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Jeremia Girke
Leiter MINDFORMS

Die E-Rechnungslösung für SAP

Warum mit E-Rechnung befassen? Öffentliche und private Auftraggeber führen die E-Rechnung zunehmend verpflichtend ein. Hinzu kommen hohe Kosten bei Papierrechnungen, die heute nicht mehr sein müssen.

So könnte die Welt in 12 Wochen aussehen: Sie sind in der Lage, sämtliche Rechnungen in beliebigem Format elektronisch zu versenden. Und das automatisch aus Ihrem SAP heraus, für Anwender einfach einsetzbar!

Wir haben alles, um Sie dorthin zu bringen! Wir bieten eine Lösung an, die den SAP-Rechnungsausgang sowohl in ZUGFeRD/EDNA/XRechnung beherrscht und sich sogar noch erweitern lässt. Wir lassen Sie mit der Software nicht allein: Kickoff-Workshop, die nahtlose Integration in Ihr SAP, Projektleitung oder die langfristige Wartung in Ihrem System. Ergänzend haben Sie die Möglichkeit, Software- und Workshop-Pakete zu buchen, die sich im E-Rechnungskontext oftmals als sinnvoll erwiesen haben.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann lesen Sie einfach weiter. Wir haben für Sie alles nochmal im Detail aufgefächert, damit Sie die Leistung noch besser kennenlernen. Gerne können Sie uns auch direkt kontaktieren.

3 Gründe für die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen

Bürokratie, Kosten und Medienbrüche einsparen. Ein einzige Papierrechnung kostet einer Bitcom-Studie zufolge durchschnittlich 11,43€. Sie müssen drucken (Medienbruch Nummer 1), kuvertieren und versenden. Auf der Empfängerseite geht es dann weiter. Brief zum richtigen Schreibtisch befördern, Briefumschlag öffnen und Zahlen abtippen (Medienbruch Nummer 2). Natürlich passieren dabei auch Fehler. In meinem Kopf spielt sich dieses Szenario wie eine schlechte Teleshopping-Werbung ab, in der jemand versucht, mit einem sehr stumpfen Messer eine Tomate zu schneiden (die Szene ist natürlich schwarz-weiß).

Der Druck von Auftraggebern. EU und öffentliche Verwaltung in Deutschland treiben den Digitalisierungs-Prozess von Rechnungen mit der EN 16931 sehr aktiv voran. Ende des Jahres 2020 ist die die E-Rechnungsstellung an viele öffentliche Stellen bindend. Doch nicht nur der Staat übt hier Druck aus. Auch viele private Auftraggeber erkennen die Potentiale für sich und fordern von ihren Lieferanten in der Regel das ZUGFeRD-Format. Davon sind immer mehr Branchen betroffen, beispielsweise nimmt BMW inzwischen bindend ZUGFeRD entgegen.

Ohne Add-Ons ist E-Rechnung mit SAP nicht zeitgemäß. Prinzipiell ist der direkte Versand von E-Rechnungen per SAP genial. An Ihren Prozessen verändert sich fast nichts – außer, dass Sie das Kuvertieren und Abschicken von Rechnungen komplett streichen können. Mit Aufkommen von ZUGFeRD hat SAP sich um eine Standard-Lösung bemüht, die für einige Jahre auch funktional war. Das Problem dabei ist allerdings, dass ZUGFeRD 2.0/2.1 oder XRechnung mit dieser Lösung nicht mehr abgedeckt werden. Der Standard ist an der Stelle hart auf das eine Format ZUGFeRD 1.0 ausgerichtet und lässt somit auch keine EN 16931-konforme Rechnungsstellung zu.

Wie unsere E-Rechnungslösung für Sie arbeitet

Wir arbeiten permanent daran unsere Lösung für Sie zu verbessern, neue Features hinzuzufügen und Ihnen noch bessere Servicemodelle anzubieten. Einige Grundgedanken der Software werden sich aber wahrscheinlich nie ändern. In die Architektur unseres Ansatzes sind folgende Benefits für Sie eingewebt:

