Jeremia Girke
20. Dezember 2019

EDI Rechnungen

Die elektronische Rechnungserstellung ist in vielen Ländern bereits Pflicht, wobei der Versand von einfachen PDF-Rechnungen den Aufwand lediglich auf die Empfängerseite verschiebt. Zur Verarbeitung der Rechnung muss dieser nämlich die Rechnungsdaten entweder manuell oder mit der Hilfe von OCR-Texterkennungsprogrammen in das System einpflegen.

Um die Automatisierung im Bereich der Rechnungslegung weiter zu verbessern, wurden daher verschiedene Standards eingeführt, die sowohl die automatische Rechnungserstellung als auch die automatische Weiterverarbeitung erleichtern sollen. Einer dieser Standards, der sich im B2B-Bereich rasant verbreitet, ist das EDI-Format. Doch was steckt hinter dem beliebten Verfahren, was benötigt man für den Einsatz von EDI und welche Stärken und Schwächen hat das Format?

EDI Rechnungen im Überblick

Bei EDI (Electronic Data Interchange) handelt es sich um ein standardisiertes Format für den Austausch von elektronischen Dokumenten. Die Daten werden somit auf der Sender- und Empfängerseite exakt gleich interpretiert und können sofort nach der Übermittlung und Entgegennahme weiterverarbeitet werden. Ein manueller Eingriff durch menschliche Hand wird dadurch genauso obsolet wie die Papierbearbeitung von Dokumenten. Gleichzeitig steigt jedoch die Datenqualität, wodurch Geschäftsprozesse nachhaltig beschleunigt werden können.

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EDI Rechnungen liegen immer in einem strukturierten Format vor, weisen jedoch die gleichen Inhalte auf, wie gewöhnliche Rechnungen aus Papier. Die elektronisch erstellten Rechnungen haben zudem für den Empfänger die gleichen Rechtsfolgen wie gewöhnliche Papierrechnungen.

EDI Rechnungen im Detail

Für den Einsatz von EDI bedarf es einer sogenannten EDI-Vereinbarung zwischen zwei oder mehreren Geschäftspartnern. Der Rahmenvertrag, welcher auch als EDI-Mustervereinbarung zur Verfügung steht, legt hierbei die Regeln für den elektronischen Datenaustausch fest, wobei nicht nur Rechnungen, sondern auch Bestellungen, Bestellbestätigungen oder Lieferscheine mithilfe des Standards ausgetauscht werden können.

Damit die elektronische Rechnung den gültigen Richtlinien entspricht, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Neben der Zustimmung des Rechnungsempfängers muss beispielsweise auch die weitere Verarbeitung der Rechnung elektronisch erfolgen. Zudem werden zusätzliche Anforderungen gestellt, die sich besonders an die Bereiche Authentizität und Echtheit richten.

Zusätzliche Anforderungen

Um die Authentizität einer Rechnung zu garantieren, müssen sowohl die Echtheit des Inhalts als auch die Echtheit der Rechnungsauskunft nachweisbar sein. Diese Anforderungen können durch digitale Signaturen und interne Kontrollverfahren sichergestellt werden. Beim Einsatz von EDI müssen diese Anforderungen direkt in das Verfahren eingebaut werden, um die Unversehrtheit und Nachverfolgbarkeit der strukturierten Rechnungen zu garantieren.

Besonderheiten

EDI Rechnungen

Stimmt der Empfänger einer elektronischen Rechnungslegung zu, kann sich dieser im Anschluss nicht mehr darauf berufen, dass er die Rechnung nicht auf dem herkömmlichen Postweg erhalten hat. Dies gilt nicht nur für Rechnungen, die im Rahmen des EDI-Verfahrens erstellt wurden, sondern auch für gewöhnliche digitale Rechnungen, die sich aufgrund ihrer Struktur und Übermittlung von EDI Rechnungen unterscheiden.

E-Rechnung

Im Gegensatz zu Rechnungen, die auf dem EDI-Format basieren, müssen gewöhnliche E-Rechnungen derart gestaltet sein, dass diese auch einfach von Menschen gelesen werden können. Dabei sind besonders Rechnungen im PDF-Format eine weitverbreitete Form von E-Rechnungen, die sich heutzutage auch im B2C-Bereich durchgesetzt hat. Elektronische Rechnungen müssen hierbei ebenfalls alle formalen Anforderungen erfüllen, die an Papierrechnungen gestellt werden und auch die Echtheit der Dokumente muss nachverfolgbar und überprüfbar sein.

ZUGFeRD

Bei ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) handelt es sich um ein spezielles PDF, welches Rechnungsdaten in strukturierter Form in eine XML-Datei einbindet. Dieses Vorgehen ermöglicht es, dass rechnungsempfangende Systeme die Daten der Rechnung ohne menschliches Zutun weiterarbeiten können. Der Ansatz ist besonders im B2B-Bereich und in der öffentlichen Verwaltung verbreitet und eine gelungene Alternative zu herkömmlichen E-Rechnungen.

