ZUGFeRD vs. XRechnung – Was brauche ich wirklich?
Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln für die E-Rechnung im B2B-Bereich. Viele Unternehmen fragen sich deshalb, auf welches Format sie in ihren Unternehmen setzen sollten: XRechnung oder ZUGFeRD? Dieser Beitrag gibt Ihnen eine praxisnahe Orientierung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die verpflichtende Ausstellung folgt stufenweise bis 2028, mit Übergangsfristen für kleinere Unternehmen.
- Die beiden relevanten E-Rechnungsformate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD
- Die Wahl des Formats sollte sich nach den Anforderungen der Empfänger und den internen Prozessen richten: XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für kombinierte maschinen- und menschenlesbare Rechnungen.
Bin ich von dem Thema E-Rechnung betroffen?
Grundsätzlich müssen inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang genügt bereits ein E-Mail-Postfach. Dies gilt für alle Unternehmen, egal ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird.
Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen:
- Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen, also zum Beispiel Papierrechnungen oder PDFs, wenn der Empfänger bei elektronischen Formaten zustimmt.
- Bis Ende 2027 gilt diese Erleichterung auch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro.
- Ab 2028 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich grundsätzlich zur Regel.
Wichtig: Es gibt Ausnahmen, etwa bei Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweisen und Leistungen von Kleinunternehmern.
Transparenz über Formate, Schnittstellen und Compliance – damit Sie die Lösung wählen, die zu Ihrer SAP-Landschaft und Prozessen passt.
Welche Formate sind relevant?
In der Praxis spielen in Deutschland vor allem zwei Formate eine große Rolle: XRechnung und ZUGFeRD. Beide können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Entscheidend ist, welche Anforderungen Ihre Kunden, Partner und internen Prozesse stellen.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Es kombiniert eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Dadurch können Menschen die Rechnung direkt lesen, während Systeme die strukturierten Daten automatisiert weiterverarbeiten.
Das Format eignet sich besonders für Unternehmen, die ihren Rechnungsempfängern neben der maschinenlesbaren Struktur weiterhin eine gut lesbare Sichtkomponente bereitstellen möchten.
Die aktuelle Version von ZUGFeRD ist die Version 2.4, die Anfang Dezember 2025 veröffentlicht wurde. Sie ist vollständig kompatibel mit Factur-X 1.0.07. Dabei handelt es sich um die französische Variante von ZUGFeRD.
XRechnung
XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format und die maßgebliche Ausprägung für die elektronische Rechnungsstellung an viele öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Das Format enthält keine zusätzliche PDF-Ansicht und macht eine Sicht-Prüfung durch einen Menschen nicht möglich. Wer eine XRechnung visuell prüfen möchte, benötigt daher in der Regel einen Viewer oder eine entsprechende Software. XRechnung eignet sich vor allem dann, wenn Ihre Kunden oder Auftraggeber dieses Format ausdrücklich verlangen, etwa im öffentlichen Umfeld.
Welches Format ist für meine Organisation sinnvoll?
Die richtige Wahl hängt weniger von einer Grundsatzfrage als von Ihrem Einsatzszenario ab. Diese Fragen helfen bei der Entscheidung:
- Wer empfängt meine Rechnungen?
- Fordern meine Kunden oder Geschäftspartner ein bestimmtes Format?
- Arbeite ich regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern zusammen?
- Möchte ich zusätzlich eine für Menschen leicht lesbare Sicht auf die Rechnung bereitstellen?
- Lohnt es sich für mein Unternehmen, beide Formate anzubieten?
Unsere Empfehlung: Treffen Sie die Entscheidung prozessorientiert. XRechnung ist häufig die richtige Wahl im Behördenumfeld. ZUGFeRD bietet Vorteile, wenn Sie eine maschinenlesbare Rechnung mit einer direkt lesbaren PDF-Ansicht kombinieren möchten.
Fazit
Weder XRechnung noch ZUGFeRD ist pauschal das bessere Format. Beide Formate können sinnvoll sein. Maßgeblich sind die Anforderungen Ihrer Empfänger, Ihre Systemlandschaft und Ihre Zielprozesse. Gerne unterstützen wir Sie dabei, das passende Format für Ihr Unternehmen zu identifizieren und technisch sauber umzusetzen. Vereinbaren Sie dazu einfach ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns.
Dieser Artikel erschien bereits im Juli 2019. Der Artikel wurde am 02.04.2026 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ zur E-Rechnungspflicht ab 2025
1) Wer ist seit dem 1. Januar 2025 von der E-Rechnung betroffen?
Alle inländischen Unternehmen müssen seitdem E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von Größe oder Rechtsform. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach.
2) Welche Übergangsfristen gelten für die Ausstellung von E-Rechnungen?
Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen und PDFs mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt die Erleichterung sogar bis Ende 2027.
3) Welches Format sollte mein Unternehmen nutzen – XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide sind zulässig. XRechnung eignet sich besonders für die Zusammenarbeit mit Behörden, während ZUGFeRD ideal ist, wenn eine maschinenlesbare Struktur und eine direkt lesbare PDF-Ansicht kombiniert werden sollen.
