Die 3 wichtigsten Fragen zum Thema E-Invoicing
Seit mehreren Jahren ist E-Invoicing oder auch die elektronische Rechnungsstellung ein Thema. Sowohl in der Politik als auch von Unternehmen wurde bereits vor einigen Jahren das Potential dieses digitalen Prozesses erkannt. Doch was ist eigentlich genau gemeint, wenn über E-Invoicing gesprochen wird? Welchen Vorteil habe ich dadurch und was sollte ich berücksichtigen, wenn ich E-Invoicing in meinem Unternehmen implementieren möchte? Erfahren Sie in diesem Beitrag alles Notwendige zum Thema E-Invoicing.
Was ist E-Invoicing eigentlich?
E-Invoicing steht kurz für die elektronische Rechnungsstellung. Sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen können im E-Invoicing digital abgebildet werden. Statt auf Papier werden Rechnungen jetzt als elektronisches Dokument versandt. Die Europäische Union hat im April 2014 auch eine Richtlinie für alle Mitgliedsländer über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen bindend gemacht: Richtlinie 2014/55/EU. Auf Basis dieser Richtlinie gilt eine Rechnung vor dem Gesetz grundsätzlich dann als elektronisch, wenn
- sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
- das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.
Bereits seit dem 01. Juli 2011 wird die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt, d. h. seitdem können E-Rechnungen auch ohne elektronische Signatur verschickt werden.
Welche Vorteile hat E-Invoicing?
Das Interesse am E-Invoicing ist groß, denn es bietet enorm viele Vorteile. Für den Staat bietet der elektronische Rechnungsprozess wohl vor allem eine weitere Möglichkeit, Steuergesetze besser durchzusetzen. Die digitale Rechnung hilft dabei, die Rechnungen bzw. die darin enthaltenen Umsatzsteuerinformationen in Echtzeit an die Steuerbehörden zu melden. Aber auch für die Privatwirtschaft bietet das E-Invoicing viele Vorteile:
Sie sparen eine Menge Geld. – Prozesskosten können durch die elektronische Rechnungsstellung um bis zu 80 Prozent gesenkt werden. Neben den wegfallenden Material-, Druck- und Portokosten liegt das vor allem an dem geldwerten Vorteil der eingesparten Zeit.
Sie sparen enorm viel Zeit. – Durch E-Invoicing laufen nahezu alle Prozesse digital und automatisiert. Nur noch in wenigen Fällen ist das Eingreifen eines Mitarbeiters erforderlich. Das reduziert nicht nur viele Arbeitsschritte, sondern auch die meisten manuellen Fehlerquellen.
Sie steigern Ihre Liquidität. – Durch die Rechnungszustellung in Echtzeit, fallen die Tage bis zur postalischen Ankunft der Rechnung weg. Somit verkürzt sich auch das Zahlungsziel und die von Ihnen gestellten Rechnungen sind eher fällig.
Sie schützen die Umwelt. – Durch die elektronische Abwicklung des Rechnungsprozesses sparen Sie neben Material vor allem auch Co² ein. Das Papier muss nicht mehr produziert, die Rechnungen nicht mehr gedruckt und die Briefe nicht mehr ausgeliefert werden.
Sie sind für die Zukunft aufgestellt. – Die Entwicklungen im digitalen Bereich sind rasant. Es gibt immer mehr Länder, in denen die digitale Rechnungsstellung eine Pflicht ist. Nur wenn Sie das E-Invoicing auch bei sich im Unternehmen integrieren, können Sie die Geschäftsbeziehungen zu all Ihren Kunden und Partnern halten. Das gilt besonders im internationalen Kontext.
Welche gesetzlichen Anforderungen gibt es?
Wie oben bereits kurz angeschnitten, gibt es seit April 2014 die EU-weit bindende Richtlinie 2014/55/EU. Um die Anforderungen der Richtline verstehen zu können, macht es Sinn, sich parallel mit den verschiedenen Arten der E-Rechnungen auseinander zu setzen.
Sie können Rechnungen einfach als PDF in einer E-Mail versenden. Die Rechnung im PDF-Format kann jedoch nicht direkt automatisiert verarbeitet werden und muss z. B. durch eine Texterkennungssoftware konvertiert werden. Somit zählt eine Rechnung im PDF-Format nicht als elektronisch und entspricht nicht der EN 16931 Norm, die aus der obenstehenden Richtlinie entstanden ist.
Dann haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen digital im XML-Format zu übermitteln. Das XML-Format ist für den Menschen jedoch nicht lesbar und muss daher zur Prüfung, Freigabe und Archivierung konvertiert werden. Da die Rechnung im XML-Format jedoch automatisiert übermittelt, empfangen und verarbeitet werden kann, ist dieses Format EN16931 Norm-konform.
Eine weitere E-Rechnungsart ist das hybride Rechnungsformat. Dabei werden das XML- und PDF-Format miteinander kombiniert. Somit haben Sie den Vorteil, dass das Dokument sowohl von Maschinen als auch von Menschen lesbar ist. Ein hybrides Rechnungsformat lässt sich zum Beispiel mit ZUDFeRD umsetzen und ist auch Norm-konform.
Wenn Sie Lieferant des öffentlichen Sektors oder international tätig sind, sollten Sie sich vor allem den 27. November 2020 merken. Denn ab diesem Tag gilt für alle öffentlichen Institutionen: „Rechnungssteller müssen Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern in elektronischer Form ausstellen und übermitteln.“ Das Gesetzt zur Regelung finden Sie hier: §3 Abs.1 E-Rech-VO. Zusammenfassend bedeutet das, dass Sie ab dem 27.11.2020 in der Lage sein müssen, Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und übermitteln zu können, wenn Sie Lieferanten des Bundes sind. Alles Wissenswerte zu den Anforderungen an eine E-Invoice und weitere nützliche Informationen finden Sie in unserem E-Book zum Thema E-Rechnung:
E-Invoicing auch für Sie?
Klar ist, dass es in Zukunft unvermeidlich sein wird, die eigenen Prozesse zu digitalisieren. Das liegt neben dem Wettbewerbsdruck vor allem auch an den gesetzlichen Anpassungen. Wie sieht es bei Ihnen aus? Haben Sie E-Invoicing schon umgesetzt? Mein Team und ich haben eine Lösung entwickelt, die Ihnen mit allen gängigen Rechnungsformaten die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht:
