Smart Forms

Smart Forms ist die zweitälteste Formulartechnologie von SAP und bildet die logische Weiterentwicklung von SAPscript. Sie bietet eine strukturierte und gekapselte Form der Entwicklung. Smart Forms wurde mit dem Basis Release 4.6c im April 2001 veröffentlicht.

Wie SAPscript wird die Technologie standardmäßig mit SAP ausgeliefert und ist über die Transaktion SMARTFORMS zu finden. Allerdings wird diese Formulartechnologie seit 2005 nicht mehr weiterentwickelt, da sie von der neueren Technologie SAP Adobe Forms abgelöst wird und SAP angekündigt hat, den Support spätestens mit der Umstellung auf S/4HANA in 2025 zu beenden.

Einsatzbereiche

Mithilfe von SAP Smart Forms können Sie Formulare für den Massendruck in SAP-Systemen erstellen und pflegen. Neben der Standardausgabe über den Drucker, können Sie als Ausgabemedien auch Internet (mit Hilfe einer generierten HTML-Ausgabe), Fax oder E-Mail wählen. Zusätzlich wird eine Auswahl von Formularen für zentrale Geschäftsprozesse ausgeliefert.

Anwendung im CRM

Diese umfassen Formulare im Customer Relationship Management (CRM) sowie in den Anwendungen Sales Order Management (SD), Financials (FI) und Human Resources (HR).

Wer heutzutage keine volle Umstellung auf Adobe Forms machen will, ist mit Smart Forms am besten bedient. Im Vergleich zu SAPscript fallen Entwicklungszeit und Wartungsaufwand durch den übersichtlicheren Editor kürzer aus.

ABAP-Entwicklung

Durch die Weiterentwicklung auf Basis von SAPscript, ist Smart Forms auch für ABAP-Entwickler noch verständlich. Aufgrund der strategischen Ausrichtung der SAP langfristig mit Adobe weiterzuarbeiten, empfehlen wir aber den vollen Umstieg auf Adobe Forms.

Vorteile

Der größte Unterschied zu SAPscript: Smart Forms verwendet Kapselung, die eine Trennung von Logik und Design im weitesten Sinne ermöglicht. Um ein Formular zu drucken, wird es aus einem Anwendungsprogramm heraus aufgerufen, welches die Anwendungsdaten beschafft.

Somit sind Datenbeschaffung und Logik eines Formulars voneinander getrennt, was den großen Vorteil hat, dass wir bei einer Änderung der Logik immer nur das Smart-Forms-Formular angepassen müssen. Das Druckprogramm ist nicht für die komplette Formularsteuerung zuständig, sondern nur für die initiale Datenbeschaffung.

E-Book: SmartForms

Eine plattformunabhängige, mehrsprachige und mandatenübergreifende Formulartechnologie klingt für Sie nach Utopie? Nicht, wenn Sie SAP Smartforms kennen.

Am Ende dieses ABAP-Reports erfolgt immer der Formularaufruf als Funktionsbaustein. Das Formulardesign, das in der Transaktion SMARTFORMS erstellt wird, enthält dann Rahmendaten wie Seitengröße, den kompletten Aufbau der Felddarstellungen und auch weitere Logik, die zur Verarbeitung notwendig ist.

Smart Forms ist damit sehr flexibel und als Technologie leicht zu überblicken. Zudem ist die Entwicklungstransaktion in sich geschlossen und bietet vielfältige Möglichkeiten zur Erreichung des gewünschten Designs.

Bedienung

Ein grafischer Formulareditor ist mit Einführung von SAP Smart Forms selbstverständlich geworden und die Baumstruktur des Formulardesigns macht es dem Entwickler einfach, schnell die richtige Anpassungsstelle zu finden. Jeder Knoten im Baum repräsentiert ein Element der Gestaltung, z. B. eine Tabelle, Grafik oder eine Adresse sowie einfache Textfelder.

Änderungen werden mit Drag & Drop und Copy & Paste sowie durch die Auswahl von Attributen durchgeführt. Dabei werden weder Programmcode noch Anweisung einer Skript-Sprache benötigt.
Während es in SAPscript noch notwendig ist, sämtliche Sprachen durch die Kopie des Formulars zur Verfügung zu stellen, ist mit Smart Forms erstmals das Übersetzen der Formulare möglich.

Dadurch ist für eine Anpassung der Formulare keine manuelle Korrektur an allen Versionen notwendig, was einen enormen Wartungsaufwand bedeutet. Smart Forms wird, wie auch andere SAP-Objekte, nativ über die Transaktion SE63 übersetzt. So genügt es jetzt, ein einziges Formular für alle Sprachen zu pflegen.

Versionsverwaltung

Zusätzlich wurde mit Smart Forms eine Versionsverwaltung eingeführt. Diese entspricht zwar nicht der gewohnten Versionsverwaltung, wie Sie sie von anderen Objekten wie Reports oder Funktionsbausteinen kennen, sie ermöglicht es aber, für die verschiedenen Stände – in Form von Struktur-Up/Downloads – ein manuelles Backup zu erstellen.

