Formular-Frameworks für jede Unternehmensgröße

Ein gutes Formular-Framework bietet je nach Unternehmensgröße unterschiedliche Mehrwerte. Dabei gibt es mehrere Optionen zu beachten. Auch die Frage der Umsetzung in S/4HANA spielt hierbei eine zentrale Rolle. Was für Sie den größten Mehrwert bietet, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Die Auswahl des richtigen Frameworks wird dabei von mehreren Faktoren beeinflusst:

• Kapazität des Unternehmens
• Relevanz von Formularen als Kerngeschäft

Formular-Frameworks nach Unternehmensgröße

Die verschiedenen Unternehmensgrößen haben unterschiedliche Anforderungen bei SAP-Formularen, die erfüllt werden müssen. Hier sind einige Kundenbeispiele, die zeigen, welche Frameworks für Unternehmen verschiedener Größen sinnvoll sind.

Unternehmen mit ca. 100 bis 700 Mitarbeitern

• Funktionen: Viele Customizing-Möglichkeiten, komplexe Formulare
• Anwenderdokumentation: Oft von der Funktion abweichend
• Logiksteuerung: Verwendung von Steuertabellen
• Herausforderung: Generalisierte Formulare plus individuelle Darstellung

Unternehmen mit ca. 700 bis 3.000 Mitarbeitern

• Verwaltung: Etikettenverwaltungstool, Ablage von Texten in xHTML (z.B. Fußtexte)
• Integration: Komplettlösung in SAP ohne Drittanbieter
• Architektur: Modulare Software für Erweiterbarkeit, MVC-Prinzip
• Support: Softwarearchitekt als Coach für den Kunden

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Unternehmen mit ca. 3.000 bis 10.000 Mitarbeitern

• Technologie: Adobe Forms kombiniert mit ABAP OO-Klassen für Generalisierung und Spezialisierung
• Wiederverwendung: Generalisierte und spezialisierte Klassen
• Formatierung: Ablage von Texten in xHTML, z.B. Fußtexte
• Richtlinien: Entwicklungsrichtlinien für Formulare

Unternehmen mit ca. 10.000 bis 20.000 Mitarbeitern

• Framework: Adobe Framework
• Formulare: Stark generalisierte Formulare, klare Trennung von Datenbeschaffung, Aufbereitung und Anzeige
• Wartung: Hohe Generalisierung zur Reduzierung des Wartungsaufwands
• Entwicklung: Toolunterstützte Formularentwicklung

Unternehmen mit über 20.000 Mitarbeiter:

• Framework: Eigenes Framework, losgelöst von Formularen
• Technologie: Smart Forms, SAP Formulare
• Struktur: Strikte Vorgaben für individuelle Einstellungen, Verwendung von Platzhaltern für Inhalte

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Formular-Framework in S/4HANA

Im Rahmen der aktuellen S/4HANA-Projekte ist der Umgang mit Dokumenten und Formularen von großer Bedeutung. Hier kann ein Formular-Framework wertvolle Zeit bei der Umstellung von Alt-Landschaften wie SAPscript und SmartForms auf Adobe Forms einsparen. Ein solches Framework unterstützt die Vereinheitlichung der Formularentwicklung und sorgt dafür, dass Unternehmens-Designs konsequent umgesetzt werden.

Vorteile eines Formular-Frameworks in S/4HANA

• Einheitliche Entwicklung: Mithilfe eines Formular-Frameworks wird sichergestellt, dass alle neuen Formulare im Unternehmen nach einheitlichen Standards entwickelt werden.
• Effiziente Nutzung von Textbausteinen: Textbausteine sollten stets mit SO10-Textbausteinen erstellt werden, was auch die Übersetzung erleichtert.
• Zeitersparnis: Das Framework hilft, die selbst entwickelten Formulare zu standardisieren und damit den Entwicklungsaufwand zu reduzieren.
• Umsetzung des Unternehmens-CI: Durch die Vereinheitlichung können Unternehmensrichtlinien und -designs konsistent angewendet werden.

Zusammenfassung: Best Practices für den Wechsel zu Adobe Forms

1. Analyse und Konzeption des Projektumfangs

Zu Beginn des Projekts analysieren und konzipieren die Unternehmen den Projektumfang. Dabei klären sie die Steuerungsmechanismen sowie den hybriden Modus, um eine solide Grundlage für die weiteren Schritte zu schaffen. Anschließend erstellen Sie eine detaillierte Analyse zur Planung der benötigten Formulare, um den Anforderungen des Projekts gerecht zu werden.

2. Umsetzung der individuellen Formulare

Sie setzen die individuellen Formulare nun schrittweise um. Jede Anpassung und Implementierung nehmen Sie sorgfältig im Customizing vor, um sicherzustellen, dass die Formulare den spezifischen Anforderungen des Kunden entsprechen.

3. Tests mit der Fachabteilung begleiten

Um die Funktionalität und das Design der Formulare zu gewährleisten, führen Sie kontinuierlich Tests durch. Sie begleiten diese Tests in enger Zusammenarbeit mit der Fachabteilung, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind und eventuelle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.

4. GoLive und anschließender Service

Nach erfolgreichem Abschluss der Implementierung und Tests führen Sie den GoLive durch. Den erfolgreichen Live-Gang ergänzen Sie durch fortlaufenden Support, der zur Wartung und Optimierung der Formulare dient. So stellen Sie einen reibungslosen Betrieb sicher und ermöglichen kontinuierliche Verbesserungen.

Nutzen aus dem Projekt

• Wartbare, zukunftsorientierte Formularlandschaft: Ein gut strukturiertes Framework sorgt für langfristige Wartbarkeit.
• Kapazitäts- und Knowhow-Engpässe überwinden: Durch externe Vergabe können interne Ressourcen entlastet werden.
• Beschleunigte Rollouts: Durch Wiederverwendbarkeit und standardisierte Prozesse können weitere Rollouts schneller durchgeführt werden.

Ein Formular-Framework ist mehr als nur Technik – es bietet Leitplanken für Entwickler, beschleunigt Rollouts und ermöglicht Fachabteilungen, Anpassungen selbst durchzuführen. Nutzen Sie die Vorteile eines solchen Frameworks und optimieren Sie Ihre Formularlandschaft in S/4HANA.

Fazit: Formular-Framework

Ein Formular-Framework kann die Entwicklung und Wartung von Formularen erheblich erleichtern und beschleunigen. Die Wahl des richtigen Frameworks hängt sehr von der Größe und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. Besonders in Projekten wie der Umstellung auf S/4HANA können Frameworks entscheidende Vorteile bieten, indem sie eine einheitliche und wartbare Formularlandschaft schaffen.

Wie sind Ihre Erfahrungen? Nutzen Sie bereits ein Formular-Framework? Welche Lösungen haben sich bei Ihnen bewährt?

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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