Alex Wiefel

15. Mai 2026

Das Wichtigste im Überblick

• Digitale Formulare: AEM Forms ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von PDF-, HTML- und adaptiven Formularen, je nach Szenario auch ohne umfangreiche technische Vorkenntnisse.
• Prozessintegration: Unternehmen können Formulare mit Back-End-Systemen, Geschäftsregeln, Workflows und Datenquellen verbinden.
• Moderne Bereitstellung: AEM Forms lässt sich je nach Systemlandschaft als Cloud Service nutzen oder in bestehenden AEM-Umgebungen betreiben.
• Erweiterungen: Integrationen mit Adobe Acrobat Sign, Adobe Analytics und weiteren Adobe-Diensten unterstützen Signaturen, Auswertungen und optimierte Nutzererlebnisse.

Die Einsatzmöglichkeiten für den Adobe Experience Manager Forms

Mit Adobe Experience Manager (AEM) Forms ist es möglich, Formulare und andere Dokumente zu erstellen und zu verwalten. Dazu stellt die Software eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche bereit, die es erlaubt, selbst komplexe Formulare zu entwerfen. Diese lassen sich nach dem Drag-and-Drop-Verfahren zusammenstellen. Dafür ist es lediglich notwendig, die einzelnen Bestandteile in das Formular zu ziehen.

Je nach Ausgangslage können Unternehmen AEM Forms als Cloud Service einsetzen oder bestehende AEM-Forms-Umgebungen weiterbetreiben. Gerade bei älteren Installationen sollten Unternehmen prüfen, welche Funktionen in AEM Forms as a Cloud Service, AEM 6.5 LTS oder bestehenden On-Premise- beziehungsweise Managed-Service-Szenarien verfügbar sind.

Adobe Forms Einführungsworkshop – Fahrplan durch den Formular-Dschungel

Wir unterstützen Sie bei der Einführung von Adobe Forms. Profitieren Sie jetzt von unserem Adobe Forms Einführungsworkshop.

informieren

Einfache Verwaltung von Formularen

AEM Forms unterstützt Unternehmen nicht nur bei der Erstellung, sondern auch bei der Verwaltung von Formularen. Das ist besonders relevant, wenn viele Abteilungen ähnliche Formulare nutzen oder regelmäßig neue Varianten benötigen.
Statt jedes Formular neu aufzubauen, können Teams bestehende Formulare, Fragmente und Vorlagen wiederverwenden. Dadurch sparen sie Zeit, halten Layouts konsistenter und vermeiden doppelte Arbeit. Die Trennung von Inhalt, Layout und Datenlogik erleichtert außerdem spätere Änderungen. Wenn sich ein Design, ein Textbaustein oder eine Formularlogik ändert, müssen Unternehmen nicht zwingend jedes Formular einzeln anfassen.

Diese Funktionen bietet AEM Forms

AEM Forms bündelt verschiedene Funktionen für Formularerstellung, digitale Kommunikation, Workflows und Integration. Besonders stark ist die Lösung, wenn Formulare nicht isoliert stehen, sondern direkt in Geschäftsprozesse eingebunden werden.

Digitale Anmeldung und Datenerfassung

AEM Forms unterstützt Unternehmen bei der digitalen Erfassung von Informationen. Nutzer können Formulare am Desktop, Tablet oder Smartphone ausfüllen. Je nach Szenario lassen sich Formularfelder mit vorhandenen Daten aus Back-End-Systemen vorbelegen.

Wichtige Funktionen sind:

• adaptive und responsive Formulare,
• automatische Vorbefüllung von Formularen,
• Anbindung an Datenquellen und Back-End-Systeme,
• Zwischenspeichern von Bearbeitungsständen,
• Validierungen zur Reduzierung von Eingabefehlern,
• Auswertungen zur Formularnutzung,
• Formularsuche und zentrale Verwaltung.

Gerade bei komplexeren Formularen hilft die dynamische Darstellung: Nutzer sehen nur die Felder, die für ihre Situation relevant sind. Dadurch werden Formulare kürzer, verständlicher und fehlerärmer.

Authoring von Formularen und Kommunikation:

Mit AEM Forms können Teams digitale Formulare und Kommunikationsvorlagen erstellen, ohne jedes Element individuell zu programmieren. Wiederverwendbare Fragmente, Vorlagen und Datenverbindungen unterstützen eine konsistente Umsetzung. Das ist besonders wertvoll, wenn Unternehmen viele ähnliche Formulare benötigen, etwa für verschiedene Länder, Produkte, Geschäftsbereiche oder Kundengruppen.

