SAP Archivierung mit Archivelink

Eine revisionssichere Archivierung ist heute aufgrund gesetzlicher Regelungen unabdingbar. Nutzen Unternehmen die integrierte ArchiveLink-Schnittstelle der SAP, stellen sie sicher, die Anforderungen nach den ÔÇ×Grunds├Ątzen zum Datenzugriff und zur Pr├╝fbarkeit digitaler UnterlagenÔÇť (kurz: GDPdU) und den ÔÇ×Grunds├Ątzen ordnungsm├Ą├čiger DV-gest├╝tzter Buchf├╝hrungssystemeÔÇť (kurz: GoBS) zu erf├╝llen.

Damit ein SAP-System gesetzeskonform archivieren kann, hat SAP mit der ArchiveLink-Schnittstelle einen Service implementiert, der es erm├Âglicht, eine Ablageebene zu schaffen, mit der die Archivierung von Dokumenten und Tabelleninhalten komfortabel und revisionssicher erfolgen kann.

SAP Content Server

Neben der Schnittstelle bietet SAP einen kostenlosen Archivserver in Form des SAP Content Servers an, der als tempor├Ąrer Ablageort verwendet werden kann. Laut Angaben der SAP soll dieser nur f├╝r geringe Datenmengen und als kurzfristige Ablage genutzt werden. Alternative Archivsysteme, die mit ArchiveLink zusammenarbeiten, gibt es zum Beispiel von OpenText und anderen Anbietern.

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Langsames Datenwachstum? Geringer Speicherplatz? Laufzeitprobleme? SAP Archivierung ist die L├Âsung f├╝r diese Probleme.

SAP ArchiveLink

SAP ArchiveLink bietet Ihnen die M├Âglichkeit, Ablageorte ÔÇô sogenannte Content Repositories ÔÇô im SAP-System anzulegen und diese mit dem eigenen Archivserver zu verkn├╝pfen. Die Content Repositories dienen zur Abgrenzung von Residenzzeiten oder Dokumentenarten.

Mithilfe von ArchiveLink ist es auch m├Âglich, neue Dokumentenarten anzulegen, um individuelle, eigene Dokumente revisionssicher abzulegen. Damit Ihr SAP-System wei├č, in welchem Content Repository beispielsweise eingehende Rechnungen abgelegt werden sollen, gibt es vorgefertigte Tabellen, in denen Verkn├╝pfungstabellen, Dokumentenarten, Content Repositories und Objektarten eingetragen werden.

Vorgaben Archivierung

Wie einleitend bereits betont, hat das Bundesministerium f├╝r Finanzen einige Anordnungen hinsichtlich der Pr├╝fbarkeit und des Datenzugriffs f├╝r buchhaltungsspezifische Daten und Dokumente ver├Âffentlicht. Dabei sind f├╝r die Wirtschafts- und Steuerpr├╝fer die wichtigsten Gesetze im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in der Abgabeordnung (AO) beschrieben. Folgende Abbildung zeigt eine Gesamt├╝bersicht aller relevanten Vorgaben:

Gesetzliches ├ťbersicht

Abbildung 1: Gesetzliche ├ťbersicht der SAP Datenarchivierung

Dokumentenarchivierung

Eine erste Ablage f├╝r Dokumente im SAP-System k├Ânnen Sie ganz einfach in sieben Schritten erstellen:

1. Tabellenbereich

In diesem Schritt erstellen Sie einen Bereich, in dem die Dokumente abgelegt werden. ├ľffnen Sie dazu die Transaktion SE80 und suchen die Tabelle SDOKCONT1. Anschlie├čend wird mittels Kontextmen├╝ die Funktion ÔÇ×als lokales Objekt kopierenÔÇť ausgew├Ąhlt und ein beliebiger Name festgelegt. Wichtig ist, dass Sie die Erweiterungskategorie der Tabelle definieren und die gespeicherte ├änderung aktivieren.

2. Content Repository

Mit dem Content Repository wird ein Ablageort f├╝r die Dokumente errichtet. ├ľffnen Sie dazu die OAC0 und erstellen ein beliebiges Content Repository. Wichtig ist, dass im Feld ÔÇ×Document AreaÔÇť der Wert ÔÇ×ArchiveLinkÔÇť und unter ÔÇ×Storage TypeÔÇť ÔÇ×SAP-System DatabaseÔÇť ausgew├Ąhlt ist. Die in Schritt 1 erstellte Tabelle wird abschlie├čend im Bereich ÔÇ×Content TablesÔÇť eingetragen.

