Herausforderungen im ILM-Einführungsprojekt meistern
Um Datenmengen und gerade auch persönliche Daten im SAP DSGVO-konform zu archivieren und zu löschen, greifen viele SAP Anwender auf das Informationen Lifecycle Management (SAP ILM) zurück. Was sind die Herausforderungen bei so einem großen Einführungsprojekt?
Was ist SAP ILM?
Das SAP Information Lifecycle Management (kurz: SAP ILM) ist ein Werkzeug, um Informationen automatisiert zu strukturieren und eine DSGVO-konforme Datenhaltung zu schaffen. Es ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Informationen sowie eine übersichtliche Handhabung der Datenflüsse. Im Grunde ist die Umsetzung der DSGVO nur mit dem ILM-Konzept möglich. SAP ILM bewältigt die Löschung von Daten, aber auch die irreversible Vernichtung archivierter Daten. Anhand von Variablen, Zeiträumen und Prioritäten erfolgt die strukturierte Löschung.
Im Gegensatz zur herkömmlichen Archivierung beinhaltet das SAP ILM Verweil- und Aufbewahrungsfristen und ermöglicht eine bessere Kontrolle der Daten aufgrund von komplexeren Unterscheidungen und regelbasierter Datenvernichtung. Außerdem erfolgt eine strukturierte Ablage über WebDAV. Das bietet die Möglichkeit, größere Datenmengen (wie etwa Metadaten) im Archivsystem abzulegen. Auch die Sperrung der Archivierung bzw. die Löschung bei Rechtsstreit ist mit dem SAP ILM einfacher umgesetzt.
Woran scheitern ILM-Projekte?
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein ILM einführen möchten, müssen Sie ein ILM-Einführungsprojekt starten. Um dieses erfolgreich abzuschließen, sollten Hindernisse möglichst eliminiert werden. Dass ILM-Projekte nicht erfolgreich sind, liegt häufig an einem oder mehreren der folgenden Faktoren. Welche das sind und wie sich das Scheitern vorbeugen lässt, erfahren Sie im Folgenden:
Faktor Mensch
Irren ist menschlich und Fehler passieren jedem. Umso wichtiger ist es, den Faktor Mensch bereits im Vorhinein einzuplanen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
- Führen Sie eine Stakeholder-Analyse Diese prüft, ob alle Abteilungen des Unternehmens ins ILM-Projekt involviert sind, die involviert sein müssen – von Fachbereich über Datenschutzbeauftragte bis hin zur Rechtsabteilung.
- Legen Sie fest, wer am Ende eine Löschung frei gibt.
- Wird die Löschung als gut und funktionierend angesehen?
Ziehen Sie ein Interviewkonzept in Erwägung. Dabei werden einzelne Personen zum Thema ILM interviewt und nicht alle Mitarbeiter immer wieder gemeinsam zusammengerufen. Das spart Ressourcen und Kapazitäten.
Individualität
Natürlich ist jedes Unternehmen anders aufgebaut und die Datensätze sind immer unterschiedlich. Diese Tatsache sollte man im Hinterkopf behalten, wenn man das ILM einführt.
- Vieles ist im ILM über Customizing
- Spezielle, individuelle Aspekte müssen über Erweiterungspunkte (BADIs) und eigene Löschprogramme implementiert werden.
Setzen Sie hier geschulte Entwickler ein, die die Programme auf Ihr Unternehmen anpassen!
Dateninkonsistenz
Fehlerhafte Datenbanken können schwerwiegende Folgen haben. Daher sollten sie korrekt angelegt und auf ihre Richtigkeit geprüft werden.
- In ILM gibt es die Möglichkeit, Protokolle einzusehen und Fehler zu erkennen, die auf Dateninkonsistenz hinweisen.
- Die Reihenfolgeplanung der zu vernichtenden Objekte ist wichtig, damit keine Fehler auftauchen.
Zeit
Eine realistische Zeitkalkulation ist das A und O in der Projektplanung eines ILM-Einführungsprojektes. Ein paar Dinge gibt es dabei zu beachten.
- Die Testphase dauert in der Regel länger als bei anderen Projekten.
- Achten Sie darauf, dass es keine Kollisionen mit Urlaubstagen, Systemupgrades o.Ä. gibt und planen Sie frühzeitig.
- Unterschätzen Sie nicht den Zeitbedarf der initialen Löschung. Weil bei diesem Vorgehen Jahrzehnte alte Daten gelöscht werden, dauert es in der Regel
Erfahrung ist bei dieser Projektplanung ein großer Vorteil und macht die Dinge einfacher!
Übersicht und Stolpersteine eines ILM-Einführungsprojektes
Die wichtigsten Informationen über die Einführung eines DSGVO-konformen SAP-ILM-Projektes finden Sie hier noch einmal zusammengefasst.
Ein zeitlicher Ablauf sowie Hindernisse entlang des Projektes könnten folgendermaßen aussehen:
- Entscheidung zu Umsetzung und Erstellung eines fachlichen Konzeptes
- Grund Customizing (2-4 Wochen) & Erstellung des technischen Konzeptes
- Implementierung des Konzeptes
- Testphase des Systems (dauert i.d.R. fast so lange wie die Implementierung)
- Go-Live (Go-Live und Initiallöschung können zeitlich weit auseinander liegen)
Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter im Projekt eingebunden und auf dem Laufenden gehalten werden. Auch sorgt eine frühe und saubere Planung für einen reibungsloseren Ablauf des Projektes und erleichtert die Arbeit. Vermeiden Sie Projektkollisionen!
Gerne vergessen, aber sehr essenziell, sind Schulungen. Sie sorgen dafür, dass die Mitarbeiter in Kontakt mit dem System kommen und ein besseres Verständnis für Datenlöschung und -vernichtung entwickeln.
Wenn Sie sich bereits im Vorhinein über alle Stolpersteine im Klaren sind und diese möglichst eliminiert haben, steht der Durchführung und dem erfolgreichen Abschluss eines SAP-ILM-Einführungsprojektes nichts mehr im Weg. Ihre Daten sind nun DSGVO-konform archiviert und strukturiert.
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