Warum Sie jetzt elektronische Rechnungen einführen sollten
Viele Unternehmen scheuen aktuell noch die Umstellung auf E-Rechnungen, da sie sich vor einer aufwendigen Einführung von ZUGFeRD XRechnung und Co. fürchten. Dabei wissen Sie selbst (und das nicht erst seit Corona), dass die Zukunft der Geschäftswelt zunehmend digital aussieht und Zettelwirtschaft der Vergangenheit angehört – so auch Papierrechnungen. In diesem Beitrag erfahren Sie, weshalb Sie sich jetzt mit der Einführung von elektronischen Rechnungen auseinandersetzen sollten.
Wieso viele Unternehmen noch mit der Umstellung auf E-Rechnungen zögern
Die Antwort auf die Frage, wieso viele Unternehmen noch mit der Umstellung auf E-Rechnung warten, ist eigentlich ziemlich simpel: bisher war der „Need“ – der Druck von außen – noch nicht da.
Manche warten auf einen gesetzlichen Druck, wie bei der Deadline vom 27.11.2020, die Behörden in Deutschland zum Einsatz elektronischer Rechnungen verpflichtete. Kunden können ebenfalls Druck auf ein Unternehmen ausüben, wenn diese E-Rechnungen vorschreiben.
Ein großer Schmerzpunkt ist zusätzlich, dass die Einführung von ZUGFeRD, XRechnung und Co. aufwendig und kostenintensiv sein kann. Außerdem gibt es oft nicht genug personelle Ressourcen und ausreichend Knowhow in der Umstellung auf elektronische Rechnungen.. Staatliche Behörden wie der Bund, Kommunen und Ämter sind zum Großteil technisch selbst noch nicht komplett auf E-Rechnungen umgestellt.
Wieso Sie jetzt mit der Umstellung auf E-Rechnungen starten sollten
Auch wenn es Ihnen vielleicht genauso geht und Sie aktuell den Need noch nicht sehen, sich mit dem Thema E-Rechnung zu befassen, möchte ich Ihnen trotzdem empfehlen, sich frühzeitig damit auseinanderzusetzen. Wieso?
Corona hat uns zudem gezeigt, dass sich Digitalisierung insbesondere in Krisenzeiten auszahlen kann:
- Wer archiviert Papierrechnungen, wenn keiner im Büro ist?
- Wer druckt und kuvertiert Papierrechnungen, wenn keiner im Büro ist?
- Wer tippt eingegangene Papierrechnungen ab, wenn nicht im Büro?
Fragen wie diese haben sich Unternehmen in dieser schwierigen Zeit stellen müssen. 95 % der Unternehmen sagen, dass durch die Corona-Pandemie die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen an Bedeutung gewonnen hat.
Abbildung 1: Corona vertreibt Zweifel an der Digitalisierung
Laut einer Umfrage der Bitkom ist im Jahr 2021 nur noch 12 Prozent der befragten Unternehmen der wirtschaftliche Nutzen der Digitalisierung unklar. Im Jahr 2016 waren es noch 36 Prozent.
Moderne und digitalisierte Unternehmen sollten nicht auf Papierrechnungen setzen, da modern und Papier nicht zusammenpassen. Sie können sich nicht als innovatives Unternehmen verkaufen und bei Anfrage nach digitalen und automatisch verarbeitbaren Rechnungen (ZUGFeRD und Co.) noch auf Papier setzen.
E-Rechnung hat sich im letzten Jahr stark verbreitet. Die E-Rechnungs-Deadline diente dabei als starker Treiber. Große Vorteile von E-Rechnung sind das Einsparen von laufenden Kosten durch Porto und Personaleinsparung sowie die Schonung der Umwelt durch weniger Postversandt.
Fazit
Die Gründe, auf E-Rechnung umzustellen, sind vielfältig. Ich hoffe, dieser Beitrag hat Ihnen weitergeholfen. Ich freue mich auf Ihr Feedback und Ihre Anmerkungen in den Kommentaren oder schreiben Sie mir einfach eine Mail an info@mind-forms.de. Gerne helfe ich Ihnen auch in einem kostenlosen Gespräch, einen Anfang zu finden und den Aufwand Ihrer Einführung einzuschätzen.
