Rechnungsausgang

Überblick

Ihr Ansprechpartner
Jeremia Girke
Leiter MINDFORMS

Problemstellung

Die Folgen der Digitalisierung werden seit Jahren von Politik, Wirtschaft und Gesellschaft diskutiert. Politiker hoffen darauf, dass die neuen Technologien den Bürokratieabbau beschleunigen, Unternehmen möchten ihre Prozesse optimieren, um Geld zu sparen und die Gesellschaft wünscht sich Innovationen für die Bildung in unserem Land. Als ein großer Hebel für Einsparungen wurde die manuelle Rechnungverarbeitung identifiziert.

Mit der EU-Norm EN 16931 hat die Europäische Union sich auf ein einheitliches Rechnungsformat geeinigt. Mit diesem sollen bis November 2020 alle öffentlichen Dienstleister in der Lage sein, alle Rechnungen ausschließlich automatisiert zu bearbeiten. Dieses Rechnungsformat kann verschieden interpretiert werden – beispielsweise durch die internationale Lösung ZUGFeRD 2.0 (Factur X) oder die nationale (deutsche) Lösung XRechnung.

 

Aufgrund Ihrer Zusammenarbeit mit öffentlichen Dienstleistern, bzw. bestimmten Großkunden, steigt der Druck auch auf Ihr Unternehmen einen elektronischen Rechnungsversand für Ihre Geschäftspartner zu Verfügung zu stellen, um weiterhin wettbewerbsfähig zu sein.

Daher soll eine Lösung in das bestehende SAP-System integriert werden, die auf der einen Seite möglichst viele Formate abdecken kann und auf der anderen Seite die Anwender mit möglichst wenig Aufwand ihr Tagesgeschäft weiterführen lässt.

Unser Angebot

mindVoicing:

Ihre Benefits auf einen Blick

mindVoicing ist zu 100 % in Ihrem SAP integriert

  • Keine sensiblen Kundendaten verlassen Ihr System
  • Daten-& Prozesshoheit zu jeder Zeit

Keine laufenden Lizenzgebühren!

  • Unabhängig davon, wie viele Rechnungen Sie drucken: Sie zahlen einmal!

mindVoicing kann alle E-Rechnungsformate!

  • Egal ob ZUGFeRD, EDNA, XRechnung oder weitere Formate: Mit unserem XSD-Converter können die technischen Beschreibungen (.xsd) automatisch ausgelesen und verarbeitet werden. So können Sie sogar mit einer Lösung mehrere Standards abdecken.

Pakete:

mindVoicing

BASIC

Core-Paket

Das Core-Paket enthält die Implementierung sowie die Einbindung und Einrichtung der ZUGFeRD-Komponente in Ihrem System. Im Detail sind dies:

Fertig entwickeltes ZUGFeRD-Paket der mindsquare

  • Dieses Paket umfasst die Implementierung als Add-On zum SAP-Standard
  • Sämtliche Datenelemente, Datenbanktabellen inklusive Ihrer Pflege-Views sowie der dazugehörenden Initialbefüllung
  • Architekturdesign für eine leicht verständliche und wartbare Software
  • QS durch einen Software-Architekten
  • PRINCE2-Projektleitung
  • SCRUM Team für die Sicherstellung der Auslieferung in jedem Sprint
  • Abstimmungstermine mit dem Kunden, um alle Funktionen mit abzudecken
  • Entwicklung sowie Auslieferung der Software für einen nahtlosen Übergang in Ihr System
  • Projektleiter sowie Qualitätssicherheitsverantwortlicher für die gesamte Zeit des Projektes
  • Einbindung der Funktionen im Formular-Kontext Ihrer Rechnungserstellung
  • Zurverfügugnstellung der Customizingtabelle für das Mapping der Rechnungsinformationen zu den ZUGFeRD-XML-Daten
  • Einspielen der ZUGFeRD-Comfort-Schema-Datei im System
  • Erklärung, wie das Mapping durch den Fachbereich durchgeführt wird
  • Dokumentation und Übergabe in den Betrieb
  • Schulung der Mitarbeiter in der Lösung (exklusive Formularschulung)
    • Technische Schulung für Fehleranalyse
    • Fachliche Schulung zur Anwendung
  • Testlauf der Komponenten mit ZUGFeRD
  • Anwenderhandbuch für Bedienung & Pflege der Komponente

Bestseller

CORE-Paket + Security-Paket

Nach der ersten Phase, dem Core-Paket, wird das zweite Paket implementiert.

