Was ist ZUGFeRD?
In Deutschland ersetzt ZUGFeRD als Format für elektronische Rechnungen zukünftig die klassische Papierrechnung. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ermöglicht den Datenaustausch zwischen Behörden, Unternehmen und Verbrauchern als Rechnungssteller beziehungsweise Rechnungsempfänger.
Damit gibt es ein allgemeingültiges Format für E-Rechnungen, das zukünftig den gesetzlichen Vorgaben gerecht wird.
Derzeit gibt es die ZUGFeRD-Version 1.0, die bisher jedoch nicht vollständig der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Mit der Nachfolgeversion ZUGFeRD 2.0, die im Laufe des Jahres 2019 veröffentlicht werden soll, soll die Norm-Konformität gesichert sein.
An der Erstellung wirkten Unternehmen unterschiedlicher Branchen wie Einzelhandel, Finanzen, Automobilindustrie, IT und dem öffentlichen Sektor mit.
Hintergrund
Der elektronische Rechnungsversand per se ist nicht neu. Dennoch ist es auf nationaler und internationaler Ebene durch eine Vielzahl von (Datei–)Formaten und durch das Fehlen einer verbindlichen Norm zu einer Art Wildwuchs in der elektronischen Rechnungsstellung gekommen.
Deutschland erhält mit ZUGFeRD 2.0 die Lösung, die unsere europäischen Nachbarn Frankreich und Italien bereits auf ihre Weise umgesetzt haben.
Voraussetzungen
Die europäische Norm EN16931 ist maßgebend für die elektronische Rechnungsstellung, von der in erster Linie öffentliche Träger betroffen sind. Auch im privaten Sektor beginnt bereits die Umstellung. Zum einen, um sich die verbesserte Effizienz zu Nutze zu machen und zum anderen, um den Anforderungen öffentlicher und europäischer Geschäftspartner gerecht zu werden.
So ist die elektronische Rechnungsstellung in Italien ab 2019 ausschließlich über die Plattform „Sistema di Interscambio“ möglich, aber auch in Deutschland ist die Rechnungsstellung im ZUGFeRD– oder XRechnungs-Format immer häufiger Voraussetzung für die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen.
Bestandteile von ZUGFeRD
Eine ZUGFeRD-Rechnung basiert auf dem PDF/A-3 Format und ermöglicht die Einbettung einer XML-Datei. Das bedeutet, dass strukturierte Datensätze (z.B. im XML-Format) und das Rechnungsbild (als PDF) gleichzeitig per E-Mail übermittelt werden. Der Datensatz ist maschinell auswertbar und als Anhang in der PDF-Datei eingebettet. Optisch besteht kein Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer ZUGFeRD-Rechnung. Obwohl der Rechnungssteller grundsätzlich beide Dateien versendet, entscheidet der Rechnungsempfänger, ob die PDF- oder XML-Datei verarbeitet wird.
Vorteile
ZUGFeRD 2.0 soll nicht nur der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, sondern vor allen Dingen Zeit und Kosten sowie unbeabsichtigte Fehler von Mitarbeitern verhindern. Im Vergleich zu XRechnung zeichnet sich ZUGFeRD durch bessere Lesbarkeit aus, obwohl die beiden Formate laut Aussage des Bundeswirtschaftsministeriums gleichberechtigt nebeneinander stehen. Die Wahl zwischen beiden Varianten liegt daher letztendlich beim Nutzer.
Fazit
ZUGFeRD 2.0 hat die Chance, die Rechnungsstellung nachhaltig zu verändern. Dabei zielt es nicht nur auf große Unternehmen und Behörden, sondern auch auf kleine und mittelständische Unternehmen ab. Wir empfehlen Ihnen, in diesem Fall den Fokus auf die Zusammenarbeit mit Ihren Geschäftspartnern zu lenken: Welcher Standard wird vielleicht von Ihren Geschäftspartnern bevorzugt oder bereits eingesetzt? Was erleichtert die Zusammenarbeit am meisten?
In Moment ist noch nicht ganz klar, wann 2.0 final veröffentlicht wird. FeRD hatte die Veröffentlichung schon für Ende 2018 angekündigt. Aktuell rechnen wir mit der ersten Jahreshälfte 2019.Schauen Sie sich bis dahin gern weiter auf unserem Blog um oder treten Sie mit uns direkt in Kontakt. Wir freuen uns auf Sie und Ihre Fragen.
4 Kommentare zu "Was ist ZUGFeRD?"
Guten Tag Herr Girke,
wie und vor allem wo kann ich die Validität einer Rechnung von ZUGFeRD prüfen?
Vielen Dank im voraus!
Guten Tag Herr Baker,
Das Validieren können sie gut hier machen lassen:
Welche Lösung haben Sie denn bei Sich im Einsatz für das Thema?
Viele Grüße,
Jeremia Girke
Hallo Herr Girke,
ich habe eine ZUGFeRD Rechnung, die ich meinem Empfänger über die OZG-RE zur Verfügung stellen möchte. Soweit ich weiß, sind ZUGFeRD und XRechnung derzeit als Standard zulässig. Die OZG-Re lässt jedoch nur den Upload einer XRechnung zu. Ist das Portal noch nicht ausgereift und geht das ganze dann nicht am Thema vorbei? Wie kann ich denn meinem Empfänger die ZUGFeRD Rechnung zukommen lassen, wenn der Übertragungskanal OZG-RE genutzt werden muss?
Vielen Dank für Ihre Antwort.
Freundliche Grüße Marina
Hallo Frau Alberti,
leider ist die Plattform technisch tatsächlich noch nicht so weit ZUGFeRD-Rechnungen (bzw. streng genommen XRechnung im ZUGFeRD-Mantel) zu verarbeiten. Im Gegenteil zu seinem großen Bruder ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes).
Wir empfehlen mit Ihrem Kunden in Kontakt zu treten und wenn möglich gemeinsam den Druck auf die Betreiber der Plattform zu erhöhen. Rechtlich sind Sie mit ZUGFeRD-XRechnungen fein raus, da dessen Akzeptanz per Gesetz geregelt ist. Also könnten Sie rechtlich gesehen wahrscheinlich sogar eine Mail mit der XRechnung direkt an die Empfänger schicken.
Sprechen Sie sich am besten mit den betroffenen Empfängern ab wie auch aus deren Sicht ein technisch und rechtlich sauberes Vorgehen aussehen könnte.
Viele Grüße
Patrick Steffens