Revisionssichere Archivierung
Was ist revisionssichere Archivierung?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass digitale Unternehmensdokumente gemäß gesetzlichen Anforderungen und Richtlinien aufbewahrt werden. Gesetze wie das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung sowie die GoBD-Richtlinien definieren diese Anforderungen. Sie verpflichten Unternehmen, bestimmte Dokumente wie Geschäftsbriefe, Rechnungen und Jahresabschlüsse über einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren sicher aufzubewahren.
Ein archiviertes Dokument muss vollständig, unverändert und jederzeit nachprüfbar sein. Zugriff darauf dürfen nur autorisierte Personen haben. Änderungen an Dokumenten sind zu protokollieren, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Durch revisionssichere Archivierung erfüllen Unternehmen gesetzliche Vorgaben, verhindern Datenverlust und gewährleisten die Integrität und Verfügbarkeit wichtiger Unterlagen. Dies unterstützt nicht nur die Rechtskonformität, sondern verbessert auch die Effizienz des Informationsmanagements innerhalb des Unternehmens.
Welche Grundsätze gelten bei revisionssicherer Archivierung?
Für eine revisionssichere Archivierung müssen Unternehmen bestimmte Grundprinzipien beachten, um den gesetzlichen Anforderungen und internen Richtlinien gerecht zu werden. Diese Grundsätze geben vor, dass digitale Unterlagen nicht nur sicher und vollständig aufbewahrt werden, sondern auch jederzeit nachvollziehbar und prüfbar bleiben:
- Ordnungsmäßigkeit ist das oberste Gebot der revisionssicheren Archivierung. Unternehmen müssen jedes Dokument gemäß den gesetzlichen und unternehmensspezifischen Vorschriften ordnungsgemäß aufbewahren. Die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit ist eine wesentliche Voraussetzung für die Rechtssicherheit und Transparenz der Unternehmensführung.
- Vollständigkeit verlangt von Unternehmen, lückenlos alle Dokumente zu archivieren, die gesetzlich oder intern als relevant eingestuft werden. Es darf kein Dokument verloren gehen oder ausgelassen werden. Diese Anforderung gewährleistet, dass alle Informationen, die für das Verständnis und die Nachprüfung von Geschäftsvorgängen wichtig sind, erhalten bleiben.
- Fälschungssicherheit bedeutet, dass das Archivierungssystem keine unberechtigten Änderungen an Dokumenten zulassen darf. Jedes Dokument muss in seinem ursprünglichen Zustand erhalten bleiben, um Manipulationen oder Verfälschungen vorzubeugen.
- Nachvollziehbarkeit verlangt, dass jede Änderung an einem Dokument eindeutig dokumentiert und für autorisierte Personen nachvollziehbar ist. Dazu gehört auch die Protokollierung des ursprünglichen Ablagedatums und der verantwortlichen Person.
- Recherchier- und Anzeigefähigkeit sorgt dafür, dass Dokumente schnell gefunden und angezeigt werden können. Dies ist besonders wichtig, um auf Anfragen von Prüfern oder bei Rechtsstreitigkeiten reagieren zu können.
- Sicherung gegen Verlust bedeutet, dass Unternehmen technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen müssen, um den Verlust von Daten zu verhindern. Dazu gehören regelmäßige Backups und sichere Backup-Lösungen.
- Protokollierung der Archivierungsprozesse garantiert, dass alle Vorgänge im digitalen Archiv für berechtigte Personen transparent und nachvollziehbar sind. Dies erleichtert die Prüfung und Verifizierung der Archivierungsvorgänge.
- Systemmigrationen müssen unter Einhaltung aller oben genannten Grundsätze durchgeführt werden. Bei einem Wechsel oder Update des Archivsystems ist sicherzustellen, dass die Integrität, Sicherheit und Zugänglichkeit der archivierten Dokumente erhalten bleibt.
Für wen gelten diese Grundsätze?
