SAP Nachrichtenarten

Eine Nachrichtenart ist ein Bestandteil innerhalb der SAP Nachrichtensteuerung. In der Nachrichtensteuerung können verschiedene Applikationen hinterlegt sein. Jeder der Applikationen können unterschiedliche Nachrichtenarten zugeordnet werden.

Definition

Im Geschäftsalltag werden regelmäßig Nachrichten aus dem SAP-System in Form von Bestellscheinen, Lieferscheinen, Rechnungen etc. erzeugt. Damit die Unternehmensprozesse reibungslos ablaufen, muss im System definiert werden, welche Art von Dokument (Nachrichtenart) wann ausgegeben werden soll. Für jede Applikation, die innerhalb der Firma verwendet wird, können dabei mehrere Nachrichtenarten für den jeweils passenden Zweck hinterlegt werden.

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Formulartechnologien

In der Nachrichtenart selbst kann die Firma die jeweils passenden Dokumente hinterlegen. Als Formulartechnologie kann an dieser Stelle sowohl Smartforms als auch Adobe Forms (PDF) verwendet werden. Je nach Ausgabemedium wird das Formular aufgerufen, welches an dieser Stelle hinterlegt wurde.

Jede Nachrichtenart besitzt zudem individuelle Einstellungen, die in SAP gepflegt werden können. So kann beispielsweise festgelegt werden, ob die Nachricht manuell, automatisch oder durch das Auslösen einer bestimmten Transaktion ausgelöst werden soll.

Anlegen von Nachrichten

Zum Anlegen von Nachrichten gibt es zwei Möglichkeiten. Zum einen kann diese Aktivität aus dem Customizing der jeweiligen Anwendung aufgerufen werden.

Zum anderen kann die Transaktion NACE im Expertenmodus gestartet werden. Dort wird die gewünschte Anwendung markiert und mittels Bearbeiten à Nachrichtenarten geändert.

Im Änderungsmodus können mittels Bearbeiten à Neue Einträge neue Nachrichtenarten definiert werden. In der Neudefinition können auch Vorschlagswerte für die Konditionssätze hinterlegt werden.

Funktionen

SAP Nachrichtensteuerung

Im oberen Bereich der Grafik ist die Anwendung zu sehen.

Konditionsschlüssel

Zunächst wird ein Feldkatalog für Konditionsschlüssel bereitgestellt. Dort werden alle Felder gesammelt, die als Schlüssel für die Konditionstabellen der Nachrichtensteuerung ausgewählt werden können. Im Vertrieb kann ein Konditionsschlüssel beispielsweise für eine Verkaufsorganisation, eine Auftragsart oder eine Kundennummer stehen.

Der Applikationsfilter sorgt dafür, dass nur bestimmte Felder für die gewählte Anwendung verfügbar sind.

Anschließend wird geprüft, in welcher Applikation die Nachrichtensteuerung aufgerufen wird. Die Applikation V1 kann beispielsweise für den Verkauf stehen. Jede Applikation in SAP steht für ein Belegobjekt.

Eine Applikation beinhaltet mehrere Schemata. Diese sind oftmals zwischen Kopf und Position untergliedert. So kann es für einen Beleg Kopf- und Positionsnachrichten geben, die auf der entsprechenden Ebene gezogen werden.

Eine Nachricht wird applikationsabhängig definiert und anschließend einem Schema zugewiesen. Ein Schema ist daher ein Vorrat an Nachrichtenarten.

Eine Nachricht besteht wiederum aus einer Nachrichtenart (auch Konditionsart genannt), wie z. B. Fax oder E-Mail. In einer Nachrichtenart werden Nachrichten mit gleicher Bedeutung zusammengefasst. Sie enthält Parameter, die für alle ihr zugeordneten Nachrichten gelten, z. B. vorgesehene Partnerrollen.

Customizing Nachrichten

Im Customizing kann eine manuelle Verarbeitung von Nachrichten eingerichtet werden.

Eine Konditionstabelle besteht aus einem oder mehreren Konditionsschlüsseln und einem Datenteil.

Die Zugriffsfolge und der Zugriff auf die Konditionstabelle ist ein Bestandteil der automatischen Nachrichtenverarbeitung. Dort wird definiert, welche Werte geprüft werden sollen. Ist der Zugriff erfolgreich, wird eine bestimmte Aktion ausgeführt.

So soll eine Nachricht beispielsweise nur ausgegeben werden, wenn eine bestimmte Auftragsart verwendet wird. Die Nachrichtensteuerung legt auch fest, in welcher Reihenfolge die Konditionstabellen abgearbeitet werden.

Spezifische Zugriffsfolge

Manchmal ist es jedoch notwendig, dass Nachrichtenarten sehr spezifisch gesteuert werden müssen. Dazu gehören kundenspezifische Nachrichten, die individuell gepflegt sind. In diesem Fall kann eine kundenspezifische Zugriffsfolge definiert werden.

