Das nationale System für elektronische Rechnungen (KSeF) ist seit Februar 2026 schrittweise verpflichtend in Polen. Es soll Rechnungsprozesse vereinheitlichen, transparenter gestalten und sowohl Unternehmen als auch die Finanzverwaltung entlasten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie KSeF funktioniert und was deutsche Unternehmen dabei beachten müssen.
Das Wichtigste im Überblick
- KSeF ist das zentrale staatliche E-Rechnungssystem Polens und seit dem 1. Februar 2026 schrittweise verpflichtend.
- Im Online-Verfahren übermitteln Unternehmen ihre Rechnungen an KSeF; die KSeF-Nummer bestätigt die erfolgreiche Annahme. Für Offline-Verfahren gelten teilweise andere Regeln.
- Für deutsche Unternehmen ist nicht allein eine polnische Umsatzsteuerregistrierung entscheidend. Die KSeF-Pflicht hängt insbesondere davon ab, ob ein Sitz oder eine an der Transaktion beteiligte feste Niederlassung in Polen besteht.
- KSeF 2.0 ist seit Februar 2026 produktiv und nutzt unter anderem die Rechnungsstruktur FA(3). Auch strukturierte Rechnungsanhänge sind nach vorheriger Meldung möglich.
Was ist KSeF?
KSeF ist ein staatlich betriebenes System zur Ausstellung, zum Empfang und zur Archivierung strukturierter elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen). Es ist Teil der polnischen Strategie zur Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug und zur Steigerung der Steuereffizienz. Im verpflichtenden KSeF-Verfahren übermitteln Unternehmen Rechnungen als strukturierte XML-Dateien nach dem seit Februar 2026 geltenden Schema FA(3) an das zentrale System. Jede erfolgreich verarbeitete Rechnung erhält eine eindeutige KSeF-Nummer und wird grundsätzlich zehn Jahre lang im System gespeichert.
Für inländische B2B-Transaktionen erfolgt die Bereitstellung der Rechnung grundsätzlich über KSeF. Ein zusätzlicher Versand per E-Mail oder als Ausdruck ist dann normalerweise nicht erforderlich. Es gibt jedoch Ausnahmen: Beispielsweise müssen Rechnungen für bestimmte ausländische Empfänger außerhalb von KSeF in einer vereinbarten Form bereitgestellt werden, etwa als PDF oder Ausdruck mit entsprechendem QR-Code.
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Wie funktioniert KSeF für deutsche Unternehmen?
Für deutsche Unternehmen ist KSeF insbesondere dann relevant, wenn sie in Polen einen Unternehmenssitz oder eine feste Niederlassung haben, die an der jeweiligen Transaktion beteiligt ist. Eine reine umsatzsteuerliche Registrierung in Polen führt dagegen nicht automatisch dazu, dass ein ausländisches Unternehmen seine Rechnungen verpflichtend über KSeF ausstellen muss.
Technisch arbeitet KSeF grundsätzlich nach einem Clearance-Modell. Im Online-Modus übermitteln Unternehmen ihre strukturierten Rechnungen an die staatliche Plattform. Die Vergabe der KSeF-Nummer bestätigt die erfolgreiche Annahme der Rechnung. Daneben gibt es besondere Offline-Verfahren: Im sogenannten Offline24-Modus können Unternehmen beispielsweise auch ohne unmittelbare Verbindung zu KSeF Rechnungen ausstellen und sie anschließend grundsätzlich spätestens am nächsten Werktag an das System übertragen.
Die Verpflichtung zur Ausstellung über KSeF wurde schrittweise eingeführt:
- seit 1. Februar 2026 für Unternehmen, deren Verkaufswert inklusive Umsatzsteuer im Jahr 2024 mehr als 200 Millionen PLN betrug
- seit 1. April 2026 für die übrigen verpflichteten Unternehmen
- ab 1. Januar 2027 auch für die bislang von der Übergangsregel erfassten Unternehmen, deren monatlicher, durch entsprechende Rechnungen dokumentierter Verkaufswert höchstens 10.000 PLN brutto beträgt
Für das Jahr 2026 gilt eine Schonfrist bei den KSeF-spezifischen Sanktionen: Die polnischen Behörden verhängen für Verstöße gegen diese Vorgaben bis Ende 2026 grundsätzlich noch keine entsprechenden Geldbußen. Die Nutzungspflicht selbst entfällt dadurch jedoch nicht.
