Alex Wiefel
13. April 2023

OpenText

OpenText bietet eine Vielzahl an Formulartechnologien an, die Unternehmen dabei helfen, Formulare effizient zu erstellen und zu verwalten. In diesem Artikel werden wir diese verschiedenen Technologien genauer untersuchen und deren Nutzen für Unternehmen erläutern. Bleiben Sie dran, um mehr darüber zu erfahren.

Was ist OpenText?

OpenText ist ein kanadischer Anbieter einer Information Management Plattform, zu dem eine Vielzahl an Softwareprodukten gehört. Das Unternehmen ist langjähriger Partner der SAP. Mit der Plattform können Unternehmen unterschiedliche Arten von Dokumenten schützen, verwalten und integrieren. Als Bestandteil einer stabilen Lösung für das Customer Experience Management (CEM) und auch für interne Prozesse sind Formulartechnologien essenziell, wenn es um die schnelle und verlässliche Aufnahme, Verarbeitung und Auswertung von Daten geht.

Formulartechnologien von OpenText

OpenText bietet Softwares zur Formularautomatisierung an, die in vielen Unternehmen genutzt werden. So wurde die Formulartechnologie StreamServe 2010 von OpenText aufgekauft und läuft seitdem unter dem Namen OpenText ExStream weiter.

LiquidOffice

LiquidOffice ist eine Formulartechnologie von OpenText, die vor allem zur Erstellung von PDF- und Web-Formularen verwendet wird. Damit können Sie digital genutzte Formulare erstellen, die dementsprechend auch digital ausgefüllt werden können. Der große Vorteil dieser Technologie liegt darin, dass die eingetragenen Informationen direkt abrufbar und für die Weiterverarbeitung verwertbar sind, da sie von Anfang an digital vorliegen. Auf diese Weise entfallen lästige Datenübertragungen und damit einhergehende Fehler durch Medienbrüche. Zudem ist mit dem Workflow Designer von LiquidOffice eine Prozessmodellierung möglich: im Anschluss an das Absenden eines ausgefüllten Formulars können direkt weitere Prozesse in Gang gesetzt werden. Das kann beispielsweise die Benachrichtigung über das Abschicken des Formulars an bestimmte Personen oder Abteilungen sein. Zudem können die mit LiquidOffice erstellten Formulare verschiedenen internen und externen Benutzergruppen bereitgestellt werden. So können Formulare von unterschiedlichen Personen aus eingesehen und bearbeitet werden, insofern eine Berechtigung dazu vorliegt.

Liquid Forms in S/4HANA

OpenText Liquid Office ist eine integrierte Lösung für das Management von Formularen und Dokumenten in SAP S/4HANA. Die Lösung bietet eine nahtlose Integration mit der ERP-Plattform und ermöglicht es Benutzern, Geschäftsdokumente und Formulare zu erstellen, zu bearbeiten, zu speichern und zu verteilen. Liquid Office bietet auch Funktionen wie Workflows, Genehmigungen und Benachrichtigungen, um die Effizienz von Geschäftsprozessen zu verbessern. Die Lösung ist skalierbar und kann an die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmen angepasst werden.

TeleForms

Die Formulartechnologie TeleForms wird vor allem zur Erstellung von papierbasierten Formularen genutzt, die handschriftlich auszufüllen sind. Auf den TeleForms ist für jeden Buchstaben ein eigenes Feld vorhanden, sodass nach dem Einscannen der Dokumente die Informationen leichter einzulesen und auszuwerten sind. Mit TeleForm können die Daten automatisiert erkannt, erfasst, klassifiziert, extrahiert und weiterverarbeitet werden, sodass eine manuelle Dateneingabe auch hier entfällt.

TeleForms in S/4HANA

OpenText Teleforms Office ermöglicht die Erfassung von Daten aus Papierformularen und deren Übertragung in digitale Formate in S/4HANA. Das System nutzt OCR-Technologie, um die Daten automatisch zu extrahieren und zu validieren, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert wird. Die extrahierten Daten können dann in Echtzeit in die entsprechenden Geschäftsprozesse in S/4HANA integriert werden, um eine schnellere und effizientere Verarbeitung zu gewährleisten.

Vorteile

Die Verwendung von OpenText und seinen Formulartechnologien bietet viele Vorteile. So können Daten dank der Cloud-Funktion immer genau da abgerufen werden, wo sie gebraucht werden. Mit diesen Daten können Sie faktenbasierte Entscheidungen in Ihrem Unternehmen treffen. Die vorgestellten Formulartechnologien sind zudem mit Form Packets erweiterbar. Zudem können Sie die Formulartechnologien auch in andere OpenText-Produkte integrieren. Ein weiterer Vorteil, der insbesondere für international agierende Unternehmen von Bedeutung ist, ist die Unterstützung spezieller Nischen-Formulare, die die Vorgaben für ein bestimmtes Land erfüllen müssen.

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Nachteile

Neben diesen Vorteilen bringt die Nutzung von OpenText und seinen Produkten auch gewisse Nachteile. So ist die Verwendung der Formulartechnologien aufgrund der hohen Lizenzkosten sehr teuer. Diese werden pro User und Jahr abgerechnet. Außerdem fallen bei jedem Druck Kosten an – auch in der On Premise-Variante. Der wohl größte Nachteil von OpenText besteht jedoch darin, dass es sich um eine externe Lösung handelt, die im Gegensatz zu SAP-Standards noch nicht in das SAP-System integriert ist. Das ist insbesondere für Unternehmen, die bereits in vielen Bereichen mit SAP arbeiten, ein großer Nachteil. Ein direkter Zugriff auf SAP-Daten ist mit OpenText Formulartechnologien daher nicht möglich, sodass diese über eine externe Schnittstelle angeschlossen werden müssten. Auch der Workflow Designer der OpenText-Produkte ist nicht an den der SAP angebunden.

Fazit

Die Produkte von OpenText bieten Unternehmen viele Vorteile, wenn es um automatisierte Formulartechnologien geht: Eingabe, Erfassung, Weiterverarbeitung und Auswertungen von Formulardaten werden mit LiquidOffice und TeleForm eindeutig erleichtert. Dennoch führen insbesondere die schwierige Anbindung zu SAP-Daten und die hohen Kosten bei immer mehr Unternehmen dazu, auf SAP-Standard-Formulare umzusteigen.

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FAQ

Was ist OpenText?

OpenText ist ein Anbieter für Enterprise Information Management (EIM). Das Unternehmen bietet eine Reihe von Produkten zur Erfassung, zum Austausch und zur Sicherung von Informationen, so beispielsweise auch die Formulartechnologien LiquidOffice und TeleForm.

Welche Formulartechnologien bietet OpenText?

Mit LiquidOffice und TeleForm bietet OpenText zwei unterschiedliche Formulartechnologien. LiquidOffice wird vor allem in der Erstellung von PDF- und Web-Formaten verwendet, die direkt digital ausgefüllt werden. Zwar können auch mit TeleForm elektronische Formulare erstellt und bearbeitet werden, meist wird es jedoch für papierbasierte Formulare verwendet.

Welche Vor- und Nachteile bieten die Formulartechnologien von OpenText?

Von OpenText angebotene Formulartechnologien können eine große Hilfe für Unternehmen bei der Erfassung, Weiterverarbeitung und Auswertung von Daten sein – insbesondere im Ausland agierende Unternehmen profitieren von der Erstellung von Nischen-Formularen, die damit möglich sind. Die Nachteile der hohen Kosten und der schwierigen Anbindung an SAP-Daten überwiegen jedoch für viele Unternehmen in ihrer Entscheidung.

Alex Wiefel

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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