So kann eine beispielhafte Ausprägung der Nachrichtensteuerung aussehen:

SAP Nachrichtensteuerung

Ablauf der Nachrichtensteuerung

SAP Nachrichtensteuerung

 

Am Anfang befinden Sie sich in der SAP-Anwendung, beispielsweise in einer Transaktion. Die Kommunikationsstruktur übergibt die Daten an die Nachrichtenfindung. Anschließend wird geprüft, ob es eine passende Kondition in den Konditionstabellen gibt. Bei einem passenden Eintrag schlägt die Nachrichtenfindung einen Nachrichtenvorschlag vor.

Nachrichtenstatus

Die Nachricht besitzt wiederum einen Nachrichtenstatus, der bestimmt, was mit der Nachricht passiert. Diese kann beispielsweise direkt verarbeitet werden oder auf ein anderes Programm warten. Die Verarbeitung und der Versand der Nachricht können auch direkt nach dem Speichern der Nachricht erfolgen.

Das Verarbeitungsprogramm wird durch das entsprechende Customizing aufgerufen. Dort wird festgelegt, in welcher Form die Ausgabe der Nachricht erfolgt. Der Start erfolgt mithilfe des Objektschlüssels.

Wichtig ist es hierbei, die benötigten Daten zu sammeln. Diese dienen zum Beispiel zur Ermittlung des benötigten Auftrags oder der benötigten Lieferung.

In der Tabelle NAST sind alle Nachrichten mit dem jeweiligen Status enthalten.

Ein Druckprogramm besteht aus mehreren Formroutinen. Sie beginnt normalerweise mit einer ENTRY-Routine. Die Hauptverarbeitung findet in der PROCESSING-Routine statt.

SAP Nachrichtenarten

Vorteile NAST

Zentrale Steuerung: Die Nachrichtensteuerung ist als Modul gekapselt. Dort kann festgelegt werden, wo die Nachricht ausgegeben werden soll und auf welche Art die Ausgabe gewünscht ist.

Schnelle Fehlersuche: Mithilfe eines Verarbeitungsprotokolls können Sie prüfen, ob die Nachricht erfolgreich ausgegeben wurde. Im Fehlerfall können Sie hier den Grund für die gescheiterte Ausgabe einsehen. Sie müssen das Verarbeitungsprotokoll nicht selbst ausimplementieren.

Schnelles Customizing: Zudem können durch das zentrale Customizing schnellere Anpassungen erfolgen. Es ist an dieser Stelle nicht notwendig, größere Programmieraufgaben durchzuführen.

Massenverarbeitung: Weiterhin besteht die Möglichkeit der Massenverarbeitung, sodass auch größere Mengen an Nachrichten ausgegeben werden.

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Fazit

Die Nachrichtensteuerung ist ein komplexes, aber mächtiges Werkzeug im SAP-Umfeld. Mithilfe der Nachrichtenarten können Sie Einfluss auf die Ausgabe von Nachrichten aus dem SAP-System nehmen. Außerdem Sie damit die Zugriffsfolge und Verarbeitungsroutinen steuern.

Über die Nachrichtensteuerung kann auch festgelegt werden, welches Dokument für welche Nachrichtenart genutzt werden soll. Das Customizing bietet hierzu viele Möglichkeiten, Anpassungen an der Nachrichtenart und am Formular selbst vorzunehmen.

Durch die Anpassung der Nachrichtenarten in der Nachrichtensteuerung können eigene Anpassungen bei der Ausgabe von Nachrichten durchgeführt werden. Somit besteht die Möglichkeit, dass beispielsweise Kennzeichen gesetzt werden, wenn eine Nachricht wiederholt gesendet wurde und es sich hierbei um eine Rechnung handelt. Auch können Variablen innerhalb von Nachrichten verwendet werden, um sie bei der Ausgabe durch die korrekten Werten ersetzen zu lassen.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Nachrichtenarten ein wichtiges und wirkstarkes Tool für die Nachrichtensteuerung sind, mit denen umfassende Änderungen innerhalb des SAP-Systems durchgeführt werden können. Da sowohl Smartforms als auch Adobe Forms hinterlegt werden können, werden Nachrichtenarten auch in Zukunft eine wichtige Rolle im Bereich der Nachrichtensteuerung im SAP-Umfeld einnehmen.

Welche Erfahrungen haben Sie bereits mit Nachrichtenarten in SAP gemacht? Ich freue mich auf Ihre Gedanken zu diesem Thema als Kommentar unter diesem Beitrag und bin auf Ihre Meinung gespannt.

Jeremia Girke

Jeremia Girke

Seit 10 Jahren berate ich Unternehmen im Bereich Formulare und Outputmanagement im SAP und NON-SAP Umfeld. Profitieren Sie von meiner Erfahrung in Ihren Projekten.

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