Jeremia Girke
 - 20. Mai 2019

Was ist ZUGFeRD?

In Deutschland ersetzt ZUGFeRD als Format für elektronische Rechnungen zukünftig die klassische Papierrechnung. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ermöglicht den Datenaustausch zwischen Behörden, Unternehmen und Verbrauchern als Rechnungssteller beziehungsweise Rechnungsempfänger. 

Damit gibt es ein allgemeingültiges Format für E-Rechnungen, das zukünftig den gesetzlichen Vorgaben gerecht wird. 

Derzeit gibt es die ZUGFeRD-Version 1.0die bisher jedoch nicht vollständig der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Mit der Nachfolgeversion ZUGFeRD 2.0, die im Laufe des Jahres 2019 veröffentlicht werden soll, soll die Norm-Konformität gesichert sein. 

An der Erstellung wirkten Unternehmen unterschiedlicher Branchen wie Einzelhandel, Finanzen, Automobilindustrie, IT und dem öffentlichen Sektor mit.  

Hintergrund 

Der elektronische Rechnungsversand per se ist nicht neu. Dennoch ist es auf nationaler und internationaler Ebene durch eine Vielzahl von (Datei)Formaten und durch das Fehlen einer verbindlichen Norm zu einer Art Wildwuchs in der elektronischen Rechnungsstellung gekommen.

Deutschland erhält mit ZUGFeRD 2.0 die Lösung, die unsere europäischen Nachbarn Frankreich und Italien bereits auf ihre Weise umgesetzt haben.  

E-Book: ZUGFeRD

Analoge Rechnungen auszutauschen ist aufwendig und zeitraubend. ZUGFeRD ermöglicht hingegen einen schnellere und komfortablere Lösung!

Voraussetzungen

Die europäische Norm EN16931 ist maßgebend für die elektronische Rechnungsstellung, von der in erster Linie öffentliche Träger betroffen sind. Auch im privaten Sektor beginnt bereits die Umstellung. Zum einen, um sich die verbesserte Effizienz zu Nutze zu machen und zum anderen, um den Anforderungen öffentlicher und europäischer Geschäftspartner gerecht zu werden.

So ist die elektronische Rechnungsstellung in Italien ab 2019 ausschließlich über die Plattform Sistema di Interscambio möglich, aber auch in Deutschland ist die Rechnungsstellung im ZUGFeRD– oder XRechnungs-Format immer häufiger Voraussetzung für die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen.  

ZUGFeRD

Bestandteile von ZUGFeRD 

Eine ZUGFeRD-Rechnung basiert auf dem PDF/A-3 Format und ermöglicht die Einbettung einer XML-Datei. Das bedeutet, dass strukturierte Datensätze (z.B. im XML-Format) und das Rechnungsbild (als PDF) gleichzeitig per E-Mail übermittelt werden. Der Datensatz ist maschinell auswertbar und als Anhang in der PDF-Datei eingebettet. Optisch besteht kein Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer ZUGFeRD-Rechnung. Obwohl der Rechnungssteller grundsätzlich beide Dateien versendet, entscheidet der Rechnungsempfänger, ob die PDF- oder XML-Datei verarbeitet wird 

Vorteile 

ZUGFeRD 2.0 soll nicht nur der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, sondern vor allen Dingen Zeit und Kosten sowie unbeabsichtigte Fehler von Mitarbeitern verhindern. Im Vergleich zu XRechnung zeichnet sich ZUGFeRD durch bessere Lesbarkeit aus, obwohl die beiden Formate laut Aussage des Bundeswirtschaftsministeriums gleichberechtigt nebeneinander stehen. Die Wahl zwischen beiden Varianten liegt daher letztendlich beim Nutzer.  

Fazit 

ZUGFeRD 2.0 hat die Chance, die Rechnungsstellung nachhaltig zu verändern. Dabei zielt es nicht nur auf große Unternehmen und Behörden, sondern auch auf kleine und mittelständische Unternehmen ab. Wir empfehlen Ihnen, in diesem Fall den Fokus auf die Zusammenarbeit mit Ihren Geschäftspartnern zu lenkenWelcher Standard wird vielleicht von Ihren Geschäftspartnern bevorzugt oder bereits eingesetzt? Was erleichtert die Zusammenarbeit am meisten?  

In Moment ist noch nicht ganz klar, wann 2.0 final veröffentlicht wirdFeRD hatte die Veröffentlichung schon für Ende 2018 angekündigt. Aktuell rechnen wir mit der ersten Jahreshälfte 2019.Schauen Sie sich bis dahin gern weiter auf unserem Blog um oder treten Sie mit uns direkt in Kontakt. Wir freuen uns auf Sie und Ihre Fragen.  

Jeremia Girke

Seit 10 Jahren berate ich Unternehmen im Bereich Formulare und Outputmanagement im SAP und NON-SAP Umfeld.Profitieren Sie von meiner Erfahrung in Ihren Projekten.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!



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2 Kommentare zu "Was ist ZUGFeRD?"

Harold Baker - 23. Juli 2019 | 11:58

Guten Tag Herr Girke,

wie und vor allem wo kann ich die Validität einer Rechnung von ZUGFeRD prüfen?

Vielen Dank im voraus!

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