Unternehmen müssen in immer mehr EU-Staaten Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und Unternehmen verpflichtend als E-Rechnung übermitteln. Beim Blick über die Landesgrenzen zeigt sich ein Flickenteppich aus unterschiedlichen Vorgaben, Formaten und Fristen. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie ausgewählte EU-Staaten die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) handhaben und was das für international agierende Unternehmen bedeutet.
- EU-Norm EN 16931: Sie definiert ein einheitliches semantisches Datenmodell für E-Rechnungen und bildet eine wichtige Grundlage für interoperable E-Rechnungsformate in Europa.
- Nationale Sonderwege: Länder wie Deutschland, Spanien, Polen, Italien und Frankreich erweitern die Regelungen auch auf den B2B-Bereich.
- Länderspezifische Plattformen: Polen und Italien setzen auf zentrale Systeme wie KSeF und SdI für die Übermittlung von E-Rechnungen.
- SAP DRC als Enabler: SAP Document and Reporting Compliance hilft Unternehmen dabei, diese komplexen, länderspezifischen Formate automatisiert zu bedienen.
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E-Invoicing in der EU: Die gesetzliche Grundlage
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU bildet den europäischen Rechtsrahmen für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (B2G).
Die in diesem Zusammenhang entwickelte Norm EN 16931 definiert ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen. Mittlerweile spielt sie auch bei der E-Rechnung im B2B-Bereich (Business-to-Business) eine wichtige Rolle.
Die EU-Mitgliedstaaten haben die Vorgaben der Richtlinie für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in nationales Recht umgesetzt. Für den B2B-Bereich gelten dagegen unterschiedliche nationale Regelungen.
In Deutschland gilt beispielsweise seit Januar 2025 die generelle Empfangspflicht bei inländischen Transaktionen im B2B-Sektor. Andere EU-Länder arbeiten mit eigenen Fristen und auch eigenen technischen Plattformen.
Mit VAT in the Digital Age (ViDA) schafft die EU zudem einen stärker harmonisierten Rahmen für E-Invoicing und digitale Meldepflichten.
Die wichtigsten Regelungen zum E-Invoicing in EU-Ländern
Frankreich
In Frankreich müssen alle betroffenen Unternehmen seit dem 1. September 2026 im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Große und mittelgroße Unternehmen müssen jetzt auch in der Lage sein, E-Rechnungen auszustellen. Für kleinere Unternehmen greift die Pflicht ab 1. September 2027.
Frankreich hat gemeinsam mit Deutschland das hybride Format Factur-X entwickelt, das in Deutschland ZUGFeRD heißt und aus einem PDF/A-Dokument besteht, in das eine strukturierte XML-Datei eingebettet ist. Die XML-Datei kann von Computern automatisiert verarbeitet werden, während Menschen die Rechnung mithilfe des PDF-Dokuments unkompliziert prüfen können.
Neben Factur-X werden in Frankreich auch E-Rechnungen als reine XML-Dateien mit den Standards UBL und CII verwendet.
Für die Übermittlung der E-Rechnungen an staatliche Stellen muss in Frankreich die staatliche Plattform Chorus Pro genutzt werden. Im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen über staatlich zugelassene Plattformen, sogenannte plateformes agréées (PA), übermittelt werden. Der direkte Rechnungsaustausch ist nicht zulässig.
Italien
Italien ist in der EU der Vorreiter für E-Invoicing. Seit 2015 sind E-Rechnungen im B2G-Kontext verpflichtend. Die allgemeine E-Rechnungspflicht für inländische B2B- und B2C-Umsätze wurde bereits 2019 eingeführt und anschließend schrittweise ausgeweitet. Seit Anfang 2024 gilt sie grundsätzlich auch für die zuvor noch ausgenommenen kleineren Unternehmen und Selbstständigen.
Das Format für E-Rechnungen in Italien ist FatturaPA. Das Format ist rein XML-basiert. Mit spezieller Software können jedoch für Menschen lesbare Rechnungsansichten erstellt und XML-Rechnungen zusätzlich PDF-Ansichten beigefügt werden.
Als Plattform für die Übermittlung der E-Rechnungen im B2B-Kontext dient das Sistema di Interscambio (SdI). Das SdI überprüft dabei alle eingehenden E-Rechnungen auf Vollständigkeit. Fehlerhafte E-Rechnungen werden an den Aussteller zurückgeschickt und gelten als nicht zugestellt.
Unternehmen müssen die E-Rechnung bei Sofortrechnungen grundsätzlich innerhalb von zwölf Tagen nach dem maßgeblichen Umsatzzeitpunkt ausstellen und an das SdI übermitteln. Bei Nichteinhaltung dieser Frist drohen empfindliche Strafen.
Niederlande
In den Niederlanden ist die elektronische Rechnungsstellung nur für den B2G-Bereich verpflichtend. Die E-Rechnungen an öffentliche Stellen werden mittels Peppol oder mithilfe des Leveranciersportaal (deutsch: Lieferantenportal) gestellt.
Für den B2B-Bereich ist die Verwendung von E-Rechnungen freiwillig und der Kunde muss dem Erhalt einer E-Rechnung vorher zustimmen (Stand: August 2026).
