SAP Archivierung mit Archivelink

Eine revisionssichere Archivierung ist heute aufgrund gesetzlicher Regelungen und dem bevorstehenden Umstieg auf S/4HANA unabdingbar. Nutzen Unternehmen die integrierte ArchiveLink-Schnittstelle der SAP, stellen sie damit sicher, die Anforderungen nach den gesetzlichen Vorgaben durch die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (kurz: GDPdU) und die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (kurz: GoBS) zu erfüllen.  

Die ArchiveLink-Schnittstelle schafft eine Ablageebene, mit der Sie die Archivierung von Dokumenten und Tabelleninhalten komfortabel und revisionssicher abbilden können. Neben der Schnittstelle bietet SAP einen kostenlosen Archivserver in Form des SAP Content Servers an, der als temporärer Ablageort verwendet werden kann. Laut Angaben der SAP soll dieser nur für geringe Datenmengen und als kurzfristige Ablage genutzt werden. Alternative Archivsysteme, die mit ArchiveLink zusammenarbeiten, gibt es zum Beispiel von OpenText und anderen Anbietern.

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SAP ArchiveLink bietet Ihnen die Möglichkeit, Ablageorte – sogenannte Content Repositories – im SAP-System anzulegen und diese mit dem eigenen Archivserver zu verknüpfen. Mit Hilfe von Content Repositories werden archivierte Daten geordnet aufbewahrt, je nach Residenzzeiten oder Dokumentenart. Mit der Verwendung von ArchiveLink ist es auch möglich, neue Dokumentenarten anzulegen, um individuelle, eigene Dokumente revisionssicher abzulegen. Damit Ihr SAP-System weiß, in welchem Content Repository beispielsweise eingehende Rechnungen abgelegt werden sollen, gibt es vorgefertigte Tabellen, in denen Dokumentenarten, Content Repositories, Verknüpfungstabellen und Objektarten eingetragen werden.

Wie einleitend bereits betont, hat das Bundesministerium für Finanzen einige Anordnungen hinsichtlich der Prüfbarkeit und des Datenzugriffs für buchhaltungsspezifische Daten und Dokumente veröffentlicht. Dabei sind für die Wirtschafts- und Steuerprüfer die wichtigsten Gesetze im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in der Abgabeordnung (AO) beschrieben. Folgende Abbildung zeigt eine Gesamtübersicht aller relevanten Vorgaben:

SAP Archivierung

Abbildung 1: Gesetzliche Übersicht der SAP Datenarchivierung

Die Entstörung von ein- und ausgehenden Fehlern in Dokumenten betrifft auch die ArchiveLink-Schnittstelle.

Im Prozess der eingehenden Dokumente werden physische Dokumente oder Faxe auf großen Scanstraßen eingescannt und anschließend mittels OCR-Verfahren und ggf. manueller Korrektur validiert und kategorisiert. Die Kategorisierung erfolgt, da je nach Dokumentenart andere Unterabteilungen mit diesen Dokumenten andere Prozesse starten. Technisch gesehen werden Einträge dieser Dokumente in den oben beschriebenen Verknüpfungstabellen eingetragen. SAP ArchiveLink weiß aufgrund des Customizings in den unterschiedlichsten Tabellen, welcher Ablageort für die jeweilige Dokumentenart verwendet werden soll.

Für Archivserver stehen Lösungen verschiedener Anbieter zur Verfügung, z. B. OpenText. Auf dem Server sind die jeweiligen Content Repositories, wie im SAP-System angegeben, eingerichtet. In der OpenText-Lösung gibt es den OpenText Viewer, der den Aufruf von Dokumenten auf dem Archivserver ermöglicht. Grundlegend wird der Dokumentenaufruf über eine HTTP URL realisiert. Die URL selbst wird von der ArchiveLink-Schnittstelle erstellt. Dabei werden alle relevanten Informationen aus den Verknüpfungstabellen gezogen und die URL an den OpenText Viewer mittels OLE-Protokoll versandt. Abschließend ruft die OpenText-Applikation die URL auf und gibt das entsprechende Dokument aus.

Für Webanwendungen existieren auch alternative Lösungen zur OS-Anwendung, zum Beispiel der ViewOne Pro Viewer von IBM. Dabei können Sie im SAP-System einstellen, welchen Viewer Sie benutzen möchten. Die URL-Generierung wird hierbei ebenfalls von der SAP ArchiveLink-Schnittstelle übernommen.

Auswahl und Einführung einer geeigneten SAP-Archivierungslösung

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Die SAP-Archivierung mit ArchiveLink bietet Ihnen und Ihrem Unternehmen viele Vorteile:

  • Rechtskonforme und revisionssichere Datenarchivierung
  • Sortierte Lagerung von Dokumenten, sodass diese bei Bedarf schnell auffindbar sind
  • Originaldokumente müssen nicht unnötigerweise vervielfältigt werden
  • Archivierte Dokumente werden vorgangsbezogen angezeigt

Zukunft der SAP-Archivierung

Ein Blick in die Vergangenheit zeigt, dass Datenspeicherung immer wichtiger wird. Bill Gates hat 1981 gesagt, dass 640 Kilobyte-Speicher für einen Menschen ausreichen. Aus damaliger Sicht mochte diese Aussage stimmen. Schließlich waren viele Ideen technisch gar nicht abbildbar. Heute haben sich nicht nur die technischen Möglichkeiten extrem erweitert, sondern auch das Preis-Leistungs-Verhältnis heutiger Speichermedien hat sich im Vergleich zu früher enorm verbessert. Hat 1985 eine 20 Mbyte Festplatte ca. 2000 DM gekostet, muss man heute für eine 1TByte große Festplatte rund 116 € zahlen.

