SAP Document Center

Beim SAP Document Center handelt es sich um den Nachfolger des beliebten Moduls SAP Easy Document Management. Die Anwendung bietet Mitarbeitern die M├Âglichkeit, mit Gesch├Ąftsdokumenten aus unterschiedlichen Systemen zu arbeiten und auf diese auch au├čerhalb des B├╝ros zuzugreifen.

Die Dokumente k├Ânnen sich hierbei im ERP-System selbst als auch in der Cloud befinden und ├╝ber die unterschiedlichsten Endger├Ąte abgerufen werden. Dabei arbeitet das SAP Document Center mit modernsten UI-Technologien und bietet Benutzern sowohl online als auch offline Zugang zum System. Der Zugriff selbst kann ├╝ber eine App oder ├╝ber den Desktop erfolgen, wobei iOS, Android und auch Windows unterst├╝tzt werden.

Was ist das SAP Document Center?

Der sichere Austausch von Dokumenten wird in unserer modernen und zunehmend digitalen Gesch├Ąftswelt immer wichtiger. Dabei sind mobile L├Âsungen gefragt, die es Mitarbeitern erlauben, unabh├Ąngig von Zeit und Ort, auf die notwendigen Daten zuzugreifen. Die schnelle Verf├╝gbarkeit von Dokumenten ist jedoch nicht nur bequem, sondern kann auch entscheidend f├╝r den Gesch├Ąftserfolg sein. Es ist daher nicht verwunderlich, dass immer mehr Softwarehersteller Dokumentenmanagementsysteme anbieten, die genau auf diesen Bereich abzielen.

F├╝r den Erfolg solch einer L├Âsung ist es jedoch notwendig, dass die Anwendung sowohl die geltenden Sicherheitsstandards einh├Ąlt und Unternehmen zudem die M├Âglichkeit bietet, Gesch├Ąftsdokumente aus unterschiedlichen Systemen in die Applikation zu speisen. Eine L├Âsung, die verspricht, genau diese Anforderungen zu erf├╝llen, ist das SAP Document Center. Doch was steckt hinter der vielversprechenden Anwendung aus dem Hause SAP, wie funktioniert das Dokumentenmanagementsystem, wo liegen die St├Ąrken und Schw├Ąchen der L├Âsung und f├╝r wen eignet sich das SAP Document Center ganz besonders gut?

SAP Document Center

Das SAP Document Center im Detail

Das SAP Document Center kann als einheitliche Dokumentenablage innerhalb von Unternehmen genutzt werden. Der strukturierte Zugriff f├╝hrt hierbei zu einem reibungslosen Informationsfluss und gibt Mitarbeitern wieder mehr Zeit, um sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Dank dem Wegfall von Verteilerkopien und der verbesserten Qualit├Ąt der Vorgangsbearbeitung, sinken zudem die Fehlerquoten, wodurch mit dem SAP Document Center nachhaltige Kosteneinsparungen m├Âglich werden. Dabei l├Ąsst sich das SAP Document Center in die SAP Cloud Platform integrieren und sowohl als On-Premise-Software als auch als Cloud-L├Âsung betreiben. Die gr├Â├čten Pluspunkte sind:

  • Einfache Anbindung von Fremdsystemen
  • Flexible mobile Apps
  • Sicherer Datenaustausch
  • Verbesserte Transparenz
  • Einfache Anbindung von Fremdsystemen

Das SAP Document Center bietet nicht nur Zugriff auf Dokumente der SAP Business Suite, sondern auch auf Dokumente aus Fremdsystemen, wie beispielsweise aus Microsoft SharePoint, wodurch eine Homogenisierung bestehender IT-Systemlandschaften m├Âglich wird.

Flexible Mobile Apps

F├╝r den einfachen mobilen Datenaustausch stehen Apps f├╝r unterschiedliche Betriebssysteme zur Verf├╝gung, wobei die Dokumente sowohl online als auch offline abgerufen werden k├Ânnen. Ein besonderer Vorteil der Anwendung liegt darin, dass sich nicht nur Standarddokumente, sondern auch Videos, Pr├Ąsentationen und Tabellenkalkulationen in der jeweiligen App ├Âffnen, anzeigen und bearbeiten lassen. Dies f├╝hrt zu einem Maximum an Flexibilit├Ąt und macht Unternehmen unabh├Ąngig von einem bestimmten Betriebssystem oder Hersteller.

Sicherer Datenaustausch

SAP steht f├╝r hohe Sicherheitsstandards, wobei das SAP Document Center auch g├╝ltige Firmenrichtlinien und externe Regulierungen integrieren kann. Die erstklassigen Sicherheitsstandards garantieren hierbei, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Dokumente haben, wobei moderne Sicherheitsmechanismen f├╝r die verschl├╝sselte Daten├╝bertragung sorgen und zudem auch kostspieligen Datenverlust vorbeugen.

Verbesserte Transparenz

Jeder Zugriff auf das SAP Data Center wird protokolliert und kann somit im Detail nachverfolgt werden. S├Ąmtliche Protokolldateien und Berichte stehen den Administratoren uneingeschr├Ąnkt zur Verf├╝gung, wodurch schnell auf etwaige Probleme und Verletzungen der Sicherheitsrichtlinien reagiert werden kann.

