SAP Archivierung mit Archivelink

Eine revisionssichere Archivierung ist heute aufgrund gesetzlicher Regelungen unabdingbar. Nutzen Unternehmen die integrierte ArchiveLink-Schnittstelle der SAP, stellen sie sicher, die Anforderungen nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (kurz: GDPdU) und den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (kurz: GoBS) zu erfüllen.

Damit ein SAP-System gesetzeskonform archivieren kann, hat SAP mit der ArchiveLink-Schnittstelle einen Service implementiert, der es ermöglicht, eine Ablageebene zu schaffen, mit der die Archivierung von Dokumenten und Tabelleninhalten komfortabel und revisionssicher erfolgen kann.

Neben der Schnittstelle bietet SAP einen kostenlosen Archivserver in Form des SAP Content Servers an, der als temporärer Ablageort verwendet werden kann. Laut Angaben der SAP soll dieser nur für geringe Datenmengen und als kurzfristige Ablage genutzt werden. Alternative Archivsysteme, die mit ArchiveLink zusammenarbeiten, gibt es zum Beispiel von OpenText und anderen Anbietern.

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Technischer Hintergrund

SAP ArchiveLink bietet Ihnen die Möglichkeit, Ablageorte – sogenannte Content Repositories – im SAP-System anzulegen und diese mit dem eigenen Archivserver zu verknüpfen. Die Content Repositories dienen zur Abgrenzung von Residenzzeiten oder Dokumentenarten.

Mithilfe von ArchiveLink ist es auch möglich, neue Dokumentenarten anzulegen, um individuelle, eigene Dokumente revisionssicher abzulegen. Damit Ihr SAP-System weiß, in welchem Content Repository beispielsweise eingehende Rechnungen abgelegt werden sollen, gibt es vorgefertigte Tabellen, in denen Verknüpfungstabellen, Dokumentenarten, Content Repositories und Objektarten eingetragen werden.

Was schreibt der Gesetzgeber vor?

Wie einleitend bereits betont, hat das Bundesministerium für Finanzen einige Anordnungen hinsichtlich der Prüfbarkeit und des Datenzugriffs für buchhaltungsspezifische Daten und Dokumente veröffentlicht. Dabei sind für die Wirtschafts- und Steuerprüfer die wichtigsten Gesetze im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in der Abgabeordnung (AO) beschrieben. Folgende Abbildung zeigt eine Gesamtübersicht aller relevanten Vorgaben:

Gesetzliches Übersicht

Abbildung 1: Gesetzliche Übersicht der SAP Datenarchivierung

Dokumentenarchivierung in 7 Schritten

Eine erste Ablage für Dokumente im SAP-System können Sie ganz einfach in sieben Schritten erstellen:

1. Tabellenbereich vorbereiten

In diesem Schritt erstellen Sie einen Bereich, in dem die Dokumente abgelegt werden. Öffnen Sie dazu die Transaktion SE80 und suchen die Tabelle SDOKCONT1. Anschließend wird mittels Kontextmenü die Funktion „als lokales Objekt kopieren“ ausgewählt und ein beliebiger Name festgelegt. Wichtig ist, dass Sie die Erweiterungskategorie der Tabelle definieren und die gespeicherte Änderung aktivieren.

2. Ablageort mittels Content Repository erstellen

Mit dem Content Repository wird ein Ablageort für die Dokumente errichtet. Öffnen Sie dazu die OAC0 und erstellen ein beliebiges Content Repository. Wichtig ist, dass im Feld „Document Area“ der Wert „ArchiveLink“ und unter „Storage Type“ „SAP-System Database“ ausgewählt ist. Die in Schritt 1 erstellte Tabelle wird abschließend im Bereich „Content Tables“ eingetragen.

3. Dokumentenart einrichten

Tragen Sie für einen ersten Test mithilfe der Transaktion OAC2 eine beliebige Dokumentart ein. Wählen Sie dazu einen beliebigen Dokumentennamen, das passende Objekt, eine beliebige Beschreibung und Class aus. Das Feld „Class“ beschreibt hier die gewünschte Dateiendung.

4. Dokumentenverknüpfung einrichten

In diesem Schritt verknüpfen Sie nun das in Schritt 1 erstellte Content Repository mit der Dokumentenart, dem gewählten Objekt des Dokuments und der Verknüpfungstabelle TOA01 in der Transaktion OAC3. Die Grundlagen rund um das Customizing sind nun komplett.

5. Report zur Ablage von Dokumenten erstellen

Damit ein Dokument im SAP-System abgelegt werden kann, fehlt noch ein abschließender Report, der es erlaubt, Einträge in den wichtigsten Tabellen vorzunehmen und das Dokument entgegenzunehmen. Der Report benötigt die folgenden Eingabefelder:

  • Dateiname
  • Content Repository
  • Dokument Typ (Dateiendung)
  • Dokument Objekt
  • Dokumenttyp
  • Objekt ID

Anschließend müssen die Funktionsbausteine ARCHIVOBJECT_CREATE_FILE sowie ARCHIV-CONNECTION-INSERT eingebunden und korrekt befüllt werden. Diese beiden Funktionsbausteine führen zu den jeweiligen Einträgen in den entsprechenden Tabellen und zum Upload des Dokuments.

6. Dokument ablegen

Anschließend muss der Report aufgerufen und mit den relevanten Daten gefüllt werden. Dabei werden hier Einträge in der Tabelle TOA01 und in Schritt 1 durch den Report vorgenommen. Diese können auch mittels SE11 oder SE16 angeschaut werden.

