Jeremia Girke
 - 9. September 2020

Ausgabesteuerung unter SAP S/4HANA – sind Sie vorbereitet?

Die Umstellung auf S/4HANA kommt. Der Support für die Business Suite 7 ist aktuell noch bis 2027 garantiert (Stand: August 2020). Wie gut sind Sie auf die Migration vorbereitet? Und berücksichtigen Sie dabei die Ausgabesteuerung? Das sind Fragen, die ich mir im Rahmen meiner Kundenarbeit gestellt habe. Die Antworten darauf haben meine Kollegen und ich in einer Studie Ende 2019 gesucht. Die Ergebnisse der Studie und die Chancen, die die neue Ausgabesteuerung unter S/4HANA bietet, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Studie zur Umstellung auf S/4HANA

Das Thema SAP S/4HANA ist in aller Munde und auch ich als Berater für Entwicklung rund um Formular- und Output-Management habe mich gefragt, welchen Einfluss die S/4HANA-Migration auf die Ausgabesteuerung und Formularlandschaft hat.

Dazu haben wir eine Studie mit 132 Unternehmen aus den Bereichen Industrie, IT und Handel gestartet. Die zentrale Frage der Studie war, wie weit und wie gut die Unternehmen auf die Umstellung auf SAP S/4HANA vorbereitet sind.

Umstieg auf S/4HANA: Was hat das mit Ihren Formularen zu tun?

Der Umstieg auf S/4HANA birgt im Bereich der Formulare viele Chancen, wie auch Risiken. Mit S/4HANA kommen zwei Neuheiten in den Formularbereich.

1. Wie gut sind Unternehmen auf die Umstellung auf SAP S/4HANA vorbereitet?

Die Ergebnisse haben gezeigt, dass sich die meisten Unternehmen bereits mit der Umstellung auf S/4HANA beschäftigt haben. Im Einsatz ist das neue System aber bei den wenigsten. Die meisten der befragten Unternehmen nutzen noch die Version ECC 6.0 ohne eine HANA-Datenbank. Und die Unternehmen, die die HANA-Datenbank im Einsatz haben, betreiben diese noch unter ECC 6.0.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass viele Unternehmen die Umstellung auf S/4HANA auf dem Schirm haben, für die volle Migration aber noch nicht über die Planungsphase hinaus gegangen sind.

2. Bereiten Unternehmen die Formularlandschaft auf die Umstellung vor?

Unternehmen setzen sich also mit dem Thema „Umstellung auf S/4HANA“ auseinander. Das zeigt unter anderem auch die Entwicklung der Formularlandschaft in den Unternehmen: Unter S/4HANA ist die primäre Formulartechnologie Adobe Forms. Das bedeutet, dass mit den neuen S/4HANA-Prozessen auch Adobe-Forms-Vorlagen ausgeliefert werden. Sie müssen dann in der Lage sein, diese zu supporten.

Viele Unternehmen haben diesen potenziellen Engpass erkannt und den Umstieg von SAPscript und Smart Forms auf Adobe Forms bereits initiiert. Die Unternehmen, die sich gegen die Umstellung auf Adobe Forms entschieden haben, begründen die Entscheidung mit fehlendem Knowhow, den gut funktionierenden Formularen unter SAPscript und Smart Forms und in dem fehlenden Mehrwert der neuen Technologie.

Für zwei Drittel der Befragten ist es wichtig, dass die Formulare funktionieren und sauber aus dem System ausgegeben werden – unabhängig von der eingesetzten Formulartechnologie. Da kann ich mich der Mehrheit nur anschließen, denn Formulare wie bspw. die Rechnung können zum einen als Visitenkarte Ihres Unternehmens dienen und ermöglichen Ihren Kunden zum anderen überhaupt erst die Bezahlung der Dienstleistungen oder Produkte.

Die Studie zeigt also, dass viele der befragten Unternehmen bei der Umstellung auf S/4HANA auch die Formularlandschaft berücksichtigen – z. B. durch die Umstellung auf Adobe Forms. Mehr Informationen zum Thema Adobe Forms finden Sie hier.

SAP Adobe Forms Schulung

In dieser 3-tägigen SAP Adobe Forms Schulung erhalten Sie eine Einführung in die Formulartechnologie Adobe Forms und lernen, wie Sie diese erfolgreich in Ihrem Unternehmen einsetzen.

3. Wie kommt die neue Ausgabesteuerung unter S/4HANA an?

Eine weitere spannende Frage zum Thema Umstellung S/4HANA war für mich, wie die SAP-Kunden die neue Ausgabesteuerung, also das neue Output-Management unter S/4HANA, annehmen. Für die Unternehmen, die sich für die Migration der S/4HANA Cloud entscheiden, stellt sich diese Frage gar nicht erst, weil die bereits vorhandenen Output-Frameworks nicht von der Cloud-Lösung unterstützt werden. Bedeutet also, dass diese Unternehmen das neue Output-Management gezwungenermaßen implementieren müssen.