3. Dokumentenart

Tragen Sie f├╝r einen ersten Test mithilfe der Transaktion OAC2 eine beliebige Dokumentart ein. W├Ąhlen Sie dazu einen beliebigen Dokumentennamen, das passende Objekt, eine beliebige Beschreibung und Class aus. Das Feld ÔÇ×ClassÔÇť beschreibt hier die gew├╝nschte Dateiendung.

4. Dokumentenverkn├╝pfung

In diesem Schritt verkn├╝pfen Sie nun das in Schritt 1 erstellte Content Repository mit der Dokumentenart, dem gew├Ąhlten Objekt des Dokuments und der Verkn├╝pfungstabelle TOA01 in der Transaktion OAC3. Die Grundlagen rund um das Customizing sind nun komplett.

5. Report zur Ablage

Damit ein Dokument im SAP-System abgelegt werden kann, fehlt noch ein abschlie├čender Report, der es erlaubt, Eintr├Ąge in den wichtigsten Tabellen vorzunehmen und das Dokument entgegenzunehmen. Der Report ben├Âtigt die folgenden Eingabefelder:

  • Dateiname
  • Content Repository
  • Dokument Typ (Dateiendung)
  • Dokument Objekt
  • Dokumenttyp
  • Objekt ID

Anschlie├čend m├╝ssen die Funktionsbausteine ARCHIVOBJECT_CREATE_FILE sowie ARCHIV-CONNECTION-INSERT eingebunden und korrekt bef├╝llt werden. Diese beiden Funktionsbausteine f├╝hren zu den jeweiligen Eintr├Ągen in den entsprechenden Tabellen und zum Upload des Dokuments.

6. Dokument ablegen

Anschlie├čend muss der Report aufgerufen und mit den relevanten Daten gef├╝llt werden. Dabei werden hier Eintr├Ąge in der Tabelle TOA01 und in Schritt 1 durch den Report vorgenommen. Diese k├Ânnen auch mittels SE11 oder SE16 angeschaut werden.

 7. Aufruf des Dokumentes

Mithilfe der Transaktion SE37 und dem Funktionsmodul ARCHIVOBJECT_DISPLAY k├Ânnen Sie die ArcDocID aus Schritt 6 eingeben und auf ÔÇ×Ausf├╝hrenÔÇť klicken. Abschlie├čend wird der Document Viewer ge├Âffnet und das Dokument ist zu sehen.

Die Entst├Ârung von ein- und ausgehenden Fehlern in Dokumenten betrifft auch die ArchiveLink-Schnittstelle.

OCR-Verfahren

Im Prozess der eingehenden Dokumente werden physische Dokumente oder Faxe auf gro├čen Scanstra├čen eingescannt und anschlie├čend mittels OCR-Verfahren und ggf. manueller Korrektur validiert und kategorisiert.

Die Kategorisierung erfolgt, da je nach Dokumentenart andere Unterabteilungen mit diesen Dokumenten andere Prozesse starten. Technisch gesehen werden Eintr├Ąge dieser Dokumente in den oben beschriebenen Verkn├╝pfungstabellen eingetragen. SAP ArchiveLink wei├č aufgrund des Customizings in den unterschiedlichsten Tabellen, welchen Ablageort es pro Dokumentenart nutzen soll.

Archivserver

F├╝r Archivserver stehen L├Âsungen verschiedener Anbieter zur Verf├╝gung, z. B. OpenText. Auf dem Server sind die jeweiligen Content Repositories, wie im SAP-System angegeben, eingerichtet. In der OpenText-L├Âsung gibt es den OpenText Viewer, der den Aufruf von Dokumenten auf dem Archivserver erm├Âglicht. Grundlegend wird der Dokumentenaufruf ├╝ber eine HTTP URL realisiert.

Die URL selbst wird von der ArchiveLink-Schnittstelle erstellt. Dabei werden alle relevanten Informationen aus den Verkn├╝pfungstabellen gezogen und die URL an den OpenText Viewer mittels OLE-Protokoll versandt. Abschlie├čend ruft die OpenText-Applikation die URL auf und gibt das entsprechende Dokument aus.

