SAP ArchiveLink

Rechtssicherheit und Revisionssicherheit sind die ausschlaggebenden Kriterien, die ein digitales Archivierungssystem erfüllen muss. Wir möchten Ihnen heute die Archivierung mit SAP ArchiveLink näher vorstellen.

ArchiveLink ist die standardisierte Schnittstelle, um Daten aus SAP in den Langzeitspeicher (Archiv) zu schreiben. In der Praxis wird SAP ArchiveLink überwiegend für Daten wie beispielsweise Rechnungsdaten, FI-Belege und Workflows genutzt. Es bietet sich auch für die Archivierung von Dokumenten wie eingehende E-Mails, erzeugte Rechnung-PDFs, etc. an. Der Vorteil bei der Nutzung von ArchiveLink liegt auf der Hand: Es ist umfangreich, vielseitig einsetzbar und leicht in jedes SAP-Modul integrierbar und somit die naheliegendste Lösung für jedes Unternehmen, das in SAP archivieren möchte. Die Formulartechnologie AdobeForms hat beispielsweise eine (native) ArchiveLink-Schnittstelle, die Sie befüllen können, woraufhin eine automatische Ablage Ihrer Dokumente und den von Ihnen ausgewählten Ort erfolgt.

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Der technische Ablauf

Die Schnittstelle ArchiveLink ist als Service im SAP NetWeaver Application Stack realisiert. Das Bindeglied zwischen SAP Application Server und Archivsystem wird kostenlos von SAP zur Verfügung gestellt. Im ersten Schritt packt der SAP Application Server die Daten, Pakete oder Dateien und schickt diese and die ArchiveLink-Schnittstelle. Die ArchiveLink-Schnittstelle merkt sich die Daten, die dann anschließend an einen vorher festgelegten Content Server gesendet werden. Sobald ein User in SAP die archivierten Daten anfragt, können die entsprechenden Daten oder Dokumente aus dem Archivsystem zurückgespielt werden, da sich ArchiveLink die abgelegten Dateien „gemerkt“ hat.

Was ist in SAP zu tun?

Grundsätzlich kann ArchiveLink mit den Standard-Modulen von SAP (SD/FI/MM) vollständig ohne Coding arbeiten. Die Einrichtung von ArchiveLink kann komplett per Customizing vorgenommen werden. Zwei grundlegende Dinge sollten Sie bei der Einrichtung beachten:

1. Verknüpfungseinträge in SAP definieren: Im Customizing werden Verknüpfungstabellen definiert, die Verknüpfungseinträge zwischen Anwendungsbelegen und Dokumenten enthalten. Diese Einträge sind der Schlüssel, um Dokumente eindeutig zu identifizieren und zu finden. Dafür wird häufig die Tabelle TOA01 verwendet.
2. Content Repositories definieren: Content Repositories können in der Transaktion OAC0 erstellt und verwaltet werden. Um eine gewisse Ordnung zu gewährleisten, kann es sinnvoll sein, mehrere Content Repositories zu erstellen, zum Beispiel nach Aufbewahrungsfrist. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in diesem Blogbeitrag.

Worauf ist beim Archivsystem zu achten?

Wichtig ist, dass das Archivsystem von SAP für die ArchiveLink-Schnittstelle zertifiziert ist und die für Sie geltenden gesetzlichen Anforderungen erfüllt, um Revisionssicherheit zu gewährleisten. Die Basis für jedes gesetzeskonforme Archivsystem bildet ein Konzept, das sowohl den technischen, als auch den organisatorischen Einsatz im Vorhinein festlegt. Vor der eigentlichen Implementierung steht daher die Zielsetzung an.

Fazit

SAP hat mit der ArchiveLink-Schnittstelle eine sehr mächtige und gleichzeitig leicht zu bedienende Schnittstelle geschaffen, die sich durch die gute Integration in die SAP-Module auszeichnet. Daher lohnt es sich, in diesem Bereich Wissen aufzubauen und die Schnittstelle optimal einzurichten.

Mein persönlicher Tipp: Planen Sie auch bei Eigenentwicklungen bereits im ersten Projektentwurf die Archivierung mit ein. Gerade Eigenentwicklungen werden schnell zu Datenmonstern, die ein paar Wochen später nur noch schwer aufzuräumen sind. Hier lassen sich Entwicklungsaufwände und Datenvolumen sparen, indem rechtzeitig über das langfristige Aufräumen nachgedacht wird.

Möchten Sie mehr über die Archivierung mit ArchiveLink erfahren? Dann kann ich Ihnen unsere Blogbeitragsreihe und unser Expertise-Video zu diesem Thema empfehlen. Gerne können Sie mich auch direkt ansprechen. Ich freue mich auch einen spannenden Austausch!

Joschka Rick

"Geht nicht" gibt es bei mir nicht! Mit meiner Wissbegierde und meinem breiten technischen Verständnis habe ich bisher immer eine Lösung gefunden. Mein Name ist Joschka Rick und ich bin Senior Consultant im Kernteam mindforms. Um Ihre Projekte zum Erfolg zu führen, lege ich besonderen Wert auf Zuverlässigkeit, gute Integration und Kommunikation. Mein fachlicher Fokus liegt auf Etiketten-Druck, Software Architektur, ABAP OO und Archivierung.

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