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Der Einsatz des Standards führt zu einem verringerten Verwaltungsaufwand und erlaubt es Unternehmen zudem, den Rechnungslauf einfacher in ihre digitalen Workflows zu integrieren. Rechnungen, die mit dem Standard erstellt werden, müssen jedoch eine menschliche Lesbarkeit aufweisen und ebenfalls die Richtlinien zur Datensicherheit einhalten.

XRechnung

Die XRechnung ist ein XML-basierter Standard für die elektronische Erstellung von Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber innerhalb Deutschlands übermittelt werden und eine Höhe von mindestens 1.000 Euro aufweisen. Der Standard beinhaltet die Vorgaben des CEN (Europäisches Komitee für Normung) und muss ab spätestens 2020 von allen Bundesministerien und Verfassungsorganen angenommen werden.

Vorteile

Die elektronische Rechnungslegung entwickelte sich in den letzten Jahren zu einem wichtigen Bestandteil digitaler Geschäftsprozesse. Die Vorteile des Ansatzes liegen hierbei klar auf der Hand. So entfallen die Kosten für Porto, Papier und Druckertinte. Zudem müssen die Rechnungen nicht mehr manuell abgelegt und sortiert werden. Der Einsatz von EDI-Verfahren zur Erstellung von Rechnungen ist hierbei ein weiterer wichtiger Schritt hin zur Automatisierung.

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Im Gegensatz zu Rechnungen die als gewöhnliche PDF-Datei übermittelt werden, können die Rechnungen bei EDI direkt, ohne zusätzliche OCR-Software, versendet, abgeglichen und weiterarbeitet werden. Dieses Vorgehen senkt nicht nur Kosten, sondern verbessert auch die Datenqualität. Zudem lassen sich elektronische Rechnungen weitaus effizienter archivieren und auch der Zugriff auf die Dokumente gestaltet sich wesentlich einfacher als bei klassischer Ordnerablage. Die schnelle Zustellung der Rechnungen und deren automatische Verarbeitung verbessern zudem die Liquidität des Unternehmens, da Rechnungen schneller bearbeitet und bezahlt werden können.

Nachteile

Die Umstellung auf EDI ist initial mit Kosten verbunden, wobei das System auch im Nachgang gewartet werden muss. Zudem müssen sich beide Parteien auf das EDI-Verfahren einigen, sodass der Ansatz derzeit besonders in großen und mittelständischen Unternehmen zum Einsatz kommt. Das System muss ferner die Unversehrtheit und Authentizität der Rechnungen garantieren und die Option bieten, die Rechnungen für mindestens 10 Jahre zu archivieren. Diese Anforderungen führen zu einem nicht unerheblichen IT-Aufwand, wobei geänderte Sicherheitsvorschriften immer wieder Anpassungen und Aktualisierungen des Systems notwendig machen.

Fazit

Die Verwendung des EDI-Verfahrens bietet signifikante Einsparungspotenziale für Unternehmen jeglicher Größe. Dabei lassen sich die strukturierten Rechnungen automatisch erstellen, übermitteln und weiterverarbeiten.

Dieses Vorgehen senkt nicht nur die Fehlerquote, sondern führt dank der verringerten Durchlaufzeiten auch dazu, dass Zahlungen schneller eingehen und somit den Cashflow des Unternehmens langfristig stärken. Für den Einsatz von EDI bedarf es jedoch einer Vereinbarung und der Etablierung eines EDI-Verfahrens, wodurch das System nicht für den B2C-Bereich geeignet ist.

FAQ

  • Was sind EDI-Rechnungen?

EDI Rechnungen (kurz für: Electronic Data Interchange) tauschen elektronische Dokumente in einem Standardformat aus. Der Sender und der Empfänger können dabei die Daten einheitlich interpretiert und direkt weiterverarbeiten.

  • Warum EDI?

Mithilfe von EDI ist ihre Kommunikation mit Ihren Kunden, Lieferanten sowie Spediteuren zeitnah, zuverlässiger und effektiver. Zusätzlich können Ihre Unternehmensprozesse effizienter gestaltet werden.

  • Welche Vorteile haben EDI-Rechnungen?

Die elektronische Rechnungserstellung ist in einer Vielzahl an Ländern bereits verpflichtend und wichtiger Bestandteil digitaler Geschäftsprozesse. EDI bergen dabei viele Vorteile wie die Kostenreduktion von Papier und Porto und die Verbesserung der Datenqualität.

  • Was bedeutet EDI?

EDI steht für Electronic Data Interchange. Der Begriff setzt sich aus den Kernfunktionen von EDI zusammen: 1. Papier Dokumente werden von EDI durch elektronische Dokumente ersetzt. 2. Die Daten werden in einem standardisierten Format übertragen.

Jeremia Girke

Jeremia Girke

Seit 10 Jahren berate ich Unternehmen im Bereich Formulare und Outputmanagement im SAP und NON-SAP Umfeld. Profitieren Sie von meiner Erfahrung in Ihren Projekten.

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