Zu den relevanten Funktionen gehören:

• formularbasiertes Authoring,
• wiederverwendbare Formularfragmente,
• Daten-Mapping,
• Integration mit Datenquellen,
• Design-Editoren für ein einheitliches Markenerlebnis,
• Unterstützung mehrsprachiger Inhalte,
• Sicherheits- und Compliance-Funktionen.

So können Unternehmen Formulare schneller bereitstellen und gleichzeitig sicherstellen, dass Design, Sprache und Datenlogik konsistent bleiben.

Kundenkommunikation

AEM Forms unterstützt auch die Erstellung und Bereitstellung von Kundenkommunikation. Dazu gehören zum Beispiel Briefe, Mitteilungen, Bestätigungen, Verträge oder andere dokumentenbasierte Inhalte. Unternehmen können Inhalte für verschiedene Kanäle aufbereiten und wiederverwenden. So lassen sich beispielsweise digitale Inhalte und druckfertige Kommunikation aus einer gemeinsamen Grundlage erzeugen.

Wichtige Möglichkeiten sind:

• Batch- und On-Demand-Kommunikation,
• Erstellung personalisierter Dokumente,
• Wiederverwendung von Inhaltsbausteinen,
• Ausgabe in verschiedenen Formaten,
• Integration von Diagrammen oder dynamischen Inhalten,
• rollenbasierte Zugriffe und Dokumentensicherheit.

Dadurch können Unternehmen Kundenkommunikation stärker standardisieren und zugleich personalisieren.

Onboarding und Workflows

Viele Formularprozesse enden nicht mit dem Absenden eines Formulars. Häufig müssen Mitarbeitende im Backoffice Angaben prüfen, Genehmigungen erteilen, Dokumente ergänzen oder Daten an andere Systeme übergeben. AEM Forms unterstützt solche Abläufe mit Workflows. Teams können Anträge prüfen, weiterleiten und freigeben. Außerdem lassen sich Signaturprozesse integrieren und Dokumente automatisiert erzeugen oder archivieren.

Typische Funktionen sind:

• Dashboards für Anträge,
• visuelle Workflow-Gestaltung,
• Weiterleitung von Aufgaben,
• Genehmigungsprozesse,
• automatische Dokumentenerstellung,
• Archivierung in Content-Management-Systemen oder Repositories,
• Integration elektronischer Signaturen.

Gerade bei Onboarding-Prozessen, Serviceanträgen oder internen Freigaben kann AEM Forms so manuelle Arbeit deutlich reduzieren.

Webinar: S/4HANA und SAP Formulare: Best Practices für den Wechsel zu Adobe Forms

Erfahren Sie in unserem Webinar, wie Sie den Wechsel zu Adobe Forms erfolgreich gestalten – egal ob vor, während oder nach der Einführung von S/4HANA. Entdecken Sie Best Practices und nutzen Sie wertvolles Expertenwissen, um Ihre SAP-Formulare zukunftssicher zu machen.

Jetzt anmelden

AEM Forms Aufbau

AEM Forms ist in Adobe Experience Manager integriert. Über die AEM-Oberfläche gelangen Nutzer zu den Formularfunktionen, beispielsweise zu Formularen, Dokumenten, Designs, Fragmenten oder Datenmodellen. Ein zentraler Bereich ist „Formulare und Dokumente“. Dort können Teams Formulare erstellen, bestehende Formulare verwalten und relevante Assets organisieren. Besonders wichtig ist die klare Trennung von Layout, Inhalt und Daten. Dadurch können Teams Formulare flexibler pflegen. Wenn sich beispielsweise ein Layout ändert, müssen die Inhalte nicht zwingend neu erstellt werden. Ebenso lassen sich Inhalte in unterschiedlichen Formularvarianten wiederverwenden.

Unterstützte Formulartypen

AEM Forms unterstützt verschiedene Formulartypen. Welche Variante sinnvoll ist, hängt vom Prozess, vom Zielgerät, von den Anforderungen an Offline-Nutzung und von der bestehenden Systemlandschaft ab.

PDF-Formulare:

PDF ist ein Format, das insbesondere für Schriftstücke häufig zum Einsatz kommt. Normalerweise lassen sich die Inhalte dabei nicht verändern. Mit Forms ist es jedoch möglich, die Inhalte direkt in die PDF-Formulare einzufügen. Einer der entscheidenden Vorteile dieser Technik besteht darin, dass sie sich auch offline verwenden lässt. Sobald wieder ein Internetzugang verfügbar ist, können die Inhalte hochgeladen werden.