Eine allgemeine Erlaubnis, während des gesamten Jahres 2026 konventionelle Rechnungen auszustellen und sie erst 2027 an KSeF zu übermitteln, besteht nicht. Bis Ende 2026 gilt unter anderem eine Ausnahme für Unternehmen, deren monatlicher Verkaufswert auf den von dieser Regel erfassten Rechnungen 10.000 PLN brutto nicht überschreitet. Zusätzlich bestehen besondere Regeln beispielsweise für Rechnungen aus Registrierkassen sowie für Offline- und Ausfallszenarien.
Unternehmen können KSeF über integrierte Finanz- und Buchhaltungsprogramme per API sowie über kostenlose Anwendungen des polnischen Finanzministeriums nutzen. Dazu gehören die KSeF-Steuerzahler-Anwendung, die mobile KSeF-App und e-mikrofirma im e-Urząd Skarbowy. Außerdem können Unternehmen Berechtigungen an Dritte, beispielsweise Steuerberater oder Buchhaltungsdienstleister, vergeben.
KSeF und SAP
SAP Document and Reporting Compliance (DRC) unterstützt Unternehmen bei der elektronischen Rechnungsstellung und bei gesetzlichen Reporting-Anforderungen in zahlreichen Ländern. Für Polen unterstützt SAP inzwischen ausdrücklich KSeF 2.0 und ermöglicht sowohl die Verarbeitung elektronischer Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen. Die Integration steht unter anderem für SAP ERP, SAP S/4HANA sowie verschiedene S/4HANA-Cloud-Varianten zur Verfügung.
Abseits von SAP DRC kann die Integration von KSeF in SAP auch über spezialisierte Drittanbieter erfolgen. SAP bleibt dabei das führende System für Rechnungsstellung und Buchhaltung, während die Drittsoftware die Umwandlung der Rechnungsdaten in das erforderliche XML-Format und die Kommunikation mit KSeF übernimmt.
Nach erfolgreicher Verarbeitung erhält eine Rechnung eine KSeF-Identifikationsnummer. Diese kann an SAP zurückgespielt und dort im Beleg hinterlegt werden. Auch der Empfang strukturierter Eingangsrechnungen lässt sich auf diese Weise automatisieren.
Vorteile von KSeF für Unternehmen
Mit KSeF sind mehrere betriebliche Vorteile verbunden:
- Vereinheitlichung der Rechnungsstellung und geringeres Fehlerrisiko
- Verbesserter Dokumenten-Workflow durch nahezu sofortige Zustellung
- Direkte Übernahme von Rechnungsdaten in Unternehmens- und Buchhaltungssysteme
- Zentraler Zugriff auf Rechnungen für zehn Jahre, sodass während dieses Zeitraums grundsätzlich keine separate Archivierung dieser KSeF-Rechnungen erforderlich ist
- Schnellere Mehrwertsteuerrückerstattung von grundsätzlich 40 statt 60 Tagen
- Mehr Sicherheit im Rechnungsprozess, da der Empfänger nachvollziehen kann, dass die Rechnung von einem hierzu berechtigten Aussteller stammt
Nach Ablauf der zehnjährigen Speicherung kann in Sonderfällen weiterhin eine eigene Aufbewahrung erforderlich sein, wenn steuerliche Aufbewahrungs- oder Verjährungsfristen noch nicht abgelaufen sind.
