„Kennen Sie ZUGFeRD?“, „Mein Kunde wünscht sich seine Rechnung in diesem ZUGFeRD Format“ … die letzten Monate höre ich immer häufiger solche Fragen zu diesem Trend-Thema. Das sogenannte e-Rechnungsgesetz aus 2014 rückt immer näher an seine Gültigkeit.

2018 wird es für alle großen Bundesministerien und Verfassungsbehörden Pflicht, 2019 auch für die restlichen öffentlichen Auftragsgeber, wie z.B. Gemeinden.

Was ist ZUGFeRD?

Wirklich bekannt ist ZUGFeRD trotz seiner nahenden Einführung nicht. Der Begriff geistert durch die meisten Unternehmen und mehr ist meist nicht darüber bekannt. Daher möchte Ich einen ganz kurzen Abriss über dieses Thema geben. Der Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland ist ein einheitliches Format für die elektronische Rechnungslegung. Hiermit soll ein strukturierter Datenaustausch zwischen Rechnungsersteller und -empfänger garantiert werden. Dafür wird dem Formular ein eine XML-Datei mit allen Rechnungsrelevanten Daten angehängt. Dadurch können die Rechnungen nicht nur von einem Menschen gelesen werden, sondern auch automatisiert von einem Rechner verarbeitet werden.

Weitere Informationen hierzu erfahren Sie hier.

ZUGFeRD

Bin auch ich davon betroffen?

Wie eingangs geschrieben, ist ZUGFeRD ein Datenmodell entworfen zur EU Richtlinie 16931 für alle staatlichen Auftraggeber. Alle nichtstaatlichen Unternehmen, sind von dieser Richtlinie nicht direkt betroffen. Hier kommt allerdings auch schon ein großes ABER:

Derzeit ist davon auszugehen, dass diese Richtlinien zu einem deutschlandweiten Standard werden.  Dafür sprechen einige Gründe.

Ca. 45-65% deutscher Unternehmen sind Zulieferer für den öffentlichen Sektor und müssen diesem dann auch Rechnungen im ZUGFeRD-Standard liefern Zudem wurde diese Richtlinien im Arbeitskreis FeRD entworfen. Dieser besteht aus namenhaften Vertretern des öffentlichen Sektors und der Privatwirtschaft (z.B.: BITKOM, DATEV, BMWI, Stadt Köln, Bankenverband).

Durch die fortschreitende Digitalisierung lässt sich zudem ein klarer Trend zur e-Rechnung erkennen. Ein großer Teil der Rechnungen wird heute digital versandt. Viele Unternehmen rüsten in diesem Zuge auf die automatisierte Rechnungsstellung und -abwicklung um.

E-Book ZUGFeRD

E-Book: ZUGFeRD

In diesem E-Book erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen das E-Rechnungsformat ZUGFeRD nutzen kann, was die Vor- und Nachteile sind und was Sie beachten sollten.

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Viele große ERP-Softwarehersteller wie SAP und DATEV bieten Schnittstellen für Import- und Exportschnittstellen für ZUGFeRD an. Dadurch wird es KMU sehr einfach gemacht auf diesen Standard umzurüsten.

Auch wenn der Anklang im Ausland eher gering ist, kann also daher davon ausgegangen werden, dass er sich in Deutschland in den nächsten ein bis drei Jahren durchgesetzt haben wird. Daher ist es unsere Empfehlung, sich zumindest einmal intensiv mit dem Thema auseinanderzusetzen.  Liefern Sie direkt an einen öffentlichen Sektor, oder haben einen Kunden der an einen öffentlichen Sektor liefert? Dann sollten Sie sich auf jeden Fall frühzeitig auf die Umstellung vorbereiten. Eine Schritt für Schritt Umstellung ist in nahezu 100% der Fälle bei Formularen günstiger, als ein panisches Umrüsten in letzter Minute.

Was muss ich machen, um ZUGFeRD anbieten zu können?

Nutzen Sie derzeit Adobe Formulare kann ich Sie beruhigen. Adobe bietet von Haus aus alle Schnittstellen für ZUGFeRD an. Hier sind nur kleine Änderungen notwendig, um Ihre alten Formulare weiterhin nutzen zu können. Offiziell wird SAPscript oder Smartforms von SAP aus nicht unterstützt, Wir empfehlen hier eine Umstellung auf die neuste Technologie Adobe Forms.

Nutzen Sie derzeit beispielsweise ein Office-Produkt zur Erstellung Ihrer Formulare, gibt es die Möglichkeit, diese mit externer Software in das geeignete PDF-Format umzuwandeln.

Haben Sie schon Erfahrungen mit eInvoicing gemacht, oder haben Sie noch weitere Fragen zu dem Thema, dann kontaktieren Sie uns gerne oder schreiben Sie uns einfach in den Kommentaren. Wir freuen uns auf einen regen Austausch mit Ihnen.

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EDIT 21.09.2017

Vielen Dank an Herrn Roidl für seinen Hinweis.
ZUGFeRD ist kein Gesetz, sondern ein Datenmodell. Es existieren auch andere Datenmodelle, die die Richtlinie umsetzen können.

Es ist also keine Pflicht ZUGFeRD im Unternehmen einzuführen. Allerdings wird im deutschen öffentlichen Sektor gerade die Richtlinie umgesetzt.
Wenn wir die Anfragen unserer Kunden analysieren, sehen wir eine Tendenz zu ZUGFeRD. Daher kann es durchaus sinnvoll sein, sich mit diesem Format im deutschen Wirtschaftsraum zu beschäftigen. Zumindest, wenn der öffentliche Sektor ein Geschäftspartner ist.