Alex Wiefel
28. Juni 2022

Adobe Experience Manager Forms

Adobe Experience Manager Forms ist eine Software, die es erlaubt, Formulare schnell und ohne umfangreiche technische Vorkenntnisse zu erstellen. Der besondere Vorteil: Sie lassen sich nicht nur auf Webseiten einsetzen, sondern auch für die interne Kommunikation oder für den Informationsaustausch mit Kunden oder Geschäftspartnern verwenden.

Die Einsatzmöglichkeiten für den Adobe Experience Manager Forms

Mit Adobe Experience Manager (AEM) Forms ist es möglich, Formulare und andere Dokumente zu erstellen und zu verwalten. Dazu stellt die Software eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche bereit, die es erlaubt, selbst komplexe Formulare zu entwerfen. Diese lassen sich nach dem Drag-and-Drop-Verfahren zusammenstellen. Dafür ist es lediglich notwendig, die einzelnen Bestandteile in das Formular zu ziehen. Forms nutzt dabei die Cloud.

Es stehen außerdem Oberflächen für die webbasierte Nutzung sowie für mobile Geräte bereit. Dabei ist es möglich, Forms in Back-End-Prozesse zu integrieren oder spezielle Geschäftsregeln bei der Umsetzung anzuwenden. Das führt zu effizienten und gut koordinierten Arbeitsabläufen.

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Einfache Verwaltung von Formularen

Mit AEM Forms ist es nicht nur möglich, Formulare zu erstellen. Diese Software eignet sich auch für deren Verwaltung. In vielen Unternehmen kommen häufig sehr ähnliche oder sogar vollkommen identische Formulare zum Einsatz. Diese jedes Mal neu zu erstellen, wäre mit einem sehr hohen Aufwand verbunden. Durch die Verwendung von Forms von Adobe ist es jedoch möglich, alle erstellten Formulare zu speichern und als Muster bereitzustellen. Das Verwaltungssystem macht es ganz einfach, passende Vorlagen zu finden.

Briefe, Dokumentfragmente und Datenwörterbücher

Obwohl der wesentliche Einsatzzweck von Adobe Experience Manager Forms in der Erstellung von Formularen besteht, ist es damit auch möglich, einige weitere Aufgaben zu erledigen. Beispielsweise eignet sich diese Software zum Erstellen von interaktiven Briefen. Diese erlauben eine sehr effiziente Kommunikation mit Kunden oder Geschäftspartnern.

Darüber hinaus lassen sich damit Dokumentfragmente erstellen. Dabei handelt es sich um einzelne Elemente wie Listen, Bedingungen oder Layout-Fragmente, die sich anschließend für die Gestaltung unterschiedlicher Dokumente verwenden lassen. Schließlich ist es mit Forms von Adobe möglich, Datenwörterbücher zu erstellen. Diese erlauben es, Back-End-Datenquellen auch ohne spezifische Kenntnisse zu den verwendeten Datenmodellen zu nutzen.

Diese Features bietet AEM Forms

AEM Forms bietet ein breites Spektrum an verschiedenen Funktionen. Die folgende Aufzählung stellt die wichtigsten von ihnen vor.

Mobile App:

Die Mobile App macht es möglich, Formulare ortsunabhängig für die Interaktion zu nutzen. Diese lassen sich auch offline ausfüllen, sodass nicht einmal eine Internetverbindung notwendig ist. Das ist optimal für Außendienstmitarbeiter, da sie auf diese Weise alle Daten geordnet erfassen können.

Automatisches Ausfüllen:

AEM Forms bietet die Möglichkeit, Formulare automatisch ausfüllen zu lassen – beispielsweise mit Daten aus Backend-Systemen wie ERP oder CRM. Das reduziert den Aufwand beim Ausfüllen deutlich. Darüber hinaus lassen sich die Daten der Formulare auch automatisch in die Backend-Systeme einpflegen.

Responsive Formulare erstellen:

Immer häufiger findet der Zugriff auf die Formulare per Smartphone statt. Mit Forms von Adobe ist es möglich, Formulare zu erstellen, bei denen sich die Darstellung automatisch an das Endgerät anpasst. Solche responsiven Formulare sorgen bei allen Geräten für einen hohen Anwendungskomfort.