Die Grundsätze der revisionssicheren Archivierung gelten für ein breites Spektrum von Akteuren im Wirtschaftsleben. Dazu zählen sowohl kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) als auch große Konzerne. Unabhängig von der Branche müssen alle Gesellschaften, die handels- oder steuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten unterliegen, diese Regeln befolgen. Dies umfasst Firmen aus dem Finanzsektor, dem produzierenden Gewerbe, dem Dienstleistungssektor und dem Handel.
Auch Freiberufler und Selbstständige unterliegen diesen Anforderungen, wenn sie steuerlich relevante Geschäftsunterlagen erstellen. Auch öffentliche Einrichtungen und gemeinnützige Organisationen müssen bestimmte Dokumente revisionssicher aufbewahren, sofern sie Geschäftsvorfälle dokumentieren.
Die Notwendigkeit der revisionssicheren Archivierung ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) sowie den spezifischen Vorgaben der GoBD. Sie betrifft somit jeden, der Geschäftsunterlagen erstellt, bearbeitet oder aufbewahrt, die für die Finanzbuchhaltung, die Steuererklärung oder für rechtliche Zwecke von Bedeutung sind.
Die Einhaltung dieser Grundsätze stellt sicher, dass alle relevanten Dokumente über die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen hinweg vollständig, unveränderlich und jederzeit nachprüfbar bleiben. Dies schließt Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und andere steuerlich relevante Dokumente ein.
Fazit
Die revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass digitale Unternehmensdokumente gemäß strengen gesetzlichen und unternehmensspezifischen Richtlinien aufbewahrt werden. Dieser Prozess ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern trägt auch wesentlich zur Integrität, Sicherheit und Verfügbarkeit wichtiger Geschäftsunterlagen bei. Die definierten Grundsätze (Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Unverfälschtheit, Nachvollziehbarkeit, Recherchier- und Anzeigefähigkeit, Schutz vor Verlust und Protokollierung der Archivierungsprozesse) stellen sicher, dass jedes Dokument korrekt archiviert, geschützt und bei Bedarf zugänglich gemacht werden kann.
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Die Relevanz dieser Grundsätze erstreckt sich über das gesamte Spektrum des Wirtschaftslebens, von kleinen und mittleren Unternehmen bis hin zu Großkonzernen und umfasst nahezu alle Branchen. Sie betrifft auch Freiberufler, Selbstständige, öffentliche Einrichtungen und gemeinnützige Organisationen, soweit sie steuerlich relevante Geschäftsvorfälle dokumentieren. Die Anforderungen ergeben sich vor allem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und den GoBD, die die revisionssichere Archivierung zu einem zentralen Bestandteil der Compliance machen.
Zusammenfassend dient die revisionssichere Archivierung der Rechtskonformität, der Vermeidung von Datenverlust und der Sicherstellung der Integrität von Unternehmensdaten. Sie ist damit ein kritischer Aspekt des Informationsmanagements, der die Effizienz und Transparenz innerhalb von Organisationen verbessert und für eine Vielzahl von Unternehmen unverzichtbar ist.
FAQ
Was versteht man unter revisionssicherer Archivierung?
Revisionssichere Archivierung bezieht sich auf die gesetzeskonforme Speicherung digitaler Geschäftsunterlagen, die deren Vollständigkeit, Unveränderlichkeit und jederzeitige Nachprüfbarkeit sicherstellt.
Warum ist revisionssichere Archivierung wichtig?
Sie ist entscheidend für die Einhaltung von Compliance-Anforderungen, schützt vor Datenverlust und sichert die Integrität sowie Verfügbarkeit wichtiger Unternehmensdokumente.
Für wen gelten die Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung?
Die Anforderungen betreffen alle Unternehmen und Organisationen, die handels- oder steuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten unterliegen, einschließlich KMUs, Großkonzernen, Freiberuflern und öffentlichen Einrichtungen.
