ZUGFeRD vs. XRechnung – Was brauche ich wirklich?
In vielen Gesprächen mit verschiedenen Kunden taucht immer wieder die Frage auf: „Was ist denn jetzt für uns relevant? XRechnung oder ZUGFeRD?“ Dieser Blogartikel beantwortet genau diese Frage für Sie und belegt dabei valide Quellen, wie Sie sich entsprechend der EU-Norm EN 16931 aufstellen können.
Bin ich von der Norm betroffen?
Eine allgemeine Einführung rund um das Thema E-Rechnung finden Sie in unserem E-Book rund um E-Rechnung und verwandten Blogartikeln. Die Unterschiede zwischen ZUGFeRD 1.0 und 2.0 und was Factur-X damit zu tun hat, wird hier erläutert.
Begriffsabgrenzung
Rund um das Thema E-Rechnung existiert viel Verwirrung und Unklarheit und vor allem Unsicherheit, die durch verschiedene Begriffe und unklare Definitionen verstärkt wird. Daher möchte ich hier zunächst einmal in aller Kürze die Begriffe von einander abgrenzen. Eine ausführliche Erklärung finden Sie jeweils in den zuvor angesprochenen E-Books und Blogartikeln.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsdatenformat, dass dem Austausch von elektronischen Rechnungen gemäß Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 dient. ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat in Form eines PDF-Dokuments (PDF/A-3) mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten im XML Format. Mit anderen Worten: Sie verschicken eine menschenlesbare PDF (wie bisher auch), die eine maschinenlesbare XML-Datei im Bauch hat. Der Empfänger merkt also erst mal keinen Unterschied, kann aber bei entsprechendem Rechnungseingang das Dokument automatisch im ERP verbuchen. ZUGFeRD existiert seit Q1 2019 in zwei Versionen: 1.0 und 2.0. Die genauen Unterschiede können Sie aufbereitet hier nachlesen.
XRechnung
XRechnung ist die nationale Ausgestaltung der europäischen Norm EN 16931-1 für die deutsche (Bundes-)Verwaltung. Diese ist im Regelfall eine Vorgabe, was den elektronischen Rechnungsdatenaustausch mit deutschen Behörden betrifft. Bei der XRechnung handelt es sich lediglich um die Übertragung rein strukturierter Daten ohne menschenlesbares Dokument (wie bspw. die ZUGFeRD-PDF).
Factur-X
Factur-X ist das französische Pendant zum deutschen ZUGFeRD 2.0 und wurde auch gemeinsam mit der FeRD-Organisation entwickelt. Mehr dazu können sie hier lesen.
ZUGFeRD für meine Organisation am besten?
Auf der 4. FeRD-Konfernz im vergangen Jahr 2018 hieß es vonseiten des Bundeswirtschaftsministeriums: „„XRechnung und ZUGFeRD 2.0 stehen gleichberechtigt nebeneinander. Es bleibt den Nutzerinnen und Nutzern überlassen, welches Format sie verwenden wollen.“ (Quelle: BMWi 2018).
Grundsätzlich ist es also Ihnen überlassen, für welches Format Sie sich entscheiden. Als Entscheidungshilfe sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Wer ist mein Rechnungsempfänger?
- Sind es primär öffentliche deutsche Behörden? Das würde dann für das Format XRechnung sprechen.
- Sind es eher öffentliche Unternehmen in Deutschland und Europa, bietet ZUGFeRD bisher das größere Zukunftspotenzial. Da mit Frankreich und Deutschland die beiden größten Binnenmärkte der EU einen einheitlichen Standard entwickelt haben, ist davon auszugehen, dass sich andere EU-Länder dem anschließen werden oder das hybride Modell sogar von der EU selbst näher betrachtet wird. Eine Entscheidung für das rein strukturierte Datenmodell XRechnung bedeutet außerdem für den Rechnungsempfänger, dass er als Mensch das Dokument nicht mehr ohne Weiteres lesen kann.
- Was fordern meine Kunden/Geschäftspartner von mir?
- Möchte ich beide Formate anbieten?
- Mindforms hat mit mindVoicing eine Lösung entwickelt, die beide Formate nativ in Ihrem SAP abbilden kann. Sie können also in den Stammdaten Ihrer Kunden pflegen, welches Format er kriegen soll und unser Produkt kümmert sich um den Rest.
- ZUGFeRD 2.0 kann übrigens auch ohne PDF, also genauso wie XRechnung, als rein strukturierte-XML Daten generiert und versendet werden, sofern dies Kundenwunsch ist.
Sie sehen also, die Frage ist nicht einfach mit A oder B zu beantworten. Die Wahrheit liegt wie so oft, irgendwo dazwischen und ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Wir von MINDFORMS gehen aber davon aus, dass sich auf kurz oder lang das Format der FeRD-Organisation durchsetzen wird, da es sowohl das XRechnungs-Format seit Version 2.0 in sich trägt, als auch ein international größeres Spektrum abbildet (zumindest zunächst auf EU-Ebene).
Gerne unterstützen wir Sie bei der Entscheidungsfindung hinsichtlich des für Sie richtigen Formats. Fragen Sie einfach ein unverbindliches Beratungstelefonat bei uns an oder schreiben Sie Ihre Frage in die Kommentare oder per Mail an info@mind-forms.de.