Das Security-Paket umfasst folgende Komponenten nach Absprache:

    • Verschlüsselung
      • Nutzen Sie für Ihre Formularausgaben die AES256-Bit-Verschlüsselung, um Ihre Daten vor unbefugten Zugriffen zu schützen
    • Kennwortschutz
      • Best Practice für eine dieser Funktionen sind die Entgelt-Nachweise. Die Kombination von Verschlüsselung und Kennwortschutz bietet Ihren Empfängern ein hohes Maß an Sicherheit
    • ZUGFeRD Validator
    • Fachliche Prüfung auf Nutzbarkeit & Feldinformationen
    • Direkt das ZUGFeRD-XML über den Validator prüfen.
      • Ist es valide?
      • Welche Felder sind nicht gefüllt?
    • Hierfür werden zwei Varianten genutzt.
      • Im ersten Schritt unterstützen wir Sie, Zugangsdaten für den Validator von FeRD zu bekommen. Hier kann überprüft werden, ob Ihre E-Rechnung von der Rechnungseingangsseite gelesen werden kann.
      • Im zweiten Schritt greift unser Validator, der für Sie überprüft, ob alle Pflichtfelder einer Rechnung gefüllt sind. Ist dies nicht der Fall, wird eine Fehlermeldung ausgegeben und die Rechnung nicht erzeugt.
    • Der ZUGFeRD-Validator vereinfacht enorm das Mapping der korrekten Felder und hilft im Rahmen des Projektes, die ersten ZUGFeRD Ausgaben sicher zu stellen

Premium

CORE-Paket + Security-Paket + Workshop „E-Mail-Versand 2.0“

Der SAP-Standard-E-Mail-Versand ist funktional und wenig attraktiv. Für die wichtigsten Funktionen ist er ausgerüstet, aber wehe Sie möchten größere Customizing-Einstellungen vornehmen.

Mit dem E-Mail-Versand 2.0 sind diese Probleme vergessen. Mit diesem Netweaver Add-On bearbeiten und verschicken Sie das Dokument zu allen Vorgängen direkt aus dem ERP. Durch die intuitive Oberfläche stehen dem User alle wichtigen, grundlegenden Funktionen zum Bearbeiten von E-Mails zur Verfügung. Diese Funktionen sind in folgenden Bereichen zu finden: Absender & Empfänger, Texte (html), Anlagen und Reporting. Zahlreiche zusätzliche Funktionen wie Vorschläge zur Empfängerbestimmung, die automatische Textgenerierung und Vorschläge für Anhänge nehmen dem Bearbeiter Arbeitsschritte ab oder verkürzen diese. Somit werden die Prozesse erheblich vereinfacht. Je nach Anwendungsfall und Geschäftsprozess kann sich der Benutzer für unterschiedliche Methoden zur Bearbeitung entscheiden.

SAP-Mailausgang-Transaktion – der Versand erfolgt direkt aus dem Beleg, dem Cockpit oder automatisch im Hintergrund. Zum Beispiel kann eine Bestellung in Form eines PDF-Dokumentes schnell und einfach aus der Transaktion zur Belegbearbeitung versendet werden. Überdies können mit ABAP-Erweiterungen spezielle, individuelle Anforderungen implementiert werden.

Abbildung 3 SAP-Mail-Transaktion zur Pflege der Adressen für Debitoren und Kreditoren

Dabei stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung

  • Automatische Absender- und Empfängerermittlung
  • Bestimmung der Adressen aus verschiedenen Bereichen der Stammdaten
  • Mehrere An-, Cc- und Bcc-Empfänger
  • Einfache Pflege der Adressen
  • Automatische Ermittlung der Absender
  • Bestimmung der Adresse für Absender aus verschiedenen ERP-Datenquellen
  • Einfache Pflege auch für CpD-Konto (Conto-pro-Diverse)
  • Tools zur Pflege der Stammdaten auch mit Outlook-Anbindung
  • Gestaltung Betreff, Body, Signatur, und Disclaimer mit HTML
  • Textbausteine für verschiedene Sprachen
  • Textvorschläge und -generierung abhängig vom Vorgang auch mit Hyperlinks
  • Text mit Pflichtangabe für die externe Kommunikation verwalten
  • Formatierung der Texte im Corporate Design
  • Anlagen automatisch oder manuell hinzufügen z. B. für eine Bestellung
  • Anlagen aus einer Datei, den Generic Object Services mit SAPOffice und ArchiveLink-Dokumenten oder der DVS-Dokumentenverwaltung
  • Erstellung und Bearbeitung im Anwendungsobjekt (Auftrag, Bestellung, …)
  • Verwendung des zentralen Cockpits
  • Versand der Nachricht aus Standardtransaktionen
  • Versenden der Nachricht aus zentraler Übersicht
  • Versand der Nachricht im Batch
  • Wiederholung der Nachrichten
  • Information des Anwenders oder Information an alternative Adresse bei Sendefehlern per Workflow Express Mails
  • Optionale Verknüpfung mit Business Workplace
  • Versenden über SAPConnect SMTP Knoten
  • Mailversand mit PDF-Anhang – Business Dokument im PDF- und/oder XML-Format (Standard: .pdf Datei) in den Anlagen senden
  • Mails und Anhänge der Mails in der Größe begrenzen
  • PDF / EDI Konverter: PDF-Zusammenfassung und Konvertierungen aller Art mit PDF2EDI und autogration
  • Lösungen zur Sendungsverfolgung integrieren
  • Umfassende Funktionen für das Reporting innerhalb von ERP
  • Information über offene und versendete Mails mit Sendestatus auch über GOS Verknüpfung im Beleg
  • Erstellung von individuellen Selektions-Varianten
  • Dokumente mit Sendefehlern anzeigen und nochmals verschicken
  • Flexible Anpassung des Mailversands an den jeweiligen Vorgang für den Benutzer
  • Zahlreiche Möglichkeiten zur Einstellung der Anwendung über Customizing und User Exits
  • Organisations-, vorgangs- und userabhängige Einstellungsmöglichkeiten
  • Workflow

Gerne halten wir hierzu einen Workshop-Tag mit Ihnen ab und beraten Sie über die Möglichkeiten dieses Tools.