Reporting für Formulare:

Spezielle Reporting-Tools erlauben es, die Formulare genau zu analysieren. Dadurch ist es möglich, Informationen zur Nutzung der Felder, zu Abbrüchen und zu weiteren Details zu ermitteln und die Formulare auf dieser Basis zu optimieren.

Welche Vor- und Nachteile bieten SAPscript, Smart Forms und Adobe Forms? Und welche ist am geeignetsten für Ihr Unternehmen?

Der Aufbau der Software

Forms ist Bestandteil des Adobe Experience Managers. Um diese Software zu verwenden, ist es deshalb notwendig, zunächst den Experience Manager zu öffnen. Hier stehen verschiedene Tools zur Auswahl. Um diese zu erreichen, ist es notwendig, zunächst auf das Experience-Manager-Logo zu klicken. Unter Navigation stehen dann die verschiedenen Tools zur Auswahl – darunter auch Forms.

Danach erscheint eine Oberfläche, die Zugang zu den einzelnen Funktionen bietet. Von großer Bedeutung ist hierbei der Bereich “Formulare und Dokumente”, der es erlaubt, Formulare zu erstellen. Weitere Funktionen sind “Designs”, “Briefe”, “Dokumentfragmente” und “Datenwörterbücher”.

Hinsichtlich des Aufbaus der Software ist auch die klare Trennung zwischen dem Layout und den Inhalten zu nennen. Das erlaubt es zum einen, diese beiden Bereiche separat zu erstellen. Zum anderen ist es auf diese Weise möglich, die gleiche Vorlage für unterschiedliche Inhalte zu verwenden. Auch eine nachträgliche Änderung des Layouts ist damit möglich, ohne dass dadurch die Inhalte beeinträchtigt werden.

Die Funktionsweise von AEM Forms

Mit AEM Forms ist es möglich, unterschiedliche Formulartypen zu erstellen: PDF-Formulare, HTML-Formulare und adaptive Formulare. Der Anwender muss jedoch die verschiedenen Techniken, die hierfür zum Einsatz kommen, nicht selbst umsetzen. Die Software stellt hierfür einfach zu verwendende Oberflächen bereit, über die sich sowohl das Layout als auch die Inhalte vorgeben lassen.

PDF-Formulare:

PDF ist ein Format, das insbesondere für Schriftstücke häufig zum Einsatz kommt. Normalerweise lassen sich die Inhalte dabei nicht verändern. Mit Forms ist es jedoch möglich, die Inhalte direkt in die PDF-Formulare einzufügen. Einer der entscheidenden Vorteile dieser Technik besteht darin, dass sie sich auch offline verwenden lässt. Sobald wieder ein Internetzugang verfügbar ist, können die Inhalte hochgeladen werden.

HTML-Formulare:

HTML-Formulare verwenden einen Webbrowser für die Darstellung. Daher lassen sie sich mit jedem Gerät bearbeiten, das über einen Browser verfügt – beispielsweise mit dem Notebook, dem Smartphone oder dem Tablet. Das führt zu einer hohen Flexibilität. Forms verwendet hierfür responsive Formulare. Das bedeutet, dass sich diese automatisch an das verwendete Gerät anpassen. Dadurch ist es möglich, sie komfortabel auszufüllen.

Adaptive Formulare:

Ein adaptives Formular zeichnet sich dadurch aus, dass es seine Inhalte dynamisch an die bisherigen Eingaben des Anwenders anpasst. Das ist immer dann sinnvoll, wenn es von anderen Werten abhängt, welche Daten benötigt werden.

Integration weiterer Dienste von Adobe

Mit Adobe Experience Manager Forms können weitere Dienste dieses Herstellers integriert werden. Das ermöglicht weitere Anwendungsmöglichkeiten.

Adobe Analytics:

Mit Adobe Analytics ist es möglich, die Verwendung der Formulare genau zu analysieren. Das erlaubt es, Probleme zu erkennen und die Gestaltung zu optimieren.

Adobe Document Cloud-eSign und Scribble:

Mit Adobe Document Cloud-eSign und Scribble lassen sich die Dokumente signieren. Dadurch werden vertrauliche Informationen verifizierbar.

