnungen werden 2025 zu Pflicht
Aufgrund der Möglichkeit zur effizienten und kostengünstigeren Verarbeitung sind E-Rechnungen bereits in vielen Unternehmen beliebt und als Standard etabliert. Allerdings müssen sich auch Unternehmen, die bis jetzt noch nicht von den Vorzügen überzeugt werden konnten, nun intensiver mit der Einführung von E-Rechnungen beschäftigen, da diese in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 zumindest für den B2B-Bereich zur Pflicht werden. Diese Pflicht tritt im Zuge des Wachstumschancengesetzes in Kraft und zielt darauf ab, die Digitalisierung voranzutreiben.
Welche Tools können Sie für die Einführung von E-Rechnungen nutzen?
Da einfache PDF-Dateien nicht als E-Rechnung gelten, braucht es passende Tools zur Erstellung gesetzeskonformer E-Rechnungen. Folgend stellen wir einige Optionen für Rechnungsstellungs-Software vor:
SAP Document and Reporting Compliance
SAP bietet mit Document and Reporting Compliance (kurz: SAP DRC) eine eigene Lösung zur Erstellung von E-Rechnungen. In der Plattform lassen sich automatisiert verschiedene E-Dokumente, darunter auch E-Rechnungen, erstellen, in Echtzeit überwachen und bei Bedarf korrigieren. Zusätzlich bietet SAP DRC eine zentrale Plattform zur übersichtlichen Verwaltung Ihrer E-Rechnungen. Dazu kann das Tool auch auf Ihr ERP-System zugreifen und relevante Informationen übertragen. Jedoch sind nicht alle Arbeitsschritte vom Empfang bis zur Weiterverarbeitung mit SAP DRC darstellbar.
sevdesk
Die Software sevdesk hat den ZUGFeRD-Standard integriert und erlaubt Nutzern so gesetzeskonforme E-Rechnungen im XML-Format auszustellen. Diese werden parallel zu einem PDF-Dokument mit allen Rechnungsdetails erstellt. So können Nutzer bequem beide Dokumente aus der Plattform herunterladen und nutzen.
lexoffice
Die Buchhaltungssoftware lexoffice generiert auf Basis von bereits erstellten Angeboten auf Knopfdruck eine E-Rechnung mit allen relevanten Informationen. Dafür müssen Kontakte sowie die Produkte und zugehörige Preise für das E-Invoicing einmalig angelegt werden. Anschließend kann das Tool diese Informationen für die Rechnungserstellung nutzen.
So lassen sich E-Rechnungen optimal einführen
Einführung E-Rechnung (Schaubild)
1. Eigene Voraussetzungen und Ziele klären
Wie in den meisten Prozessen gilt es zu Beginn, Ziele zu definieren, die mit Hilfe der Einführung von E-Rechnungen erreicht werden sollen. Neben der Erfüllung gesetzlicher Pflichten stehen hier auch Themen wie Effizienzsteigerungen im Raum.
Des Weiteren müssen sich Unternehmen ihrer eigenen technischen Voraussetzungen bewusst werden. Dazu gehört zu überprüfen, ob vielleicht eine Software, die bereits in Verwendung ist, auch über Funktionen für E-Rechnungen verfügt. Wenn das nicht der Fall ist, sollten Unternehmen sich über mögliche Tools und die Voraussetzungen für die Nutzung dieser Tools informieren.
2. Roadmap erstellen
Anschließend ist es empfehlenswert, eine individuelle Roadmap für die Einführung von E-Rechnungen zu erstellen. Hier legen Unternehmen verschiedene Phasen mit einem entsprechenden Zeitplan auf dem Weg zur Umstellung auf E-Rechnungen fest. Auch sollten hier verschiedene Teilschritte wie Rechnungseingang und Rechnungsausgang unterschieden werden: Nicht jedes Tool deckt alle Bereiche des E-Invoicings ab.
3. Tool wählen
Als erste Phase steht die Wahl eines passenden Tools. Dafür sind eine umfassende Recherche und ggf. auch die Einbindung externer Beratung für die Einführung von E-Rechnungen empfehlenswert. So stellen Unternehmen sicher, dass sie das richtige Tool für ihre Ziele und Anforderungen wählen. Zusätzlich sollte das Budget als Entscheidungsfaktor berücksichtigt werden.
4. Tool implementieren
Nach der Entscheidung gilt es, das gewählte Tool zu implementieren und in die bestehende Software-Landschaft zu integrieren. Dabei ist es wichtig, relevante Datenquellen anzubinden, sodass dem Tool für die Verarbeitung von E-Rechnungen alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen. Auch Maßnahmen zum Datenschutz sollten in diesem Schritt getroffen werden.
Des Weiteren sollte die Einführung schrittweise und mit entsprechenden Testläufen geschehen. So lassen sich Probleme frühzeitig identifizieren und Unternehmen können bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
5. Stakeholder vorbereiten
Sobald das Tool im Unternehmen zur Verfügung steht, sollten Mitarbeiter aller betroffenen Fachbereiche entsprechend geschult und so optimal auf die Nutzung der neuen Software vorbereitet werden. So stellen Unternehmen sicher, dass die Nutzer das neue Tool akzeptieren und richtig anwenden.
Die Vorbereitung betrifft allerdings nicht nur Mitarbeiter, sondern auch andere Stakeholder wie Kunden oder Lieferanten. Auch diese sollte über die Änderungen, die auf sie und ihre etablierten Prozesse zukommen, aufgeklärt werden.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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6. E-Rechnungen verarbeiten
Nach Abschluss dieser Schritte sind Unternehmen in der Lage, E-Rechnungen zu empfangen und selbst zu erstellen.
Fazit: E-Rechnungen richtig einführen
Mit der gesetzlichen Pflicht zu E-Rechnung müssen sich alle B2B-Unternehmen in den kommenden Monaten intensiv mit diesem Thema beschäftigen und Prozesse zur Einführung anstoßen. Dabei können Sie sich an den oben beschriebenen Schritten orientieren.
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