  • Vollständige Integration in Ihr SAP. Sie benötigen keine Drittsoftware, Voraussetzung für den Betrieb ist lediglich der ADS 11.0/05 (vorausgesetzt Sie wollen ZUGFeRD nutzen) sowie der NetWeaver 740/03. Keine proprietäre Software oder Webservices, wir wollen die nachhaltige Lösung für Sie. Wir erweitern den Standard so behutsam wie möglich. Der E-Rechnungsausgang hängt sich in die jeweiligen Druckprogramme und stößt von dort aus die weitere Verarbeitung an.
  • Keine laufenden Lizenzgebühren. Uns ist egal, wie viele Nutzer die Lösung nutzen oder wie viele Rechnungen Sie versenden wollen. Gekauft ist gekauft.
  • Alle wichtigen E-Rechnungsformate und sogar noch mehr. ZUGFeRD 1.0/2.1, EDNA, XRechnung. Und da ist nicht Schluss. Unsere Lösung ist so gebaut, dass später auch weitere Formate nachgerüstet werden können.
  • Vollständige Kontrolle über Ihre Daten. Ihre Daten verlassen Ihr System nicht. Unsere Lösung ist eine „On-Premise“-Lösung und läuft komplett ohne Cloud.
  • Keine versteckten Beraterkosten. Wenn Sie unser Produkt kaufen, müssen Sie nicht noch zusätzlich X Beratertage hinzubuchen. Projektmanagement und weitere Aufwände sind bereits eingepreist!

Wir haben unsere Software modular für Sie aufgebaut. Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie nur für die Features bezahlen, die Sie auch wirklich benötigen. Außerdem können wir so auf individuelle Bedürfnisse von Ihnen eingehen. Viele Features, die wir Ihnen heute anbieten können, waren ursprünglich nicht vorgesehen. Sie sind mit den Anforderungen und Ideen unserer Kunden gewachsen. „One Size fits it all“ gibt es mit uns nicht. Wir passen das Produkt an Ihre Bedürfnisse an. Wir liefern das Produkt bereits mit vielen Einstellungsmöglichkeiten aus. Sie haben die vollständige Kontrolle darüber, welche Daten aus Ihrem SAP wo in die E-Rechnung geschrieben werden. Und: Sie können pro Debitor festlegen, welches Rechnungsformat gesendet werden soll.

E-Rechnungslösung für SAP

Plug-Ins für die erweiterte Funktionalität

Abhängig von Ihren besonderen Bedürfnissen bilden wir in diesen Modulen einige Anforderungen ab, die Ihre Arbeit mit der E-Rechnung vereinfachen werden. Dazu bieten folgende Zusatzpakete an:

Mehr Sicherheit

Mit dem Security-Modul können Sie Ihre Formularausgaben mit AES256-Bit verschlüsseln. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, E-Rechnungen mit einem Kennwortschutz zu versehen. Dieses Paket ist bei sensiblen Daten sehr empfehlenswert. Zusätzlich zu diesen Features gibt es das Cockpit. Hiermit bekommen Sie die Möglichkeit, in einem Cockpit alle versendeten E-Rechnungen zu tracken. Auch Fehler bei der Verarbeitung werden hier gelistet.

Durchdachter Versand

Irgendwie müssen Sie Ihre E-Rechnungen Im SAP-Standard haben Sie nur sehr beschränkte Möglichkeiten, E-Mails zu versenden. Das Versand-Modul hilft hier aus. So bekommen Sie u.a. die Möglichkeit, mehrere Empfänger einzustellen, individuelle Betreffzeilen festzulegen sowie mehr als eine Datei an ausgehende Mails zu hängen.

Wie wir für Sie arbeiten wollen

Wir sind sehr daran interessiert, eine nahtlose Integration mit ihrem bestehenden System zu realisieren. Das erfordert Arbeit und ein wenig Erfahrung. Deshalb verknüpfen wir mit unserer Lösung sehr gerne eine Service-Leistung. Wir möchten Ihnen folgende Modelle anbieten:

Initial Service

Wir übernehmen für die komplette Einführungsphase der Software die Verantwortung. Wir implementieren alles nach Ihren Wünschen, passen gemeinsam mit Ihnen die Software auf Ihre Bedürfnisse an und ziehen uns zurück, sobald alles läuft. Für Bugs in der Software stehen wir gerade und liefern nach. Zusätzliche Features oder Formate, die künftig Teil von der Lösung werden, sind hier nicht enthalten. Wir stellen einmal eine Rechnung über den jeweiligen Betrag. Dieses Servicemodell ist für alle, die viel selbst in die Hand halten wollen.

Full Service

Unser Rund-Um-Sorglos Paket. Wir kümmern uns komplett um die die Einrichtung, die Abnahme der E-Rechnung beim Testkunden und liefern benötigte Formatupdates nach. Außerdem bekommen Sie auch immer die neuesten Softwareversionen geliefert. Full Service heißt außerdem: Keine Einmalzahlung, sondern monatliche Raten über eine bestimmte Laufzeit – z.B. 18 Monate. Das schafft für Sie gleich aus mehreren Sichten bessere Planungssicherheit. Full Service ist für alle mit hinreichend ausgelasteten Abteilungen, die alles was mit E-Rechnung zu tun hat, delegieren wollen.

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