Wenn wir uns die Entwicklungen von cloudbasierten Speichersystemen, Big Data und S/4HANA anschauen, sehen wir Schnittmengen zur Archivierung im SAP Umfeld. Beispielsweise kann mittels cloudbasierter Speicherlösungen das Hosting von Archivierungslösungen an externe Anbieter übergeben werden. Dabei ist es wichtig zu klären, in welchen Staaten der Dienstleister seine Cloud Server betreibt und wie die Verfügbarkeiten seiner Server zu bewerten sind.

Archivierungskonzept in Ihrem Unternehmen

Mit der SAP-ArchiveLink-Schnittstelle können Sie mit einem relativ geringen Aufwand eine gesetzeskonforme Archivierung aufbauen. Die Schnittstelle bringt bereits alle grundlegenden Funktionen, Funktionsbausteine und Tabellen mit.

Die Grundlage für ein gesetzeskonformes Archivsystem bildet jedoch grundsätzlich ein Archivierungskonzept, in dem der technische als auch der organisatorische Einsatz des Archivsystems festgelegt werden muss. Bevor Sie sich also um die Implementierung des Archivsystems kümmern, müssen Sie sich erst einmal mit der Zielsetzung der Archivierung auseinandersetzen. Wir unterstützen Sie gerne dabei – im Rahmen unseres Workshops SAP Archivierung zeigen wir Ihnen die wichtigsten Aspekte sowie die Möglichkeiten und Bedingungen der Archivierung auf.

Websession: SAP Archivierung mit Archivelink

Gerne können Sie auch Ihre individuellen Fragen in unserer kostenlosen Websession an den Fachbereichsleiter Jeremia Girke stellen.

  • Was ist SAP ArchiveLink?

SAP ArchiveLink ist eine Schnittstellentechnologie, die Ihnen eine revisionssichere und rechtskonforme Archivierung von Dokumenten und Dateien in Ihrem SAP-System ermöglicht. Mit ArchiveLink können Sie außerdem den kostenlosen Archivserver der SAP als temporären Ablageort in Form des SAP Content Servers nutzen. Alternativ können Sie auch andere Archivsysteme nutzten, die mit ArchiveLink zusammenarbeiten, beispielsweise von OpenText und anderen Anbietern.

  • Warum eine SAP Archivierung mit ArchiveLink?

Das Bundesministerium für Finanzen hat einige Vorgaben veröffentlicht, hinsichtlich derer die Prüfbarkeit und der Datenzugriff für buchhaltungsspezifische Daten und Dokumente sichergestellt werden müssen. Eine Archivierung von Daten und Dokumenten ist also nicht nur sinnvoll für eine bessere Struktur, sondern auch gesetzlich vorgegeben. Mit ArchiveLink erfüllen Sie diese rechtlichen Vorgaben.

  • Was sind Content Repositories?

Content Repositories sind Ablageorte, die Sie im SAP-System anlegen und mit Ihrem eigenen Archivserver verknüpfen können. Dank Content Repositories werden archivierte Daten nach einer bestimmten Logik geordnet und je nach Residenzzeiten oder Dokumentenart aufbewahrt. Ihr SAP-System weiß dank vorgefertigter Tabellen, in welchem Content Repository welche Art von Dokument abgelegt werden soll.

  • Wie gelingt eine Archivierung mit SAP ArchiveLink?

Um eine saubere und rechtskonforme Archivierung Ihrer SAP-Daten mit ArchiveLink umzusetzen, folgen Sie der Anleitung in sieben Schritten, die in diesem Know-how beschrieben ist.

Jeremia Girke

Jeremia Girke

Seit 10 Jahren berate ich Unternehmen im Bereich Formulare und Outputmanagement im SAP und NON-SAP Umfeld. Profitieren Sie von meiner Erfahrung in Ihren Projekten.

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2 Kommentare zu "SAP Archivierung mit Archivelink"

Andreas Seiler - 5. September 2019 | 14:21

Hallo. Was passiert mit den Daten, die ich länger auf dem SAP Content Server liegen habe?
Werden diese dann irgendwann automatisch gelöscht?

Antworten
Jeremia Girke - 12. September 2019 | 09:08

Hallo Herr Seiler,

Das hängt von der bei Ihnen im Einsatz befindlichen Archivierungs-Strategie ab. Hier gibt es typischerweise Intervalle, welche vom Gesetzgeber her eingehalten werden müssen.
Automatisches Löschen ist nicht ratsam, da Sie sonst die Nachweispflicht nicht abbilden können.

Viele Grüße,
Jeremia Girke

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