Vor- und Nachteile von Adobe Forms

Die meisten Vorteile von AEM Forms kamen in den vorhergehenden Absätzen bereits zur Sprache. Damit lassen sich auf einfache Weise interaktive Formulare erstellen, um Daten aufzunehmen. Es ist möglich, die Formulare einfach in andere Systeme zu integrieren. Das erleichtert den Datentransfer. Darüber hinaus stehen unterschiedliche Formular-Typen zur Auswahl. Manche von ihnen lassen sich auch während der Bearbeitung an die Eingaben des Anwenders anpassen. Zu den Vorteilen dieses Systems gehört auch die einfache Wiederverwendbarkeit der Formulare, was durch die Trennung von Inhalten und Layout möglich ist.

Allerdings gibt es hierbei auch einige kleine Nachteile. Beispielsweise ist für die Nutzung des Adobe Document Service ein Java Stack erforderlich. Das kann den Aufwand bei der Installation erhöhen. Außerdem ist hierbei eine separate Installation des Adobe Livecycle Designers notwendig, wofür zusätzliche Arbeitszeit anfällt.

Diese Besonderheiten weist Adobe Experience Manager Forms auf

Zu den Besonderheiten von Adobe Experience Manager Forms gehört, dass die Anwender hierbei auch eigene interaktive Formulare gestalten können. Dazu ist es möglich, die Programmiersprache JavaScript zu verwenden. Darüber hinaus unterstützt das System die Sprache FormCalc, die Adobe selbst entwickelt hat.

Software für eine effiziente Erstellung ansprechender Formulare

AEM Forms macht die Nutzung von Formularen einfacher. Die Erstellung erfolgt schnell und effizient, ohne dass dafür eine umfangreiche Einarbeitung erforderlich ist. Geschäftsregeln und Back-End-Prozesse lassen sich problemlos integrieren. Die Formulare überzeugen durch ein modernes Design und durch eine sehr flexible Anwendung. All das führt dazu, dass diese Software die Nutzung von Formularen in einem Unternehmen einfacher und effizienter gestaltet.

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FAQ

Was ist Adobe Experience Manager Forms?

Adobe Experience Manager (AEM) Forms ist eine von vier cloudbasierten Anwendungen des Adobe Experience Managers (AEM). AEM Forms dient der effizienten Erstellung und Verwaltung von PDF-, HTML- und Adaptive-Formularen durch die Bereitstellung einer intuitiven No-Code Benutzeroberfläche. Neben Formularen können auch interaktive Briefe, Dokumentfragmente und Datenwörterbücher erstellt bzw. genutzt werden.

Welche Features besitzt Adobe Experience Manager (AEM) Forms?

Adobe Experience Manager (AEM) Forms verfügt über die folgenden Features:

  • Mobile App: Formulare können ortsunabhängig und offline genutzt werden.
  • Automatisches Ausfüllen: Automatische Übertragung von Daten aus Backendsystemen.
  • Responsive Formulare: Formulare passen ihre Ansicht automatisch dem Endgerät an.
  • Formular-Reporting: Analyse von Formularen (bspw. Nutzungshäufigkeit bestimmter Felder).

Welche Vorteile hat die Nutzung von Adobe Experience Manager (AEM) Forms

Der größte Vorteil besteht in den starken Rationalisierungseffekte durch die intuitive Bedienung der Software, die Verfügbarkeit von Formularvorlagen und die leichte Übertragung von Daten aus anderen Systemen. Des Weiteren profitiert man als Nutzer von der adaptiven Formulartechnologie, die Ausfüllungszeiten stark verkürzen kann.

Welche Nachteile hat die Nutzung von Adobe Experience Manager (AEM) Forms?

Als nachteilig erweist sich der Aufwand, der durch die Installation weiterer Software, die zur uneingeschränkten Nutzung von Adobe Experience Manager Forms benötigt wird, entsteht.

Alex Wiefel

Alex Wiefel

Mein Name ist Alex Wiefel und ich bin begeisterter SAP Consultant bei mindsquare. Wie meine Kollegen habe ich mein Hobby zum Beruf gemacht.

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