SAP Formulare in Word
Wir befinden uns in einer Zeit, in der die Anforderungen der Fachabteilungen sich ständig ändern, das Programm und die Abfragen immer komplexer werden und am Ende die Formulare doch fast dieselben sind. Wir müssen die Fähigkeit besitzen uns schnell in neue Technologien einzuarbeiten und stets mit dem Wandel der Zeit zu gehen.
Einleitung
Workshops zur Formularentwicklung sowie die Konzeptionierung zu Formulararchitekturen gehören zu meinem Alltag. Die Prozesse im SAP kennzeichnen sich größtenteils in den Formularen wieder. Von der Bestellung bis zur Rechnung, vom Wareneingang bis zum Transport. Ob Formulare an den Kunden oder Lieferanten, ob interne Dokumente an Mitarbeiter oder Etiketten für die Lieferanten. Irgendwo begegnet uns immer ein Stück Papier!
Sicherlich kennt jeder von Ihnen die Möglichkeit, dass wir unsere SAP Tabelle nach Excel exportieren können. Excel ist jedoch nicht das einzige Produkt von Microsoft, welches mit SAP kompatibel ist. Wie gestalten Sie beispielsweise Ihre internen Anträge auf Ressourcen? Eine Möglichkeit wäre die Nutzung von SAP Interactive Forms by Adobe oder auch liebevoll SIFbA abgekürzt. Hier haben wir die Möglichkeit ein PDF zu erstellen und gewisse Felder editierbar zu machen. Eine Eingabe ist auch im Nachhinein noch möglich. So könnten wir unseren Benutzerantrag aus dem SAP heraus direkt schicken.
Problemfall Formulare
Trotz der Möglichkeit von interaktiven Formularen gibt es Anwendungsfälle, in denen es uns nicht ausreicht, wenn wir bestimmte Felder editieren können? Im Business wird auch mal vor Ort mit dem Kunden zusammen ein Vertrag erstellt und ganze Absätze angepasst. Einige Kunden erstellen Ihre Angebote ausschließlich über Word, da sie hier flexibler im Text und in der Gestaltung sind. – Einziger Nachteil: Sie pflegen die Adressen und Daten aus dem SAP System manuell mit der Hand.
“Bei einem Angebot kann man das ja mal machen.”
“Andere machen es auch nicht anders.”
“Es ist individuell für den Kunden, da muss einfach jedes Wort gewählt sein und jeder Pixel stimmen.”
Falls Sie bis hier hin gelesen haben, möchte ich Ihnen die Lösung für Ihren Erfolg natürlich nicht vorenthalten.
Gemeinsam mit unseren Formularberatern analysieren wir Ihre Geschäftsprozesse bis zum Ausdruck der Formulare. Hierbei halten wir in einem ersten Workshop die wichtigsten Punkte fest und gehen mit Ihnen gemeinsam diese durch.
Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir dann Vorlagen für ihre Word Dokumente. Dabei bestimmen Sie, welche Informationen aus dem SAP an welche Position angedruckt werden soll. Nach dem Design des Entwurfs werden wir Ihre Vorlagen umsetzen, sodass Sie zukünftig nur noch wenige Anpassungen im Word-Dokument vornehmen müssen.
Die Lösung setzt sich aus mehreren Modulen zusammen
Variante 1: IT-Strategie mit Fokus des internen KnowHow für Formulare
- Vor-Ort Workshop zur Analyse sowie Entwurf der Word-Vorlagen
- Detailanalyse eines konkreten Geschäftsprozesses
- Schulung zur Wartung der eingesetzten Lösung
- Coaching on the Job = Gemeinsames Umsetzen der Vorlagen in SAP sowie KnowHow-Transfer
Variante 2: IT-Strategie mit Fokus auf das Kerngeschäft und somit mehr Kapazitäten für wichtige Projekte
- Vor-Ort Workshop zur Analyse sowie Entwurf der Word-Vorlagen
- Detailanalyse eines konkreten Geschäftsprozesses
- Umsetzung der Word-Vorlagen in SAP und anschließendes Rollout in Ihrem System
- Implementierung weiterer von Ihnen gewünschter Word-Vorlagen
- Abnahme sowie Definition weiterer Implementierungsblöcke
Haben Sie noch Fragen oder Anregungen? Dann können Sie sich gerne bei mir melden.
