SAP ILM – Welche Funktionen bieten die Grundmodule?

Wer seine Datenarchivierungsstrategie noch nicht vollständig DSGVO-konform ausgerichtet hat, sollte das zeitnah tun, denn Verstöße werden mit hohen Strafzahlungen geahndet. Dabei kann SAP ILM unterstützen. Erfahren Sie, welche Grundmodule das SAP ILM bietet und was diese leisten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• SAP Information Lifecycle Management unterstützt Unternehmen bei der automatisierten Verwaltung des gesamten Datenlebenszyklus – von der Erstellung über die Archivierung bis zur datenschutzkonformen Löschung personenbezogener Daten.
• Die drei Grundmodule von SAP ILM sind Datenarchivierung, Retention Management und Retention Warehouse.
• SAP ILM hilft nicht nur Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, sondern auch Compliance in S/4HANA- und hybriden Systemlandschaften sicherzustellen, Speicher- und Systemressourcen zu optimieren und rechtliche Vorgaben wie Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Was ist SAP ILM?

Das SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) ist eine Anwendung zur automatisierten Verwaltung von Daten. Sie ist eine Erweiterung der standardmäßigen SAP-Datenarchivierung. In den vergangenen Jahren wurde ILM zu einem Data-Lifecycle-Management-System weiterentwickelt, das zur Steuerung des gesamten Datenlebenszyklus eingesetzt werden kann, von der Erstellung bis zur Vernichtung.

SAP ILM funktioniert in klassischen SAP-ECC-Systemen genauso wie in modernen cloudbasierten S/4HANA– und Hybridlandschaften.
Neben regulatorischen Anforderungen gewinnt die Anwendung zunehmend auch im Bereich Cybersecurity und Data Minimization an Bedeutung. Denn durch die regelbasierte Archivierung und Löschung nicht mehr benötigter Daten können Unternehmen Angriffsflächen reduzieren, ihren Speicherbedarf senken und ihre Systemperformance verbessern.

Die Grundmodule von SAP ILM

Im Information Lifecycle Management werden die drei Grundmodule Datenarchivierung, Retention Management und Retention Warehouse zu einer zusammenspielenden Software-Lösung kombiniert.

Datenarchivierung

Das Kernelement des SAP ILM ist die Datenarchivierung. Der Fokus liegt hier auf dem Data Volume Management. Es reduziert vor allem Datenbestände, die aufgrund definierter Aufbewahrungsregeln, Residence-Zeiten oder abgeschlossener Geschäftsprozesse nicht mehr aktiv im operativen Betrieb benötigt werden. Ob einzelne Datensätze oder ganze Datenbanken, Daten lassen sich effizient und mit geringem Aufwand in ein Archivsystem überführen. Das entlastet die Datenbank und trägt zu einer stabilen Performance bei.
Im Rahmen von SAP S/4HANA-Transformationen spielt die Datenarchivierung eine zentrale Rolle: Wenn Unternehmen vor Migrationen gezielt Altdaten und Datenvolumen reduzieren, sinken die Migrationsaufwände und die Performance der HANA-Datenbanken wird nachhaltig verbessert.

Abbildung 1: Blick ins System der Datenarchivierung Die Datenarchivierung des SAP-Standards wird mit SAP ILM um die Funktion der Datenvernichtung erweitert. Diese Erweiterung ermöglicht ein Zusammenspiel mit dem Retention Management und dem Retention Warehouse.

Retention Management

Grundmodul zwei ist das Retention Management. Mit ihm können Unternehmen Daten über den gesamten Lebenszyklus hinweg steuern. Dafür stehen unterschiedliche Werkzeuge für die regelkonforme Anlage, Aufbewahrung und Vernichtung von Daten zur Verfügung. Gesetzliche Anforderungen diesbezüglich lassen sich also ohne Schwierigkeiten umsetzen.

Seit dem Inkrafttreten der DSGVO haben Funktionen zur Sperrung und anschließenden Löschung personenbezogener Daten an Bedeutung gewonnen. SAP ILM unterstützt hierfür regelbasierte Löschkonzepte sowie sogenannte Legal-Hold-Funktionen zur temporären Aufbewahrung rechtlich relevanter Informationen. Neben der DSGVO unterstützt SAP ILM Unternehmen auch bei der Einhaltung internationaler Compliance- und Aufbewahrungsvorgaben. Dazu zählen beispielsweise steuerrechtliche Anforderungen, branchenspezifische Regularien sowie länderspezifische Vorgaben zur revisionssicheren Datenaufbewahrung.

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Ein weiteres Extra: Daten, die mit rechtlichen Fällen in Verbindung stehen, lassen sich durch die Sperrfunktion übergangsweise einfrieren.

Abbildung 2: Blick ins System des Retention Management

Retention Warehouse

Das Retention Warehouse kommt zum Tragen, wenn Systeme oder ganze Systemlandschaften das Ende ihres Lebenszyklus erreicht haben. Mit integrierten Tools werden die Daten aus den Systemen archiviert und nach bestimmten Regeln ins ILM Retention Warehouse abgelegt. Dort werden sie so lange hinterlegt, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Anschließend wird die Stilllegung des Systems eingeleitet.
Im Zuge moderner Clean-Core-Strategien und Systemkonsolidierungen wird das Retention Warehouse genutzt, um Altsysteme kontrolliert stillzulegen und historische Daten weiterhin revisionssicher bereitzustellen. Ergänzend kommen in modernen SAP-Landschaften zunehmend Cloud-Archive, Nearline-Storage-Lösungen und externe Archivplattformen zum Einsatz, um Stilllegungsszenarien flexibler und kosteneffizienter umzusetzen.

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Fazit

SAP ILM ist ein zukunftsfähiges Tool zur automatisierten Datenverwaltung. Es optimiert den Speicherverbrauch, verbessert die Systemperformance und unterstützt eine effektive Nutzung der Informationen aus unterschiedlichen Speichersystemen.
Vor allem aber unterstützt es Unternehmen bei der Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen wie der DSGVO, insbesondere bei der regelbasierten Aufbewahrung, Sperrung und Löschung personenbezogener Daten. Eine vollständige DSGVO-Compliance erfordert jedoch zusätzlich organisatorische Maßnahmen, Berechtigungskonzepte und klare Data-Governance-Prozesse.

Dieser Artikel wurde bereits im Dezember 2022 veröffentlicht und am 10. Juni 2026 mit leichten Anpassungen aktualisiert.

FAQ

1) Was ist SAP ILM?

SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) ist eine Lösung zur automatisierten Verwaltung des gesamten Datenlebenszyklus. Unternehmen können damit Daten archivieren, aufbewahren und DSGVO-konform löschen.

2) Welche Grundmodule bietet SAP ILM?

SAP ILM besteht aus drei zentralen Modulen: Datenarchivierung, Retention Management und Retention Warehouse. Diese unterstützen Unternehmen bei der regelkonformen Verwaltung und Stilllegung von Daten.

3) Warum ist SAP ILM wichtig?

SAP ILM hilft Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO einzuhalten, Datenvolumen zu reduzieren und die Performance von SAP-Systemen zu verbessern.