 7. Aufruf des Dokumentes testen

Mithilfe der Transaktion SE37 und dem Funktionsmodul ARCHIVOBJECT_DISPLAY können Sie die ArcDocID aus Schritt 6 eingeben und auf „Ausführen“ klicken. Abschließend wird der Document Viewer geöffnet und das Dokument ist zu sehen.

Die Entstörung von ein- und ausgehenden Fehlern in Dokumenten betrifft auch die ArchiveLink-Schnittstelle.

Im Prozess der eingehenden Dokumente werden physische Dokumente oder Faxe auf großen Scanstraßen eingescannt und anschließend mittels OCR-Verfahren und ggf. manueller Korrektur validiert und kategorisiert.

Die Kategorisierung erfolgt, da je nach Dokumentenart andere Unterabteilungen mit diesen Dokumenten andere Prozesse starten. Technisch gesehen werden Einträge dieser Dokumente in den oben beschriebenen Verknüpfungstabellen eingetragen. SAP ArchiveLink weiß aufgrund des Customizings in den unterschiedlichsten Tabellen, welchen Ablageort es pro Dokumentenart nutzen soll.

Archivelink

Für Archivserver stehen Lösungen verschiedener Anbieter zur Verfügung, z. B. OpenText. Auf dem Server sind die jeweiligen Content Repositories, wie im SAP-System angegeben, eingerichtet. In der OpenText-Lösung gibt es den OpenText Viewer, der den Aufruf von Dokumenten auf dem Archivserver ermöglicht. Grundlegend wird der Dokumentenaufruf über eine HTTP URL realisiert.

Die URL selbst wird von der ArchiveLink-Schnittstelle erstellt. Dabei werden alle relevanten Informationen aus den Verknüpfungstabellen gezogen und die URL an den OpenText Viewer mittels OLE-Protokoll versandt. Abschließend ruft die OpenText-Applikation die URL auf und gibt das entsprechende Dokument aus.

Für Webanwendungen existieren auch alternative Lösungen zur OS-Anwendung, zum Beispiel der ViewOne Pro Viewer von IBM. Dabei kann der Nutzer im SAP-System einstellen, welchen Viewer er benutzen möchte. Die URL-Generierung wird hierbei ebenfalls von der SAP ArchiveLink-Schnittstelle übernommen.

Zukunft der SAP Archivierung

Ein Blick in die Vergangenheit zeigt, dass Datenspeicherung immer wichtiger wird. Bill Gates hat 1981 gesagt, dass 640 Kilobyte-Speicher für einen Menschen ausreichen. Aus damaliger Sicht mochte diese Aussage stimmen. Schließlich waren viele Ideen technisch gar nicht abbildbar.

Heute haben sich nicht nur die technischen Möglichkeiten extrem erweitert, sondern auch das Preis-Leistungs-Verhältnis heutiger Speichermedien hat sich im Vergleich zu früher enorm verbessert. Hat 1985 eine 20 Mbyte Festplatte ca. 2000 DM gekostet, muss man heute für eine 1TByte große Festplatte rund 116 € zahlen.

Wenn wir uns die Entwicklungen von cloudbasierten Speichersystemen, Big Data und SAP HANA anschauen, sehen wir Schnittmengen zur Archivierung im SAP Umfeld. Beispielsweise kann mittels cloudbasierter Speicherlösungen das Hosting von Archivierungslösungen an externe Anbieter übergeben werden. Dabei ist es wichtig, zu klären, in welchen Staaten der Dienstleister seine Cloud Server betreibt und wie die Verfügbarkeiten seiner Server zu bewerten sind.

E-Book: Die besten Blogartikel zum Thema Archivierung

In diesem E-Book können Sie die besten Blogartikel zum Thema Archivierung aus 2018 lesen.

Archivierungskonzept in Ihrem Unternehmen

Die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle bietet Ihnen die Möglichkeit, schnell eine gesetzeskonforme Archivierung aufzubauen. Die Schnittstelle bringt bereits alle grundlegenden Funktionen, Funktionsbausteine und Tabellen mit. Mit den oben beschriebenen sieben Punkten richten Sie einfach eine Ablage auf dem SAP Content Server ein. So können Sie sich einen schnellen Überblick schaffen und erste Erfahrungen mit dem Thema Archivierung machen.

Falls Sie einen detaillierteren Einblick in die SAP-Archivierung suchen, lesen Sie die Blogserie zum Thema SAP Datenarchivierung. Hier erhalten Sie weitere Informationen zu den gesetzlichen Grundlagen und zu Analysetools für Ihr SAP-System. Weitere Schwerpunkte der Serie sind die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle sowie die Bestimmung der Ablageorte in Form von Content Repositories.

Die Grundlage für ein gesetzeskonformes Archivsystem bildet jedoch grundsätzlich ein Archivierungskonzept, in das der technische als auch der organisatorische Einsatz des Archivsystems festgelegt werden muss. Bevor Sie sich also um die Implementierung des Archivsystems beschäftigen, müssen Sie sich erst einmal mit der Zielsetzung der Archivierung auseinandersetzen.

Wir unterstützen Sie gerne dabei – im Rahmen unseres Workshops SAP Archivierung zeigen wir Ihnen die wichtigsten Aspekte sowie die Möglichkeiten und Bedingungen der Archivierung auf. Gerne können Sie auch Ihre individuellen Fragen in unserer Expert Session an Fachbereichsleiter Jeremia Girke stellen.


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