F├╝r Webanwendungen existieren auch alternative L├Âsungen zur OS-Anwendung, zum Beispiel der ViewOne Pro Viewer von IBM. Dabei kann der Nutzer im SAP-System einstellen, welchen Viewer er benutzen m├Âchte. Die URL-Generierung wird hierbei ebenfalls von der SAP ArchiveLink-Schnittstelle ├╝bernommen.

Roadmap

Ein Blick in die Vergangenheit zeigt, dass Datenspeicherung immer wichtiger wird. Bill Gates hat 1981 gesagt, dass 640 Kilobyte-Speicher f├╝r einen Menschen ausreichen. Aus damaliger Sicht mochte diese Aussage stimmen. Schlie├člich waren viele Ideen technisch gar nicht abbildbar.

Heute haben sich nicht nur die technischen M├Âglichkeiten extrem erweitert, sondern auch das Preis-Leistungs-Verh├Ąltnis heutiger Speichermedien hat sich im Vergleich zu fr├╝her enorm verbessert. Hat 1985 eine 20 Mbyte Festplatte ca. 2000 DM gekostet, muss man heute f├╝r eine 1TByte gro├če Festplatte rund 116 ÔéČ zahlen.

Wenn wir uns die Entwicklungen von cloudbasierten Speichersystemen, Big Data und SAP HANA anschauen, sehen wir Schnittmengen zur Archivierung im SAP Umfeld. Beispielsweise kann mittels cloudbasierter Speicherl├Âsungen das Hosting von Archivierungsl├Âsungen an externe Anbieter ├╝bergeben werden. Dabei ist es wichtig, zu kl├Ąren, in welchen Staaten der Dienstleister seine Cloud Server betreibt und wie die Verf├╝gbarkeiten seiner Server zu bewerten sind.

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Archivierungskonzept

Die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle bietet Ihnen die M├Âglichkeit, schnell eine gesetzeskonforme Archivierung aufzubauen. Die Schnittstelle bringt bereits alle grundlegenden Funktionen, Funktionsbausteine und Tabellen mit. Mit den oben beschriebenen sieben Punkten richten Sie einfach eine Ablage auf dem SAP Content Server ein. So k├Ânnen Sie sich einen schnellen ├ťberblick schaffen und erste Erfahrungen mit dem Thema Archivierung machen.

Falls Sie einen detaillierteren Einblick in die SAP-Archivierung suchen, lesen Sie die Blogserie zum Thema SAP Datenarchivierung. Hier erhalten Sie weitere Informationen zu den gesetzlichen Grundlagen und zu Analysetools f├╝r Ihr SAP-System. Weitere Schwerpunkte der Serie sind die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle sowie die Bestimmung der Ablageorte in Form von Content Repositories.

Die Grundlage f├╝r ein gesetzeskonformes Archivsystem bildet jedoch grunds├Ątzlich ein Archivierungskonzept, in das der technische als auch der organisatorische Einsatz des Archivsystems festgelegt werden muss. Bevor Sie sich also um die Implementierung des Archivsystems besch├Ąftigen, m├╝ssen Sie sich erst einmal mit der Zielsetzung der Archivierung auseinandersetzen.

Wir unterst├╝tzen Sie gerne dabei ÔÇô im Rahmen unseres Workshops SAP Archivierung zeigen wir Ihnen die wichtigsten Aspekte sowie die M├Âglichkeiten und Bedingungen der Archivierung auf. Gerne k├Ânnen Sie auch Ihre individuellen Fragen in unserer Expert Session an Fachbereichsleiter Jeremia Girke stellen.


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2 Kommentare zu "SAP Archivierung mit Archivelink"

Andreas Seiler - 5. September 2019 | 14:21

Hallo. Was passiert mit den Daten, die ich l├Ąnger auf dem SAP Content Server liegen habe?
Werden diese dann irgendwann automatisch gel├Âscht?

Antworten
Jeremia Girke - 12. September 2019 | 09:08

Hallo Herr Seiler,

Das h├Ąngt von der bei Ihnen im Einsatz befindlichen Archivierungs-Strategie ab. Hier gibt es typischerweise Intervalle, welche vom Gesetzgeber her eingehalten werden m├╝ssen.
Automatisches L├Âschen ist nicht ratsam, da Sie sonst die Nachweispflicht nicht abbilden k├Ânnen.

Viele Gr├╝├če,
Jeremia Girke

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