Alex Wiefel
11. April 2023

Adobe Experience Manager Forms

Adobe Experience Manager Forms ist eine Software, die es erlaubt, Formulare schnell und ohne umfangreiche technische Vorkenntnisse zu erstellen. Der besondere Vorteil: Sie lassen sich nicht nur auf Webseiten einsetzen, sondern auch für die interne Kommunikation oder für den Informationsaustausch mit Kunden oder Geschäftspartnern verwenden.

Die Einsatzmöglichkeiten für den Adobe Experience Manager Forms

Mit Adobe Experience Manager (AEM) Forms ist es möglich, Formulare und andere Dokumente zu erstellen und zu verwalten. Dazu stellt die Software eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche bereit, die es erlaubt, selbst komplexe Formulare zu entwerfen. Diese lassen sich nach dem Drag-and-Drop-Verfahren zusammenstellen. Dafür ist es lediglich notwendig, die einzelnen Bestandteile in das Formular zu ziehen. Forms nutzt dabei die Cloud.

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Adobe Forms ist der Standard für Druckformulare, denn es ermöglicht effizientes und gewinnbringendes Arbeiten.

Einfache Verwaltung von Formularen

Mit AEM Forms ist es nicht nur möglich, Formulare zu erstellen. Die Software eignet sich auch für die Verwaltung von Formularen. In vielen Unternehmen kommen häufig sehr ähnliche oder sogar vollkommen identische Formulare zum Einsatz. Diese jedes Mal neu zu erstellen, ist mit einem sehr hohen Aufwand verbunden. Durch die Verwendung von Forms von Adobe ist es jedoch möglich, alle erstellten Formulare zu speichern und als Muster bereitzustellen. Das Verwaltungssystem macht es ganz einfach, passende Vorlagen zu finden.

Diese Features bietet AEM Forms

AEM Forms bietet ein breites Spektrum an verschiedenen Funktionen. Die folgende Aufzählung stellt die wichtigsten von ihnen vor.

Digitale Anmeldung

  • Mit der Mobile App können Außendienst-Mitarbeiter Formulare auch offline ausfüllen und mit Fotos, Notizen und elektronischen Unterschriften interagieren.
  • Dank Autofill-Funktion werden Formulare automatisch mit Daten aus Back-End-Systemen befüllt und zurückgesendet.
  • Dynamische Formulare optimieren sich in Echtzeit und speichern den Bearbeitungsstand, um Fehler zu vermeiden.
  • Formular-Reporting und Formularsuche bieten umfassende Analysemöglichkeiten.
  • Mit Responsive Formularen können Kunden Formulare auf jedem Gerät ausfüllen.
  • Weiterhing können A/B-Tests für Formulare durchgeführt und somit Conversion Rates optimiert werden.

Authoring von Formularen und Kommunikation:

Automatische Formularkonvertierung, Code-freies Daten-Mapping und fragmentbasiertes Authoring ermöglichen es Benutzern, digitale, für Mobilgeräte optimierte Formulare zu erstellen, die personalisiert und automatisch verarbeitet werden können. Zudem ermöglichen vorkonfigurierte Daten-Connectoren eine einfache Integration mit Back-End-Systemen wie MySQL, SQL Server und Oracle, während Sicherheits- und Compliance-Funktionen sicherstellen, dass alle Datenschutzstandards eingehalten werden.

Weiterhin bieten Übersetzungsdienste und ein Design-Editor zusätzliche Funktionen, um Inhalte für globale Zielgruppen zu optimieren und ein einheitliches Markenerlebnis zu gewährleisten. Dabei können wichtige Sprachen vorkonfiguriert werden.

Kundenkommunikation

Die Batch- und On-Demand-Kommunikation ermöglicht es, verschiedene Arten von Mitteilungen zu entwerfen, zu überprüfen und bereitzustellen.

Zudem erlaubt es die Dokumentenerstellungsfunktion, Dokumentdaten in verschiedenen Formaten zu erstellen oder vorhandene PDF- oder XDP-Dokumente neu zu strukturieren und zu optimieren. Die Dokumentensicherheit wird durch Verschlüsselung und rollenbasierten Zugriff gewährleistet, selbst außerhalb der Firewall des Unternehmens.

Eingebettete Diagramme in Mitteilungen steigern die Interaktion und Bindung bei wichtigen Kundenkommunikationen.

Mit Multi-Channel-Kommunikation können responsiver Web-Inhalt für Mobilgeräte und druckfertige Kommunikation erstellt und wiederverwendbare Inhalte per Drag-and-Drop auf verschiedenen Kanälen genutzt werden.

Personalisierte Informationen für jeden Kunden können ohne manuelle Eingriffe bereitgestellt werden, dank der Personalisierungsfunktion.