Für Unternehmen, die sich für die On-Premises-Variante entscheiden, steht die freie Wahl zwischen den altbewährten Frameworks wie z. B. die Nachrichtensteuerung im Vertrieb oder die Korrespondenz in der FI und dem neuen Output-Management. Unsere Studie hat ergeben, dass vielen Unternehmen noch gar nicht bekannt ist, dass ein neues Framework zur Steuerung der Ausgabe aus dem SAP-System unter S/4HANA zur Verfügung steht.

Damit einher geht auch das fehlende Wissen zum Mehrwert des Output-Managements unter S/4HANA. Einen Wechsel der Output-Strategie zum neuen Output-Management unter S/4HANA haben daher nur die wenigsten im Sinn. Mehr hierzu können Sie auch in unserer Blog-Serie nachlesen.

Die wenigen Unternehmen, denen das neue Output-Framework bereits bekannt war, kritisieren den fehlenden Mehrwert der neuen Ausgabesteuerung und argumentieren damit, dass die Ausgabe über die bestehenden Frameworks funktioniert. Ein weiteres Argument gegen die neue Technologie ist das fehlende Knowhow in dem Bereich.

Ergebnis der Studie ist, dass die Unternehmen bei der Planung der Umstellung auf S/4HANA den Fokus auf die aktuellste Formulartechnologie legen und weniger auf das neue Framework.

Migration auf S/4HANA als Chance

Mit der Umstellung auf S/4HANA kommt eine Menge Wandel und Arbeit auf Sie in den Unternehmen zu. Daher kann ich gut verstehen, dass Sie priorisieren müssen, welche Projekte umgesetzt und welche erst einmal auf Eis gelegt werden.

Im Allgemeinen bin ich jedoch der Meinung, dass Sie die Migration zu S/4HANA als Chance sehen sollten. Mit der Migration besteht die Möglichkeit, die über viele Jahre bestehenden ERP-System aufzuräumen und nicht mehr benötigte Geschäftsprozesse und Daten zu entfernen bzw. zu optimieren.

Welche Chancen bietet das S/4HANA Output-Management?

Genau aus diesem Grund möchte ich abschließend noch auf die Neuerungen, die das Output-Management unter S/4HANA bietet, eingehen. Oder anders ausgedrückt: Welche Chancen bietet das neue Framework unter S/4HANA?

Neu an dem S/4HANA Output-Management ist vor allem der Ansatz, den das Framework verfolgt. Es dient der zentralen Steuerung aller Ausgaben aus dem SAP-System heraus.

Während zuvor für verschiedene Geschäftsbereiche auch verschiedene Frameworks benötigt wurden, soll das S/4HANA Output-Management die Ausgabe in einem Framework bündeln. Zudem gibt es folgende Neuerungen bzw. Veränderungen zu den alten Frameworks:

  • Die Anwender des neuen Output-Managements benötigen nur wenig bis keine Erfahrung in der ABAP-Entwicklung.
  • Das neue Framework liefert diverse E-Mail-Vorlagen, die die Anpassung des Layouts auch ohne Eigenentwicklung ermöglichen.
  • Die Archivierung ist ein fester Bestandteil des neuen Frameworks. Bisher war das immer ein Part, der optional integriert werden musste. Hier setzt die SAP allerdings auf den Knowledge-Provider und nicht auf den ArchiveLink.
  • Das neue Output-Management kann mehrere Ausgaben gleichzeitig auslösen und diese über verschiedene Kanäle ausgeben.
  • BRFplus ersetzt die Konditionstechnik. Wofür BRFplus eingesetzt werden kann und wo es großes Potenzial hat, lesen Sie hier.

In welcher Phase der Migration stehen Sie?

Wie eingangs erwähnt, wird die Umstellung auf SAP S/4HANA kommen. Die Studie hat gezeigt, dass viele Unternehmen bereits begonnen haben, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Die Planung zur Umsetzung hat bei den meisten bereits begonnen und oft wurden schon erste Schritte zur Vorbereitung getroffen – z. B. der Umstieg auf Adobe Forms.

Aktuell betreuen wir mehrere Kunden auf ihrem Weg zur S/4HANA-Landschaft. Hier ist das Thema Formularumstieg ein sehr spannender Punkt. Häufig sind Altlasten von mehreren Hundert SAPscript-Formularen die Regel. Mit unserem Formular-Analyse-Tool finden wir die noch wirklich benötigten Formulare raus und können so die Anzahl um bis zu 70 % reduzieren.

Der Technologiewechsel ist für mich ein genau so sinnvolles Vor-Projekt wie auch die Einführung des zentralen Geschäftspartners oder der Umstieg auf die HANA-DB. Wie sieht es bei Ihnen im Unternehmen aus? Welche Vor-Projekte haben Sie schon gemeistert? Ich freue mich über Ihren Kommentar oder eine E-Mail an girke@mind-forms.de.

Jeremia Girke

Jeremia Girke

Seit 10 Jahren berate ich Unternehmen im Bereich Formulare und Outputmanagement im SAP und NON-SAP Umfeld. Profitieren Sie von meiner Erfahrung in Ihren Projekten.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!



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