SAP Document Center

Beim SAP Document Center handelt es sich um den Nachfolger des beliebten Moduls SAP Easy Document Management. Die Anwendung bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, mit GeschĂ€ftsdokumenten aus unterschiedlichen Systemen zu arbeiten und auf diese auch außerhalb des BĂŒros zuzugreifen.

Die Dokumente können sich hierbei im ERP-System selbst als auch in der Cloud befinden und ĂŒber die unterschiedlichsten EndgerĂ€te abgerufen werden. Dabei arbeitet das SAP Document Center mit modernsten UI-Technologien und bietet Benutzern sowohl online als auch offline Zugang zum System. Der Zugriff selbst kann ĂŒber eine App oder ĂŒber den Desktop erfolgen, wobei iOS, Android und auch Windows unterstĂŒtzt werden.

Was ist das SAP Document Center?

Der sichere Austausch von Dokumenten wird in unserer modernen und zunehmend digitalen GeschĂ€ftswelt immer wichtiger. Dabei sind mobile Lösungen gefragt, die es Mitarbeitern erlauben, unabhĂ€ngig von Zeit und Ort, auf die notwendigen Daten zuzugreifen. Die schnelle VerfĂŒgbarkeit von Dokumenten ist jedoch nicht nur bequem, sondern kann auch entscheidend fĂŒr den GeschĂ€ftserfolg sein. Es ist daher nicht verwunderlich, dass immer mehr Softwarehersteller Dokumentenmanagementsysteme anbieten, die genau auf diesen Bereich abzielen.

FĂŒr den Erfolg solch einer Lösung ist es jedoch notwendig, dass die Anwendung sowohl die geltenden Sicherheitsstandards einhĂ€lt und Unternehmen zudem die Möglichkeit bietet, GeschĂ€ftsdokumente aus unterschiedlichen Systemen in die Applikation zu speisen. Eine Lösung, die verspricht, genau diese Anforderungen zu erfĂŒllen, ist das SAP Document Center. Doch was steckt hinter der vielversprechenden Anwendung aus dem Hause SAP, wie funktioniert das Dokumentenmanagementsystem, wo liegen die StĂ€rken und SchwĂ€chen der Lösung und fĂŒr wen eignet sich das SAP Document Center ganz besonders gut?

SAP Document Center

Das SAP Document Center im Detail

Das SAP Document Center kann als einheitliche Dokumentenablage innerhalb von Unternehmen genutzt werden. Der strukturierte Zugriff fĂŒhrt hierbei zu einem reibungslosen Informationsfluss und gibt Mitarbeitern wieder mehr Zeit, um sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Dank dem Wegfall von Verteilerkopien und der verbesserten QualitĂ€t der Vorgangsbearbeitung, sinken zudem die Fehlerquoten, wodurch mit dem SAP Document Center nachhaltige Kosteneinsparungen möglich werden. Dabei lĂ€sst sich das SAP Document Center in die SAP Cloud Platform integrieren und sowohl als On-Premise-Software als auch als Cloud-Lösung betreiben. Die grĂ¶ĂŸten Pluspunkte sind:

  • Einfache Anbindung von Fremdsystemen
  • Flexible mobile Apps
  • Sicherer Datenaustausch
  • Verbesserte Transparenz
  • Einfache Anbindung von Fremdsystemen

Das SAP Document Center bietet nicht nur Zugriff auf Dokumente der SAP Business Suite, sondern auch auf Dokumente aus Fremdsystemen, wie beispielsweise aus Microsoft SharePoint, wodurch eine Homogenisierung bestehender IT-Systemlandschaften möglich wird.

Flexible Mobile Apps

FĂŒr den einfachen mobilen Datenaustausch stehen Apps fĂŒr unterschiedliche Betriebssysteme zur VerfĂŒgung, wobei die Dokumente sowohl online als auch offline abgerufen werden können. Ein besonderer Vorteil der Anwendung liegt darin, dass sich nicht nur Standarddokumente, sondern auch Videos, PrĂ€sentationen und Tabellenkalkulationen in der jeweiligen App öffnen, anzeigen und bearbeiten lassen. Dies fĂŒhrt zu einem Maximum an FlexibilitĂ€t und macht Unternehmen unabhĂ€ngig von einem bestimmten Betriebssystem oder Hersteller.

Sicherer Datenaustausch

SAP steht fĂŒr hohe Sicherheitsstandards, wobei das SAP Document Center auch gĂŒltige Firmenrichtlinien und externe Regulierungen integrieren kann. Die erstklassigen Sicherheitsstandards garantieren hierbei, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Dokumente haben, wobei moderne Sicherheitsmechanismen fĂŒr die verschlĂŒsselte DatenĂŒbertragung sorgen und zudem auch kostspieligen Datenverlust vorbeugen.

Verbesserte Transparenz

Jeder Zugriff auf das SAP Data Center wird protokolliert und kann somit im Detail nachverfolgt werden. SĂ€mtliche Protokolldateien und Berichte stehen den Administratoren uneingeschrĂ€nkt zur VerfĂŒgung, wodurch schnell auf etwaige Probleme und Verletzungen der Sicherheitsrichtlinien reagiert werden kann.

