EDI Rechnungen

Die elektronische Rechnungserstellung ist in vielen L├Ąndern bereits Pflicht, wobei der Versand von einfachen PDF-Rechnungen den Aufwand lediglich auf die Empf├Ąngerseite verschiebt. Zur Verarbeitung der Rechnung muss dieser n├Ąmlich die Rechnungsdaten entweder manuell oder mit der Hilfe von OCR-Texterkennungsprogrammen in das System einpflegen.

Um die Automatisierung im Bereich der Rechnungslegung weiter zu verbessern, wurden daher verschiedene Standards eingef├╝hrt, die sowohl die automatische Rechnungserstellung als auch die automatische Weiterverarbeitung erleichtern sollen. Einer dieser Standards, der sich im B2B-Bereich rasant verbreitet, ist das EDI-Format. Doch was steckt hinter dem beliebten Verfahren, was ben├Âtigt man f├╝r den Einsatz von EDI und welche St├Ąrken und Schw├Ąchen hat das Format?

Was sind EDI Rechnungen?

Bei EDI (Electronic Data Interchange) handelt es sich um ein standardisiertes Format f├╝r den Austausch von elektronischen Dokumenten. Die Daten werden somit auf der Sender- und Empf├Ąngerseite exakt gleich interpretiert und k├Ânnen sofort nach der ├ťbermittlung und Entgegennahme weiterverarbeitet werden. Ein manueller Eingriff durch menschliche Hand wird dadurch genauso obsolet wie die Papierbearbeitung von Dokumenten. Gleichzeitig steigt jedoch die Datenqualit├Ąt, wodurch Gesch├Ąftsprozesse nachhaltig beschleunigt werden k├Ânnen.

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EDI Rechnungen liegen immer in einem strukturierten Format vor, weisen jedoch die gleichen Inhalte auf, wie gew├Âhnliche Rechnungen aus Papier. Die elektronisch erstellten Rechnungen haben zudem f├╝r den Empf├Ąnger die gleichen Rechtsfolgen wie gew├Âhnliche Papierrechnungen.

EDI Rechnungen im Detail

F├╝r den Einsatz von EDI bedarf es einer sogenannten EDI-Vereinbarung zwischen zwei oder mehreren Gesch├Ąftspartnern. Der Rahmenvertrag, welcher auch als EDI-Mustervereinbarung zur Verf├╝gung steht, legt hierbei die Regeln f├╝r den elektronischen Datenaustausch fest, wobei nicht nur Rechnungen, sondern auch Bestellungen, Bestellbest├Ątigungen oder Lieferscheine mithilfe des Standards ausgetauscht werden k├Ânnen.

Damit die elektronische Rechnung den g├╝ltigen Richtlinien entspricht, m├╝ssen bestimmte Voraussetzungen erf├╝llt sein. Neben der Zustimmung des Rechnungsempf├Ąngers muss beispielsweise auch die weitere Verarbeitung der Rechnung elektronisch erfolgen. Zudem werden zus├Ątzliche Anforderungen gestellt, die sich besonders an die Bereiche Authentizit├Ąt und Echtheit richten.

Zus├Ątzliche Anforderungen

Um die Authentizit├Ąt einer Rechnung zu garantieren, m├╝ssen sowohl die Echtheit des Inhalts als auch die Echtheit der Rechnungsauskunft nachweisbar sein. Diese Anforderungen k├Ânnen durch digitale Signaturen und interne Kontrollverfahren sichergestellt werden. Beim Einsatz von EDI m├╝ssen diese Anforderungen direkt in das Verfahren eingebaut werden, um die Unversehrtheit und Nachverfolgbarkeit der strukturierten Rechnungen zu garantieren.

Besonderheiten

EDI Rechnungen

Stimmt der Empf├Ąnger einer elektronischen Rechnungslegung zu, kann sich dieser im Anschluss nicht mehr darauf berufen, dass er die Rechnung nicht auf dem herk├Âmmlichen Postweg erhalten hat. Dies gilt nicht nur f├╝r Rechnungen, die im Rahmen des EDI-Verfahrens erstellt wurden, sondern auch f├╝r gew├Âhnliche digitale Rechnungen, die sich aufgrund ihrer Struktur und ├ťbermittlung von EDI Rechnungen unterscheiden.

E-Rechnung

Im Gegensatz zu Rechnungen, die auf dem EDI-Format basieren, m├╝ssen gew├Âhnliche E-Rechnungen derart gestaltet sein, dass diese auch einfach von Menschen gelesen werden k├Ânnen. Dabei sind besonders Rechnungen im PDF-Format eine weitverbreitete Form von E-Rechnungen, die sich heutzutage auch im B2C-Bereich durchgesetzt hat. Elektronische Rechnungen m├╝ssen hierbei ebenfalls alle formalen Anforderungen erf├╝llen, die an Papierrechnungen gestellt werden und auch die Echtheit der Dokumente muss nachverfolgbar und ├╝berpr├╝fbar sein.

