SAP Dokumentenmanagement-System (SAP DMS)
Das Ziel eines (SAP) Dokumentenmanagement-Systems ist es, Dokumente verschiedener Formate zu verwalten und zu archivieren. Es spielt hierbei keine Rolle, ob die Dokumente aus SAP heraus erstellt wurden, aus Standardsoftware wie Office oder E-Mail-Programmen stammen oder über andere Kanäle wie Fax oder Brief im Unternehmen eingegangen sind. Wichtig ist nur, dass die Ablage an einem zentralen Ort geschieht. So entsteht ein vollumfängliches, digitales Management sämtlicher Belege und Dokumente. Dieses Dokumentenmanagement-System soll für mehr Transparenz sorgen und Revisionssicherheit sowie Datensicherheit bieten. Das Thema SAP Dokumentenmanagement ist ziemlich umfangreich, weshalb wir Ihnen in den folgenden Wochen hilfreiche Tipps & Tricks zu dem Thema in einer Blogbeitragsreihe vorstellen müssen.
Vorteile eines SAP Dokumentenmanagements
Die Vorteile eines SAP DMS sind vielfältig. Zum einen wird durch dieses der gesamte Schriftverkehr sowie Verträge und weitere Daten gebündelt. Im nächsten Schritt werden die so ermittelten Daten mit Lieferanten- oder Kundenstammdaten im SAP-System verknüpft.
Zum anderen ist es dadurch möglich eine elektronische Akte abzubilden, in der Informationen und Dokumente aus den verschiedenen Systemen zusammengefasst werden. Insgesamt tragen digitale Akten dazu bei, Informationen lückenlos zu erschließen und sie im Unternehmen nutzbar zu machen. Diese Akten werden beispielsweise für Kunden (bspw. Bestellhistorie), Mitarbeiter (bspw. Personalakte) oder Maschinen (bspw. Wartungshistorie) angelegt und gepflegt.
Ein SAP Dokumentenmanagement-System kann ebenfalls für die Weiterentwicklung des Unternehmens genutzt werden. Bei der Entwicklung in Richtung „Industrie 4.0” (und die damit zusammenhängende Entwicklung digitaler Produkte und Dienstleistungen) bietet ein (SAP) Dokumentenmanagement-System eine große Unterstützung. Dieses bündelt alle benötigten Informationen an einer zentralen Stelle und macht diese für die verschiedenen Bereiche zugänglich. So wird die Grundlage für wichtige Entscheidungen des Unternehmens gelegt und es werden Analysen zur Entscheidungsfindung erleichtert.
Dokumentenverwaltung mit SAP DMS
Mit Hilfe eines SAP DMS wird die Transparenz über die Daten sowie deren Herkunft gewährleistet. Das Dokumentenmanagement-System besteht im besten Fall auch aus einer Komponente für die Versionierung von Daten, um ein noch höheres Maß an Transparenz zu gewährleisten. Ziel dieser Beitragsreihe ist es, Ihnen das DMS in SAP vorzustellen. Dabei wird einmal der komplette Prozess (Customizing, DIS (Dokumenteninfosatz) anlegen und mit Objekt verknüpfen) demonstriert, so dass Sie am Ende auch selber in der Lage sind, das DMS in SAP zu nutzen. Der nächste Beitrag beschäftigt sich mit dem Einsatz des Dokumentenmanagements im Überblick.
