Jeremia Girke
17. Oktober 2019

SAP Document Center

Beim SAP Document Center handelt es sich um den Nachfolger des beliebten Moduls SAP Easy Document Management. Die Anwendung bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, mit Geschäftsdokumenten aus unterschiedlichen Systemen zu arbeiten und auf diese auch außerhalb des Büros zuzugreifen.

Die Dokumente können sich hierbei im ERP-System selbst als auch in der Cloud befinden und über die unterschiedlichsten Endgeräte abgerufen werden. Dabei arbeitet das SAP Document Center mit modernsten UI-Technologien und bietet Benutzern sowohl online als auch offline Zugang zum System. Der Zugriff selbst kann über eine App oder über den Desktop erfolgen, wobei iOS, Android und auch Windows unterstützt werden.

Was ist das SAP Document Center?

Der sichere Austausch von Dokumenten wird in unserer modernen und zunehmend digitalen Geschäftswelt immer wichtiger. Dabei sind mobile Lösungen gefragt, die es Mitarbeitern erlauben, unabhängig von Zeit und Ort, auf die notwendigen Daten zuzugreifen. Die schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten ist jedoch nicht nur bequem, sondern kann auch entscheidend für den Geschäftserfolg sein. Es ist daher nicht verwunderlich, dass immer mehr Softwarehersteller Dokumentenmanagementsysteme anbieten, die genau auf diesen Bereich abzielen.

Für den Erfolg solch einer Lösung ist es jedoch notwendig, dass die Anwendung sowohl die geltenden Sicherheitsstandards einhält und Unternehmen zudem die Möglichkeit bietet, Geschäftsdokumente aus unterschiedlichen Systemen in die Applikation zu speisen. Eine Lösung, die verspricht, genau diese Anforderungen zu erfüllen, ist das SAP Document Center. Doch was steckt hinter der vielversprechenden Anwendung aus dem Hause SAP, wie funktioniert das Dokumentenmanagementsystem, wo liegen die Stärken und Schwächen der Lösung und für wen eignet sich das SAP Document Center ganz besonders gut?

SAP Document Center

Das SAP Document Center im Detail

Das SAP Document Center kann als einheitliche Dokumentenablage innerhalb von Unternehmen genutzt werden. Der strukturierte Zugriff führt hierbei zu einem reibungslosen Informationsfluss und gibt Mitarbeitern wieder mehr Zeit, um sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Dank dem Wegfall von Verteilerkopien und der verbesserten Qualität der Vorgangsbearbeitung, sinken zudem die Fehlerquoten, wodurch mit dem SAP Document Center nachhaltige Kosteneinsparungen möglich werden. Dabei lässt sich das SAP Document Center in die SAP Cloud Platform integrieren und sowohl als On-Premise-Software als auch als Cloud-Lösung betreiben. Die größten Pluspunkte sind:

  • Einfache Anbindung von Fremdsystemen
  • Flexible mobile Apps
  • Sicherer Datenaustausch
  • Verbesserte Transparenz
  • Einfache Anbindung von Fremdsystemen

Das SAP Document Center bietet nicht nur Zugriff auf Dokumente der SAP Business Suite, sondern auch auf Dokumente aus Fremdsystemen, wie beispielsweise aus Microsoft SharePoint, wodurch eine Homogenisierung bestehender IT-Systemlandschaften möglich wird.

Flexible Mobile Apps

Für den einfachen mobilen Datenaustausch stehen Apps für unterschiedliche Betriebssysteme zur Verfügung, wobei die Dokumente sowohl online als auch offline abgerufen werden können. Ein besonderer Vorteil der Anwendung liegt darin, dass sich nicht nur Standarddokumente, sondern auch Videos, Präsentationen und Tabellenkalkulationen in der jeweiligen App öffnen, anzeigen und bearbeiten lassen. Dies führt zu einem Maximum an Flexibilität und macht Unternehmen unabhängig von einem bestimmten Betriebssystem oder Hersteller.

Sicherer Datenaustausch

SAP steht für hohe Sicherheitsstandards, wobei das SAP Document Center auch gültige Firmenrichtlinien und externe Regulierungen integrieren kann. Die erstklassigen Sicherheitsstandards garantieren hierbei, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Dokumente haben, wobei moderne Sicherheitsmechanismen für die verschlüsselte Datenübertragung sorgen und zudem auch kostspieligen Datenverlust vorbeugen.

Verbesserte Transparenz

Jeder Zugriff auf das SAP Data Center wird protokolliert und kann somit im Detail nachverfolgt werden. Sämtliche Protokolldateien und Berichte stehen den Administratoren uneingeschränkt zur Verfügung, wodurch schnell auf etwaige Probleme und Verletzungen der Sicherheitsrichtlinien reagiert werden kann.