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SAP Document Center ÔÇô Die Features

Die Anwendung verf├╝gt ├╝ber eine Reihe smarter Features und Funktionen, die Mitarbeitern den Arbeitsalltag sp├╝rbar erleichtern. So kommt es dank der Reduktion von Suchzeiten auch zu einer h├Âheren Effizienz und zu einer Reduzierung der Druck- und Zustellkosten. Zudem lassen sich die Dateien mit anderen Dokumenten verkn├╝pfen. Dieses Vorgehen vermeidet R├╝ckfragen von Kollegen und optimiert so die interne und externe Kommunikation. Dabei bietet das SAP Document Center auf Wunsch auch eine automatische Synchronisierung von Dokumenten, wodurch Datenverlust effektiv vorgebeugt wird.

Zudem lassen sich die Dokumente mit dem SAP Document Center einfach mit allen Teilnehmern oder auch nur mit ausgew├Ąhlten Kollegen und Partnern teilen. Dieses Feature ist besonders f├╝r Teams, die gemeinsam an einem Dokument arbeiten und f├╝r Marketingabteilungen, die Kunden nur Zugriff auf spezielle Dateien und Handb├╝cher geben m├Âchten, ganz besonders interessant.

F├╝r wen ist das SAP Document Center gedacht?

SAP zielt mit seiner smarten Anwendung insbesondere auf Unternehmen ab, die bereits ├╝ber SAP-Produkte verf├╝gen. Dies zeigt sich beispielsweise in der einfachen Integration mit dem SAP Fiori Launchpad und mit SAP Jam. Zudem l├Ąsst sich das SAP Document Center sehr gut personalisieren, sodass die Oberfl├Ąche mit schon vorhandenen L├Âsungen abgestimmt werden kann.

Nichtsdestotrotz kann das SAP Document Center auch f├╝r Unternehmen, die noch keine SAP-Kunden sind, durchaus attraktiv sein, da die Anwendung Gesch├Ąftsdokumente aus unterschiedlichen Systemen ├╝ber eine einzige Schnittstelle zur Verf├╝gung stellt, was wiederum zu einer unternehmensweiten Harmonisierung der Datenablage f├╝hrt.

SAP Document Center – Die St├Ąrken

Das SAP Document Center ist eine vielseitig einsetzbare Informationsplattform, die Medienbr├╝che vermeidet und dadurch den administrativen Aufwand deutlich senkt. Dank des komfortablen Hostings in der Cloud belastet das System zudem keine bestehenden SAP-Ressourcen, wobei laut Herstellerangaben auch mehrere Tausend Mitarbeiter ohne Zeitverz├Âgerungen mit dem System arbeiten k├Ânnen.

F├╝r Administratoren bietet das SAP Document Center wiederum eine F├╝lle an Funktionen, mit welchen die Anwendung schnell und sicher administriert werden kann. So ├╝berzeugt das SAP Document Center nicht nur mit einer vollst├Ąndigen Historie s├Ąmtlicher Benutzeraktionen, sondern auch mit einer integrierten Versionskontrolle. Diese macht es m├Âglich, ├Ąltere Versionen von Dokumenten wiederherzustellen und auch ein R├╝cksprung auf einen bestimmten Sicherungspunkt ist so problemlos m├Âglich.

SAP Document Center – Die Schw├Ąchen

Das SAP Document Center ist f├╝r Power-User nur mit Einschr├Ąnkungen geeignet. Das zeigt sich beispielsweise daran, dass die Informationen zu Dokumenteninfos├Ątzen derzeit noch sehr umst├Ąndlich in das System eingepflegt werden m├╝ssen. Zudem wird die Abbildung von Prozessen nicht unterst├╝tzt und auch die Verweise zwischen den Dokumenten und den SAP Business Objects ist nur f├╝r einzelne Dokumente m├Âglich. Verweise auf der Basis von Akten sucht man gegenw├Ąrtig leider vergeblich. Zus├Ątzlich m├╝ssen Kunden mit relativ hohen Lizenzgeb├╝hren rechnen, die sich zum aktuellen Zeitpunkt auf etwas mehr als 60 Dollar pro Benutzer und Jahr belaufen.

Output Management

Outputmanagement

Rund um den Begriff Outputmanagement existiert am Markt viel Verwirrung und ein unterschiedliches Verst├Ąndnis. Daher kriegen wir immer wieder die Frage gestellt: ÔÇ×Was verstehen Sie unter Outputmanagement?ÔÇť

Fazit

Das SAP Document Center ist ein leistungsstarkes und umfassendes Dokumentenmanagementsystem, welches sich besonders f├╝r Unternehmen eignet, die Gesch├Ąftsdaten sicher auch von au├čerhalb der eigenen B├╝ror├Ąume abrufen m├Âchten. Dabei ├╝berzeugt das SAP Document Center mit hervorragenden Sicherheitsstandards, guter Performance, ausgekl├╝gelter Versionierung und einer praktischen Datensynchronisation. Zudem lassen sich auch Gesch├Ąftsdateien aus anderen Systemen einfach in die L├Âsung einbinden, sodass das SAP Document Center nicht ausschlie├člich auf bestehende SAP-Kunden abzielt.

Kleine und mittlere Unternehmen, die auf der Suche nach einem mobilen Dokumentenmanagementsystem sind und noch keine Produkte von SAP in ihrem Haus haben, sollten sich jedoch vorab auf jeden Fall den kostenlosen Testzugang sichern. So wird schnell klar, ob das SAP Data Center wirklich die richtige L├Âsung f├╝r die pers├Ânlichen Anforderungen ist, oder ob ein vermeintlich g├╝nstigeres Konkurrenzprodukt die pers├Ânlichen Anspr├╝che besser erf├╝llt.

Jeremia Girke

Jeremia Girke

Seit 10 Jahren berate ich Unternehmen im Bereich Formulare und Outputmanagement im SAP und NON-SAP Umfeld.Profitieren Sie von meiner Erfahrung in Ihren Projekten.

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