SAP Formulare
Inhaltsverzeichnis
Adobe Forms
Adobe Forms ist dabei der neue Standard für SAP Formulare und wurde in Zusammenarbeit mit Adobe entwickelt.
Nach 10 Jahren Entwicklung ist die Technik mittlerweile soweit, dass sie die alten Technologien SAPscript und SmartForms sowohl in Performanz als auch Design überholt hat.
Smartforms
Smartforms ist historisch gesehen die zweitälteste Formulartechnologie von SAP und bildet die logische Weiterentwicklung von SAPscript, um eine strukturierte und gekapselte Form der Entwicklung zu bieten.In dieser Formulartechnologie wurde das erste Mal ein grafischer Editor verwendet. Smartforms wurde mit dem Basis Release 4.6c im April 2001 veröffentlicht.
SAPscript
SAPscript wurde 1980 entwickelt und ist damit die älteste Formulartechnologie.
Diese Technologie verfügt über keinen grafischen Layout Editor. Durch die sehr maschinennahe Generierung der Formulare existiert wenig bis keine Kapselung. Trotz ihres Alters wird sie noch heute in fast jedem Unternehmen genutzt.
Im Gegensatz zu Adobe Forms werden SAPscript und Smartforms standardmäßig ausgeliefert und sind über die Transaktionen SE71 bzw. SMARTFORMS zu finden.
Gemeinsamkeiten
Alle drei Technologien ermöglichen, Formulare selbst zu gestalten. Dazu wird sowohl in Smartforms als auch in Adobe Forms ein grafischer Editor zur Verfügung gestellt, der das Layout des Formulars darstellt. Die Ausgabe passiert bei allen Formularen über die Standard SAP Medien oder eigene Schnittstellen.
Zum Ablegen der fertigen Dokumente bietet SAP standardmäßig Archivierung an. Welches Formular ausgegeben wird, kann je nach Anwendung über Customizing oder Code festgelegt werden.
Formulare können generell Texte und Elemente wiederverwenden, um die Wartbarkeit zu erhöhen (s. Textbausteine). In allen drei Technologien werden SAP Standard Formulare angeboten. Natürlich können alle Formulare Prozessen angepasst werden, um individuellen Anforderungen zu entsprechen.
Unterschiede
Einarbeitung und Wartung
Die drei Technologien unterscheiden sich stark im Aspekt Einarbeitungszeit und Wartbarkeit.
SAPscript ist eine Code-basierte Sprache. Anforderungen des Fachbereichs müssen größtenteils per Programmierung gelöst werden.
Schnittstellen/Anpassungen
Anders als bei den Nachfolgern, gibt es bei SAPscript keine transparente Schnittstelle zur Datenübertragung aus dem Druckprogramm zum SAPscript-Formular. SAPscript nutzt die Datenfelder aus dem Druckprogramm, deren Werte werden in das SAPscript-Formular übernommen. Dort können sie ausgegeben oder für Anweisungen verwendet werden. Dadurch sind seit der Einführung Druckprogramme mit mehreren tausend Zeilen entstanden. So dauern Anpassungen sehr lange und ziehen umfangreiche Tests nach sich.
Versionierung
Eine Versionierung wird von SAPscript nicht unterstützt. Erst mit Smartforms wurde eine Versionsverwaltung eingeführt. Diese Technik ermöglicht zwar nicht die gewohnte Versionsverwaltung, wie Sie es von anderen Objekten wie Reports oder Funktionsbausteinen gewohnt sind. Es ist allerdings möglich, die verschiedenen Versionen – in Form von Struktur-Uploads und -Downloads – ein manuelles Backup zu erstellen. Somit lassen sich die Versionen zumindest lokal ablegen. Eine echte und native Versionsverwaltung wurde erst mit Adobe Forms umgesetzt.
Sie bietet gegenüber SAPscript und Smartforms den besten Komfort.
Mehrsprachigkeit
In SAPscript existiert keine Möglichkeit, Formulare zu übersetzen. Daher muss ein Formular für jede Sprache neu erstellt werden. Wird ein Formular in der SE71 nicht aktiviert, gibt es bei einem Transport keine Warnungen und Fehler. Dies kann schnell zu einer großen Unübersichtlichkeit und damit zu hohem und langem Wartungsaufwand führen.