Somit lassen sich die Stände zumindest lokal ablegen. Eine echte und native Versionsverwaltung ist erst mit Adobe Forms umgesetzt.

Fußzeilen, Logos und Adressen Ihres Unternehmens wiederholen sich oft auf mehreren Formularen. Um Änderungen an der Fußzeile nicht in jedem Formular einzeln pflegen zu müssen, sollten  Sie diese in Textbausteine auslagern.

So können Sie Änderungen schnell und effektiv umsetzen. Die SAPscript-Texte, erreichbar über die SO10, werden von Smart Forms abgelöst. Es ist dadurch möglich, direkt in der Transaktion SMARTFORMS auch Langtexte zu pflegen. Diese nennen sich Smart-Forms-Textbausteine.

Smart Forms

Im Vergleich zum Vorgänger, dem SO10-Text, lassen sich Smart-Forms-Textbausteine ebenfalls mit Styles nutzen, um den Text gestalterisch Ihren Wünschen anzupassen.

Ein großer Vorteil ist auch das Transportwesen, das Smart-Forms-Textbausteine einfach als Entwicklungsobjekt in Transportaufträge aufnehmen und transportieren kann. Schiefstände werden somit vermieden und manuelles Hinzufügen von SO10-Texten ist nicht mehr nötig.

Sie können dabei beide Textbausteine, SO10 und Smart Forms, in Adobe Forms weiter nutzen.

Formular-Framework-Ansatz

Mit Smart Forms ist es möglich, einen Formular-Framework-Ansatz zu realisieren. Hierfür werden auf den Smart Forms Platzhalter definiert. Die entsprechende Befüllung findet dann komplett über die Datenbeschaffung statt – natürlich bereits im korrekten Ausgabeformat aufbereitet.

Hierfür wird das Formular generalisiert und die individuelle Aussteuerung findet vorher in der Datenbeschaffung statt. Gute Frameworks sind zudem ohne großen Aufwand leicht von Smart Forms auf Adobe Forms umzustellen. Dafür benötigen Sie eine saubere Architektur im ABAP-Backend, sodass die Informationen dort klar gekapselt aufbereitet sind.

Hier können Sie sich weiter über das Thema Formular Framework informieren.

Nachteile von Smart Forms

Als Nachteil der Technologie Smart Forms ist sicherlich die nicht konsequente Versorgung mit Standardformularen und -Druckprogrammen durch die SAP zu nennen.

Alle Standardformulare auf Basis von SAPscript sind mittlerweile auch in SAP Adobe Forms verfügbar, wurden aber nicht immer in Smart Forms konvertiert.

Barcodes sind auch mit Smart Forms nur bedingt nutzbar. Für die Ausgabe von Formularen mit Barcode-Elementen, wird ein spezielles Hardwaremodul für den Drucker benötigt, damit dieser jene auch ausgeben kann.

Bei Adobe Forms können Sie Formulare auf jedem Drucker ausdrucken. Hier wird keine zusätzliche Hardware benötigt. Smart Forms stößt vor allem bei 2D-Barcodes an ihre Grenzen. Hier ist eine Umstellung auf Adobe Forms von Vorteil, da diese bereits mehr als 34 Barcode-Arten nativ unterstützt.

Coding im Layout

Zudem wird durch das Element „Programmierknoten“ Coding in das Layout aufgenommen. Eine saubere Trennung von Datenbeschaffung/Coding und Layout wird somit sehr leicht gebrochen.

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Wenn ein Fehler im Coding gesucht wird, muss daher wieder über das Druckprogramm hinaus gesucht werden, nämlich im Layout. Dadurch wird die Wartbarkeit der Smart-Forms-Formulare deutlich erschwert und die Umsetzung von neueren Versionen sowie die Korrektur von Formularen verlängert.

Sollte dennoch Coding im Formular notwendig sein, ist es ratsam in Ausnahmefällen die Code-Initialisierung und keine andere Stelle zu nutzen.

Fazit

Mit Smart Forms hat SAP einen logischen Nachfolger zu SAPscript entwickelt. Die Nähe zum ABAP Code und die SAPscript-Basis sind an manchen Stellen noch spürbar. So wirkt Smart Forms eher wie die entwicklerfertige Version von SAPscript als eine revolutionäre Neuerung, die SAP dann mit Adobe Forms gelungen ist. Obwohl in vielen Aspekten mittlerweile eher antiquiert, bringen der grafische Editor und die vorgefertigten Elemente ihren Nutzen.

Gerade für Unternehmen, die schnell und mit kleiner, interner IT-Abteilung eine Verbesserung ihrer Formulare erzielen wollen, konnte sich bis zuletzt der Umstieg auf Smart Forms lohnen – aus eigener Erfahrung weiß ich, dass Entwickler für Smart Forms durch die ABAP-Nähe in der Regel keine lange Einarbeitung benötigen. Mit S/4HANA und dem Näherkommen von 2025 ist der Umstieg auf Adobe Forms jedoch zukunftsfähiger und nachhaltiger. Daher empfehle ich Ihnen, mal einen Blick auf Adobe Forms zu werfen.


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