FatturaPA: Die italienische E-Rechnung im Überblick
Italien gehört zu den Vorreitern der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Europa. Mit dem E-Rechnungsformat FatturaPA und dem zentralen Austauschsystem SdI hat das Land früh Lösungen sowohl für die Ausstellung als auch für die Übermittlung von E-Rechnungen eingeführt. Der folgende Beitrag gibt einen kompakten Überblick über Funktionsweise, Anforderungen und die Umsetzung im SAP-Umfeld.
Das Wichtigste im Überblick
- Italien nutzt mit FatturaPA und dem Sistema di Interscambio (SdI) ein verpflichtendes, zentralisiertes E-Rechnungssystem für B2B und B2G.
- Zulässig ist ausschließlich ein strukturiertes XML-Format mit digitaler Signatur; PDF-Rechnungen gelten nicht als E-Rechnung.
- Das SdI übernimmt die formale Prüfung und Weiterleitung, nicht jedoch die Archivierung der Rechnungen.
- SAP-Anwender setzen die Anforderungen effizient mit SAP Document and Reporting Compliance (DRC) um.
Was ist FatturaPA?
FatturaPA ist das offizielle italienische E-Rechnungsformat und für alle E-Rechnungen verpflichtend – unabhängig davon, ob es sich um B2B- oder B2G-Transaktionen handelt. Technisch handelt es sich bei FatturaPA um eine strukturierte elektronische Rechnung im XML-Format. Andere Formate, insbesondere PDF, gelten nicht als elektronische Rechnung im Sinne der italienischen Gesetzgebung.
Zu den zentralen Merkmalen von FatturaPA zählen:
- XML als einzig zulässiges Rechnungsformat
- Verpflichtende Nutzung für inländische Umsätze
- Digitale oder qualifizierte elektronische Signatur zur Sicherstellung von Authentizität und Integrität
- Formale und technische Vorabprüfung vor der Zustellung
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Das Sistema di Interscambio (SdI)
Alle FatturaPA-Rechnungen werden über das Sistema di Interscambio (SdI) verarbeitet. Dabei handelt es sich um eine zentrale Plattform, die von der italienischen Steuerbehörde Agenzia delle Entrate betrieben wird.
Das SdI folgt einem zentralisierten Modell mit Vorabvalidierung:
- Der Rechnungsaussteller übermittelt die Rechnung an das SdI
- Das SdI prüft Syntax, Pflichtfelder und formale Anforderungen
- Nur bei erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung an den Empfänger weitergeleitet
Das SdI fungiert ausschließlich als Prüf- und Weiterleitungsinstanz. Archivierung und Aufbewahrung der Rechnungen gehören nicht zu seinen Aufgaben.
XML-Format und Signatur
Das XML-Format der FatturaPA ist verbindlich definiert und enthält alle steuerlich relevanten Pflichtangaben. Darüber hinaus ermöglicht es die Integration zusätzlicher Informationen, etwa zur automatisierten Weiterverarbeitung in ERP- oder Zahlungssystemen. Die Rechnung muss außerdem digital signiert werden. Damit wird sichergestellt, dass der Aussteller eindeutig identifizierbar ist und die Inhalte nach Erstellung nicht verändert wurden.
Aufbewahrungspflichten für FatturaPA
Die Archivierung elektronischer Rechnungen ist in Italien durch die Conservazione Elettronica/Sostitutiva geregelt. Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren. Dabei müssen Lesbarkeit, Authentizität und Integrität über den gesamten Zeitraum gewährleistet sein.
PDF-Rechnungen in FatturaPA umwandeln
In der Praxis stellen viele Vorsysteme Rechnungen weiterhin ausschließlich als PDF aus. Technische Einschränkungen oder hohe Anpassungskosten machen eine direkte XML-Erstellung häufig schwierig.
Für diese Fälle kommen offizielle Konvertierungslösungen zum Einsatz, die:
- PDF-Rechnungen automatisiert in FatturaPA-konformes XML umwandeln
- große Mengen effizient verarbeiten
- die Dateien bereits validiert für den Versand an das SdI bereitstellen
Solche Lösungen sind besonders relevant für Unternehmen, die sich noch in der Umstellung auf eine vollständig XML-basierte Lösung befinden.
SAP und E-Invoicing in Italien
Für SAP-Anwender ist SAP Document and Reporting Compliance die zentrale Lösung zur Umsetzung der italienischen E-Rechnungspflicht.
SAP DRC unterstützt unter anderem:
- die Anbindung an das SdI
- die Erstellung und Übermittlung von FatturaPA-Rechnungen
- automatische Validierungen vor dem Versand
- Statusmeldungen und Monitoring in Echtzeit
- Reporting- und Analysefunktionen
Damit lassen sich manuelle Tätigkeiten reduzieren, Fehler vermeiden und die Compliance mit den italienischen Vorgaben sicherstellen.
Fazit
Mit FatturaPA und dem SdI hat Italien ein konsequent zentralisiertes E-Rechnungssystem etabliert. Für Unternehmen bedeutet das zwar erhöhte technische Anforderungen, zugleich aber klare Prozesse und hohe Rechtssicherheit.
Gerade vor dem Hintergrund europäischer Initiativen zur Mehrwertsteuer-Digitalisierung zeigt sich: Das italienische Modell ist kein Sonderfall, sondern ein Vorgeschmack auf künftige Standards in weiteren europäischen Staaten. Unternehmen mit internationaler Ausrichtung sollten sich daher frühzeitig mit FatturaPA und, wenn nötig, einer integrierten SAP-Lösung befassen.
Websession: FatturaPA
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FAQ
Für welche Rechnungen ist FatturaPA verpflichtend?
FatturaPA ist für alle inländischen E-Rechnungen in Italien verpflichtend – sowohl im B2B- als auch im B2G-Umfeld.
Welche Rolle spielt das Sistema di Interscambio (SdI)?
Das SdI prüft elektronische Rechnungen auf formale und technische Anforderungen und leitet sie bei Erfolg an den Empfänger weiter.
Können PDF-Rechnungen weiterhin genutzt werden?
Nein. PDFs sind keine gültigen E-Rechnungen, können jedoch mithilfe zertifizierter Lösungen in FatturaPA-konformes XML umgewandelt werden.
Wie lange müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?
Elektronische Rechnungen müssen in Italien zehn Jahre lang archiviert werden.
