Alex Wiefel

26. September 2022

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SAP-Formulare

In jedem SAP-Geschäftsprozess entstehen betriebswirtschaftliche Daten, die man oft visualisieren möchte. Es soll also ein Dokument ausgegeben werden. Üblicherweise geschieht dies in Form eines Formulars – entweder über den Drucker, als PDF oder auch als Bildschirm-Vorschau. Auch der umgekehrte Weg funktioniert: Die Eingabe von Daten in SAP über Formulare.

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SAP Script und Smart Forms

Bei SAP Script und Smart Forms handelt es sich um die ersten SAP Formulartechnologien.

SAP Script ist eine code-basierte Sprache, mit der „Zeile für Zeile“ gearbeitet wird. So kann es nachteiliger Weise zu sehr langen Druckprogrammen kommen. Außerdem ist die Technologie sehr unflexibel in der Neugestaltung von Formularen. Verschiebt man ein Element entstehen Wiedersprüche in der Codierung und das Formular wird unleserlich. Des Weiteren liegt der Technologie keine Trennung von Datenmodell und Datenbeschaffung zugrunde.

Smart Forms ist die zweite Generation der SAP Formulartechnologie. Im Vergleich zu SAP Script wird der Codingaufwand stark reduziert. SAP probierte hier erstmals die Trennung zwischen grafischer Layout-Erstellung und Coding aus. Da Smart Forms aber auf SAP Script basiert, ändert sich der optische Output quasi gar nicht.

Adobe Forms

Der Einstieg in das Thema Adobe Forms kann sich aufgrund der vielen kursierenden Synonyme als sehr unübersichtlich erweisen. So ist hier oftmals von Interactive Forms, PDF Forms oder Forms by Adobe die Rede. Offiziell heißt die Technologie aber SAP Interactive Forms by Adobe (IFbA). Jedoch hat sich Adobe Forms als Begriff innerhalb der SAP-Community durchgesetzt.

Adobe Forms entstand durch die Kooperation von SAP und Adobe. Heute gilt sie als wichtigste Formulartechnologie im SAP-Bereich und wird in zahllosen SAP-Kundenprojekten verwendet. Über 5.000 Adobe-Druckformulare stehen derzeit zur Verfügung. Unterstützt werden PDF und PDF/A, die Druckformate PCL und PostScript sowie die Etikettenformate DPL, IPL, JScript, TPCL und ZPL.

Den bisherigen Technologien ist Adobe Forms hinsichtlich des Designs sowie der Performance weit überlegen. Die erstellten Formulare sehen ansprechender aus und sind komfortabler in der Entwicklung, Anwendung und Wartung. Ursächlich dafür ist die im Vergleich zu SAPScript und Smart Forms vielschichtigere Architektur.

Adobe Document Services

Adobe Document Services stellen die Basis für die Nutzung von Adobe Forms dar. Sie sorgen dafür, dass SAP-User Anwendungen wie den LiveCycle Designer (LCD), Acrobat Reader uvm. nutzen können.

Mit den SAP ADS werden die mittels Adobe LiveCycle Designer erstellten Formularentwürfe in ein fertiges PDF gerendert.

Sie ermöglichen es SAP-Anwendungen (Java oder ABAP), den vollen Funktionsumfang von Adobe Acrobat und Adobe Reader zu nutzen. Die Möglichkeiten der Dokumenten-Generierung des SAP NetWeaver Application Servers lassen sich dadurch deutlich erweitern. SAP-Anwender können interaktive Formulare analog zu ihrem Papierpendant erstellen und online wie offline bereitstellen.

Weiterhin können sie PDF-Dokumente kommentieren, bei deren Überprüfung zusammenarbeiten, sie digital signieren und andere Dateiformate darin als Anhang einbetten. Man kann außerdem Daten über Formulare erfassen und direkt ins SAP-System übertragen. Die SAP ADS ermöglichen es, Geschäftsdaten aus verschiedensten Anwendungen zu verarbeiten.

Adobe Livecycle Designer

Der Adobe LiveCycle Designer (LCD) ist ein WYSIWYG (What You See Is What You Get)-Editor für die Gestaltung von Adobe Formularen. Neben zahlreichen Templates für End-User stehen auch Entwicklern verschiedene Funktionen zur Verfügung. Dazu gehört bspw. das gemeinsame Erstellen von Vorlagen, die Verbindung von schemakompatiblen XML-Daten in Backend-System uvm.

Auch in der SAP Public Cloud spielt der LCD eine große Rolle, da mit Ihm stand-alone Formulare berarbeitet werden können und später in die Cloud hochgeladen werden können.

Voraussetzungen für Adobe Forms

Für die On-Premise Nutzung von Adobe Forms benötigt man einen eigenen SAP-Server mit einem Java Stack. Dieser dient als Plattform für die Adobe Document Services (SAP ADS), die mit Java sowie C++-Code realisiert wurden.

SAP ADS Komponenten Überblick

Alternativ kann der Clouddienst SAP Forms Service by Adobe genutzt werden. Durch ihn entfällt die Voraussetzung eines On-Premise Java Stacks. Der Dienst wird auf der SAP Business Technology Plattform (BTP) gehostet und lässt sich somit in die Cloud Foundry Umgebung einordnen.

SAP ADS mit SAP Forms Service by Adobe. Quelle: SAP

ADS Konfiguration On-Premise

Die Adobe Document Services und ihre richtige Konfiguration sind die Voraussetzung für die Nutzung von Adobe Forms. Ihre Installation erfolgt durch die SAP Basis. Dabei werden allerdings oftmals einige typische Fehler begangen. Das liegt daran, dass die ADS-Installation für SAP-Basis-Administratoren keine alltägliche Aufgabe ist. Auch die Nutzung des SAP ADS Configuration Guides schafft hier zumeist keine Abhilfe.

Neben der richtigen Konfiguration ist es auch wichtig, dass die SAP ADS mit dem Adobe LiveCycle Designer als Entwicklungswerkzeug korrespondieren. Nicht selten sind von diesen eklatant veraltete Versionen installiert, sodass Formularentwickler auf wesentliche Funktionen verzichten müssen.

Websession: SAP ADS

Gerne beantworte ich Ihnen Ihre Fragen zum Thema SAP ADS. Lassen Sie uns in einer kostenlosen Websession über Ihre Herausforderungen und Wünsche sprechen.

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FAQ

Was ist SAP ADS?

Adobe Document Services gelten als Basisvoraussetzung für die Nutzung von Adobe Forms. Sie sorgen dafür, dass SAP-User Anwendungen wie den LiveCycle Designer (LCD), Acrobat Reader uvm. nutzen können.

Welche Voraussetzungen gibt es für SAP ADS?

Die Voraussetzungen für SAP ADS unterscheiden sich dahingehend, ob ein Benutzter ein On-Premise SAP Server besitzt oder ein Cloudangebot der SAP nutzt.

Im ersten Fall ist ein On-Premise Java Stack erforderlich auf dem ADS installiert werden muss. Als Alternative kann der Cloudservice SAP Forms Service by Adobe genutzt werden. Da hier das Hosting auf der SAP Business Technology Platform (BTP) stattfindet, wird kein eigener On-Premise Java Server benötigt.

Was ist Adobe Forms?

Adobe Forms oder auch SAP Interactive Forms by Adobe (IFbA) ist die dritte Formulartechnologie von SAP. Als Nachfolger von SAP Script und Smart Forms erweist sich Adobe Forms als hoch performanter, umfangreicher und nutzfreundlicher. Ein Umstieg auf Adobe Forms setzt die Installation von Adobe Document Services (ADS) voraus.

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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