Alex Wiefel
8. Juni 2022

SAP Forms Service by Adobe

Mit SAP Interactive Forms by Adobe haben SAP und Adobe bereits vor Jahren einen neuen Standard für die SAP-Formulartechnologien etabliert. Er löst ältere Lösungen wie Smart Forms und SAPscript ab und bietet Vorteile für die Entwicklung, Anwendung und Wartung von Formularen. Verbesserungen bestehen auch in Hinblick auf die optische Gestaltung der Dokumente.

Wer hiermit Formulare für interaktive Anwendungen oder Print erstellt, greift bisher auf die Adobe Document Services (ADS) On-Premise zurück. Nun führt die SAP einen cloud-basierten Service mit dem Namen: SAP Forms SERVICE by Adobe ein. Dieser basiert auf der Cloud Foundry Umgebung und damit der aktuellen Cloud-Lösung der SAP.

Was ist der SAP Forms Service by Adobe?

Mit SAP Forms Service by Adobe stellen SAP und Adobe einen Dienst für die Verwaltung von Formularen bereit. Der Service ist auf der SAP BTP gehostet und findet damit in der Cloud Foundry-Umgebung Platz, ganz im Gegensatz zu einem On-Premise ADS auf AS Java. Mit SAP Forms Service by Adobe lassen sich interaktive Formulare und Dokumente für den Druckbereich erstellen. Sie sollen ein ansprechendes Design und einen hohen Komfort auf Nutzer- und Entwicklerseite bieten.

Ein solcher Service ist nützlich, weil praktisch jeder SAP-Geschäftsprozess betriebswirtschaftliche Daten erzeugt, die Unternehmen in vielen Fällen visualisieren möchten. Häufig erfolgt die Ausgabe der entsprechenden Dokumente als Formular. Es ist aber auch der umgekehrte Weg möglich. So lassen sich direkt über Formulare Daten in SAP eingeben. Der SAP Forms Service by Adobe dient dazu, alle in diesem Rahmen anfallenden Aufgaben zu erleichtern und die benötigten Funktionen dafür zur Verfügung zu stellen.

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SAP Adobe Forms ist der zukünftige Standard für Druckformulare, denn es ermöglicht effizientes und gewinnbringendes Arbeiten.

Features

Der SAP Forms Service by Adobe ist ein cloud-basierter Dienst für die Formularverwaltung. Als solcher bietet er – ebenso wie die On-Premise Varianten – die Möglichkeit, interaktive Formulare zu erstellen, die genau so aussehen wie die Papierformulare, aus denen sie abgeleitet sind. Es ist möglich, PDF-Dokumente mit Anmerkungen und Eingabedaten zu versehen und gemeinsam im Team an der Überprüfung von PDF-Dokumenten zu arbeiten.

Der Nutzer kann über die Formulare Daten erfassen und diese direkt an sein SAP-System weiterleiten. Dafür stehen die notwendigen Import-Funktionen, bspw. per E-Mail oder Webservice, zur Verfügung. Weiterhin kann der Anwender seine PDF-Dokumente elektronisch unterschreiben. Möglich ist es auch, andere Dateiformate in die vorhandenen PDF-Dokumente in Form von Anhängen einzubetten, dies ist insbesondere interessant für elektronische Rechnungen wie ZUGFeRD.

Funktionsweise

Wer SAP Forms Service by Adobe verwenden möchte, muss über ein Konto für SAP BTP verfügen und dann den Service „SAP Forms Service“ abonnieren. SAP BTP steht für SAP Business Technology Plattform, eine Cloud-Plattform, auf der Unternehmen Zugriff auf verschiedene Dienste und Funktionen haben. Die Services können direkt von SAP stammen, von anderen Anbietern oder aus der Eigenentwicklung. SAP Forms Service by Adobe ist hier gehostet.

Ihrer Funktionsweise nach basieren die SAP Forms Service auf den Adobe Document Services (ADS). Tatsächlich handelt es sich hierbei um eine der grundlegendsten technischen Voraussetzungen für die Adobe Forms, denn ADS ist zuständig für die Generierung der PDFs aus den relevanten Daten.

Wer möchte, kann den Dienst direkt aus eigenen Non-SAP-Anwendungen heraus nutzen. Dazu ist es notwendig, die eigens hierfür bereitgestellte SAP Forms Service by Adobe REST API zu verwenden. Sie bietet die Möglichkeit, den entsprechenden Aufruf für den Dienst vorzunehmen.

Streng genommen erfolgt in diesem Fall kein direkter Aufruf des Services. Stattdessen ruft eine Cloud-Anwendung die SAP Forms Service REST API über HTTP auf. Über verschiedene URIs (Uniform Resource Identifiers) lassen sich die zur Verfügung gestellten Features nutzen und der Daten- und Dokumentenaustausch im Format JSON vornehmen.

Vor- und Nachteile der SAP Forms Service by Adobe

Zu den Vorteilen des Services gehört die Reduktion von Aufwand, der mit der Nutzung eines Cloud-Dienstes einhergeht. SAP kümmert sich zum Beispiel um Patches und das Aufspielen von Updates. Der Nutzer muss in seinem Betrieb keine IT-Ressourcen zur Verfügung stellen, um sich um solche und ähnliche Wartungsaufgaben zu kümmern. SAP übernimmt für den Anwender viele weitere Aufgaben wie zum Beispiel das Load Balancing und stellt die jederzeitige Verfügbarkeit sicher. Letzteres ist ein wichtiges Argument für Anwender, die sich in ihren Prozessen Ausfälle nicht leisten können.