HTML-Formulare:

HTML-Formulare verwenden einen Webbrowser für die Darstellung. Daher lassen sie sich mit jedem Gerät bearbeiten, das über einen Browser verfügt – beispielsweise mit dem Notebook, dem Smartphone oder dem Tablet. Das führt zu einer hohen Flexibilität. Forms verwendet hierfür responsive Formulare. Das bedeutet, dass sich diese automatisch an das verwendete Gerät anpassen. Dadurch ist es möglich, sie komfortabel auszufüllen.

Adaptive Formulare:

Ein adaptives Formular zeichnet sich dadurch aus, dass es seine Inhalte dynamisch an die bisherigen Eingaben des Anwenders anpasst. Das ist immer dann sinnvoll, wenn es von anderen Werten abhängt, welche Daten benötigt werden.

Bestehende XFA- und LiveCycle-Szenarien modernisieren

Viele Unternehmen haben in der Vergangenheit in XFA-Formulare oder Adobe-LiveCycle-Lösungen investiert. Diese Szenarien verschwinden nicht automatisch, nur weil Unternehmen modernere Formularprozesse aufbauen möchten. AEM Forms kann helfen, bestehende Formularlandschaften weiterzuführen und schrittweise zu modernisieren. Relevant ist dabei heute vor allem der AEM Forms Designer, der frühere LiveCycle-Designer-Szenarien ablöst beziehungsweise weiterführt.

Für Unternehmen bedeutet das: Sie müssen bestehende Formulare nicht zwingend sofort ersetzen. Stattdessen können sie prüfen, welche Formulare weiter genutzt, welche modernisiert und welche neu als adaptive Formulare aufgebaut werden sollten.

E-Book: SAP Adobe Forms

Adobe Forms ist der Standard für Druckformulare, denn es ermöglicht effizientes und gewinnbringendes Arbeiten.

Jetzt anfordern

E-Book: SAP Adobe Forms

×

Integration weiterer Dienste von Adobe

AEM Forms lässt sich mit weiteren Adobe-Diensten kombinieren. Dadurch entstehen zusätzliche Möglichkeiten für Signaturen, Analysen und optimierte Nutzererlebnisse.

Adobe Analytics:

Mit Adobe Analytics können Unternehmen analysieren, wie Nutzer mit Formularen interagieren. So erkennen sie beispielsweise, an welchen Stellen Nutzer abbrechen, welche Felder Probleme verursachen oder welche Formularvarianten besser funktionieren. Diese Erkenntnisse helfen dabei, Formulare gezielt zu verbessern und Conversion Rates zu optimieren.

Adobe Acrobat Sign:

Über die Integration mit Adobe Acrobat Sign lassen sich elektronische Signaturen in Formular- und Workflow-Prozesse einbinden. Nutzer können Dokumente digital unterschreiben, während Unternehmen den Signaturprozess besser nachverfolgen und automatisieren. Das ist besonders relevant für Genehmigungen, Anträge, Verträge oder Onboarding-Prozesse. Einfache Freihand- beziehungsweise Scribble-Signaturen sollten Unternehmen dagegen nicht mehr als zentrale moderne Signaturlösung einplanen. Für belastbare Signatur-Workflows ist Adobe Acrobat Sign die deutlich passendere Wahl.

Aktuelle Entwicklung: AEM Forms as a Cloud Service und Edge Delivery Services

Adobe entwickelt AEM Forms zunehmend cloudorientiert weiter. AEM Forms as a Cloud Service bietet Unternehmen eine cloud-native Grundlage, um digitale Formulare zu erstellen, zu verwalten, zu veröffentlichen und mit Back-End-Prozessen zu verbinden. Zusätzlich gewinnen Edge Delivery Services für AEM Forms an Bedeutung. Sie unterstützen schnelle, skalierbare Formularerlebnisse und können besonders interessant sein, wenn Performance, einfache Veröffentlichung und moderne Web-Erlebnisse im Fokus stehen.

Für Unternehmen ist deshalb wichtig: Die passende Architektur hängt stark von der bestehenden AEM-Landschaft, den Sicherheitsanforderungen, Integrationen und geplanten Formularprozessen ab. Wer bereits AEM 6.5 oder ältere Formularlandschaften nutzt, sollte Migration, Modernisierung und Cloud-Optionen gemeinsam bewerten.

