Daniel Alisch
 - 13. Januar 2021

Teil 3 – Wie Sie die ArchiveLink-Schnittstelle der SAP Datenarchivierung verwenden

Im dritten Teil der Blogserie SAP Datenarchivierung beschäftigen wir uns mit einer weiteren wichtigen Komponente der SAP Datenarchivierung – der ArchiveLink-Schnittstelle.

Im ersten Teil der Reihe erfahren Sie die wichtigsten Schritte zum Thema Performance in Ihrer SAP Datenarchivierung. Der zweite Teil zeigt Ihnen anschließend die wichtigsten Schritte zum Thema Performance in der SAP Datenarchivierung. In diesem Beitrag steht die ArchiveLink-Schnittstelle im Fokus.

Diese Schnittstelle ist ein Service innerhalb des SAP NetWeaver und erfordert ein Content Repository für die Ablage von Dokumenten und Archivdaten. Ein Content Repository kann als logischer Ablagebereich auf Ihrer Serverfestplatte angesehen werden. Grundlegend können Content Repositories auf der Datenbank, in einem Dateisystem oder auf einem externen Archivserver eingerichtet werden. Wichtig ist, dass das zu verwendende Archivsystem eine Zertifizierung für die ArchivLink-Schnittstelle vorweisen kann.

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SAP bietet Ihnen eine eigene Lösung an, um hier einen externen Archivserver anzubinden, den SAP Content Server. Dieser Server nutzt die ArchiveLink-Schnittstelle und wird kostenlos zur Verfügung gestellt. Als Grundlage benötigt der SAP Content Server jedoch eine oder mehrere Instanzen der SAP MaxDB oder ein Dateisystem, auf dem die Content Repositories physikalisch verwaltet werden. SAP selbst empfiehlt den SAP Content Server ausschließlich als temporären Ablageserver zu nutzen und verweist für langfristige Lösungen auf Drittanbieter wie OpenText, Alfresco und weitere.

Mit der ArchiveLink Schnittstelle können Sie also ein- und ausgehende Dokumente mit entsprechende Anwendungsbelegen im SAP-System verknüpfen und in den jeweiligen Content Repositories abgelegen. Weiterhin kann ArchiveLink (aus der Datenarchivierung) genutzt werden.

Verknüpfungseinträge im SAP-System

Verknüpfungseinträge werden zwischen Dokumenten und Anwendungsbelegen in im Customizing definierten Verknüpfungstabellen gespeichert. Ohne diese Einträge können Dokumente nicht eindeutig identifiziert und gefunden werden.

Häufig wird die Tabelle TOA01 im Customizing genutzt. Sollte eine Trennung der Verknüpfungsdateien genutzt oder die Performance verbessert werden, sind die Tabellen TOA2 und TOA3 zu verwenden. Beispielhaft können die Tabellen TOA1 für Dokumente, TOA02 für Drucklisten, TOA03 für DART-Extrakte und TOADL für Drucklisten verwendet werden. Verknüpfungseinträge werden für Archivdateien in der Verknüpfungstabelle ADMI_FILES eingetragen. Die Schnittstelle ist identische mit dem Prinzip der Dokumenten-Verknüpfungstabellen.

Content Repositories erstellen und verwalten

Mit Hilfe der Transaktion OAC0 können Sie Ihre entsprechenden Content Repositories erstellen und verwalten. Um eine gewissen Ordnung in die Ablage zu bringen, beachten Sie, dass es für die Ablage sinnvoll ist, mehrere dieser Repositories zu erstellen. Jedes Repositories kann getrennt voneinander erstellt werden. Für die Praxis ist es sinnvoll, je nach Aufbewahrungsfrist ein Content Repository zu erstellen. In der Transaktion OAC0 können Sie für Ihren Content Repository eine Ablageart festlegen. Grundlegend bestimmt dieser Eintrag also, wo die Archivdatei abgelegt werden soll. Abbildung 2 zeigt Ihnen beispielhaft eine Übersicht aller von mir eingestellten Content Repositories.

SAP Datenarchivierung - Transaktion OAC0

SAP Datenarchivierung – Transaktion OAC0

Erstellen eines Content Repositories

Ich werde beispielhaft ein neues Content Repository erstellen und auf die jeweiligen Attribute eingehen. Um ein Content Repository zu erstellen, müssen Sie in der OAC0 auf den Ändern Knopf klicken. Anschließend aktiviert sich der Anlegen Knopf. Mit einem Klick darauf, öffnet sich die Eingabemaske des neuen Content Repositories, siehe nächste Abbildung.