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SAP Document Center – Die Features

Die Anwendung verfĂŒgt ĂŒber eine Reihe smarter Features und Funktionen, die Mitarbeitern den Arbeitsalltag spĂŒrbar erleichtern. So kommt es dank der Reduktion von Suchzeiten auch zu einer höheren Effizienz und zu einer Reduzierung der Druck- und Zustellkosten. Zudem lassen sich die Dateien mit anderen Dokumenten verknĂŒpfen. Dieses Vorgehen vermeidet RĂŒckfragen von Kollegen und optimiert so die interne und externe Kommunikation. Dabei bietet das SAP Document Center auf Wunsch auch eine automatische Synchronisierung von Dokumenten, wodurch Datenverlust effektiv vorgebeugt wird.

Zudem lassen sich die Dokumente mit dem SAP Document Center einfach mit allen Teilnehmern oder auch nur mit ausgewĂ€hlten Kollegen und Partnern teilen. Dieses Feature ist besonders fĂŒr Teams, die gemeinsam an einem Dokument arbeiten und fĂŒr Marketingabteilungen, die Kunden nur Zugriff auf spezielle Dateien und HandbĂŒcher geben möchten, ganz besonders interessant.

FĂŒr wen ist das SAP Document Center gedacht?

SAP zielt mit seiner smarten Anwendung insbesondere auf Unternehmen ab, die bereits ĂŒber SAP-Produkte verfĂŒgen. Dies zeigt sich beispielsweise in der einfachen Integration mit dem SAP Fiori Launchpad und mit SAP Jam. Zudem lĂ€sst sich das SAP Document Center sehr gut personalisieren, sodass die OberflĂ€che mit schon vorhandenen Lösungen abgestimmt werden kann.

Nichtsdestotrotz kann das SAP Document Center auch fĂŒr Unternehmen, die noch keine SAP-Kunden sind, durchaus attraktiv sein, da die Anwendung GeschĂ€ftsdokumente aus unterschiedlichen Systemen ĂŒber eine einzige Schnittstelle zur VerfĂŒgung stellt, was wiederum zu einer unternehmensweiten Harmonisierung der Datenablage fĂŒhrt.

SAP Document Center – Die StĂ€rken

Das SAP Document Center ist eine vielseitig einsetzbare Informationsplattform, die MedienbrĂŒche vermeidet und dadurch den administrativen Aufwand deutlich senkt. Dank des komfortablen Hostings in der Cloud belastet das System zudem keine bestehenden SAP-Ressourcen, wobei laut Herstellerangaben auch mehrere Tausend Mitarbeiter ohne Zeitverzögerungen mit dem System arbeiten können.

FĂŒr Administratoren bietet das SAP Document Center wiederum eine FĂŒlle an Funktionen, mit welchen die Anwendung schnell und sicher administriert werden kann. So ĂŒberzeugt das SAP Document Center nicht nur mit einer vollstĂ€ndigen Historie sĂ€mtlicher Benutzeraktionen, sondern auch mit einer integrierten Versionskontrolle. Diese macht es möglich, Ă€ltere Versionen von Dokumenten wiederherzustellen und auch ein RĂŒcksprung auf einen bestimmten Sicherungspunkt ist so problemlos möglich.

SAP Document Center – Die SchwĂ€chen

Das SAP Document Center ist fĂŒr Power-User nur mit EinschrĂ€nkungen geeignet. Das zeigt sich beispielsweise daran, dass die Informationen zu DokumenteninfosĂ€tzen derzeit noch sehr umstĂ€ndlich in das System eingepflegt werden mĂŒssen. Zudem wird die Abbildung von Prozessen nicht unterstĂŒtzt und auch die Verweise zwischen den Dokumenten und den SAP Business Objects ist nur fĂŒr einzelne Dokumente möglich. Verweise auf der Basis von Akten sucht man gegenwĂ€rtig leider vergeblich. ZusĂ€tzlich mĂŒssen Kunden mit relativ hohen LizenzgebĂŒhren rechnen, die sich zum aktuellen Zeitpunkt auf etwas mehr als 60 Dollar pro Benutzer und Jahr belaufen.

Output Management

SAP Document Center

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Fazit

Das SAP Document Center ist ein leistungsstarkes und umfassendes Dokumentenmanagementsystem, welches sich besonders fĂŒr Unternehmen eignet, die GeschĂ€ftsdaten sicher auch von außerhalb der eigenen BĂŒrorĂ€ume abrufen möchten. Dabei ĂŒberzeugt das SAP Document Center mit hervorragenden Sicherheitsstandards, guter Performance, ausgeklĂŒgelter Versionierung und einer praktischen Datensynchronisation. Zudem lassen sich auch GeschĂ€ftsdateien aus anderen Systemen einfach in die Lösung einbinden, sodass das SAP Document Center nicht ausschließlich auf bestehende SAP-Kunden abzielt.

Kleine und mittlere Unternehmen, die auf der Suche nach einem mobilen Dokumentenmanagementsystem sind und noch keine Produkte von SAP in ihrem Haus haben, sollten sich jedoch vorab auf jeden Fall den kostenlosen Testzugang sichern. So wird schnell klar, ob das SAP Data Center wirklich die richtige Lösung fĂŒr die persönlichen Anforderungen ist, oder ob ein vermeintlich gĂŒnstigeres Konkurrenzprodukt die persönlichen AnsprĂŒche besser erfĂŒllt.


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