Vor- und Nachteile von Adobe Forms

AEM Forms bietet viele Vorteile, vor allem für Unternehmen mit komplexen Formular- und Dokumentprozessen. Gleichzeitig sollten Unternehmen den Einführungsaufwand realistisch einschätzen.

Vorteile

AEM Forms ermöglicht es, interaktive und adaptive Formulare zentral zu erstellen, zu verwalten und wiederzuverwenden. Unternehmen können Daten aus Back-End-Systemen einbinden, Workflows automatisieren und Signaturprozesse integrieren.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• zentrale Formularverwaltung,
• wiederverwendbare Vorlagen und Fragmente,
• responsive und adaptive Formulare,
• Integration mit Back-End-Systemen,
• Unterstützung elektronischer Signaturen,
• bessere Nachverfolgbarkeit von Formularprozessen,
• Personalisierung und dynamische Inhalte,
• Analyse- und Optimierungsmöglichkeiten,
• bessere Grundlage für Compliance und Archivierung.

Nachteile

AEM Forms ist leistungsfähig, aber nicht immer trivial. Gerade bei komplexen Formularlandschaften, vielen Integrationen oder bestehenden Legacy-Formularen kann die Einführung anspruchsvoll werden.

Mögliche Nachteile sind:

• höherer Lizenz- und Einführungsaufwand,
• technisches Know-how für komplexe Szenarien erforderlich,
• Migrationsaufwand bei bestehenden LiveCycle- oder XFA-Formularen,
• zusätzlicher Abstimmungsbedarf zwischen Fachbereich, IT und Compliance,
• Architekturentscheidungen zwischen Cloud Service, AEM 6.5 LTS und Bestandsumgebungen.

Unternehmen sollten AEM Forms deshalb nicht nur als Formular-Tool betrachten, sondern als Plattform für digitale Dokument- und Prozesskommunikation.

Fazit

Adobe Experience Manager Forms unterstützt Unternehmen dabei, digitale Formulare, Dokumente und Workflows professionell zu steuern. Die Lösung verbindet Formularerstellung, Datenintegration, Signaturen, Analyse und Prozessautomatisierung in einer Plattform.
Damit eignet sich AEM Forms besonders für Unternehmen, die ihre Formularlandschaft modernisieren und gleichzeitig eine skalierbare Grundlage für digitale Prozesse schaffen möchten.

Websession: Adobe Experience Manager Forms

Sollten Sie Fragen zu uns und unserer Arbeit oder konkret zu Umstellungsprojekten haben, dann vereinbaren Sie eine kostenlose Websession mit uns.

Websession anfragen

Dieser Artikel wurde bereits im Juli 2022 veröffentlicht und am 15. Mai 2026 mit leichten Anpassungen aktualisiert.

FAQ

Was ist Adobe Experience Manager Forms?

Adobe Experience Manager (AEM) Forms ist eine von vier cloudbasierten Anwendungen des Adobe Experience Managers (AEM). AEM Forms dient der effizienten Erstellung und Verwaltung von PDF-, HTML- und Adaptive-Formularen durch die Bereitstellung einer intuitiven No-Code Benutzeroberfläche. Neben Formularen können auch interaktive Briefe, Dokumentfragmente und Datenwörterbücher erstellt bzw. genutzt werden.

Welche Features besitzt Adobe Experience Manager (AEM) Forms?

Der Adobe Experience Manager (AEM) Forms bietet eine Vielzahl von Features wie die Erstellung von Formularen, digitale Signaturunterstützung, Integration mit anderen Adobe-Produkten, Barrierefreiheitsfunktionen und die Möglichkeit zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Welche Vorteile hat die Nutzung von Adobe Experience Manager (AEM) Forms

Die Nutzung von Adobe Experience Manager (AEM) Forms bietet zahlreiche Vorteile, wie eine schnelle und einfache Erstellung von Formularen, eine nahtlose Integration mit anderen Adobe-Produkten, verbesserte Sicherheit und Barrierefreiheitsfunktionen sowie die Möglichkeit zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Welche Nachteile hat die Nutzung von Adobe Experience Manager (AEM) Forms?

Ein Nachteil der Nutzung von Adobe Experience Manager (AEM) Forms ist der mögliche hohe Preis für die Lizenzierung und die Komplexität bei der Einarbeitung in die Software. Außerdem erfordert die Erstellung von komplexeren Formularen möglicherweise technisches Know-how.

Wer kann mir beim Thema Adobe Experience Manager Forms helfen?

Wenn Sie Unterstützung zum Thema Adobe Experience Manager Forms benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!