Workshop „Digitale Signaturen“

Digitale Signaturen oder digitale Unterschriften sind wie elektronische Fingerabdrücke. In Form einer kodierten Nachricht verbindet die digitale Signatur einen Unterzeichner sicher mit einem Dokument im Rahmen einer gespeicherten Transaktion. Digitale Signaturen nutzen das akzeptierte Standardformat Public Key Infrastructure (PKI), um ein Höchstmaß an Sicherheit und universeller Akzeptanz zu garantieren. Dabei handelt es sich um eine spezielle Technologie für elektronische Unterschriften. Elektronische Unterschriften werden auch elektronische Signaturen, E-Signaturen oder eSignaturen genannt.

Auf einen Blick sind Sie und Ihre Kunden somit in der Lage, eine Manipulation des PDF zu sehen. Sie stellen sicher, dass Sie der Absender sind und auf dem Weg kein anderer das Dokument manipuliert hat. Manipulationen können beispielsweise IBAN & BIC verändern und weiterleiten sein. Viele Branchen und geografische Regionen haben eSignatur-Standards für Geschäftsdokumente auf Basis der Technologie für digitale Signaturen aufgestellt wie auch spezielle Zertifizierungsstellen eingerichtet. Die Einhaltung dieser lokalen Standards und die Zusammenarbeit mit vertrauenswürdigen Zertifizierungsstellen sichern die Akzeptanz und Durchsetzbarkeit einer Lösung für elektronische Signaturen in jedem lokalen Markt. Mittels der PKI-Methode nutzen digitale Signaturen eine international anerkannte und standardbasierte Technologie, die dabei hilft, Fälschungen oder Veränderungen nach der Unterzeichnung zu verhindern.

In unserem Workshop unterstützen wir Sie gerne bei der Entscheidung und sprechen mit Ihnen über die Vor- und Nachteile der digitalen Signatur.

Mapping der Formulardaten mit E-Rechnung

Damit die Daten sowohl im visuellen Dokument, als auch in der E-Rechnung angezeigt werden, muss ein Mapping vorgenommen werden. Dafür haben wir für Sie eine Customizing-Oberfläche entworfen, mit der Sie zu jedem Formular Ihre gewünschten E-Rechnungen zuweisen können. Unsere Oberfläche ist Teil des Core-Pakets. Die Zuweisung der E-Rechnungen und Daten können wir gerne für Sie mit übernehmen. Dies ist Bestandteil des optionalen Pakets „Mapping der Formulardaten mit E-Rechnung“.

ZUGFeRD Templates

Die Strukturen für XRechnung und ZUGFeRD sind nur in der weitesten Form erhältlich. Damit alle Versionen sauber genutzt werden können, ist ein manueller Aufwand nötig, einmal einzustellen, welche Felder für welche Form vorhanden sein müssen. Dafür liefert Ihnen FeRD eine 152-seitige Dokumentation mit, in der auf etwa 87 Seiten die Struktur beschrieben wird. Diese können Sie einzeln durchgehen und die entsprechenden Checkboxen in unserer Lösung zu jedem Feld anwählen.

Alternativ haben wir uns in mehreren Projekten durch diese Struktur gearbeitet und dabei Templates entwickelt. Diese enthalten die Information, welche Version (Basic/Comfort/Extended) welche Felder als Optional, Pflicht oder Verboten erwartet. Durch das einfache Einspielen sparen Sie somit eine Menge Zeit und Nerven und können sich schneller wieder dem Tagesgeschäft zuwenden.

Wartung und Support

Die mindsquare GmbH steht für langjährige Kundenbeziehungen und das stetige Interesse an Ihren Wünschen und Anforderungen. Daher erhalten Sie selbstverständlich auf die von mindsquare gelieferten Komponenten Wartung und Bugfixing für 3 Jahre. Sollte unsere Komponente mal nicht laufen, kümmern wir uns um die Fehlerbehebung. Ebenso bekommen Sie mit diesem Paket alle Neuerungen, die wir am Produkt im vereinbarten Zeitraum vornehmen.

Damit können Sie sich entspannt zurücklehnen und die ZUGFeRD-Verarbeitung einfach uns überlassen. Zudem sind Sie abgesichert, wenn die neue ZUGFeRD-2.0-Version auf dem Markt erscheint. Auch diese zählt zu unseren Produkterweiterungen, sodass Sie diese als Patch von uns erhalten und nicht extra ein neues Projekt anstoßen müssen.

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