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Jeremia Girke
Leiter MINDFORMS

Mobile Formulare mit SAP drucken oder bearbeiten

Sie möchten mit mobilen Formularen arbeiten und diese auch vom mobilen Gerät drucken? Dabei aber nicht auf die Daten aus Ihrem SAP System verzichten? Wir bieten Ihnen die Lösung für beide Anforderungen in einem Produkt.

Mobile Formulare sind noch immer nicht der Standard in Deutschland. Stellen sie sich vor, Sie können beispielsweise in Ihren Fertigungshallen ausschließlich mit mobilen Formularen arbeiten. Die Qualitätssicherung muss nicht mehr mit einem visuellen Formular vorgenommen werden, dass danach noch abgetippt wird. Und auch die schnelle Nachbestellung von Fertigungsteilen, geht unkompliziert per App. Alles nur ein Traum? Der Begriff „Industrie 4.0“ ist in aller Munde und doch scheitert es schon in den Ansätzen. Der Mythos des papierlosen Büros hält sich hartnäckig. In vielen Unternehmensbereichen ist er bereits Wirklichkeit geworden. In anderen Unternehmensbereichen hingegen gestaltet sich die Umsetzung schwierig. Viele Prozesse basieren von jeher auf Formularen, die ausgedruckt, ausgefüllt und verschickt werden. Technologien wie SAPScript, Smartforms und Adobe Interactive Forms bieten zahlreiche Möglichkeiten Formulare direkt in das SAP System zu integrieren. Zudem können sie von dort gedruckt oder versendet werden. Die Herausforderung hierbei: Die Daten für die Ausgabe müssen im SAP bereits vorhanden sein. Dazu werden oft mühsam Daten vom Papier in das System übertragen. Damit ist jetzt Schluss!

SAP Formulare [E-Book]

In diesem E-Book wollen wir darlegen, warum SAP Formulare dringend in die aktuelle IT-Strategie aufgenommen werden sollten.

Mobile Formulare

Mobile Apps sind im Privat-Sektor längst state of the art. Es gibt im Grunde für alles eine App. Dies sind Ihre Mitarbeiter auch genauso gewohnt. Über mobile Formulare bieten wir Ihnen jetzt die Möglichkeit auch im Business schnell und einfach Applikationen zur Datenerfassung bereitzustellen. Diese Daten können selbstverständlich auch direkt in das SAP System übernommen werden. Dazu ist nichts weiter notwendig als ein Word-Formular. Aus diesem Word Formular generieren wir eine mobile App. Diese App ermöglicht es, Daten mobil zu erfassen, in das SAP System zu schreiben und daraus ein ausgefülltes Formular zu erzeugen. Dabei kann diese Funktion nahtlos in eine bestehende Applikation eingebettet oder separat ausgeführt werden. Das spart nicht nur Papier sondern auch Zeit und minimiert ganz nebenbei noch die Fehlerquelle der manuellen Übertragung vom Papier in das System. Dafür arbeiten mit unseren Spezialisten von Mission Mobile zusammen, um Ihnen eine einfache und unkomplizierte Lösung anbieten zu können.

Design in Word

Word-SAP-PDF-1

Die Umsetzung von Formularen mit SAP Technologien kann sehr mühsam sein und erfordert einiges an technischem Knowhow. Mit Word kann in der Regel jedoch jeder Key User umgehen. Um jetzt aus einem Word-Dokument mobile Formulare zu erzeugen sind lediglich ein paar Regeln zu befolgen. Den Rest übernimmt das Tool.

Formulare wiederverwenden

Gehen wir davon aus, es existiert bereits eine Vorlage des Dokuments. Dann ist bereits ein großer Teil des Aufwands erledigt. Die auszufüllenden Felder werden als Variablen markiert und das Dokument anschließend in das SAP System importiert. Die Markierung erfolgt über geschweifte Klammern „{}“. Nach dem Import finden sich diese Variablen im Designer zur Weiterverarbeitung.

Anzeige und Schreiben von SAP Daten

Word-SAP-PDF-2

Nach dem Upload bietet der Designer alle erkannten Variablen an, die nun zugeordnet werden können. Handelt es sich um ein Feld das aus dem SAP kommt? Daten die in das SAP System gespeichert werden sollen oder einfach um Zusatzinformationen die nicht vorgehalten werden? Hier stehen alle Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung. Dabei ist es egal, aus welchem SAP-Modul oder welcher Tabelle die Daten kommen. Die Modularchitektur macht es möglich.