Seit Smartforms ist ein Übersetzen von Formularen möglich. Dadurch ist für eine Anpassung der Formulare keine manuelle Korrektur an allen Versionen notwendig. Smartforms können wie andere SAP-Objekte auch nativ über die Transaktion SE63 übersetzt werden. So wird nur ein Formular für alle Sprachen gepflegt.
Barcodes
Barcodes sind mit SAPscript und SmartForms nur bedingt zu nutzen. Für die Ausgabe von Formularen mit Barcode-Elementen wird ein spezielles Hardwaremodul für den Drucker benötigt, damit dieser auch ausgegeben werden kann. Bei Adobe Forms das Formular kann auf jedem Drucker ausgedruckt werden. Hier wird keine zusätzliche Hardware benötigt.
Grafischer Editor
Ein echtes Layouten von Formularen ist mit SAPscript nicht möglich. Die Technologie ist sehr programmnah geschrieben. Fast jede Zeile in der Ausgabe wird mit Quellcodezeilen abgesetzt, sodass große Abhängigkeiten zwischen Anpassungen und anschließender Ausgabe bestehen.
Bei Smartforms wurde erstmals der Versuch unternommen, Coding und Layout zu trennen.
Ein grafischer Formulareditor ist mit Smartforms selbstverständlich geworden und die Baumstruktur des Formulardesigns macht es dem Entwickler einfach, schnell die richtige Anpassungsstelle zu finden. Dadurch ist die Einarbeitungszeit für Anforderungen der Fachbereiche geringer und Entwicklungszeit und Wartungsaufwand fallen ebenfalls kürzer aus. Da Smartforms eine Weiterentwicklung von SAPscript ist, ist der Formulareditor auch für ABAP Entwickler noch verständlich.
Bei Smartforms gibt es – anders als beim Nachfolger Adobe Forms – noch Möglichkeiten, Code im Layout einzuarbeiten. Wer hier also nicht auf eine saubere Architektur achtet, kann die Vorteile von Smartforms nicht nutzen.
Mit der Einführung von Adobe Forms wird die Wartbarkeit im Vergleich zu Smartforms nochmal gesteigert. Layout und Coding sind in Adobe Forms sauber getrennt. Der neue Editor Adobe LiveCycle Designer ermöglicht es das Ergebnis im Entwicklungsprozess zu betrachten. Die Kommunikation mit dem Fachbereich kann so regelmäßig geschehen, um Missverständnisse zu vermeiden und gerade auf das Ziel der Anforderung hinzuarbeiten.
Durch den neuen grafischen WYSIWYG-Editor ist es auch Einsteigern schnell möglich sichtbare Ergebnisse zu erzeugen. Daten lassen sich per Drag & Drop einfach in das Formular übertragen. Bilder, Videos, aber auch 3D Elemente können über den Editor in das Formular eingebettet werden. Kleinere Anpassungen im Layout sind so bis zu zehn Mal schneller realisierbar als in historisch gewachsenen SAPscript-Formularen.
Templates
Für SAPscript stehen mehrere tausend Templates zur Verfügung, während die Versorgung mit Standardformularen und Druckprogrammen bei Smartforms inkonsequent umgesetzt ist. Dies führt zu dem paradoxen Ergebnis das die jüngste Technologie besser mit Templates ausgestattet ist als eine ältere: Standardformulare auf Basis von SAPscript sind mittlerweile auch in SAP Adobe Forms verfügbar, wurden aber nicht immer in Smartforms konvertiert.
Inzwischen stehen über 3.700 Template Druckformulare im SAP für Adobe Forms bereit. Diese haben den riesen Vorteil, dass sie den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Mit Adobe Forms ist es erstmals möglich, am Computer ausfüllbare Formulare zu erstellen. Diese können Daten zudem systematisiert zurück an Ihr SAP-System senden.
Design
In ihren Funktionen und ihrer Usability zeigen die drei Technologien große Unterschiede. SAPscript ist die älteste Technologie und wirkt dementsprechend auch nicht mehr zeitgemäß. Formulare aus der Ära sehen alt aus und liegen technologisch weit hinter dem heutigen Standard.
Smartforms, der Nachfolger von SAPscript, ist moderner in der Erstellung, basiert im Hintergrund allerdings weiter auf SAPscript. Dadurch sieht das Formular auf dem Papier im Endeffekt gleich aus. Formulare, die mit der neusten Technologie Adobe Forms gestaltet wurden, sind auch im Design auf dem aktuellen Stand: Hohe Auflösungen, saubere Linien und zahlreiche Schriftarten lassen sich ebenso darstellen wie Bilder, Videos oder 3D-Grafiken aus CAT.