Österreich
In Österreich gilt die E-Rechnungspflicht ebenfalls nur im B2G-Bereich. E-Rechnungen an Bundesdienststellen können über e-Rechnung.gv.at oder das Peppol-Netzwerk übermittelt werden. Als strukturiertes Rechnungsformat wird unter anderem der österreichische XML-Standard ebInterface unterstützt.
Eine allgemeine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich gibt es derzeit nicht (Stand: September 2026).
Spanien
Spanien setzt im B2G-Bereich auf das elektronische Rechnungsformat Facturae. Rechnungen an die spanische Zentralverwaltung werden über den zentralen Rechnungseingang FACe übermittelt.
Mit der Ley Crea y Crece wurde die gesetzliche Grundlage für eine verpflichtende E-Rechnungsstellung im B2B-Bereich geschaffen. Noch steht eine Ministerialverordnung aus, von der Fristen und technische Vorgaben für die schrittweise Einführung abhängen.
Polen
In Polen gilt eine E-Rechnungspflicht nicht nur im B2G-Umfeld. Auch für den B2B-Bereich wurde ein nationales System etabliert: das sogenannte KSeF (Krajowy System e-Faktur).
Über diese zentrale staatliche Plattform müssen E-Rechnungen im XML-Format Schema FA(3) übermittelt werden. Die verpflichtende Nutzung von KSeF wird seit 2026 schrittweise eingeführt.
Seit dem 1. Februar 2026 gilt grundsätzlich die Empfangspflicht über KSeF. Die Ausstellungspflicht wurde zum 1. Februar bzw. 1. April 2026 schrittweise eingeführt. Für bestimmte Kleinstunternehmen mit einem über Rechnungen dokumentierten monatlichen Umsatz von höchstens 10.000 PLN brutto greift sie erst ab 1. Januar 2027.
E-Invoicing in der EU mithilfe von SAP DRC
Der europäische Flickenteppich aus unterschiedlichen Formaten, Portalen und Fristen stellt international agierende Unternehmen vor enorme administrative Hürden. Wer Kunden in mehreren EU-Staaten bedient, kann manuelle Prozesse kaum noch fehlerfrei abbilden.
Genau hier setzt SAP Document and Reporting Compliance (DRC) an. Die Lösung unterstützt Unternehmen umfassend dabei, weltweite und lokale Compliance-Anforderungen im E-Invoicing zu erfüllen:
- Automatisierung: Automatisierte Übertragung von elektronischen Dokumenten – unter anderem direkt über das internationale Peppol-Netzwerk.
- Format-Transformation: Das auf dem eDocument Framework basierende Tool konvertiert Rechnungsdaten nahtlos in das jeweils geforderte länderspezifische strukturierte oder hybride Rechnungsformat.
- Datenprüfung: Das integrierte SAP Application Interface Framework (AIF) hilft dabei, Daten vorab zu validieren und anzupassen.
- Zukunftssicherheit: Auch mit Blick auf das EU-Reformpaket ViDA (VAT in the Digital Age) und für die ab 2030 geltenden Anforderungen an E-Invoicing bei bestimmten grenzüberschreitenden B2B-Umsätzen und digitale Meldungen bietet SAP DRC eine skalierbare Basis.
Fazit: Digitale Tools minimieren Risiken beim E-Invoicing in EU-Staaten
Beim elektronischen Rechnungsverkehr kocht in Europa nach wie vor jedes Land sein eigenes Süppchen – auch wenn Formate wie ZUGFeRD/Factur-X positive Ausnahmen bilden.
Während Länder wie die Niederlande oder Österreich primär den B2G-Sektor regulieren, treiben Staaten wie Italien, Polen, Frankreich, Spanien und Deutschland die B2B-Pflichten mit Hochdruck voran.
Für Unternehmen bedeutet das: Wer im europäischen Ausland agiert, muss seine Systeme flexibel aufstellen. Mit einer zentralen Architektur und automatisierbaren Prozessen, wie SAP DRC sie unterstützt, behalten sie die Kontrolle. Sie können länderspezifische Vorschriften effizient umsetzen und Compliance-Risiken reduzieren.
FAQ
Was regelt die EU-Norm EN 16931 für E-Rechnungen?
Die europäische Norm EN 16931 definiert ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen. Sie legt fest, welche Rechnungsinformationen enthalten und wie sie strukturiert sein müssen. Die Norm wurde vor allem für die E-Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber (B2G) in der EU entwickelt.
Welche Länder haben spezielle Anforderungen für den B2B-Bereich?
Länder wie Deutschland, Spanien, Italien, Polen und Frankreich haben zusätzliche Regelungen für den B2B-Bereich eingeführt oder beschlossen, um Steuerhinterziehung zu bekämpfen und die Digitalisierung voranzutreiben.
Wie unterstützt SAP DRC bei der E-Rechnungserstellung?
SAP DRC unterstützt Unternehmen dabei, Rechnungsdaten in die jeweils erforderlichen E-Rechnungsformate zu überführen und über die vorgesehenen Übermittlungswege auszutauschen.
Welche Rolle spielt die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) für das E-Invoicing?
ViDA ist ein beschlossenes EU-Reformpaket, mit dem das europäische Mehrwertsteuersystem schrittweise digitalisiert wird. Ein wichtiger Bestandteil sind harmonisierte digitale Meldepflichten für bestimmte grenzüberschreitende B2B-Umsätze, die ab 2030 greifen.
