ZUGFeRD vs. XRechnung – Was brauche ich wirklich?
Ab Januar 2025 wird in Deutschland schrittweise die Pflicht zur E-Rechnung eingeführt. Unsere Kunden fragen uns häufig, auf welches Format sie in ihren Unternehmen setzen sollten: XRechnung oder ZUGFeRD? Dieser Beitrag soll die Frage für Sie beantworten, damit Ihr Unternehmen fit für die E-Rechnung ist.
Bin ich von dem Thema E-Rechnung betroffen?
Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland Unternehmen im B2B-Bereich Rechnungen in einem elektronischen Format empfangen können. Dies gilt für alle Unternehmen, egal ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Bis Ende 2027 können Sie verschiedene Übergangsfristen ausnutzen, um auf die Ausstellung von E-Rechnungen zu verzichten. Ab Anfang 2028 müssen jedoch alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich sowohl empfangen als auch ausstellen können.
Die verschiedenen Formate
Für die E-Rechnung gibt es in Deutschland zwei relevante Formate, XRechnung und ZUGFeRD.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Format der E-Rechnung, das dem Austausch von elektronischen Rechnungen gemäß Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 dient. Es handelt sich um ein hybrides Datenformat in Form eines PDF-Dokuments (PDF/A-3) mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten im XML Format. Sie verschicken also eine menschenlesbare PDF-Datei, die jedoch auch eine maschinenlesbare XML-Datei beinhaltet. Der Empfänger merkt also bei der ersten Sichtung keinen Unterschied, kann aber bei entsprechendem Rechnungseingang das Dokument automatisch im ERP verbuchen.
Die aktuelle Version von ZUGFeRD ist die Version 2.3.2, die im November dieses Jahr veröffentlicht wurde. Sie ist vollständig kompatibel mit Factur-X 1.07.2. Dabei handelt es sich um die französische Variante von ZUGFeRD.
XRechnung
XRechnung ist die nationale Ausgestaltung der europäischen Norm EN 16931-1 für die deutsche (Bundes-)Verwaltung. Diese ist im Regelfall eine Vorgabe, was den elektronischen Rechnungsdatenaustausch mit deutschen Behörden betrifft. Bei der XRechnung handelt es sich lediglich um die Übertragung rein strukturierter Daten ohne menschenlesbares Dokument. Eine Sicht-Prüfung durch einen Menschen ist hier nicht direkt möglich.
Das Format XRechnung wird von deutschen Behörden eingesetzt und ist für Unternehmen interessant, die mit Behörden zusammenarbeiten.
Ist ZUGFeRD für meine Organisation am besten?
Grundsätzlich ist es Ihnen überlassen, für welches Format Sie sich entscheiden. Als Entscheidungshilfe sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Wer ist mein Rechnungsempfänger?
- Sind es primär öffentliche deutsche Behörden? Das würde dann für das Format XRechnung sprechen.
- Sind es eher öffentliche Unternehmen in Deutschland und Europa, bietet ZUGFeRD bisher das größere Zukunftspotenzial. Da mit Frankreich und Deutschland die beiden größten Binnenmärkte der EU einen einheitlichen Standard entwickelt haben, ist davon auszugehen, dass sich andere EU-Länder dem anschließen werden oder das hybride Modell sogar von der EU selbst näher betrachtet wird. Eine Entscheidung für das rein strukturierte Datenmodell XRechnung bedeutet außerdem für den Rechnungsempfänger, dass er als Mensch das Dokument nicht mehr ohne Weiteres lesen kann.
- Was fordern meine Kunden/Geschäftspartner von mir?
- Möchte ich beide Formate anbieten?
Wir von MINDFORMS gehen davon aus, dass sich auf kurz oder lang das Format ZUGFeRD durchsetzen wird, da es durch die maschinenlesbare XML-Datei enthält und trotzdem problemlos von Menschen kontrolliert werden kann.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Entscheidungsfindung hinsichtlich des für Sie richtigen Formats. Fragen Sie einfach ein unverbindliches Beratungstelefonat bei uns an oder schreiben Sie Ihre Frage in die Kommentare oder per Mail an info@mind-forms.de.