SAP Datenarchivierung - Anlegen eines Content Repositories

SAP Datenarchivierung – Anlegen eines Content Repositories

Zuerst benennen Sie Ihren Content Repository nach Ihren Wünschen, in meinem Fall ZDA_Test. Eine Beschreibung ist auch erforderlich. Die beiden wichtigen Ablagearten sind die SAP Datenbank oder ein externer Content Server. Dabei wird für die Ablageart Datenbank zwingend eine Inhaltstabelle benötigt. Diese Tabelle muss sich in Ihrem SAP-System befinden. Für das Beispiel werde ich den Eintrag Dateisystem und Datenbank des SAP Systems wählen. Der Ablagesubtyp ist hier als normal angegeben, da wir keine URL  zur Ablage oder zum Aufruf verwenden wollen. Die Versions-Nr. wählen Sie je nach Version Ihres Content-Servers aus. Sie können mit Hilfe der Transaktion CSADMIN auf Ihren Content Server zugreifen und hier die Version auslesen. Im Feld Inhaltstabelle können Sie entweder eine vorhandene Tabelle verwenden oder eine komplett neu erstellte Tabelle angeben. Wichtig ist, dass die neu erstellte Tabelle eine Kopie der Tabelle FSYSCONT oder SDOKCONT1 und aktiviert ist. Die folgenden Eingaben richten sich je nach Betriebssystem und Einstellung Ihrer SAP Installation. Mit einem Klick auf Speichern wird das Content Repository erstellt und aktiviert.

SAP Formular Check

Wie lange nutzen Sie schon Formulare in Ihrem Unternehmen? In dieser Zeit sind bestimmt viele Formulare von der Rechnung bis zur Lieferung überarbeitet, neu angelegt oder auf ein neues Corporate Design umgestellt worden.

Content Repository für einen Content Server

Für ein Content Repository der Schnittstelle ArchiveLink können Sie in der Anlegemaske den Eintrag HTTP-Content-Server für das Attribut Ablagetyp auswählen. Anschließend erhalten Sie weitere Pflichtfelder wie HTTP Server, Portnummer, SSL Portnummer und HTTP-Script. Je nach Installation Ihres Content-Servers füllen Sie hier die entsprechenden Daten ein. Als Content-Repository-Name müssen Sie nun einen zweistelligen Alphanumerischen Wert auswählen.

Mit einem Klick auf Verbindung testen überprüfen Sie ihre neue Verbindung zum Archivserver. Falls noch nicht geschehen, sollten Sie einen Zertifikattausch zwischen SAP-System und Content-Server für das Content Repository ausführen. Klicken Sie hierzu auf Zertifikat senden.

Um das erstellte Repository zu verwenden, müssen Sie dieses auf Ihren Content Server einrichten und Verknüpfungseinträge mittels der Transaktion OAC3 mit den zu archivierenden Dokumentarten und ihre Verweilzeit erstellen.

Die Erstellung von Content Repositories geht schnell und einfach von der Hand. Es ist wichtig, vorher zu analysieren, wie die Ablagestruktur aufgebaut und realisiert werden soll. Nur mit einer vorherigen Analyse kann gewährleistet werden, dass Daten und Dokumente sauber getrennt werden und so leichter zu verwalten sind.

Mir stellen sich nun folgende Fragen:

  • Welche Struktur von Content Repositories ergibt für Sie Sinn?
  • Welche Ablageart nutzen Sie?
  • Welchen Content Server werden Sie nutzen oder nutzen Sie bereits?

Unsere Blogreihe SAP Datenarchivierung umfasst noch zwei weitere Beiträge. Der vierten Teil der Blogserie beschäftigt sich mit den Ablageorten der SAP Datenarchivierung. Im letzten Teil geben wir Ihnen einen Ausblick, wie die Zukunft der SAP Datenarchivierung aussehen könnte.

Ihre Meinung zur SAP Datenarchivierung

Bei Fragen oder Anmerkungen schreiben Sie mir doch in die Kommentare oder per Mail, ich würde mich freuen.

 

Daniel Alisch

Daniel Alisch

Mein Name ist Daniel Alisch und ich bin begeisterter SAP Consultant bei mindsquare. Wie meine Kollegen habe ich mein Hobby zum Beruf gemacht.

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