Modularchitektur

Mobile Formulare sind deshalb so mächtig, da sie durch Module erweiterbar sind. Module stellen dabei die Schnittstelle zwischen dem Formular und dem SAP System dar. Sie lesen Daten aus dem System, verarbeiten und schreiben sie auch wieder zurück – egal ob Instandhaltung, Logistik, Projektplanung, Vertrieb oder Produktion.

Die Module orientieren sich hierbei in der Regel am jeweiligen SAP Objekt. Somit ist eine gekapselte Verarbeitung und eine spezifische Anpassung möglich.

Arten von Modulen

Die Funktionalität der Module folgt einer Einteilung von Modularten. Diese Arten geben Auskunft über die grundsätzlichen Verwendungszwecke bzw. Einsatzgebiete. Es wird zwischen fünf Arten unterschieden.

Erfassen

Module vom Typ Erfassen nehmen grundsätzlich Daten entgegen, mit dem Ziel ein Objekt neu anzulegen bzw. Daten für die Anlage eines Elementes vor zu erfassen. Das Anlegen erfolgt jedoch nicht automatisch. Die Datensätze, welche aus dem MobForm erzeugt werden, werden im SAP dem Key User zur Weiterverarbeitung in der Auswertungstransaktion angezeigt. Die Weiterverarbeitung erfolgt manuell. Beispiel: Erfassen – technischer Platz

Erstellen

Module vom Typ Erstellen bieten die Funktionalität SAP-Objekte anzulegen. Diese werden direkt im SAP erzeugt. Beispiel: Erstellen – Messbeleg

Ändern

Ähnlich wie Module vom Typ Erfassen nehmen auch Änderungsmodule Daten entgegen. Diese basieren jedoch auf bereits vorhandenen Daten. Bearbeitungen die mit dieser Art von Modul erfolgen werden nicht direkt in das SAP geschrieben, sondern werden dem Key User zur manuellen Übernahme in der Auswertungstransaktion angezeigt. Beispiel: Ändern – technischer Platz

Lesen

Module vom Typ Lesen ermöglichen die Anzeige von strukturierten SAP Daten. Dabei handelt es sich um eine reine Anzeige. Beispiel: Lesen – Kopfdaten zum Auftrag (PM/CS)

Lesen Tabelle

Um die Anzeige von Tabellendaten zu realisieren, werden Module vom Typ Lesen Tabelle bereitgestellt. Dabei wird mit Hilfe eines Schlüssels die gesamte Tabelle zurückgeliefert und dem Nutzer präsentiert. Diese Art von Modul bietet zusätzliche Filter an, durch die sich die Selektion der Daten einschränken lässt. So ist es beispielsweise möglich, nur Daten eines genau spezifizierten Zeitraums zu selektieren.

Vorhandene Module

Aktuell bieten die mobilen Formulare die folgenden Module an:

Aufträge

  • Komponenten zum Auftrag lesen
  • Objektliste zum Auftrag lesen
  • Vorgänge zum Auftrag lesen
  • Partner zum Auftrag lesen
  • Auftrag lesen

Technische Plätze

  • Technischen Platz erstellen
  • Technischen Platz lesen
  • Klassifizierung zum technischen Platz ändern
  • Klassifizierung zum technischen Platz lesen

Messbelege und Messpunkte

  • Messbeleg erstellen
  • Messbeleg zum Messpunkt lesen
  • Messpunkt lesen
  • Messpunkt ändern

Ausfüllen von Formularen

Aus einem docx-Dokument eine mobile Applikation zu machen ist das eine. Diese dann auch automatisch auszusteuern und bereitzustellen das andere. Die Zuordnung an mobile Formulare kann über verschiedene Wege erfolgen. Im einfachsten Fall wird es einem Nutzer direkt zugeordnet, sodass er oder sie auf ihrem Telefon ein neues Formular erzeugen kann. Um eine nahtlose User Experience zu erzeugen bieten mobile Formulare auch die Möglichkeit, die Formulare an SAP Objekte zu binden. So kann eine Abarbeitung z.B. direkt in einer Auftragsbearbeitung eingebaut werden, sofern die Kriterien greifen. Bei solchen Kriterien kann es sich z.B. um Auftragsarten, technische Plätze oder Equipments handeln.

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