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SAP Document Center – Die Features

Die Anwendung verfügt über eine Reihe smarter Features und Funktionen, die Mitarbeitern den Arbeitsalltag spürbar erleichtern. So kommt es dank der Reduktion von Suchzeiten auch zu einer höheren Effizienz und zu einer Reduzierung der Druck- und Zustellkosten. Zudem lassen sich die Dateien mit anderen Dokumenten verknüpfen. Dieses Vorgehen vermeidet Rückfragen von Kollegen und optimiert so die interne und externe Kommunikation. Dabei bietet das SAP Document Center auf Wunsch auch eine automatische Synchronisierung von Dokumenten, wodurch Datenverlust effektiv vorgebeugt wird.

Zudem lassen sich die Dokumente mit dem SAP Document Center einfach mit allen Teilnehmern oder auch nur mit ausgewählten Kollegen und Partnern teilen. Dieses Feature ist besonders für Teams, die gemeinsam an einem Dokument arbeiten und für Marketingabteilungen, die Kunden nur Zugriff auf spezielle Dateien und Handbücher geben möchten, ganz besonders interessant.

Für wen ist das SAP Document Center gedacht?

SAP zielt mit seiner smarten Anwendung insbesondere auf Unternehmen ab, die bereits über SAP-Produkte verfügen. Dies zeigt sich beispielsweise in der einfachen Integration mit dem SAP Fiori Launchpad und mit SAP Jam. Zudem lässt sich das SAP Document Center sehr gut personalisieren, sodass die Oberfläche mit schon vorhandenen Lösungen abgestimmt werden kann.

Nichtsdestotrotz kann das SAP Document Center auch für Unternehmen, die noch keine SAP-Kunden sind, durchaus attraktiv sein, da die Anwendung Geschäftsdokumente aus unterschiedlichen Systemen über eine einzige Schnittstelle zur Verfügung stellt, was wiederum zu einer unternehmensweiten Harmonisierung der Datenablage führt.

SAP Document Center – Die Stärken

Das SAP Document Center ist eine vielseitig einsetzbare Informationsplattform, die Medienbrüche vermeidet und dadurch den administrativen Aufwand deutlich senkt. Dank des komfortablen Hostings in der Cloud belastet das System zudem keine bestehenden SAP-Ressourcen, wobei laut Herstellerangaben auch mehrere Tausend Mitarbeiter ohne Zeitverzögerungen mit dem System arbeiten können.

Für Administratoren bietet das SAP Document Center wiederum eine Fülle an Funktionen, mit welchen die Anwendung schnell und sicher administriert werden kann. So überzeugt das SAP Document Center nicht nur mit einer vollständigen Historie sämtlicher Benutzeraktionen, sondern auch mit einer integrierten Versionskontrolle. Diese macht es möglich, ältere Versionen von Dokumenten wiederherzustellen und auch ein Rücksprung auf einen bestimmten Sicherungspunkt ist so problemlos möglich.

SAP Document Center – Die Schwächen

Das SAP Document Center ist für Power-User nur mit Einschränkungen geeignet. Das zeigt sich beispielsweise daran, dass die Informationen zu Dokumenteninfosätzen derzeit noch sehr umständlich in das System eingepflegt werden müssen. Zudem wird die Abbildung von Prozessen nicht unterstützt und auch die Verweise zwischen den Dokumenten und den SAP Business Objects ist nur für einzelne Dokumente möglich. Verweise auf der Basis von Akten sucht man gegenwärtig leider vergeblich. Zusätzlich müssen Kunden mit relativ hohen Lizenzgebühren rechnen, die sich zum aktuellen Zeitpunkt auf etwas mehr als 60 Dollar pro Benutzer und Jahr belaufen.

Output Management

Outputmanagement

Rund um den Begriff Outputmanagement existiert am Markt viel Verwirrung und ein unterschiedliches Verständnis. Daher kriegen wir immer wieder die Frage gestellt: „Was verstehen Sie unter Outputmanagement?“

Fazit

Das SAP Document Center ist ein leistungsstarkes und umfassendes Dokumentenmanagementsystem, welches sich besonders für Unternehmen eignet, die Geschäftsdaten sicher auch von außerhalb der eigenen Büroräume abrufen möchten. Dabei überzeugt das SAP Document Center mit hervorragenden Sicherheitsstandards, guter Performance, ausgeklügelter Versionierung und einer praktischen Datensynchronisation. Zudem lassen sich auch Geschäftsdateien aus anderen Systemen einfach in die Lösung einbinden, sodass das SAP Document Center nicht ausschließlich auf bestehende SAP-Kunden abzielt.

Kleine und mittlere Unternehmen, die auf der Suche nach einem mobilen Dokumentenmanagementsystem sind und noch keine Produkte von SAP in ihrem Haus haben, sollten sich jedoch vorab auf jeden Fall den kostenlosen Testzugang sichern. So wird schnell klar, ob das SAP Data Center wirklich die richtige Lösung für die persönlichen Anforderungen ist, oder ob ein vermeintlich günstigeres Konkurrenzprodukt die persönlichen Ansprüche besser erfüllt.

Jeremia Girke

Jeremia Girke

Seit 10 Jahren berate ich Unternehmen im Bereich Formulare und Outputmanagement im SAP und NON-SAP Umfeld. Profitieren Sie von meiner Erfahrung in Ihren Projekten.

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