Vorteile gegenüber Smart Forms

Für Anwender der älteren Technologie Smart Forms ist es interessant, welche Vorteile ihnen der Wechsel bietet. Bei den Forms by Adobe kommt zum Beispiel die Ansprechbarkeit über externe Schnittstellen hinzu. Der Nutzer ist flexibler in der Art und Weise, wie er den Dienst nutzt. Ein On-Premises Java-Stack ist hier nicht notwendig, womit das Unternehmen auch nicht das damit zusammenhängende Knowhow bereitstellen muss.

Wer Adobe Forms nutzt, profitiert von der laufenden Überwachung der Datenfelder durch den Adobe LiveCycle Designer. So lassen sich zum Beispiel fehlende Verweise und Inkonsistenzen schneller erkennen. Die Formularausgabe erfolgt in PDF und damit in einem plattformübergreifenden Dateiformat. Zudem besteht eine Unterstützung für die wichtigen Druckersprachen PS, PCL und ZPL.

Es ist außerdem möglich, Grafiken direkt ins Formular einzubetten. Das ständige Nachladen vom Applikationsserver kann damit entfallen, wenn gewünscht. Der alte Weg über das MIME Repository oder die SE78 ist weiterhin möglich. Weiterhin ist die Trennung in Vordergrund und Seitenhintergrund (Masterseite) vorgesehen. Das verbessert den Überblick und der Seitenhintergrund lässt sich einfacher zu anderen Formularen kopieren.

Nachteile der Lösung

Der Service weist auch einige Beschränkungen auf. Diese können in Abhängigkeit von der gewünschten Art der Nutzung ein Nachteil sein. Dazu gehört, dass der Dienst keine Parallelisierung unterstützt. Diese steht also bei der Bewältigung von großen Druckaufträgen nicht zur Verfügung, wodurch sich die Laufzeit verlängern kann. Es besteht weiterhin keine Unterstützung für HSM / MS-CAPI Credentials für digitale Signaturen. Außerdem ist es in der Cloud Foundry-Umgebung nicht möglich, den Service gemeinsam mit einer WebDynpro Java-Anwendung zu nutzen.

Während die ADS On-Premise für Druckformulare quasi kostenlos zur Verfügung standen, neben den Serverkosten, rechnet die SAP bei den SAP Forms Service by Adobe pro Formularpaket ab. Das bedeutet für eine Anzahl Anfragen an den Service wird ein bestimmter Betrag abgerechnet. Die Kosten sind damit weniger planbar.

Anwendungsfälle

Neben dem Aufruf des Dienstes per REST API bestehen weitere Anwendungsszenarien. Bei der REST API erfolgt der Aufruf über eine Cloud-Anwendung. Über die SAP Forms Service Configuration UI lässt sich konfigurieren, wie sich der Service dem Anwender im Browser präsentiert.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, den Dienst über eine ABAP-Anwendung aufzurufen, die auf SAP S/4HANA als On-Premise-Lösung läuft. In diesem Fall kümmert sich der Cloud Connector darum, die für Callbacks vom Backend zu den Formular-Diensten notwendigen Verbindungen herzustellen.

Eine dritte Möglichkeit besteht im Aufruf des Services über eine Anwendung, die in einer SAP BTP und ABAP-Umgebung läuft. In allen drei Fällen ist die Kommunikation zwischen der SAP-Seite und dem Anwender und dessen Browser durch eine Firewall geschützt.

Sicherheit

SAP ergreift für seinen Service einige Maßnahmen, um das Sicherheitsniveau bei der Verwendung des Dienstes zu erhöhen. Dazu gehört, dass sich einzelnen Nutzern Rollen zuweisen lassen. Damit lässt sich steuern, wer auf welche Daten Zugriff erhält. Zu den Empfehlungen gehört es, OAuth einzurichten, um die Kommunikation über die SAP Forms Service REST API zu schützen. Es bleibt in der Verantwortung des Nutzers des Services, für einen ausreichenden Datenschutz zu sorgen und die Privatsphäre zu wahren, wenn zum Beispiel der Umgang mit Kundendaten erforderlich ist.

Fazit

Die Vorteile von Adobe Forms liegen auf der Hand: Einfachere Erstellung von Formularen, schnellere Änderungen, gerade bei kleinen Feldanpassungen und mehr Formatierungsmöglichkeiten für ansehnlichere Formulare. Mit den ADS On-Premise war dies bereits jahrelang möglich und die Empfehlung der SAP.

Das Angebot der SAP Forms Service by Adobe soll nun den Weg in die Cloud bereiten. Bis auf wenige Einschränkungen sollen alle Features der ADS übernommen werden. Die Öffnung der Services auch für Non-SAP-Systeme bietet die Chance, alle Dokumente in einer Welt abzudecken. Preislich interessant ist aber sicherlich die Abrechnung nach Service-Anfragen. Perspektivisch führt aber kein Weg an der Technologie vorbei, die Weichen der SAP stehen ja bereits seit längerem auf „Cloud“. Eine Umstellung auf Adobe Forms wäre daher ein erster Schritt, um spätere hohe Aufwände abzumildern.

Websession: SAP Forms Service by Adobe

Ich hoffe, dass Sie sich viel aus dem Beitrag mitnehmen konnten und dem Thema SAP Forms Service by Adobe im Allgemeinen nähergekommen sind. Lassen Sie uns in einer kostenlosen Websession über Ihre Herausforderungen und Wünsche sprechen.

Alex Wiefel

Alex Wiefel

Mein Name ist Alex Wiefel und ich bin begeisterter SAP Consultant bei mindsquare. Wie meine Kollegen habe ich mein Hobby zum Beruf gemacht.

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