Auch das Content-Targeting kann genutzt werden, um personalisierte Inhalte und Angebote in Dokumente einzubetten und somit mehr Upselling- und Crossselling-Chancen an jedem kritischen Touchpoint während der Customer Journey zu schaffen.

Onboarding und Workflows

Im Forms Modul des Adobe Experience Managers gibt es ein Dashboard für Anträge, welches individuelle Workflows ermöglicht. Backoffice-Mitarbeiter können Anträge überprüfen, genehmigen und digitale Unterschriften geben – sogar wenn sie unterwegs sind.

Die Dokumentenerstellungsfunktion ermöglicht es, PDF-Dokumente automatisch zu generieren, bereitzustellen und in einem Content-Management-System oder einem Repository eurer Wahl zu archivieren, um die Compliance zu gewährleisten.

Elektronische Unterschriften sind mit einer Lösung wie Adobe Sign möglich und stellen sichere, rechtsgültige und vertrauenswürdige elektronische Unterschriften bei jedem Schritt des Genehmigungsprozesses sicher.

Der WYSIWYG-Editor ermöglicht es, Workflows visuell zu gestalten, indem Formulare, Onboarding und Kundenkommunikation integriert werden und Daten in Echtzeit weitergeleitet werden können.

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AEM Forms Aufbau

Forms ist ein Modul des Adobe Experience Managers. Um diese Software zu verwenden, ist es deshalb notwendig, zunächst den Experience Manager zu öffnen. Hier stehen verschiedene Tools zur Auswahl. Um diese zu erreichen, ist es notwendig, zunächst auf das Experience-Manager-Logo zu klicken. Unter Navigation stehen dann die verschiedenen Tools zur Auswahl – darunter auch Forms.

Danach erscheint eine Oberfläche, die Zugang zu den einzelnen Funktionen bietet. Von großer Bedeutung ist hierbei der Bereich “Formulare und Dokumente”, der es erlaubt, Formulare zu erstellen. Weitere Funktionen sind “Designs”, “Briefe”, “Dokumentfragmente” und “Datenwörterbücher”.

Hinsichtlich des Aufbaus der Software ist auch die klare Trennung zwischen dem Layout und den Inhalten zu nennen. Das erlaubt es zum einen, diese beiden Bereiche separat zu erstellen. Zum anderen ist es auf diese Weise möglich, die gleiche Vorlage für unterschiedliche Inhalte zu verwenden. Auch eine nachträgliche Änderung des Layouts ist damit möglich, ohne dass dadurch die Inhalte beeinträchtigt werden.

Unterstützte Formulartypen

Mit AEM Forms ist es möglich, unterschiedliche Formulartypen zu erstellen: PDF-Formulare, HTML-Formulare und adaptive Formulare. Der Anwender muss jedoch die verschiedenen Techniken, die hierfür zum Einsatz kommen, nicht selbst umsetzen. Die Software stellt hierfür einfach zu verwendende Oberflächen bereit, über die sich sowohl das Layout als auch die Inhalte vorgeben lassen.

PDF-Formulare:

PDF ist ein Format, das insbesondere für Schriftstücke häufig zum Einsatz kommt. Normalerweise lassen sich die Inhalte dabei nicht verändern. Mit Forms ist es jedoch möglich, die Inhalte direkt in die PDF-Formulare einzufügen. Einer der entscheidenden Vorteile dieser Technik besteht darin, dass sie sich auch offline verwenden lässt. Sobald wieder ein Internetzugang verfügbar ist, können die Inhalte hochgeladen werden.

HTML-Formulare:

HTML-Formulare verwenden einen Webbrowser für die Darstellung. Daher lassen sie sich mit jedem Gerät bearbeiten, das über einen Browser verfügt – beispielsweise mit dem Notebook, dem Smartphone oder dem Tablet. Das führt zu einer hohen Flexibilität. Forms verwendet hierfür responsive Formulare. Das bedeutet, dass sich diese automatisch an das verwendete Gerät anpassen. Dadurch ist es möglich, sie komfortabel auszufüllen.

Adaptive Formulare:

Ein adaptives Formular zeichnet sich dadurch aus, dass es seine Inhalte dynamisch an die bisherigen Eingaben des Anwenders anpasst. Das ist immer dann sinnvoll, wenn es von anderen Werten abhängt, welche Daten benötigt werden.

Bestehende LiveCycle Designer Formulare nutzen

Wenn Sie bereits in XFA-Formulare und Adobe LiveCycle-Lösungen investiert haben, können Sie mit Adobe Experience Manager (AEM) Ihre Möglichkeiten effektiv nutzen und sogar erweitern. AEM Forms erweitert PDF- und HTML5-Formulare um adaptive Formulare für verbesserte formulargestützte digitale Transaktionen und bietet einen weiteren Ausgabekanal. Zusätzlich können LiveCycle-Workflows oder -Prozesse für die Backend-Verarbeitung von Formulardaten genutzt werden.

