XRechnung 3.0.1 Update mit wichtigen Neuerungen erschienen
Ein Update, das es in sich hat: Am 1. Februar 2024 ist die neue Version 3.0.1 der XRechnung veröffentlicht worden. Was der sogenannte Major Release mit sich bringt, wo die Vorteile liegen – und was Sie beim XRechnung 3.0.1 Update unbedingt beachten müssen.
Hintergrund
XRechnung ist eines der gängigsten Formate für E-Rechnungen im deutschsprachigen Raum. Auch das Bundesfinanzministerium hat das Format für E-Invoicing offiziell akzeptiert. Elektronische Rechnungen werden in Zukunft immer wichtiger. Bereits ab 2025 sollen alle Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet werden, nur noch E-Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Deshalb ist die Einführung eines verpflichtenden E-Invoicings für den B2B-Bereich ein Thema von hoher Priorität und Aktualität.
Das verhilft Formaten wie XRechnung zu einem Popularitätsschub. Gerade im internationalen E-Invoicing gab es bisher allerdings noch Kompatibilitätshürden: So waren der XRechnung-Standard und das internationale Pendant dazu, das Peppol BIS Billing System in der Version 3.0, bisher nicht deckungsgleich. Bei ausländischen Rechnungsstellern konnte dies zu Problemen dabei führen, eine formal richtige Rechnung an deutsche Rechnungsempfänger auszustellen.
Neuerungen des XRechnung 3.0.1-Updates
Das hat sich nun geändert: Die beiden Standards wurden mit dem neuen 3.0.1-Update von XRechnung einander angeglichen. Auch die Kompatibilität wurde deutlich erhöht. Die vorherige Version 2.3.1 hat damit ihre Gültigkeit verloren. Auch können Sie damit nun alle Adressaten erreichen, die an die ZRE- oder OZG-RE-Systeme angebunden sind. Für einen reibungslosen E-Invoicing-Ablauf bringt das deutliche Verbesserungen – jedoch sind auch neue Pflichtfelder hinzugekommen, die bisher lediglich optional waren. Nun müssen Sie diese zwingend ausfüllen.
Die Angleichung an die Kernregeln des Peppol BIS Billing 3.0 Standards bringt einige Änderungen mit sich. Zentral sind die drei neuen Pflichtfelder BT-23 (ProfileID), BT-34 (Verkäufer-Adresse) sowie BT-49 (Käufer-Adresse).
Das Feld BT-23 „Business process type”
Zu den neuen Pflichtfeldern gehört das Feld BT- 23: Der Geschäftsprozesstyp bzw. die ProfileID ist die Kennung für den technischen Standard der verwendeten Rechnung, der nun zwingend ausgefüllt sein muss. Das übermittelt dem Empfänger die Information, welche technische Verarbeitung nötig ist. Dabei genügt es, den Peppol-Standardwert „urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0“ zu übermitteln.
Die Felder BT-34 „Seller electronic address“ und BT-49 „Buyer electronic address”
Auch die E-Mail-Adressen oder andere elektronische Adressen sowohl des Verkäufers als auch des Käufers bzw. Rechnungsempfängers sind nun obligatorisch (Felder BT-34 und BT-49): Dabei wird unterschieden, ob es sich um einen Peppol-System-Versand handelt oder um einen Rechnungsversand per E-Mail. Im ersten Fall muss hier die Peppol-ID des Senders bzw. Empfängers angegeben werden. Im Falle des E-Mail-Versands wird die E-Mail-Adresse des Absenders bzw. Rechnungsempfängers eingetragen.
Weitere Änderungen durch das XRechnung 3.0.1 Update
Auch wenn die drei Pflichtfelder zu den wichtigsten Änderungen zählen, gibt es weitere Updates. Das betrifft die Felder BT-6 „VAT accounting currency code“ und BT-5 „Invoice currency code”: Das erste Feld wird nur übermittelt, wenn es sich vom zweiten unterscheidet, also die Rechnungswährung von der Währung für die Steuer abweicht. Auch hat das XRechnung 3.0.1 Update eine große Zahl an restriktiveren Spezifikationen für einzelne Felder aus dem Peppol BIS Billing System übernommen. Eine genaue Auflistung der einzelnen Änderungen finden Sie hier.
Herausforderungen in der praktischen Umsetzung
Die Änderungen des XRechnung 3.0.1 Updates setzen technische Adaptionen voraus, die nicht nur ein Update des Rechnungssystems in Ihrem Unternehmen auf den aktualisierten Stand bedeuten. Auch sollten die Neuerungen Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vermittelt und in Testumgebungen, Praxisübungen, Workarounds oder gezielten Schulungen praktisch umgesetzt werden.
Ziel dieser weiterbildenden Maßnahmen ist das Erlernen eines sicheren Umgangs mit den Neuerungen und die reibungslose Integration in den Arbeitsalltag. Räumen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wie (Finanz-)Buchhalter/innen, Controller/innen und Führungskräfte im Finance-Bereich genug Zeit und Hilfestellungen ein, um diese Änderungen in die Arbeitspraxis zu überführen.
Bedeutung und Fazit
Das XRechnung Update 3.0.1 wird dem Namen Major Release gerecht: Es beinhaltet wichtige Schritte auf dem Weg zur Vereinheitlichung und Internationalisierung des elektronischen Rechnungswesens. Das ist vor dem Hintergrund der geplanten Einführung eines verbindlichen E-Invoicings im B2B-Bereich ein wichtiger Meilenstein. Die Angleichung an den Peppol-Standard baut Kompatibilitäts-Hürden ab und schafft so gute Argumente, um die Akzeptanz des XRechnung-Formats für das nationale wie internationale E-Invoicing weiter zu erhöhen. Zum Gelingen dieses Vorhabens gehört auch, dass Sie die Neuerungen durch gezielte Praxisübungen und Schulungen an Ihre Mitarbeitenden vermitteln.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
Informieren Sie sich über E-Rechnungslösungen für SAP. Hier erhalten Sie alle Benefits, im Umgang mit allen E-Rechnungsformaten!
Haben Sie Fragen oder Beratungsbedarf zum Thema E-Rechnung? Schreiben Sie uns gerne eine Mail an info@mind-forms.de oder buchen Sie einen unverbindlichen Termin: hier Termin anfragen
