Wie sieht ein klassisches SAP ILM-Einführungsprojekt in der Praxis aus?
Die EU-DSGVO-konforme Archivierung von personenbezogenen Daten ist am besten mit dem sogenannten SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) umsetzbar. Um dieses im Unternehmen umsetzen zu können, steht das Einführungsprojekt an. Aber wie läuft so ein Projekt eigentlich ab?
SAP ILM und ILM-Einführung
Das SAP Information Lifecycle Management (ILM) ist ein Tool, um Daten DSGVO-konform zu archivieren und zu löschen. Um dieses Verfahren in die Praxis umsetzen zu können, braucht es ein ILM-Einführungsprojekt, das das Information Lifecycle Management ins SAP-System integriert. Wir stellen im Folgenden unser Best Practice vor, wie so ein Projekt aussehen könnte.
Ausgangssituation
In unserem Fall ging es um einen Kunden aus der Branche der Gasnetzbetreiber. Das Unternehmen hatte zwei deutsche SAP-Systeme im Einsatz und wollte nun die EU-DSGVO in diesem System umsetzen. Also starteten wir das ILM-Einführungsprojekt, um das ILM an den Start zu bringen.
Herangehensweise
Schritt 1: Vorprojekt
Vorab gab es einen Workshop, in welchem die Datenlage im Unternehmen analysiert wurde, um die Herausforderung erfassen und ein grobes Konzept zur Umsetzung der EU-DSGVO ausarbeiten zu können.
Abbildung 1: Ausschnitt aus dem Grobkonzept
Schritt 2: Projekt-Kickoff
Zu Beginn wurden dann die Projektziele definiert und die Fachbereiche ins Projekt eingeführt, um ein gemeinsames Verständnis vom Projektumfang sicherzustellen.
Schritt 3: Analyse
Im Analyse-Teil der iterativen Projektumsetzung wurden personenbezogene Daten analysiert und ein Feinkonzept zur EU-DSGVO-Umsetzung erarbeitet. Darunter fiel auch das Festlegen von Löschregeln der Daten im System.
Schritt 4: Implementierung
Die Implementierung des Projektes umfasste das Einrichten und Anpassen der ILM-Objekte und -Regeln sowie das Testen dieser. Das erarbeitete Konzept wurde in die Praxis umgesetzt und technisch in SAP abgebildet.
Abbildung 2: Regelwerk SAP ILM
Schritt 5: Testen
In der letzten Phase des Projektes wurden technische Tests durchgeführt und die geschäftlichen Anforderungen geprüft. Letzte Korrekturen wurden vorgenommen und veraltete Daten gelöscht.
Planen Sie für die Testphase genug Zeit ein!
Schritt 6: Projektabschluss
Das ILM-Einführungsprojekt war erfolgreich und ein EU-DSGVO-konformes SAP wurde im Unternehmen eingerichtet. Dies ermöglicht nun unter anderem ein produktives Löschen von Altdaten, schnellere Bedienung von Transaktionen sowie einen geringeren Kostenaufwand des SAP-Systems.
SAP ILM Einführung
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