SAP Formulartechnologien » Adobe Forms

Jeremia Girke

 - 14. März 2019

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SAP ADS (Adobe Document Services) sind ein wichtiger Bestandteil und Voraussetzung für die Nutzung der Formulartechnologie Adobe Forms: Die Adobe Document Services generieren aus relevanten Daten Ihr fertiges PDF.

SAP Formulare

In jedem SAP-Geschäftsprozess entstehen betriebswirtschaftliche Daten, die man oft visualisieren möchte. Es wird also ein Dokument ausgegeben, üblicherweise ein Formular – entweder über den Drucker, in PDF-Form oder auch als Bildschirm-Vorschau. Auch der umgekehrte Weg funktioniert: Die Eingabe von Daten in SAP über Formulare.

Technologie

Zum Erstellen von Formularen stellt SAP verschiedene Technologien zur Verfügung: Smart Forms, SAPscript und – als inzwischen wichtigstes – SAP Interactive Forms by Adobe oder kurz: Adobe Forms. Letzteres wurde 2015 in Zusammenarbeit mit Adobe entwickelt und wird heute in zahllosen SAP-Kundenprojekten als wichtigste Formulartechnologie verwendet. Über 2.200 Adobe-Druckformulare stehen derzeit – mit Veröffentlichung von SAP ERP 6.0 EHP 4 – zur Verfügung. Unterstützt werden PDF und PDF/A, die Druckformate PCL und PostScript sowie die Etikettenformate DPL, IPL, JScript, TPCL und ZPL.

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Den bisherigen Technologien ist Adobe Forms hinsichtlich Design sowie Performance weit überlegen. Damit erzeugte Formulare sehen ansprechender aus und sind komfortabler in Entwicklung, Anwendung und Wartung. Dies ist in der im Vergleich zu SAPscript und Smart Forms vielschichtigeren Architektur begründet. Man benötigt für Adobe Forms einen eigenen SAP-Server mit einem Java Stack. Dieser dient als Plattform für die Adobe Document Services (SAP ADS), die mit Java sowie C++-Code realisiert wurden.

Adobe LifeCycle Designer

Mit den SAP ADS werden die mittels Adobe LifeCycle Designer erstellten Formularentwürfe in ein fertiges PDF gerendert.

Sie ermöglichen es SAP-Anwendungen (Java oder ABAP), den vollen Funktionsumfang von Adobe Acrobat und Adobe Reader zu nutzen. Die Möglichkeiten der Dokumenten-Generierung des SAP NetWeaver Application Servers lassen sich dadurch deutlich erweitern. SAP-Anwender können interaktive Formulare analog zu ihrem Papierpendant erstellen und online wie offline bereitstellen.

Sie können PDF-Dokumente kommentieren, bei deren Überprüfung zusammenarbeiten, sie digital signieren und andere Dateiformate darin als Anhang einbetten. Man kann außerdem Daten über Formulare erfassen und direkt ins SAP-System übertragen. Die SAP ADS ermöglichen es, Geschäftsdaten aus verschiedensten Anwendungen zu verarbeiten.

Angesprochen werden die SAP ADS über einen Webservice, der den Java- mit dem ABAP-Stack für die Formularentwicklung verbindet. Auf diesem müssen die Konfigurationen für den ADS-Zugriff eingerichtet werden. Beide Stacks kommunizieren über eine RFC-Verbindung, die über die Transaktion SM59 gepflegt und im Rahmen der Installation vom SAP-Basisteam konfiguriert werden sollte.

Wird ein Druckvorgang gestartet, werden Anwendungs-, Layout- und weitere Daten (Kopf- und Fußdaten) in einer XML-Datei zusammengefasst und per Webservice an die SAP Adobe Document Services geschickt. Diese generieren daraus die PDF-Datei. Abhängig vom ausgewählten Drucker werden zusätzlich die gerätespezifischen Daten (XDC) übermittelt. Aus ihnen erstellt SAP ADS eine druckerspezifische Datei (als PCL, Postscript oder ZPL/JScript für Etikettendrucker). Die generierten Daten werden wieder zurück an den Application Server ABAP übermittelt und von dort an den Spool zur späteren Stapelverarbeitung bzw. an das Archivsystem weitergeleitet.

Adobe Document Service

Konfiguration

Die Adobe Document Services und ihre richtige Konfiguration sind die Voraussetzung für die Nutzung von SAP Adobe Forms. Ihre Installation erfolgt durch die SAP Basis. Dabei werden allerdings oftmals einige typische Fehler begangen, was nicht wundert, denn für SAP-Basis-Administratoren ist die ADS-Installation keine Aufgabe, die zu ihrer täglichen Routine gehört. Auch die Nutzung des SAP ADS Configuration Guides schafft hier zumeist keine Abhilfe. Neben der richtigen Konfiguration ist es auch wichtig, dass die SAP ADS mit dem Adobe LiveCycle Designer als Entwicklungswerkzeug korrespondieren. Nicht selten sind von diesem eklatant veraltete Versionen installiert, so dass der Formularentwickler auf wesentliche, inzwischen verfügbare Funktionen verzichten muss.

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Warum ergibt es Sinn, sich mit dem Thema Adobe Forms auseinanderzusetzen? Die Strategie der SAP ist sehr deutlich: Sie werden auch künftig Adobe Forms als Standardtechnologie weiterentwickeln und supporten. In 10 Jahren Adobe Forms hat sich viel getan. SAP HANA bzw. genauer S/4HANA setzt komplet ...

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Formular-Templates

Von der technischen Einrichtung abgesehen, müssen natürlich auch inhaltlich-konzeptionelle Überlegungen angestellt werden, um mit Hilfe von Adobe Forms und den SAP ADS ansprechende Formulare zu erzeugen. Dies geht mit der genauen Beschreibung des Layouts los, ohne welche die Formulare später nicht erzeugt werden können. Hier können Formular-Templates helfen, um Corporate Identity Standards einzuhalten und spätere Anpassungen zu minimieren. Es bedarf ferner eines Konzepts für den Umgang mit Mehrsprachigkeit, indem z. B. durch Platzhalter im Formular die Übersetzung in das SAP Repository verlagert wird. Auch eine Definition und Konfiguration der Drucker in SAP mit den korrekten Gerätetypen ist notwendig, um Adobe-Forms-Formulare auf diesen drucken zu können.

Voraussetzung für Adobe Forms

Wie bereits eingangs beschrieben, sind Adobe Document Services als Web-Service Voraussetzung für die Nutzung von Adobe Forms mit SAP. Bei der Konfiguration von SAP ADS können Komplikationen auftreten – in diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen die häufigsten Fallstricke und unsere Best Practices bei der Konfiguration von SAP ADS. Wir von Mindforms haben im Laufe der letzten Jahre über 80 erfolgreiche Installationen der Adobe Document Services auf Kundensystemen vorgenommen.

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Jeremia Girke

Seit 10 Jahren berate ich Unternehmen im Bereich Formulare und Outputmanagement im SAP und NON-SAP Umfeld. Profitieren Sie von meiner Erfahrung in Ihren Projekten.

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