 

Integration weiterer Dienste von Adobe

Mit Adobe Experience Manager Forms können weitere Dienste  von Adobe integriert werden. Das ermöglicht weitere Anwendungsmöglichkeiten.

Adobe Analytics:

Mit Adobe Analytics ist es möglich, die Verwendung der Formulare genau zu analysieren. Das erlaubt es, Probleme zu erkennen und die Gestaltung zu optimieren.

Adobe Document Cloud-eSign und Scribble:

Mit Adobe Document Cloud-eSign und Scribble lassen sich die Dokumente signieren. Dadurch werden vertrauliche Informationen verifizierbar.

Vor- und Nachteile von Adobe Forms

Die meisten Vorteile von AEM Forms kamen in den vorhergehenden Absätzen bereits zur Sprache. Damit lassen sich auf einfache Weise interaktive Formulare erstellen, um Daten aufzunehmen. Es ist möglich, die Formulare einfach in andere Systeme zu integrieren. Das erleichtert den Datentransfer. Darüber hinaus stehen unterschiedliche Formular-Typen zur Auswahl. Manche von ihnen lassen sich auch während der Bearbeitung an die Eingaben des Anwenders anpassen. Zu den Vorteilen dieses Systems gehört auch die einfache Wiederverwendbarkeit der Formulare, was durch die Trennung von Inhalten und Layout möglich ist.

Allerdings gibt es hierbei auch einige Nachteile. Beispielsweise ist für die Nutzung des Adobe Document Service ein Java Stack erforderlich. Das kann den Aufwand bei der Installation erhöhen. Außerdem ist hierbei eine separate Installation des Adobe Livecycle Designers notwendig, wofür zusätzliche Arbeitszeit anfällt.

Diese Besonderheiten weist Adobe Experience Manager Forms auf

Zu den Besonderheiten von Adobe Experience Manager Forms gehört, dass die Anwender hierbei auch eigene interaktive Formulare gestalten können. Dazu ist es möglich, die Programmiersprache JavaScript zu verwenden. Darüber hinaus unterstützt das System die Sprache FormCalc, die Adobe selbst entwickelt hat.

Software für eine effiziente Erstellung ansprechender Formulare

AEM Forms macht die Nutzung von Formularen einfacher. Die Erstellung erfolgt schnell und effizient, ohne dass dafür eine umfangreiche Einarbeitung erforderlich ist. Geschäftsregeln und Back-End-Prozesse lassen sich problemlos integrieren. Die Formulare überzeugen durch ein modernes Design und durch eine sehr flexible Anwendung. All das führt dazu, dass diese Software die Nutzung von Formularen in einem Unternehmen einfacher und effizienter gestaltet.

Websession: Adobe Experience Manager Forms

Sollten Sie Fragen zu uns und unserer Arbeit oder konkret zu Umstellungsprojekten haben, dann vereinbaren Sie eine kostenlose Websession mit uns.

FAQ

Was ist Adobe Experience Manager Forms?

Adobe Experience Manager (AEM) Forms ist eine von vier cloudbasierten Anwendungen des Adobe Experience Managers (AEM). AEM Forms dient der effizienten Erstellung und Verwaltung von PDF-, HTML- und Adaptive-Formularen durch die Bereitstellung einer intuitiven No-Code Benutzeroberfläche. Neben Formularen können auch interaktive Briefe, Dokumentfragmente und Datenwörterbücher erstellt bzw. genutzt werden.

Welche Features besitzt Adobe Experience Manager (AEM) Forms?

Der Adobe Experience Manager (AEM) Forms bietet eine Vielzahl von Features wie die Erstellung von Formularen, digitale Signaturunterstützung, Integration mit anderen Adobe-Produkten, Barrierefreiheitsfunktionen und die Möglichkeit zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Welche Vorteile hat die Nutzung von Adobe Experience Manager (AEM) Forms

Die Nutzung von Adobe Experience Manager (AEM) Forms bietet zahlreiche Vorteile, wie eine schnelle und einfache Erstellung von Formularen, eine nahtlose Integration mit anderen Adobe-Produkten, verbesserte Sicherheit und Barrierefreiheitsfunktionen sowie die Möglichkeit zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Welche Nachteile hat die Nutzung von Adobe Experience Manager (AEM) Forms?

Ein Nachteil der Nutzung von Adobe Experience Manager (AEM) Forms ist der mögliche hohe Preis für die Lizenzierung und die Komplexität bei der Einarbeitung in die Software. Außerdem erfordert die Erstellung von komplexeren Formularen möglicherweise technisches Know-how.

Alex Wiefel

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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