KSeF 2.0 – Neuerungen und Besonderheiten
KSeF 2.0 ist seit dem 1. Februar 2026 das produktive KSeF-System. Bereits am 1. Januar 2026 stellte das polnische Finanzministerium im e-Urząd Skarbowy das Meldeverfahren für Rechnungen mit Anhang bereit.
Seit dem 1. Februar 2026 können Unternehmen strukturierte E-Rechnungen mit einem Anhang übermitteln. Dafür müssen sie die geplante Nutzung zuvor über das Formular ZGL_ZAL im e-Urząd Skarbowy melden. Die Bearbeitung dauert höchstens drei Werktage. Erst nach der Bestätigung per E-Mail kann das Unternehmen die Funktion nutzen.
Der Anhang ist integraler Bestandteil der XML-Rechnung. Unstrukturierte Dateien oder separate Dokumente werden nicht akzeptiert. Zulässig sind ausschließlich steuerlich relevante Informationen oder eng damit verbundene Daten. Marketingunterlagen, Verträge, Abnahmeprotokolle oder Preislisten dürfen nicht als strukturierter Rechnungsanhang über KSeF versendet werden. Solche Dokumente können weiterhin separat an den Geschäftspartner übermittelt werden.
Eine weitere praktische Neuerung kam im April 2026 hinzu: Unternehmen können inzwischen verdächtige beziehungsweise potenziell betrügerische Rechnungen direkt über die KSeF-Steuerzahler-Anwendung melden.
Fazit
KSeF ist keine kommende Anforderung mehr, sondern seit 2026 fester Bestandteil der polnischen Rechnungsstellung. Unternehmen mit Geschäftsaktivitäten in Polen sollten deshalb nicht nur prüfen, ob sie unter die KSeF-Pflicht fallen, sondern vor allem, ob ihre SAP- und Rechnungsprozesse die Anforderungen von KSeF 2.0 zuverlässig abbilden.
Websession: KSeF
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Dieser Artikel wurde bereits im Januar 2026 veröffentlicht und am 21. August 2026 mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Was ist KSeF und ab wann ist es verpflichtend?
KSeF ist das nationale polnische System für strukturierte elektronische Rechnungen. Die Pflicht zur Ausstellung über KSeF startete am 1. Februar 2026 für große Unternehmen und am 1. April 2026 für die meisten übrigen verpflichteten Unternehmen. Für Unternehmen, die unter die Übergangsgrenze von maximal 10.000 PLN brutto monatlich fallen, greift die Pflicht grundsätzlich ab dem 1. Januar 2027. Gesetzliche Ausnahmen, beispielsweise für bestimmte B2C-Rechnungen, bleiben bestehen.
Welche Bedeutung hat KSeF für deutsche Unternehmen?
Eine polnische Umsatzsteuerregistrierung allein führt nicht automatisch zu einer Pflicht zur Ausstellung über KSeF. Entscheidend ist insbesondere, ob das deutsche Unternehmen in Polen einen Sitz oder eine feste Niederlassung besitzt, die an der jeweiligen Transaktion beteiligt ist. Deshalb sollten Unternehmen ihren konkreten steuerlichen und organisatorischen Status prüfen.
Wie erfolgt die technische Anbindung an KSeF?
Unternehmen können KSeF über APIs, die kostenlosen Anwendungen des polnischen Finanzministeriums oder über integrierte ERP-Lösungen anbinden. Für SAP-Systeme steht unter anderem SAP Document and Reporting Compliance mit Unterstützung für KSeF 2.0 zur Verfügung. Alternativ können spezialisierte Drittanbieter die Verbindung zwischen SAP und KSeF übernehmen.
Was ist neu an KSeF 2.0?
KSeF 2.0 ist seit dem 1. Februar 2026 produktiv und arbeitet unter anderem mit der Rechnungsstruktur FA(3). Seit diesem Zeitpunkt können Unternehmen außerdem strukturierte Rechnungen mit einem integrierten Anhang übermitteln, sofern sie die Nutzung zuvor über das e-Urząd Skarbowy angemeldet und die entsprechende Bestätigung erhalten haben.