ZUGFeRD

Bei ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) handelt es sich um ein spezielles PDF, welches Rechnungsdaten in strukturierter Form in eine XML-Datei einbindet. Dieses Vorgehen erm├Âglicht es, dass rechnungsempfangende Systeme die Daten der Rechnung ohne menschliches Zutun weiterarbeiten k├Ânnen. Der Ansatz ist besonders im B2B-Bereich und in der ├Âffentlichen Verwaltung verbreitet und eine gelungene Alternative zu herk├Âmmlichen E-Rechnungen.

Der Einsatz des Standards f├╝hrt zu einem verringerten Verwaltungsaufwand und erlaubt es Unternehmen zudem, den Rechnungslauf einfacher in ihre digitalen Workflows zu integrieren. Rechnungen, die mit dem Standard erstellt werden, m├╝ssen jedoch eine menschliche Lesbarkeit aufweisen und ebenfalls die Richtlinien zur Datensicherheit einhalten.

XRechnung

Die XRechnung ist ein XML-basierter Standard f├╝r die elektronische Erstellung von Rechnungen, die an ├Âffentliche Auftraggeber innerhalb Deutschlands ├╝bermittelt werden und eine H├Âhe von mindestens 1.000 Euro aufweisen. Der Standard beinhaltet die Vorgaben des CEN (Europ├Ąisches Komitee f├╝r Normung) und muss ab sp├Ątestens 2020 von allen Bundesministerien und Verfassungsorganen angenommen werden.

Vorteile

Die elektronische Rechnungslegung entwickelte sich in den letzten Jahren zu einem wichtigen Bestandteil digitaler Gesch├Ąftsprozesse. Die Vorteile des Ansatzes liegen hierbei klar auf der Hand. So entfallen die Kosten f├╝r Porto, Papier und Druckertinte. Zudem m├╝ssen die Rechnungen nicht mehr manuell abgelegt und sortiert werden. Der Einsatz von EDI-Verfahren zur Erstellung von Rechnungen ist hierbei ein weiterer wichtiger Schritt hin zur Automatisierung.

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Im Gegensatz zu Rechnungen die als gew├Âhnliche PDF-Datei ├╝bermittelt werden, k├Ânnen die Rechnungen bei EDI direkt, ohne zus├Ątzliche OCR-Software, versendet, abgeglichen und weiterarbeitet werden. Dieses Vorgehen senkt nicht nur Kosten, sondern verbessert auch die Datenqualit├Ąt. Zudem lassen sich elektronische Rechnungen weitaus effizienter archivieren und auch der Zugriff auf die Dokumente gestaltet sich wesentlich einfacher als bei klassischer Ordnerablage. Die schnelle Zustellung der Rechnungen und deren automatische Verarbeitung verbessern zudem die Liquidit├Ąt des Unternehmens, da Rechnungen schneller bearbeitet und bezahlt werden k├Ânnen.

Nachteile

Die Umstellung auf EDI ist initial mit Kosten verbunden, wobei das System auch im Nachgang gewartet werden muss. Zudem m├╝ssen sich beide Parteien auf das EDI-Verfahren einigen, sodass der Ansatz derzeit besonders in gro├čen und mittelst├Ąndischen Unternehmen zum Einsatz kommt. Das System muss ferner die Unversehrtheit und Authentizit├Ąt der Rechnungen garantieren und die Option bieten, die Rechnungen f├╝r mindestens 10 Jahre zu archivieren. Diese Anforderungen f├╝hren zu einem nicht unerheblichen IT-Aufwand, wobei ge├Ąnderte Sicherheitsvorschriften immer wieder Anpassungen und Aktualisierungen des Systems notwendig machen.

Fazit

Die Verwendung des EDI-Verfahrens bietet signifikante Einsparungspotenziale f├╝r Unternehmen jeglicher Gr├Â├če. Dabei lassen sich die strukturierten Rechnungen automatisch erstellen, ├╝bermitteln und weiterverarbeiten.

Dieses Vorgehen senkt nicht nur die Fehlerquote, sondern f├╝hrt dank der verringerten Durchlaufzeiten auch dazu, dass Zahlungen schneller eingehen und somit den Cashflow des Unternehmens langfristig st├Ąrken. F├╝r den Einsatz von EDI bedarf es jedoch einer Vereinbarung und der Etablierung eines EDI-Verfahrens, wodurch das System nicht f├╝r den B2C-Bereich geeignet ist.


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