Fazit
Alle drei SAP Formulartechnologien werden derzeit eingesetzt. Aus historischen Gründen ist SAPscript am weitesten verbreitet.
Mit Smartforms hat SAP einen logischen Nachfolger zu SAPscript entwickelt. Die Nähe zum ABAP Code und die SAPscript Basis sind an manchen Stellen noch spürbar. So wirkt Smartforms eher wie die Entwickler-fertige Version von SAPscript als eine revolutionäre Neuerung.
Adobe Forms ist dagegen ein würdiger Nachfolger von Smartforms und hebt das gesamte Formular-Wesen im SAP auf eine völlig andere Ebene.
Die Anwendungsgebiete sind so vielseitig, dass die Adobe Forms einen echten Mehrwert generieren.
Websession: Adobe Forms
Dieser Technologie gehört die Zukunft. Sie steht auch im Fokus der SAP, die Adobe Forms seit Markteinführung kontinuierlich weiterentwickelt und optimiert.
Lassen Sie uns in einer kostenlosen Websession über Ihre Herausforderungen und Wünsche sprechen.
FAQ
Mit welcher Transaktion finde ich das Formular SAPscript?
Das Formular SAPscript finden Sie über die Transaktion SE71.
Mit welcher Transaktion kann ich das Formular Smartforms anzeigen lassen?
Das Formular Smartforms können Sie sich über die Transaktion SMARTFORMS anzeigen lassen.
Welchen Vorteil bietet Adobe Forms gegenüber SAPscript und Smartforms?
Adobe Forms ist der neue Standard für SAP Formulare und hat die Formulartechnologien SAPscript und Smartforms sowohl in der Performanz als auch im Design überholt.
Wofür steht die Abkürzung SiFbA?
SiFba steht für SAP Interactive Forms by Adobe (SiFbA), was auch Adobe Forms genannt wird.
4 Kommentare zu "SAP Formulare"
Guten Tag,
Das Sapscript ist, wie Sie erwähnt haben, doch recht alt. Wie sieht es da mit der Sicherheit aus wenn ich meine Daten darüber archiviere? Mir ist nicht ganz klar geworden warum es heute noch so viele Unternehmen nutzen.
Gruß
Florian Decker
Guten Tag Herr Decker,
Zum Zeitpunkt der SAP-Einführung in den meisten Unternehmen, gab es schlicht und einfach keine Alternative zu SAPscript. Somit wurde es auch von den SAP-Einführungsdienstleistern als Best-Practice empfohlen.
Die Rückfrage zu der Archivierung ist sehr gut. Das hängt hier von ihrem eingesetzten Archiv-Anbieter ab. Der ArchivLink ist im Grunde nur eine Verknüpfung zu ihrem jeweiligen Archiv-System-Anbieter.
Schöne Entwicklung: Die Adobe Forms beherrschen mit dem ADS(Adobe Document Services) ab der Version 11 mit SP06 oder höher die Ablage im PDF/A3 Format. Somit sind Sie stand jetzt zur Langzeitarchivierung nach DSGVO geeignet.
Welche Archiv-Lösung haben Sie denn im Einsatz?
Viele Dank und beste Grüße,
Jeremia Girke
Guten Tag,
Ich hätte da eine Frage die wie folgt lautet:
Werden die Formulare zusätzlich automatisch in einer Cloud gespeichert?
Danke und Gruß
D.M.
Hallo Herr Mehler,
Danke für ihren Kommentar. Leider verstehe ich ihre Frage nicht.
Allgemeines zu SAP Cloud Themen:
Es gibt bei der SAP im S/4HANA Output Umfeld einen Forms-Service, der den ADS(Adobe Document Services) als Cloud Lösung anbietet. Hier werden die Daten auf einem Cloud-Server abgelegt.
Der aktuelle Anwendungsfall unserer Kunden ist jedoch den ADS als On-Premise Lösung auf einem lokalen Server zu hosten.
Hier werden keine Formulare in einer Cloud gespeichert. Da die Server im eigenen Intranet stehen, verlassen die Formulare auch nicht ihr eigenes Netzwerk.
Welche Cloud-Lösung meinen Sie hier?
Vielen Dank und beste Grüße,
Jeremia Girke